声像档案整理课件.ppt

1、声像档案整理一、声像档案的概念1、是指国家机构、社会组织以及个人在社会、是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以影像、活动中形成的，有保存价值的，以影像、声音等方式记录信息的特殊载体，并辅以声音等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。文字说明的历史记录。2、包括照片、录音带、录像带、光盘、唱片、包括照片、录音带、录像带、光盘、唱片、影片等，是整个社会档案的有机组成部分。影片等，是整个社会档案的有机组成部分。3、声像档案的特点声像档案的特点（1）直观的形象性。直观的形象性。（2）收集、保管的特殊性。收集、保管的特殊性。（3）是其他载体档案的必要补充是其他载体

2、档案的必要补充。二、声像档案收集归档1、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证、凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘和参考价值的照片、录音带、录像带、光盘等材料，应归档保存。等材料，应归档保存。2、根据国家档案局、根据国家档案局照片档案管理规范照片档案管理规范及及各单位具体对声像档案归档的要求，进行这各单位具体对声像档案归档的要求，进行这部分档案进行归档。部分档案进行归档。3、为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、为了确保本单位声像信息材料的完整、准确、系统，各单位都要根据本单位实际情况制定声系统，各单位都要根据本单位实际情况制定声像档案归档制度和保管期限

3、表。像档案归档制度和保管期限表。档案部门要采取一定措施引导与控制声像材料的档案部门要采取一定措施引导与控制声像材料的流向，保证收集工作的落实。收集工作要着眼流向，保证收集工作的落实。收集工作要着眼于平时。于平时。序号序号 属类名称属类名称 内内 容容 保管期限保管期限 1建设面貌类建设面貌类 本单位建设面貌的声像信息材料（包括：地理本单位建设面貌的声像信息材料（包括：地理概括、城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然概括、城乡建设、工程项目、名胜古迹、自然风光、办公环境等）风光、办公环境等）永久永久 2人物类人物类 本单位历任领导班子照片（单人照）本单位历任领导班子照片（单人照）永久永久 3会议类会

4、议类 各种重要会议的声像信息材料各种重要会议的声像信息材料 永久永久/长期长期 4参观视察类参观视察类 上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、上级机关领导或社会知名人士来本单位视察、检查工作的声像信息材料检查工作的声像信息材料 永久永久/长期长期 5业务活动类业务活动类 本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的本单位重大活动、重要外事活动及职能活动的声像信息材料声像信息材料 永久永久/长期长期 6荣誉类荣誉类 被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的被评为市级以上先进集体及各种奖项、称号的荣誉实物的声像信息材料荣誉实物的声像信息材料永久永久 7文体活动类文体活动类 本单组织的各项文娱体育活动

5、的声像信息材料本单组织的各项文娱体育活动的声像信息材料 长期长期 4、声像材料的归档制度、声像材料的归档制度（1）凡属归档范围的录音、录像，必须按有关规）凡属归档范围的录音、录像，必须按有关规定向本单位档案部门移交，实行集中统一管理，定向本单位档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为已有或拒绝归档。任何个人不得据为已有或拒绝归档。（2）收集的录音、录像没有标明主题（内容）收集的录音、录像没有标明主题（内容）和时间的，移交人员应在移交时予以补充完和时间的，移交人员应在移交时予以补充完整。整。录音应整理出文字材料随同移交。录音应整理出文字材料随同移交。(3)归档录音、录像应确保可读性，并保

6、持整洁、归档录音、录像应确保可读性，并保持整洁、无破损。无破损。(4)对具有归档保存价值的录音、录像，单位或个对具有归档保存价值的录音、录像，单位或个人应及时整理、移交档案室归档，一般不应跨人应及时整理、移交档案室归档，一般不应跨年度。年度。三、声像档案的整理、鉴定和编目三、声像档案的整理、鉴定和编目 底片底片 照片档案照片档案 照片照片 文字说明文字说明声像档案声像档案 光盘档案光盘档案 录音档案录音档案 录音录像档案录音录像档案 录像档案录像档案 录音录像档案的整理、编目录音录像档案的整理、编目 录音录像档案：录音录像档案：是指采用专门的器械和材料，用录音、录像的方法，记录下声音和图像的一

7、种特殊载体的档案。(一一)录音、录像档案的整理、要求：录音、录像档案的整理、要求：整理原则:录音、录像的整理应遵循保持录音、录像的有机联系、便于保管和利用的原则。1、归档录音、录像整理 将归档录音、录像以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。件:归档录音、录像的整理单位。一般以能完整的、相对独立的记录某一事件的录音或录像材料为一件。（1）鉴定 根据本单位的归档范围，对每一件录音、录像进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的录音、录像应采取必要措施进行鉴定。归档录音、录像的保管期限参照文书档案保管期，划分为永久、30年、10年3种。（2）分类 归档录音、录像应在

8、其全宗录音、录像类 内，按照年度保管期限、年度机构保 管期限或按照项目(问题)进行分类。(3)排列根据分类方案，每件归档录音、录像在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下三种：格式：全宗号录音（录像）年度保管期限件号。格式：全宗号录音（录像）年度类别（或机构）保管期限件号。格式：全宗号录音（录像）项目保管期限件号。（4）编号 根据排列方式，编制由全宗号、录音（或录像）、年度、类别（或机构）、问题代号、期限、件号等各选项组成的序列号，即编制档号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。录音（录像）：录音档案用“录音”两汉字的第一个汉语拼音字母表示，并固定使用，即“LY”；录像档案用“录像”

9、两汉字的第一个汉语拼音字母表示，并固定使用，即“LX”。年度：归档录音、录像形成的年度。采用公元纪年，如“20060101”。类别（或机构）:将归档录音、录像按问题（或机构）进行分类。保管期限：归档录音、录像的保管期限。件号:归档录音、录像的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按归档录音、录像排列顺序从“1”开始标注。2、编目（著录）每件录音、录像都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。录音、录像档案目录包括档号、责任者、题名、时间长度、起始标志、结束标志、现存载体编号、原存载体编号、参见号、规格、备注。档号：归档录音、录像的归档号。责任者：制发录音、录像的组织

10、或个人。题名：录音、录像标题。时间长度（分、秒）：录音、录像录制（或播放）的时间长度。起始标志：录音、录像起始的标志。结束标志：录音、录像结束的标志。现存载体编号：指经迁移后的归档录音、录像存贮载体的编号。原存载体编号：指归档录音、录像原存贮载体的编号。参见号：与本件录音、录像有密切联系的其他载体档案的档号。规格：载体的格式，如录像带、DVD、CD类型等。备注：注释录音、录像需说明的情况。(6)装盒、打印目录、填写封面、填写备考表 光盘档案的整理、编目光盘档案包括记录摄影、录音、录像等信息，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络中传递的数据。1、光盘目录以盘为单位分类、编号、编目、排列2、记录摄影信息的光盘，参照照片档案整理方法，按全宗号、保管期限、起止盘号、盒号排列摄影光盘应一式3套，2套封存保管，1套提供使用3、记录录音、录像信息的光盘，参照录音、录像档案整理方法，按全宗号、保管期限、分类号、起止盘号、盒号排列