数据库第6章-报表-课件.pptx

1、第第6 6章章 报报 表表6.1 6.1 报表报表概述概述6.2 6.2 创建报表创建报表6.3 6.3 报表报表设计设计6.4 6.4 主主-子报表和图表报表子报表和图表报表重点：重点：报表的报表的类型、组成类型、组成创建报表创建报表报表报表的编辑的编辑报表的报表的一般类型一般类型Access 2010Access 2010提供了提供了3 3种主要类型的种主要类型的报表报表1 1.表格报表表格报表：分为横列式、纵栏式两种：分为横列式、纵栏式两种2 2.图表图表报表报表3 3.标签报表标签报表报表的报表的视图视图Access Access 20102010报表有报表有4 4种种视图方式视图方式

2、1.1.报表报表视图视图：侧重于查看报表数据记录内容侧重于查看报表数据记录内容2.2.打印预览打印预览视图视图：用于查看和调整报表在纸页上的实际打印效果用于查看和调整报表在纸页上的实际打印效果3.3.布局布局视图视图：是在显示报表具体数据记录的情况下，允许对报表控件进行调整的视是在显示报表具体数据记录的情况下，允许对报表控件进行调整的视图方式图方式4.4.设计设计视图视图：用于设计和修改报表的全部架构用于设计和修改报表的全部架构对于每个报表来讲，最少是两种视图：设计视图和打印预览，打印预览为默认视图；最多是全部4种视图，以报表视图或者打印预览两种视图中的某一个作为默认视图。具体选择，可以当报表

3、于设计视图打开，在属性表中进行设置。报表的报表的组成组成Access 2010Access 2010总共有总共有7 7个设计区：个设计区：1 1.报表报表页眉页眉节：用于设置仅在报表开始位置出现的内容节：用于设置仅在报表开始位置出现的内容2.2.页面页面页眉页眉节：节：3.3.分组分组页眉页眉节：节：4.4.主体主体节：节：5.5.分组分组页脚页脚节节6.6.页面页面页脚页脚节节7.7.报表报表页脚页脚节：用于设置仅在报表结尾处出现的节：用于设置仅在报表结尾处出现的内容内容创建创建报表报表6.2.1 6.2.1 使用使用“报表报表”创建创建报表报表Access 2010Access 2010提

4、供了一种快速创提供了一种快速创建报表的方法。先选中一个作为数据建报表的方法。先选中一个作为数据源的表或查询，然后切换到源的表或查询，然后切换到“创建创建”选项卡，再单击选项卡，再单击“报表报表”组中的组中的“报报表表”按钮，即可生成一个报表，而不按钮，即可生成一个报表，而不提示任何信息，并以布局视图直接打提示任何信息，并以布局视图直接打开该报表开该报表。【例【例6.16.1】使用使用“报表报表”方式为方式为“学生管理数据库学生管理数据库”的的“学生学生”表表创建报表。创建报表。使用使用“报表向导报表向导”创建创建报表报表与使用与使用“报表报表”按钮直接生成报表不同，使用报表向导是以交按钮直接生

5、成报表不同，使用报表向导是以交互式的方法创建报表，显示一个多步骤向导，允许用户指定字段、互式的方法创建报表，显示一个多步骤向导，允许用户指定字段、分组分组/排序级别和布局选项。该向导将基于用户所做的选择创建报表排序级别和布局选项。该向导将基于用户所做的选择创建报表。【例例6.26.2】使用使用“报表向导报表向导”由由“学生管理学生管理”数据库的数据表数据库的数据表创建按班级分组、并计算每个学生所有课程平均成绩的创建按班级分组、并计算每个学生所有课程平均成绩的“成绩总表成绩总表”报表。报表。使用使用“空空报表报表”创建创建报表报表单击单击“报表报表”组中的组中的“空报表空报表”按钮，将在布局视图

6、中打开一个按钮，将在布局视图中打开一个空报表，并显示出字段列表任务窗格。利用空报表，并显示出字段列表任务窗格。利用“报表布局工具报表布局工具”栏下各栏下各选项卡中的工具调整报表的布局，设置报表属性，即可通过空白报表选项卡中的工具调整报表的布局，设置报表属性，即可通过空白报表创建一张满足要求的报表创建一张满足要求的报表。【例例6.36.3】使用使用“空报表空报表”创建包含创建包含“学生学生”表中的表中的“学号学号”、“姓名姓名”、“性别性别”，“班级班级”表中的表中的“班级名称班级名称”和和“班主任班主任”5 5列数据的列数据的“学生学生-班主任对应表班主任对应表”报表。报表。使用使用“标签标签

