财务共享实施方法培训课件.pptx

1、 财务共享服务实施方法yonyou software Co.,Ltd.主题财务共享项目背景分析如何制定共享实施方案财务共享实施方法论体系影像扫描与粘贴方案财务共享服务中心建设注意事项yonyou software Co.,Ltd.yonyou software Co.,Ltd.1.1财务共享项目背景分析1.共享项目产生的背景2.客户所在的行业和所涉足的行业3.项目发起者的核心意图与目标4.客户财务管理水平与财务信息化的程度5.客户执行力水平6.客户对共享服务的理解yonyou software Co.,Ltd.p 客户基本目标范围情况分析p 客户共享项目的可行性分析及初步策略p 客户所处的行业

2、及同行业共享先例p 政绩形象工程p 提升管控水平与财务数据质量p 管理成本控制 p 客户已有信息化程度p 客户对集团成员管控与执行力水平p 客户对共享模式的理解水平干系人判断与分析n发起者的初衷与目标n行业背景分析n客户现状基本分析1.2财务共享项目前期分析yonyou software Co.,Ltd.yonyou software Co.,Ltd.2.1调整方案整合编写心态打破剪切复制崇尚原创摈弃传统思维定式空杯创新yonyou software Co.,Ltd.2.2 如何制定共享项目实施方案n业务解决方案n系统解决方案n实施规划方案n现状陈述n分析改善建议n共享定位n组织规划n流程规划

3、实施方案n人员岗位n接口规划n配套规划调研报告售前方案咨询方案n共享定位n组织设计n岗位设计n硬件设计规划n选址方案n扫描粘贴方案n档案管理方案n其他配套方案设计方案建设方案n建设原则n系统架构n平台功能n接口集成n实施计划n网络硬件n风险控制项目分析n项目背景n实施目标n实施范围n调研分析n实施目标n实施范围n 保障方案yonyou software Co.,Ltd.2.3 共享实施方案设计方案主体纲要yonyou software Co.,Ltd.2.4 制定共享建设方案建设原则p 要取得高层领导的认可和支持。p 要积极稳妥，周密筹划，分步实施。p 业务切割，由点带面，逐步建设。p 要做好

4、实施前流程、系统、制度及人员等方面的准备。p 广泛的实地调研，借鉴其他单位的先进经验。p 要有统一强大的信息系统支持。p 建立遇到问题时及时有效的解决机制。总体规划、分步实施、试点先行yonyou software Co.,Ltd.2.5 制定共享建设方案主体纲要yonyou software Co.,Ltd.2.6 制定共享建设方案管理计划综合考虑实施管理计划成本时间沟通风险范围平衡项目过程中的各种因素，制定质量P计划计划D执行执行C检查检查A处理处理项目管理计划不断明细，不断迭代，不断检查，逐步提升yonyou software Co.,Ltd.yonyou software Co.,Lt

5、d.项目规划类蓝图设计类系统建设类上线切换类持续优化类公共支持类标准工作场景实施方法指南原型咨询化实施推广实施加速实施标准实施项目管理项目范围管理项目进度管理项目损益管理项目团队管理项目沟通管理项目风险管理项目变更管理项目交付物管理项目分包商管理知识能力体系行业业务领域知识IT管理体系顾问能力项目质量管理用友咨询实施方法论咨询应用方法IT规划流程咨询IT治理IT价值评估组织建模客户化开发应用集成3.1 用友实施方法论主体框架yonyou software Co.,Ltd.项目准备蓝图设计系统建设上线切换变革管理项目管理1.组建项目顾问团队2.内部交接3.资料提取准备4.首次拜访5.组建客户实施

6、组织6.项目管理机制建立7.确定实施策略与主计划8.客户需求资料分析理解9.项目启动会10.高层访谈PS:里程碑回顾及评估1.系统模拟环境建立2.方案系统测试3.业务解决方案验证评估4.客户化开发测试与评估5.岗位操作手册制定与发布6.共享管理制度评估7.模拟演练PS:里程碑回顾及评估1.系统运行制度发布2.生产环境搭建3.系统切换方案4.系统权限定义与分配5.静态数据维护6.最终用户培训7.系统上线检查8.上线动员会9.动态数据维护10.系统上线运行PS:里程碑回顾及评估1.运行支持2.应用效果评估报告3.项目总结与收尾4.项目验收5.内部交接，持续运营PS:里程碑回顾及评估收尾验收实施工具

