办公自动化技术及应用第6章-用Excel创建电子表格课件.ppt

1、1认识Excel并设计表格结构表格数据和输入和编辑修饰表格内容增加阅读效果保存电子表格数据表格数据的打印输出上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构2第第6 6章章 主要内容主要内容第一部分第二部分第三部分上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构3第一部分第一部分数据管理规则及概述数据管理规则及概述准确、量化、逻辑准确、量化、逻辑管理者管理者表表(Table)表单表单(Form)窗体窗体(Form)优势优势灵活，可添加理

2、论算法灵活，可添加理论算法可以发挥管理的创造性可以发挥管理的创造性处理手段与操作简单处理手段与操作简单安全，可以设置数据权限安全，可以设置数据权限数据的存储容量大数据的存储容量大数据的运算速度快数据的运算速度快劣势劣势安全性差安全性差反映较迟钝反映较迟钝数据的基本特征数据管理工具的使用对象电子表格的结构上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构4制表准备工作制表准备工作认识窗口工作界面认识窗口工作界面作用作用操作操作作用作用操作操作“常用常用”栏栏“格式格式”栏栏“编辑编辑”栏栏“状态状态”栏栏列标列标行标行

3、标网格区网格区滚动条滚动条标签栏标签栏作用作用控制方法控制方法大小、位置、打开、关大小、位置、打开、关闭闭确定工作窗口名称确定工作窗口名称选择操作命令选择操作命令逐级选择操作命令逐级选择操作命令罗列日常操作命令罗列日常操作命令组合修饰操作命令组合修饰操作命令建立并查看输入内容建立并查看输入内容显示当前操作状态显示当前操作状态256 列，列，A-IV65536 行行垂直、水平垂直、水平用于形成三维结构工作区用于形成三维结构工作区上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构5第二部分第二部分按数据管理规则创建电子表

4、格按数据管理规则创建电子表格1.表格设计及结构搭建表格设计及结构搭建2.数据输入及准确控制数据输入及准确控制3.表格内容的编辑表格内容的编辑4.表体格式的修饰表体格式的修饰5.表格数据的保存表格数据的保存6.表格数据的输出表格数据的输出表体结构要求合理表体结构要求合理表格数据要求准确表格数据要求准确保证数据结构与位置的准确性保证数据结构与位置的准确性保证原始数据的准确性（调用）保证原始数据的准确性（调用）保证加工数据的准确性（公式）保证加工数据的准确性（公式）保证表格数据的可读性保证表格数据的可读性保证电子文档使用的重复性保证电子文档使用的重复性用传统方式提供输出信息用传统方式提供输出信息制表

5、工作流程制表工作流程目目 标标上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构6规范建表的工作流程规范建表的工作流程目标明确、独立列原则目标明确、独立列原则含头、文本、不空含头、文本、不空三种保存方法三种保存方法结构合理结构合理数据准确数据准确格地址输入原则格地址输入原则简单函数建立简单函数建立公式复制及取值关系检查公式复制及取值关系检查三维加法三维加法原始数据，调用原始数据，调用加工数据，公式加工数据，公式保存保存另存为另存为另存为工作区另存为工作区数字格式数字格式对齐方式对齐方式格线背景颜色格线背景颜色条件格式

6、条件格式小表格小表格大表格大表格超大表格超大表格居中居中压缩压缩 打印打印 显示显示表头跨页表头跨页冻结表头冻结表头强制打印强制打印强制分屏强制分屏选择对象选择对象编辑操作编辑操作移动、复制、删除、清除移动、复制、删除、清除上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构71.表格设计及结构搭建表格设计及结构搭建原则和方法原则和方法设计原则与目标设计原则与目标逻辑关系的运用逻辑关系的运用表体创建的原则表体创建的原则上表头字段名：上表头字段名：显示于图表显示于图表X轴底部，轴标签轴底部，轴标签左表头项目名：左表头项目

7、名：显示于图表右侧，图例说明显示于图表右侧，图例说明含表头含表头文本型文本型不空不空为管理项目设置表头名为管理项目设置表头名称称表头内容不允许数字类表头内容不允许数字类型型表头内容应避免填写空表头内容应避免填写空值值准确描述目标，必须含关键词准确描述目标，必须含关键词认识管理项目，必须独立成列认识管理项目，必须独立成列信息抽象过程，必须符合逻辑信息抽象过程，必须符合逻辑上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构82.数据输入及准确控制数据输入及准确控制原则和方法原则和方法输入数据原则输入数据原则创建公式创建公

