采购流程现实描述及优化思路课件(2).ppt

1、付款付款付款付款付款付款付款付款组织和编制组织和编制组织执行组织执行提供数据提供数据提供现有成本提供现有成本价格及目标成价格及目标成本结构本结构审核审核审批审批批准批准批准批准 组组织织执执行行组织组织提供安全提供安全库存数据库存数据提供数据提供数据参与评估供应参与评估供应商财务状况：商财务状况：参与合同的签参与合同的签定或审核定或审核参与评估参与评估供应商质供应商质量状况量状况提供安全提供安全库存数据库存数据组织验组织验收收付款付款全年计划全年计划审批审批全年计划全年计划审核审核审核审核主持制订主持制订参与参与提供数据提供数据审批审批审批审批参与参与非计划非计划审批审批审核审核审核审核参与参

2、与审核审核审批审批审批审批审批审批参与参与主持制订主持制订 组织和编制组织和编制主持签订主持签订主持拟订主持拟订审阅审阅参与参与参与参与审阅审阅审阅审阅审阅审阅照单付照单付款款参与参与检验检验审批审批组织组织参与参与付 款 给 供 应 商 应 付 帐 款 管 理 接 收 商 品/服 务 采 购 商 品/服 务 提 出 采 购 申 请 目目 的的 技技术术手手段段标标杆杆做做法法保证申请的真实性和适当性，申请应有适当的审批手续保证采购物品与请购物品一致保证应付帐款的真实性和合理性在确保企业财务状况安全的前提下，及时支付防止采购过程中的舞弊行为 采购申请相应生成采购定单 设定审批的权限和途径 将“

3、采购卡”应用于用料单位低值易耗品的采购 与供应商建立战略联盟 大宗物资采购宜集中，一般性采购宜分散 产地分散的通用物资采购适用统一的购销合同 建立企业统一的验收制度 将推动供应商的品质保证流程的建设作为企业与供应商合作关系的一部分内容 使用条码技术，缩短验收时间并自动更新库存 对一定金额以下的采购定单，自动批准/付款 应付帐款管理与采购过程紧密衔接 按供应商、经办人、申请人追踪/报告采购定单的进展 对一般性的重复采购物品，自动支付 依据重要性原则合理授权，简化费用报销程序 对往来频繁的供应商的付款采用电子支付手段电子数据交换集成化的业务处理系统 (如 SAP，Lawson等)接收货物的条码管理

4、统一银行帐户电汇划转 组织方面组织方面采 购 执 行 主 体 分 散 ，造 成 采 购 信 息 在 各 主 体 间 的 传 递 时 间 长，易 产 生 失 真调整建议调整建议优优 化化 后后 的的 影影 响响 将 各 分 散 主 体 执 行 的 采 购 功 能 集 成，可 以 提 高 效 率，缩 短 时 间，降 低 采 购 成 本，实 现 资 源 共 享。环环 节节 方方 面面采 购 流 程 的 各 环 节 的 衔 接 不 够 顺 畅，时 常 脱 节对 供 应 商 的 管 理 比 较 薄 弱，没有 一 个 完 整 的 供 应 商 管 理 系 统采 购 的 资 金 计 划 和 应 付 帐 款 管

5、 理 缺 乏 前 瞻 性 和 计 划 性完完 善善 各各 环环 节节的的 功功 能能，搞，搞好好 衔接衔接 开 发 会 计 电 算 化 系 统 的 功 能，完 善 采 购 付 款 的 动 态 管 理，实 现 应 付 帐 款 的 逐 笔 核 销 减 少 流 程 的 参 与 主 体，集 成 功 能，“合 并 同 类 项”明 确 供 应 商 管 理 政 策，建 立 供 应 商 管 理 系 统优优 化化 后后 的的 影影 响响 明 确 责 任，有 效 控 制 质 量 和 时 间，提 高 资 金 周 转 率；及 时 掌 握/追 踪 采 购 业 务 的 状 态，降 低 采 购 成 本；加 强 了 资 金

