秘书理论与实务项目六-处理文件课件.ppt

1、项目六处理文件理 论 知 识任务一 制发文件（一）文（一）文书的概念书的概念文书是国家机关、企事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。项目六处理文件理 论 知 识任务一 制发文件（二）文（二）文书的种类书的种类（1）通用文书）通用文书（2）专用文书）专用文书（3）常用事务文书）常用事务文书 1.根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说可分为三大类：2.按公文的急缓程度可分为特急、急件和一般文件。3.按保密级别公文可划分为秘密文件和非秘密文件。这是从文件限制阅读

2、的范围而言的。密级文件根据其限制阅读范围又可划分为绝密、机密、秘密三种。项目六处理文件理 论 知 识任务一 制发文件（三）文（三）文书写作的书写作的基本要求基本要求主题正确、鲜明；语言准确、精练；体式规范。主题正确、鲜明；语言准确、精练；体式规范。项目六处理文件理 论 知 识任务一 制发文件（四）公文（四）公文的基本结构的基本结构与格式与格式根据国家质量技术监督局根据国家质量技术监督局 1999年年12月发布的月发布的国国家行政机关公文格式家行政机关公文格式规定，组成公文的各要素划分为：规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。三个部分的统一是公文的基眉首、主体、版记三部分。三个部

3、分的统一是公文的基本结构。本结构。项目六处理文件理 论 知 识任务一 制发文件（五）制（五）制发文件发文件1.拟稿拟稿 2.会商会商 3.审核审核 4.签发签发 5.缮印缮印 6.校对校对 7.用印用印 8.登记登记 9.分发分发 项目六处理文件理 论 知 识任务二 办理文件收文处理程序主要有以下几个步骤：收文处理程序主要有以下几个步骤：（一）签收（一）签收（二）收文登记（二）收文登记 （三）分办（三）分办（四）拟办（四）拟办 （五）批办（五）批办（六）承办（六）承办（七）催办（七）催办 （八）注办（八）注办 项目六处理文件相 关 链 接任务二 办理文件收文处理程序主要有以下几个步骤：收文处理

4、程序主要有以下几个步骤：确定登记与不登记的范围确定登记与不登记的范围 采用簿记账进行登记采用簿记账进行登记 充分利用登记栏目充分利用登记栏目 加盖机关文书处理章加盖机关文书处理章 编制收文登记账页编制收文登记账页 12345项目六处理文件理 论 知 识任务三 文件归档（一）以件为单位装订归档（一）以件为单位装订归档1.以以“件件”为单位整理为单位整理“件”是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。2.文件修整文件修整主要包括：修整破损文件；复制字迹模糊或

5、以褪变的文件；对超大纸页进行折叠；去除易锈蚀的金属物。3.文件装订文件装订（1）文件排序。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面。（2）文件装订方式的选择。文件可采用左上角装订，也可采用左侧装订。采用左上角装订的文件应当左齐上齐；采用左边装订的文件应当左齐下齐。目前的装订方式除传统的线装之外，还包括：粘接式，；穿孔式。项目六处理文件理 论 知 识任务三 文件归档（二）归档文件的分类（二）归档文件的分类1.分类方法分类方法（1）年度分类法）年度分

6、类法（2）机构或问题分类法）机构或问题分类法（3）保管期限分类法）保管期限分类法 2.复式分类与分类方案的编制复式分类与分类方案的编制在实际工作中，往往不只使用一种分类方法，而是选用几在实际工作中，往往不只使用一种分类方法，而是选用几个级次，将几种分类法结合起来使用，这种划分方法就叫做复个级次，将几种分类法结合起来使用，这种划分方法就叫做复式分类法。式分类法。项目六处理文件理 论 知 识任务三 文件归档（三）归档文件的排列（三）归档文件的排列（1）排列原则）排列原则“事由原则”，即同一事由有密切联系的文件材料应当排列在一起。（2）排列方法）排列方法同一事由内归档文件排列（按时间或重要程度排列）

7、；不同事由间的归档文件排列（按时间或重要程度或将时间和重程度结合起来排列）。项目六处理文件理 论 知 识任务三 文件归档（四）归档文件的编号（四）归档文件的编号1.件号的编制件号的编制件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号。2.档号项目的设置及填写要求档号项目的设置及填写要求档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号项目分为必备项和选择项。必备项包括全宗号、年度、保管期限、件号。选择项主要指“机构”和“问题”。3.加盖归档章加盖归档章归档文件编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档

8、章。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以，但在整个案盒文件中，其位置应一致。项目六处理文件理 论 知 识任务三 文件归档（五）归档文件的装盒（五）归档文件的装盒1.装盒要求装盒要求不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构或问题的情况下，不同机构或问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。2.填写档案盒要求填写档案盒要求 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，可设置机构（问题）等选择项。3.填写备考表填写备考表备考表放在案盒文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内文件缺损、移出、补充、销毁以及其他需要说明的问题等。并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。