秘书理论与实务项目十三-信息管理与服务课件.ppt

1、项目十三信息管理与服务理 论 知 识任务一 收集信息（一）（一）信息收集信息收集的范围的范围信息是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。信息工作程序包括：收集、整理、传输、存储、反馈和利用。信息的收集是因实际利用的需要而通过各种渠道和方式获取信息的过程，这是信息工作的首要环节。项目十三信息管理与服务理 论 知 识任务一 收集信息（二）（二）信息收集信息收集的基本方的基本方法法1.观察法观察法 2.阅读法阅读法 3.询问法询问法 4.问卷法问卷法 5.网络法网络法 6.交换法交换法 7.购置法购置法 项目十三信息管理与服务理 论 知 识任务一 收集信息（三）（三）信息收集信息收集的渠道的渠

2、道1.深入市场，实地调查深入市场，实地调查 3.图书馆图书馆 5.供应商和客户供应商和客户 7.信息机构信息机构 2.大众传播媒介大众传播媒介 4.数据库数据库 6.贸易交流会贸易交流会 8.业务相关部门业务相关部门 项目十三信息管理与服务相 关 链 接任务一 收集信息（一）（一）信息收集信息收集的注意事的注意事项项1.信息收集要广泛。2.收集原始性资料，是信息处理的基础性工作。3.秘书的信息收集要有预见性、相关性，围绕一个问题或某项业务活动而收集到的所有信息材料都要与此问题或业务活动相关。项目十三信息管理与服务任务二 处理信息（一）信息整理的程序1.信息筛选信息筛选（1）信息筛选的工作程序：

3、）信息筛选的工作程序：看来源看来源 看标题看标题 看正文看正文 看正文看正文 理 论 知 识项目十三信息管理与服务任务二 处理信息（一）信息整理的程序1.信息筛选信息筛选（2）信息筛选时，如何决定信息取舍）信息筛选时，如何决定信息取舍 突出主题思想，凡是与业务主题无关的信息，要剔除突出主题思想，凡是与业务主题无关的信息，要剔除 要注意典型性，从大量原始信息中挖掘出能揭示工作本质的典型信息要注意典型性，从大量原始信息中挖掘出能揭示工作本质的典型信息 要富有新意，尽可能抓住能反映业务新动态的信息要富有新意，尽可能抓住能反映业务新动态的信息 要具有特点，从各种工作的实际出发，有所侧重地选用相关信息要

4、具有特点，从各种工作的实际出发，有所侧重地选用相关信息 理 论 知 识项目十三信息管理与服务任务二 处理信息（一）信息整理的程序1.信息筛选信息筛选（3）信息筛选的注意事项）信息筛选的注意事项 对选中的信息，分轻重缓急进行信息的加工处理对选中的信息，分轻重缓急进行信息的加工处理 对暂时不用但可以备查的信息，进行暂存对暂时不用但可以备查的信息，进行暂存 对不用的信息，按照有关规定进行暂存、移交或销毁对不用的信息，按照有关规定进行暂存、移交或销毁 理 论 知 识项目十三信息管理与服务任务二 处理信息（一）信息整理的程序2.信息分类信息分类（1）字母分类法）字母分类法（2）地区分类法）地区分类法（3

5、）主体分类法）主体分类法（4）数字分类法数字分类法（5）时间分类法时间分类法 理 论 知 识项目十三信息管理与服务任务二 处理信息（一）信息整理的程序3.信息校核信息校核（1）溯源法）溯源法（2）比较法）比较法（3）核对法核对法（4）逻辑法逻辑法（5）调查法调查法（6）数理统计法）数理统计法 理 论 知 识项目十三信息管理与服务理 论 知 识任务二 处理信息（二）信息存储工作的程序1信息登记信息登记 3信息排列信息排列 2信息编码信息编码 项目十三信息管理与服务任务三 汇报信息（一）信息汇报理 论 知 识1.确定信息汇报的内容确定信息汇报的内容2.信息汇报的方法信息汇报的方法3选择并确定汇报信

6、息的形式选择并确定汇报信息的形式4确认信息汇报质量确认信息汇报质量5.信息汇报注意事项信息汇报注意事项项目十三信息管理与服务任务三 汇报信息（二）信息的传递理 论 知 识1.自上而下自上而下，将管理层的决策管理信息传递给下级部门；2.自下而上自下而上，将下级部门的工作动态、成果、问题、要求等及时汇报给我管理层；3.平行往来平行往来，通过各种信息传递，使各部门协调工作、互相配合；4.自内而外自内而外，将组织内的信息传递给社会其他组织，如信息发布；5.自外而内自外而内，将各种对企业经营管理活动有用的信息及时传递给组织内的有关部门或人员。项目十三信息管理与服务任务三 汇报信息（一）信息传递的重点相 关 链 接1.要抓住领导人决策的要抓住领导人决策的“空白点空白点”2.要抓住领导人决策与下级单位或职能部门工作中实际的要抓住领导人决策与下级单位或职能部门工作中实际的“矛盾点矛盾点”3.要抓住领导人决策在具体实践中的要抓住领导人决策在具体实践中的“症结点症结点”4.要抓住政治经济生活中的要抓住政治经济生活中的“敏感点敏感点”