7、实施方法1.共享管理理念宣讲培训2.业务调研3.业务调研分析4.现状流程梳理5.关键需求分析6.共享流程设计7.静态数据方案设计8.业务解决方案设计9.客户化开发概要需求梳理10.方案评审11.PS:里程碑回顾及评估3.2 共享实施方法论路线图yonyou software Co.,Ltd.3.3 项目准备阶段的主要场景及注意事项确定实施策略与主计划组建项目顾问团队p 项目工作初步分析与资源预估p 资源的所具备技能及过往经验p 团队成员的融合及和谐p 对项目SOW和合同进行充分解读p 因地制宜，制定不同的实施策略与主计划p 深入了解共享项目的目标及发起者意图p 对内外部资源进行充分评估，对不合

8、理的计划及时提出并修正p 共享项目实施各阶段里程碑衔接合理1.组建项目顾问团队2.内部交接3.资料提取准备4.首次拜访5.组建客户实施组织6.项目管理机制建立7.确定实施策略与主计划8.客户需求资料分析理解9.项目启动会10.高层访谈yonyou software Co.,Ltd.阶段一级任务核心交付物用友客户项目准备组建顾问团队用友项目组实施组织架构 用友方项目成员职责与任务内部交接销售与实施内部交接记录单资料清单首次拜访首次拜访纲要组建客户实施组织客户方项目组实施组织架构客户方项目成员职责与任务项目管理机制及系统的建立项目管理制度确定实施策略与计划实施主计划书项目启动会启动会议议程启动大会

9、PPT 项目章程会议纪要高层访谈 高层访谈备忘录项目规划里程碑确认项目实施阶段总结汇报-PPT 里程碑确认单阶段实施回顾及评估报告3.4 项目准备阶段主要任务与交付物yonyou software Co.,Ltd.3.3 蓝图设计阶段的主要场景及注意事项1.共享管理理念宣讲培训2.业务调研3.业务调研分析4.现状流程梳理5.关键需求分析6.共享流程设计7.静态数据方案设计8.业务解决方案设计9.客户化开发概要需求梳理10.方案评审关键需求分析共享管理理念宣传培训p 客户的认知处于未知阶段p 为后续引导做好铺垫p 核心是共享模式的改变会带来的变化与过程中可能会遇到的困难p 识别主体核心需求p 不

10、断的识别伪需求p 需求产生的背景及改善后的效果评估共享流程设计p 共享岗位流程设计，规范，统一p 正向逆向流程设计p 共享流程与预算、核算、资金的对接业务调研分析p 业务离共享业务设计的距离p 不同对象对业务需求的理解差异yonyou software Co.,Ltd.阶段一级任务关键交付物用友方客户方蓝图设计财务共享管理理念中高层培训共享服务中高层培训总结业务调研业务调研报告业务调研分析业务调研问卷现状流程梳理企业流程总图企业流程目录需求分析需求分析报告PPT财务共享流程设计流程框架流程清单业务流程关键业务流程与产品功能匹配功能范围清单静态数据准备静态数据准备方案静态数据确认单系统模拟环境搭

11、建业务解决方案设计业务解决方案方案评审方案评审报告客户化开发需求与设计客户化开发详细需求文档客户化开发demo图蓝图设计里程碑确认项目实施阶段总结汇报-PPT里程碑确认单阶段实施回顾及评估报告3.4 蓝图设计阶段主要任务与交付物yonyou software Co.,Ltd.主要内容收集各部门现有和应该有的流程，并说明流程的主要执行者、参与者，流程的目的和功能使用工具部门流程调查表流程汇总表及清单模板岗位作业分工参与者交付结果所有部门流程调查表分类分级的流程清单分类分级前的流程清单将收集流程进行汇总，并合并重叠流程对所有流程按照业务模型进行分类、分级分类是划分不同属性分级是对同一事物进行细化

12、单位、部门主管及 相关人员 流程小组人员 流程小组工作人员 收集流程汇总整合分类分级3.5 蓝图设计阶段重点共享流程设计流程设计共享流程的设计流程所对应的岗位共享前和共享后的变化非共享流程设计共享中心岗位流程清单业务分类表 流程小组工作人员 yonyou software Co.,Ltd.3.6 系统建设阶段的主要场景及注意事项1.系统模拟环境建立2.方案系统测试3.业务解决方案验证评估4.客户化开发测试与评估5.岗位操作手册制定与发布6.共享管理制度评估7.模拟演练共享管理制度评估（客户方主导，实施方参与）方案系统测试p 测试用例覆盖度全面p 测试方法（功能，集成、接口，性能，兼容性等）p