7、”创建标签创建标签报表报表标签报表具有很强的实用性。例如，图书管理标签，可以粘贴在标签报表具有很强的实用性。例如，图书管理标签，可以粘贴在图书扉页上作为图书编号；物品管理标签，可以粘贴在产品或设备上图书扉页上作为图书编号；物品管理标签，可以粘贴在产品或设备上进行分类。进行分类。Access 2010Access 2010在报表向导中有一种向导是专门为标签报表在报表向导中有一种向导是专门为标签报表而设计的而设计的。【例【例6.46.4】使用使用“标签标签”创建教师的创建教师的“监考工作证监考工作证”标签报表，标签报表，包含教师的包含教师的“姓名姓名”“”“工号工号”和和“所在部门所在部门”三项数

8、据三项数据。使用使用“报表设计报表设计”创建报表创建报表虽然使用报表按钮和报表向导的方式可以方便、迅速地完成新报虽然使用报表按钮和报表向导的方式可以方便、迅速地完成新报表的创建任务，但却缺乏主动性和灵活性，它的许多参数都是系统自表的创建任务，但却缺乏主动性和灵活性，它的许多参数都是系统自动设置的，这样的报表有时候在某种程度上很难完全满足用户的要求。动设置的，这样的报表有时候在某种程度上很难完全满足用户的要求。使用使用“报表设计报表设计”视图可以更灵活地创建报表。不仅可以按用户的需视图可以更灵活地创建报表。不仅可以按用户的需求设计所需要的报表，而且可以对上面两种方式创建的报表进行修改，求设计所需

9、要的报表，而且可以对上面两种方式创建的报表进行修改，使其更大程度使其更大程度地地满足用户的需求满足用户的需求。【例【例6.56.5】使用使用“报表设计报表设计”创建创建“学生基本信息学生基本信息”报表，使得报表，使得报表预览结果报表预览结果为为上上图所图所示的样子，并且在页脚显示页码示的样子，并且在页脚显示页码。报表设计报表设计报表报表设计指的是使用报表设计视图设计报表，以及对已有报表进行设计指的是使用报表设计视图设计报表，以及对已有报表进行编辑修改的操作。编辑修改的操作。通常情况下，可以首先使用便捷的方式创建报表，例如通常情况下，可以首先使用便捷的方式创建报表，例如“报表报表”或或者者“报表

10、向导报表向导”等方式，但是这样创建的报表其很多报表参数是由系统等方式，但是这样创建的报表其很多报表参数是由系统自动设置的，往往并不能完全满足实际需求，这时候可以使用报表的自动设置的，往往并不能完全满足实际需求，这时候可以使用报表的“设计视图设计视图”对报表做进一步修改，使报表完全符合实际需要。对报表做进一步修改，使报表完全符合实际需要。1.1.标签控件标签控件2.2.文本框控件文本框控件3.3.复选框控件复选框控件4.4.图像、矩形和直线控件图像、矩形和直线控件5.5.分页符控件分页符控件报表节的使用报表节的使用1.1.节的添加或删除节的添加或删除2.2.节大小的设置节大小的设置3.3.节颜色

11、与显示效果设置节颜色与显示效果设置4.4.节的显示与隐藏节的显示与隐藏 报表报表记录的记录的排序和排序和分组分组排序排序是是使报表记录按指定列数据有序的方式排列使报表记录按指定列数据有序的方式排列使用报表向导或设计使用报表向导或设计视图可以视图可以设置记录设置记录排序排序通过通过报表向导最多可以报表向导最多可以设置设置4 4个个排序字段，并且排序只能是字排序字段，并且排序只能是字段，不能是表达式段，不能是表达式。在在设计视图中，最多可以设计视图中，最多可以设置设置1010个个字段或字段表达式进行排字段或字段表达式进行排序序。分组分组是是把把报表报表中具有共同特征中具有共同特征的记录的记录排列在

12、排列在一起一起分组有两种操作方法：分组有两种操作方法：在在报表布局视图中打开需要分组的报表，右键单击要对其应报表布局视图中打开需要分组的报表，右键单击要对其应用分组、汇总的字段，然后单击快捷菜单上的分组形式和汇用分组、汇总的字段，然后单击快捷菜单上的分组形式和汇总选项。这是添加分组的最快方法。总选项。这是添加分组的最快方法。在在布局视图或设计视图中打开需要分组的报表，在布局视图或设计视图中打开需要分组的报表，在“分组、分组、排序和汇总排序和汇总”窗格中单击窗格中单击“添加组添加组”，选择要在其上执行分，选择要在其上执行分组、汇总的字段。在分组行上单击组、汇总的字段。在分组行上单击“更多更多”以

13、设置更多选项以设置更多选项和添加汇总。和添加汇总。汇总汇总是对是对同同组记录组记录进行统计进行统计计算计算 报表报表记录的记录的排序和排序和分组分组汇总汇总是对是对同同组记录组记录进行统计进行统计计算计算报报表表中中的的汇总汇总计算可以通计算可以通过过以下以下3 3途径来完成途径来完成：在在布局视图中打开已创建的报表，鼠标右键单击要汇总的字段，布局视图中打开已创建的报表，鼠标右键单击要汇总的字段，从弹出的快捷菜单中选择从弹出的快捷菜单中选择“汇总汇总”列表中的计算类型。如列表中的计算类型。如“求求和和”、“平均值平均值”、“记录计数记录计数”、“值计数值计数”（只统计此字（只统计此字段中有值的