8、式公式监控公式监控公式复制公式复制关于加法问题关于加法问题先确定公式位置先确定公式位置再下再下“=”号号最后输入算术式最后输入算术式凡现存数据凡现存数据凡可计算数值凡可计算数值公式复制的意义公式复制的意义复制公式的方法复制公式的方法复制公式的注意事项复制公式的注意事项单维数据加法单维数据加法二维数据加法二维数据加法三维数据加法三维数据加法简单函数简单函数连续选择多工作表连续选择多工作表统一各工作表格式统一各工作表格式设置三维表格加法设置三维表格加法调用输入调用输入通过公式输入通过公式输入用数值输入公式用数值输入公式用格地址输入公式用格地址输入公式点选单元格输入公式点选单元格输入公式通过通过“编

9、辑编辑”栏栏双击法查看双击法查看上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构2000年8月1日2000年8月1日http:/93.表格内容的编辑表格内容的编辑移动移动复制复制删除删除清除清除区别区别对象对象 如何选择如何选择 选中状态选中状态 单元格单元格 用用 光标光标 单击单击 单元格光标单元格光标 表格区表格区 用用 光标光标 拖拉拖拉 区域反白区域反白 工作表工作表 用用 光标光标 单击单击 标签反白标签反白 表文件表文件 用用 光标光标 单击单击 标题栏反白标题栏反白 列列 用用 光标光标 单击单击

10、通列反白通列反白行行 用用 光标光标 单击单击 整行反白整行反白 编辑对象编辑对象操作操作行高行高/列宽列宽隐藏隐藏/显示显示插入插入/删除删除清除清除针对列行针对列行其他对象其他对象结构结构内容内容其他技巧其他技巧常规编辑常规编辑结构编辑结构编辑命名命名填充填充区域或单元格区域或单元格工作表工作表,其他其他上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构104.表格格式的修饰表格格式的修饰数字格式数字格式对齐方式对齐方式边框与背景边框与背景条件格式条件格式作用作用技巧技巧作用作用技巧技巧作用作用技巧技巧保证表格数

11、据的可读性保证表格数据的可读性“RMB”常规数字格式常规数字格式精确值表示方式精确值表示方式百分数格式百分数格式货币格式货币格式自定义格式自定义格式保证表体结构的可视性保证表体结构的可视性水平对齐水平对齐垂直对齐垂直对齐文字方向文字方向特殊对齐特殊对齐左、中、右、填充左、中、右、填充上、中、下上、中、下自动换行、压缩、合并自动换行、压缩、合并手工设置分隔效果手工设置分隔效果自动套用表格格式自动套用表格格式有利于数据的分割阅读。包括表头、有利于数据的分割阅读。包括表头、数据和统计信息数据和统计信息作用作用技巧技巧提供信息的预警效果提供信息的预警效果可选择条件类型可选择条件类型可设置多重条件可设置

12、多重条件上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构115.表格数据的保存表格数据的保存保存保存另存为另存为保存工作区保存工作区更名保存更名保存改变文件的名称改变文件的名称定位保存定位保存将文件存入指定位置将文件存入指定位置类型保存类型保存改变文件的保存类型改变文件的保存类型模板：模板：文本：文本：命名保存命名保存针对新文件针对新文件覆盖保存覆盖保存针对旧文件针对旧文件作用作用保存当前工作环境（文件）保存当前工作环境（文件）效果效果上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结

13、作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构126.表格数据的输出表格数据的输出小表格小表格大表格大表格超大表格超大表格冻结表头冻结表头强制分页强制分页跨页表头跨页表头强制分屏强制分屏打印打印显示显示处理方法：压缩处理方法：压缩通过通过“页面设置页面设置”对话框对话框在在“页面页面”标签页选择标签页选择处理方法：居中处理方法：居中通过通过“页面设置页面设置”对话框对话框在在“页边距页边距”标签页设置标签页设置上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构13第三部分第三部分制表工作流程总结及制表工作流程总结及