13、必须细致，不怕麻烦，每一个环节测试充分p 测试不等于验证p 测试需优化不合理的功能、界面p 从用户的角度去测试p 进行必要的破坏性的测试p 共享服务中心公司级管理制度p 标准化管理制度p 运营管理制度评估p 评估制度的可执行性和合规性yonyou software Co.,Ltd.阶段一级任务交付物用友客户系统建设共享方案培训方案培训教材培训考核记录表编写测试用例与测试测试报告测试用例测试方案业务解决方案验收业务解决方案业务解决方案调整记录单客户化开发验收客户开发验收报告岗位操作手册制定与发布岗位操作手册测试环境搭建模拟演练模拟演练方案模拟演练总结系统建设里程碑确认项目实施阶段总结汇报-PPT

14、里程碑确认单阶段实施回顾及评估报告3.7 系统建设阶段主要任务与交付物yonyou software Co.,Ltd.3.8 上线切换阶段的主要场景及注意事项1.系统运行制度发布2.生产环境搭建3.系统切换方案4.系统权限定义与分配5.静态数据维护6.最终用户培训7.系统上线检查8.上线动员会9.动态数据维护10.系统上线运行用户培训系统切换方案p 切换时间，并行时段p 共享各领域数据处理机制p 历史数据的处理p 静动态数据的衔接p 切换期保障机制p 培训必须模拟实操p 培训后必须考核p 对培训效果进行评估yonyou software Co.,Ltd.阶段一级任务交付物用友客户上线 切换系统

15、运行制度制定和发布系统运行管理制度生产环境搭建生产环境配置备忘录系统上线切换方案系统上线切换方案系统权限定义和分配权限规划表静态数据导入静态数检查报告最终用户培训最终用户培训计划最终用户培训总结上线动员会上线动员会议计划上线动员会议纪要动态数据导入动态数据导入计划动态数据转换方案动态数据检查报告系统上线检查系统上线检查报告系统上线运行系统上线报告上线切换里程碑确认项目实施阶段总结汇报-PPT里程碑确认单阶段实施回顾及评估报告3.9 阶段主要任务与交付物上线切换yonyou software Co.,Ltd.3.10 上线切换阶段的主要场景及注意事项1.运行支持2.应用效果评估报告3.项目总结与

16、收尾4.项目验收5.内部交接，持续运营项目总结与收尾运行支持p 问题跟踪记录p 问题响应与解决时间p 定期进行项目阶段复盘和项目最终复盘p 回顾项目中的得失p 总结经验教训yonyou software Co.,Ltd.阶段一级任务交付物用友客户持续支持运行支持及优化问题处理跟踪单问题记录单NC应用效果评估报告NC应用效果评估报告项目总结与收尾项目总结报告（成果分享）项目交接确认单项目验收项目验收报告内部服务交接，持续运营实施与维护内部交接记录单持续支持里程碑确认里程碑确认单3.11 阶段主要任务与交付物收尾验收yonyou software Co.,Ltd.3.12 财务共享项目实施策略实施

17、目标：策略要点：业务必须分解，分步上线 固化流程先运行，个性流程先固化 人机交互操作友好 执行工作做实做细 杜绝大而全，力争小而精为客户全员提供信息服务总体策略业务分解分步上线执行策略密切配合做实做细优化策略梳理优化逐步升入开发策略全面分析注重交互yonyou software Co.,Ltd.yonyou software Co.,Ltd.4.1 影像扫描职责：负责对本单位员工进行单据粘贴指导，单据接收、初审、保管、整理、邮寄，影像上传，异常单据的跟踪处理,对单据的完整性、合规性、粘贴质量负责,对报销单的准确性(不存在重复填单、重复扫描)负责初审要求p 发票 发票抬头是否正确 发票日期是否跨

18、年月 发票内容与业务类型是否匹配 发票专用章是否符合规定 发票真伪 发票金额是否充足p 附件 附件是否齐全p 影像 是否按照要求粘贴 鱼鳞状粘贴票据签字确认金额及真伪 影像不重复、不漏传、不错传 票据金额不清晰签字确认p 扫描章 扫描后需盖章 退回重扫单据，盖章后再退回发票粘贴指导单据接收单据初审影像上传本地归档具体工作yonyou software Co.,Ltd.4.2 单据粘贴p 总体要求，粘贴于空白的A4纸上（可用二次纸，但粘贴的那一面必须空白），四边至少各预留2cm。请勿双面粘贴。p 发票数量少于等于30张时，平铺粘贴，四角粘牢，请勿重叠。p 发票超过30张（不含30张）时，可采用鱼