6、的 计 划 性，降 低 了 资 金 风 险 及 资 金 管 理 成 本。建建 立立 有有 效效 的的 监监控控 系系 统统 对 采 购 定 单 分 类 管 理，抓 大 放 小。严 格 合 同 审 批 程 序。以 监 控 过 程 为 主，财 务 部 参 与 计 划 制 定、资 金 审 核、应 付 帐 款 管 理 及 支 付 的 全 过 程；对 重 大 合 同 的 法 律 条 款 进 行 审 核；构 筑 安 全 的 监 控 体 系。监监 控控 方方 面面 不 能 分 别 管 理 不 同 类 型 的 采 购，所 有 采 购 均 采 用 大 致 相 同 的 的 审 批 程 序 和 权 限 设 置，结

7、果 是“大 的 没 管 住，小 的 管 不 好”。是否有采 购 合 同 评 审 制 度？是否 起 到 应 有 的 控 制 作 用？是否存在 合 同 先 生 效 后 评 审 的 现 象？优优 化化 后后 的的 影影 响响 强 调 对 过 程 的 监 控，降 低 经 营 风 险 和 营 运 成 本 明 确 职 责，提 高 管 理 效 率，降 低 管 理 费 用 建建 立立 完完 整整 的的采采 购购 信信 息息 系系统统 建 立 统 一 完 整 的 采 购 信 息 处 理 系 统，实 现 采 购 信 息 的 即 时 处 理 和 传 递，逐 步 替 代 手 工 处 理 通 过 对 公 司 的 采 购

8、 活 动 进 行 分 类 分 析，合 理 授 权，明确 职 责，减 少 不 必 要 的 审 批 手 续效效 率率 方方 面面 物 资 管 理 尚 需 手 工 处 理，占 用 时 间 长，信 息 共 享 差。审 批 手 续 繁 杂 重 复，浪 费 大 量 的 人 力 物 力 公 司 财 务 部优优 化化 后后 的的 影影 响响 通 过 信 息 共 享，实 现 实 时 监 控，降 低 数 据 处 理 成 本 和 人 力、资 金、物 资 的 占 用 减 少 不 必 要 的 审 批 环 节，提 高 流 程 运 行 效 率 通 过 对 公 司 各 类 数 据 的 分 析 研 究，为 领 导 决 策 提

9、供 有 用 的 信 息，提 高 决 策 效 率 在采购流程的诊断过程中，从财务的角度，对公司月度付款的情况进在采购流程的诊断过程中，从财务的角度，对公司月度付款的情况进行统计分析，以了解公司支付的特点及其对采购流程效率的影响。行统计分析，以了解公司支付的特点及其对采购流程效率的影响。建建 议议 开 发 会 计 电 算 化 系 统 的 功 能，完 善 采 购 付 款 的 动 态 管 理，实 现 应 付 帐 款 的 逐 笔 核 销减 少 流 程 的 参 与 主 体，集 成 功 能，“合 并 同 类 项”明 确 供 应 商 管 理 政 策，建 立 供 应 商 管 理 系 统实实 施施 条条 件件 与

10、软件供应商联系购买或自行开发通 过 部 门 职责 的 界 定 实 现 可 以 立 即 实 施 建建 议议 对 采 购 定 单 分 类 管 理，抓 大 放 小严 格 合 同 审 批 程 序以 监 控 过 程 为 主，财 务 部 参 与 计 划 制 定、资 金 审 核、应 付 帐 款 管 理 及 支 付 的全 过 程；对审 计 重 大 合 同 的 法 律 条 款 进 行 审 核 ；构 筑 安 全 的 监 控 体 系建 立 统 一 完 整 的 采 购 信 息 处 理 系 统，实 现 采 购 信 息 的 即 时 处 理 和 传 递，逐 步 替 代 手 工 处 理对 定 单 进 行 量化 分 析 后 确 定 方 案 可以立即实施实实 施施 条条 件件 通 过 定 义 部 门 职 责 实 现 引 进 业 务 处 理 系 统(如 SAP、用友、金 蝶 等)