14、记录的数目）、段中有值的记录的数目）、“最大值最大值”、“最小值最小值”、“标准标准偏差偏差”和和“方差方差”等等。在在布局视图中打开已创建的报表，选定要汇总的字段，切换到布局视图中打开已创建的报表，选定要汇总的字段，切换到“设计设计”选项卡，单击选项卡，单击“分组和汇总分组和汇总”选项组中的选项组中的“合计合计”按按钮，在下拉列表中选择计算类型。钮，在下拉列表中选择计算类型。报表报表记录分组之后，在记录分组之后，在“分分组组、排序和排序和汇总汇总”窗格中窗格中展开展开更多更多分组选项，在分组选项，在“汇总汇总”选项下拉列表中设置汇总方式、汇总类选项下拉列表中设置汇总方式、汇总类型和汇总值显示

15、位置等。型和汇总值显示位置等。报表中的报表中的计算控件计算控件计算控件指的是计算控件指的是“控件来源控件来源”属性是计算表达式的控件，其属性是计算表达式的控件，其作用是在报表的相应位置显示表达式的计算结果。作用是在报表的相应位置显示表达式的计算结果。1.1.计算控件用作显示报表页码计算控件用作显示报表页码常见常见页码格式及其页码格式及其表达式表达式页码表达式页码表达式页码显示格式页码显示格式=共共&Pages&Pages&页，第页，第&Page&Page&页页 共（总页数）页，第（页码）页=Page&/&Pages=Page&/&Pages（页码）/（总页数）=页页&Page&Page页（页码

16、）报表报表中的中的计算控件计算控件2.2.计算控件用作显示计算控件用作显示报表日期和报表时间报表日期和报表时间对应文本框控件的对应文本框控件的“控件来源控件来源”属性属性，其其计算表达式计算表达式通常通常是是系统内系统内置函数置函数Date()Date()、Time()Time()或者或者Now()Now()，他们他们对应对应的是系统日期或者时间的是系统日期或者时间。3.3.计算控件用作报表统计汇总计算计算控件用作报表统计汇总计算【例【例6.86.8】为例为例6.56.5生成的生成的“学生基本信息学生基本信息”报表添加人数总计数报表添加人数总计数值，显示在报表结尾处值，显示在报表结尾处。主主-

17、子报表和图表报表子报表和图表报表6.4.1 6.4.1 主主-子报表子报表在一个报表当中嵌入其他报表，这种形式的报表被称为主在一个报表当中嵌入其他报表，这种形式的报表被称为主-子报表。嵌入的子报表。嵌入的报表称为子报表，包含有其他报表的报表称为主报表。通常情况下，主报表的记报表称为子报表，包含有其他报表的报表称为主报表。通常情况下，主报表的记录和子报表的记录具有一对多的关系。录和子报表的记录具有一对多的关系。【例【例6.106.10】创建一个主创建一个主-子报表，在学生基本信息报表当中嵌入已修课程信子报表，在学生基本信息报表当中嵌入已修课程信息报表，学生基本信息在报表左侧纵栏显示，已修课程信息

18、在报表右侧横列显示息报表，学生基本信息在报表左侧纵栏显示，已修课程信息在报表右侧横列显示。图表报表图表报表以图的形式呈现数据表称为图表，以图表的形式呈现报表数据称为图表报表。以图的形式呈现数据表称为图表，以图表的形式呈现报表数据称为图表报表。图表报表使报表形式更加丰富，从单纯地以文本字符显示数值，变为以图块或者图表报表使报表形式更加丰富，从单纯地以文本字符显示数值，变为以图块或者趋势线等方式表现数值，从而更加直观地表现数据之间的对比、变化趋势和占比趋势线等方式表现数值，从而更加直观地表现数据之间的对比、变化趋势和占比大小等等。大小等等。1 1记录列表与图表相结合的图表报表记录列表与图表相结合的

19、图表报表【例【例6.116.11】在例在例6.76.7生成的按民族分组的生成的按民族分组的“学生基本信息学生基本信息”报表中，添加报表中，添加一个饼图，显示各民族学生比例，在整个报表的尾部显示。一个饼图，显示各民族学生比例，在整个报表的尾部显示。图表报表图表报表2 2单纯单纯的的图表报表图表报表创建单纯图表报表的大致步骤是，先创建空报表，然后切换到设计视图，在创建单纯图表报表的大致步骤是，先创建空报表，然后切换到设计视图，在主体区添加图表控件进入图表报表向导，按向导步骤设计完成图表报表，其他报主体区添加图表控件进入图表报表向导，按向导步骤设计完成图表报表，其他报表元素，比如报表标题，页眉页脚，等等，在设计视图添加即可。表元素，比如报表标题，页眉页脚，等等，在设计视图添加即可。