秘书管理项目十一课件.ppt

1、项目目标项目目标任务导向任务导向技能训练技能训练项目目标1知识点知识点w档案保管工作的内容、任务和基本要求 w档案保管的物质条件w档案库房管理与档案在流动过程中的维护与保护方法2技能要求技能要求w 初步掌握档案保管工作的要领任务导向一、档案保管工作概述一、档案保管工作概述 二、档案保管的物质条件二、档案保管的物质条件 三、档案库房管理三、档案库房管理 四、档案存放位置索引四、档案存放位置索引五、档案代理卡五、档案代理卡 六、全宗卷六、全宗卷 一、档案保管工作概述一、档案保管工作概述（一）保管工作的含义（一）保管工作的含义 1 1、库房管理、库房管理 2 2、档案流动过程中的保护、档案流动过程中

2、的保护 3 3、保护档案的专门措施、保护档案的专门措施（二）保管工作的任务（二）保管工作的任务 1 1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。损坏。2 2、延长档案的寿命；、延长档案的寿命；3 3、维护档案的政治安全、维护档案的政治安全 ，防止泄密，防止泄密 。（三）基本要求（三）基本要求 1.以防为主，防治结合以防为主，防治结合 2.加强重点，照顾一般加强重点，照顾一般 3.自力更生，勤俭节约自力更生，勤俭节约 4.立足长远，保证当前立足长远，保证当前（四）意义（四）意义 档案保管工作为档案管理工作提供物质对象，其质量档案保管工作为档案管理工作提供物质对

3、象，其质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。在一定条件下具有决定性的影响。二、档案保管的物质条件二、档案保管的物质条件 （一）档案库房（一）档案库房 档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。档案库房是为存储和保护档案而设计建造的建筑物。库房地址的选择，以及防热、防潮库房地址的选择，以及防热、防潮(防水防水)、防火、防盗等、防火、防盗等方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。方面均有一定的要求，不少国家制定有专门的设计规范。档案库的窗户应尽可能少而小档案库的窗户应尽可能少而小档案库的形

4、式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮等效果档案库的形式、结构、用材、颜色均应考虑隔热、防潮等效果库房温度冬季不低于库房温度冬季不低于14 C，夏季不高于，夏季不高于24C，相对湿度，相对湿度4560。（二）档案装具（二）档案装具 1 1、档案箱、档案箱 2 2、档案架、档案架 活动式密集架活动式密集架 积层密集架（通天架）积层密集架（通天架）3 3、档案柜等、档案柜等手动密集架手动密集架底图密集柜底图密集柜 （三）包装材料三）包装材料 1 1、卷皮、卷皮 2 2、案盒、卷盒、案盒、卷盒 3 3、档案袋、档案袋 4 4、包装纸等、包装纸等（一）库房编号（一）库房编号 1.1.为所有库房编一总的

5、顺序号为所有库房编一总的顺序号 2.2.分区编号分区编号 （二）排架和编号（二）排架和编号 1.1.整齐一致整齐一致 2.2.避光通风避光通风 3.3.空间利用空间利用 4.4.统一编号，顺序是从左到右、从上到下。统一编号，顺序是从左到右、从上到下。三、三、库房管理库房管理（三）全宗的排列和档案的存放（三）全宗的排列和档案的存放 1.全宗的排列全宗的排列 一个全宗的档案放在一起；一个全宗的档案放在一起；全宗号流水排列法；全宗号流水排列法；全宗分类排列法；全宗分类排列法；全宗群排列法。全宗群排列法。2.存放方式存放方式 竖放和平放竖放和平放四、档案存放位置索引四、档案存放位置索引 全宗名称：全宗

6、名称：全宗号：全宗号：案卷目案卷目录号录号案卷案卷目录目录名称名称目录中目录中案卷起案卷起止号数止号数存存 放放 位位 置置楼楼层层房房间间档架档架（柜）（柜）栏栏 格格 五、档案代理卡五、档案代理卡 为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷代卷卡卡”或或“代理卡代理卡”。全全宗宗号号目目录录号号案卷案卷号号移出移出日期日期移往何处移往何处库房管库房管理员签理员签字（移字（移出）出）归还归还日期日期库房管理库房管理员签字员签字（收回）（收回）

7、单位名称单位名称经手人经手人姓名姓名 六、全宗卷六、全宗卷 全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。重要登记等。技能训练P126页