14、作业作业上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构14规范化制表工作总结规范化制表工作总结按规范流程认识软件功能按规范流程认识软件功能目标明确、独立列原则目标明确、独立列原则含头、文本、不空含头、文本、不空三种保存方法三种保存方法结构合理结构合理数据准确数据准确格地址输入原则格地址输入原则简单函数建立简单函数建立公式复制及取值关系检查公式复制及取值关系检查三维加法三维加法原始数据，调用原始数据，调用加工数据，公式加工数据，公式保存保存另存为另存为另存为工作区另存为工作区数字格式数字格式对齐方式对齐方式格线背景

15、颜色格线背景颜色条件格式条件格式小表格小表格大表格大表格超大表格超大表格居中居中压缩压缩 打印打印 显示显示表头跨页表头跨页冻结表头冻结表头强制打印强制打印强制分屏强制分屏选择对象选择对象编辑操作编辑操作移动、复制、删除、清除移动、复制、删除、清除上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构15软件功能与菜单布局软件功能与菜单布局与在屏幕上添加对象相关的操作命令与在屏幕上添加对象相关的操作命令必会命令：名称、分页符必会命令：名称、分页符与操作对象修饰相关的操作命令与操作对象修饰相关的操作命令必会命令：单元格、自

16、动套用格式、条件格式必会命令：单元格、自动套用格式、条件格式特殊的操作命令及管理用高级工具特殊的操作命令及管理用高级工具必会命令：保护必会命令：保护与数据库管理相关的操作命令与数据库管理相关的操作命令本课对此区无要求本课对此区无要求与控制窗口相关的操作命令与控制窗口相关的操作命令必会命令：重排窗口必会命令：重排窗口与文件整体操作相关的命令与文件整体操作相关的命令必会命令：新建、另存为、页面设置必会命令：新建、另存为、页面设置与文档内容编辑相关的操作命令与文档内容编辑相关的操作命令可以不记忆命令可以不记忆命令与屏幕显示状态相关的控制命令与屏幕显示状态相关的控制命令必会命令：任务窗格、批注；页眉和

17、页脚必会命令：任务窗格、批注；页眉和页脚上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构16人机交流的基本方法人机交流的基本方法屏幕操作对象：屏幕操作对象：要想操作谁要想操作谁（操作对象操作对象），先要选中谁，先要选中谁（反白）（反白）鼠标与光标：鼠标与光标：不见兔子不见兔子（光标形态光标形态），不撒鹰，不撒鹰（鼠标左键鼠标左键）屏幕分区：屏幕分区：内容在内容在（屏幕）（屏幕）中间，工具在中间，工具在（窗口）窗口）周边周边上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理

18、准确的电子表格教材控制准确设计结构17第第6 6章章 作业作业作业：创建一份电子表格作业：创建一份电子表格1.设计并创建电子表格结构设计并创建电子表格结构要求：控制表格结构的合理性（包括上表头和左表头信息）。要求：控制表格结构的合理性（包括上表头和左表头信息）。2.输入表格数据并进行简单编辑输入表格数据并进行简单编辑要求：掌握正确选择操作对象的原则，准确输入表格的原始数据要求：掌握正确选择操作对象的原则，准确输入表格的原始数据（要有含意且真实）；针对单元格内容进行常规编辑操作（移动、（要有含意且真实）；针对单元格内容进行常规编辑操作（移动、复制、清除和删除）。复制、清除和删除）。3.建立并运用公式建立并运用公式要求：掌握公式的创建、跟踪和复制方法。要求：掌握公式的创建、跟踪和复制方法。4.修饰表格内容修饰表格内容要求：掌握数字格式、对齐方式、框线和背景颜色，条件格式四要求：掌握数字格式、对齐方式、框线和背景颜色，条件格式四方面的处理技巧方面的处理技巧。5.保存电子表格保存电子表格要求：掌握文件名称的命名和保存位置选择。要求：掌握文件名称的命名和保存位置选择。上一页下一页修饰技巧保存数据表格编辑打印表格第一部分制表概述第二部分第三部分总结作业创建合理 准确的电子表格教材控制准确设计结构18教材办公自动化与应用