19、鳞状粘贴。只粘贴一边，以供后期翻阅。p 定额发票，一线扫描岗在旁边空白处备注张数乘以金额并签字确认；非定额发票，一线扫描岗在旁边空白处备注总张数、金额并签字确认。p 因粘贴后较厚不方便扫描时，可上传复印件影像。鱼鳞状粘贴无法从影像查看完整的发票信息，一线扫描岗负责审核发票的合规性，包括真伪、金额等。若实物单据传至共享中心复核时发现发票不合规，例如数量、金额不符或为假发票等，责任由一线扫描岗承担。p 发票张数少于或等于30张却按鱼鳞状粘贴一律退回重新粘贴，然后扫描上传。p 如果发票过长，不可折叠，可从发票中间空白处剪断，并排贴好，并在下面写上说明。p 发票金额不清晰的，一线扫描岗在旁边注明金额，

20、并签字确认以示负责。注意：30张只是一个范例，具体的数据以企业的实际情况而定yonyou software Co.,Ltd.4.3 单据封面条码应用yonyou software Co.,Ltd.4.4 粘贴yonyou software Co.,Ltd.粘贴面有其他无关的字留边太少少于30张鱼鳞状粘贴发票不完整，特别是发票专用章，票号4.4 粘贴不合格案例yonyou software Co.,Ltd.yonyou software Co.,Ltd.5.1 共享现有产品实施注意事项费用共享p 费用共享需与费用预算紧密结合p 费用报销注意对公对私支付流程p 一人报销多人收款处理p 费用预提与报

21、销的处理关系p 财务费用的处理p 共享审核人员对费用金额的核减p 共享审核人员对单据其他处理（承担公司、部门）p 费用报销先挂账，事后支付的处理p 费用报销与日常的非经营性支付的区别p 费用事前申请与控制p 常规定额费用标准控制处理p 费用报销缺票的处理费用共享yonyou software Co.,Ltd.5.2 共享现有产品实施注意事项往来与工单p 往来业务系统与应收应付单的结合p 往来收付款与资金结算的关系p 个人借款与往来结算处理p 资金票据的处理p 现金的处理p 工单必须先进行元数据规划，一旦发布，不可逆p 元数据修改后模板 财务费用的处理p 工单模板需配置四套（录入模板，审核模板，

22、打印模板，移动模板），花费非常耗时p 表单控件有一定的局限性，切忌不要试图用工单解决客户的所有问题往来共享自由工单yonyou software Co.,Ltd.5.3 共享现有产品实施注意事项流程与影像影像系统p 专岗和制单扫描的区别与利弊p 影像系统的逆向操作p 补扫和删除影像的操作p 单据作废后影像的处理p 影像条码和二维码的支持p 条码枪的应用场景p A3纸张的扫描流程系统p 逆向流程的操作p 一线审批流和共享审核流的处理p 流程过程可支持修改的内容p 流程系统对来源流程及单据的查看yonyou software Co.,Ltd.5.4 共享建设客户方注意事项p 共享是一个持续优化的过

23、程，随着业务的扩展和变化，持续改进，先易后难p 将标准化程度高，重复的一些业务纳入共享，非标准业务先集中管理p 将配合度高，业务单一的企业业务板块纳入共享，非标准化的组织先集中核算p 共享服务中心只完成业务监督，不干预各公司具体的业务运营建设策略运营策略p 完善共享中心配套管理制度p 完善集团财务数据质量稽核分析机制，共享中心人员考核机制p 逐步由事后预算转移到事前预算p 逐步加强一线单位的财务数据质量，建立个人的信用评级体系p 以提供服务为核心，逐步从成本中心转移到利润中心人员策略p 按年度储备后备人员p 按年度进行共享业务轮岗制p 开展共享知识技能竞赛p 定期组织共享人员到一线单位学习交流

24、，实践业务本身的流程yonyou software Co.,Ltd.p 事前计划，必须有前瞻性p 大胆管理及时总结p 原则性和灵活性的和谐统一p 注重工作内容兼顾工作形式p 严格按既定的计划去执行完成项目任务p 平时的多学习积累，提高管理水平5.5 共享项目实施人员应具备的能力模型2、项目管理能力1、共享专业能力p 快速切入客户业务能力p 需求沟通理解能力p 逻辑整理能力p 原型设计能力p 文档编写能力p 创造性思维能力p 预知风险能力3、工作态度p 积极主动，谦卑进取p 从用户角度去思考p 以团队目标为核心p 善待客户，帮助客户解决真实需求yonyou software Co.,Ltd.5.6 给实施人员的一些建议p 互联网浪潮下，用户的体验必须放在第一位，过去的应用系统暴露出的慢，重，多的模式必须改变p 产品交付模式向项目交付模式转变，合理需求不容抹杀p 共享只是一种模式，不是所有企业在任何阶段都可以转型共享模式，切忌强求p 产品处于完善阶段，需共同对产品提出一些合理改善意见，共同促进共享业务的发展yonyou software Co.,Ltd.以专业践行成功，以勇气挑战新高度