账务处理系统及报表管理系统课件.ppt

1、 会计电算化的基础是电算化会计核算。电算会计电算化的基础是电算化会计核算。电算化会计核算是以会计凭证为原始数据，通过对会化会计核算是以会计凭证为原始数据，通过对会计凭证的录入和处理，完成记账、算账、报账、计凭证的录入和处理，完成记账、算账、报账、结账、会计报表编制，进而实现证账表的查询、结账、会计报表编制，进而实现证账表的查询、打印和系统管理等任务。打印和系统管理等任务。电算化会计核算是整个会计电算化系统的基电算化会计核算是整个会计电算化系统的基础，账务处理系统是核算系统的核心。础，账务处理系统是核算系统的核心。账务处理系统账务处理系统v账务处理系统概述账务处理系统概述v账务处理初始化账务处理

2、初始化v凭证处理凭证处理v期末业务处理期末业务处理 账务处理子系统是以凭证为原始数据，是从凭证到记账务处理子系统是以凭证为原始数据，是从凭证到记账、从记账到账表的输出过程。账务处理子系统是会计信账、从记账到账表的输出过程。账务处理子系统是会计信息系统中最基本的系统，单位实施会计电算化一般都是从息系统中最基本的系统，单位实施会计电算化一般都是从账务处理子系统开始。账务处理子系统既可以独立运行，账务处理子系统开始。账务处理子系统既可以独立运行，也可同其他系统协同运行，账务处理子系统以总括核算为也可同其他系统协同运行，账务处理子系统以总括核算为主，而其他子系统以明细核算为主。主，而其他子系统以明细核

3、算为主。账务处理子系统与其他子系统的关系是：一方面接收账务处理子系统与其他子系统的关系是：一方面接收其他子系统提供的数据，另一方面又向其他子系统传递数其他子系统提供的数据，另一方面又向其他子系统传递数据。据。第一节第一节 账务处理系统概述账务处理系统概述与各子系统之间的控制联系工资核算子系统固定资产核算子系统材料核算子系统帐务处理子系统成本核算子系统产成品及销售子系统报表处理子系统一、账务处理流程（总账系统的业务流程图）一、账务处理流程（总账系统的业务流程图）（一）手工系统：（一）手工系统：v 设置账户设置账户v 复式记账复式记账v 填制和审核凭证填制和审核凭证v 登记账簿登记账簿 v 成本计

4、算成本计算v 财产清查财产清查v 编制报表编制报表 设置会计科目复式记帐填制凭证审核凭证登记账簿成本计算财产清查编制会计报表（二）电算化系统：v 初始设置初始设置v 凭证输入凭证输入v 凭证审核凭证审核v 记账记账v 期末处理期末处理账务处理系统数据流程账务处理系统数据流程输 入输 入临 时 凭 证 文 件记 账科 目 余 额发 生 额 文 件正 式 凭 证文 件银 行 日 记 账未 达 账 项 文 件输 出输 出对 帐 单 文 件银 行对 帐审 核总 账明 细 账银 行 存 款余 额 调 节 表账务处理系统应具备账务处理系统应具备:l快速方便准确建帐快速方便准确建帐l正确输入记账凭证正确输入

5、记账凭证l灵活的查询统计灵活的查询统计l完善的数据维护完善的数据维护二、功能模块结构图二、功能模块结构图 也就是系统的功能菜单。它包括系统具有的也就是系统的功能菜单。它包括系统具有的全部功能。可以按全部功能。可以按“自顶向下，层层分解自顶向下，层层分解”的的原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分解原理，逐层分解模块结构图，直到不能再分解为至。为至。在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运行在掌握此图的基础上，还应掌握软件的运行次序，为实际操作打下基础。次序，为实际操作打下基础。初始化步骤帐套管理权限设置会计科目设置初始余额录入凭证类别设置结算方式设置自动转帐定义日常使用凭证填制凭证审核记账自动转帐

6、结帐总帐查询明细帐查询日记帐查询数据备份数据恢复第二节第二节 账务处理初始化账务处理初始化一、初始化前的准备工作一、初始化前的准备工作 系统运行环境的准备系统运行环境的准备 人员分工的准备人员分工的准备 会计资料的准备会计资料的准备 科目科目 余额余额 未达账项未达账项 凭证类型凭证类型初始化准备最重要的工作是编码的确定初始化准备最重要的工作是编码的确定 账务处理子系统最重要的编码是会计科目编账务处理子系统最重要的编码是会计科目编码。一级科目编码按财政部规定应采用四位数字码。一级科目编码按财政部规定应采用四位数字编码。科目编码应是科目全码，即从一级科目至编码。科目编码应是科目全码，即从一级科目

7、至本级科目的各级科目组合。本级科目的各级科目组合。科目编码原则：科目编码必须唯一；先上级科目编码原则：科目编码必须唯一；先上级后下级。后下级。l编码方式：会计科目通常采用群码的编码方式，编码方式：会计科目通常采用群码的编码方式，即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的即将会计科目代码分成若干段，每一段有固定的位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二位数，第一段表示一级科目代码，第二段表示二级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的级明细科目代码，以此类推，每一段按照一定的标准顺序排列。标准顺序排列。l科目代码结构：指会计科目代码共分几段，每一科目代码结构：指会计科目代码共分几段，每一段有几

8、位，如段有几位，如422结构结构 会计科目编码l一级科目采用一级科目采用4位数字编码，一级科目名称采用财位数字编码，一级科目名称采用财政部统一规定。其他级别科目企业自定。政部统一规定。其他级别科目企业自定。l科目编码定义原则：编码必须唯一；同级科目中科目编码定义原则：编码必须唯一；同级科目中文名称不能相同；先上级后下级；可扩展性。文名称不能相同；先上级后下级；可扩展性。4 2 2 2 2第一位数字，表示第一级科目，其级次是一。数字4的含义代表本级科目编码的长度用4位数字，其级长是4。第三位数字，表示第三级科目，其级次是三。数字2的含义代表本级科目编码的长度用2位数字，其级长是2，这样，第三级科

9、目的编码总长度为：4+2+2=6位数字。二、初始化设置工作二、初始化设置工作启动账务处理软件 设置账套 操作员管理 设置凭证类型 建立会计科目 输入期初余额（一）设置账簿：即建立新账套。（一）设置账簿：即建立新账套。按照建账向导一步步完成即可。按照建账向导一步步完成即可。单击单击单击（二）操作员管理：只有系统管理员才可进行人员分工（二）操作员管理：只有系统管理员才可进行人员分工（三）科目设置（三）科目设置（非常重要）（非常重要）1、科目设置的内容、科目设置的内容 科目编码科目编码 科目名称科目名称 科目类型科目类型 不可缺省不可缺省 账页格式账页格式 助记码助记码 可有可无可有可无 账类账类

10、是难点，对需进行辅助核算的科目设是难点，对需进行辅助核算的科目设 计量单位计量单位 对需进行数量核算的科目设对需进行数量核算的科目设 外币名称外币名称 对需进行外币核算的科目设对需进行外币核算的科目设2、科目设置的操作步骤、科目设置的操作步骤：2、科目设置时应注意的问题、科目设置时应注意的问题（1）科目的建立顺序）科目的建立顺序（2）科目的修改）科目的修改（3）银行类科目的设置）银行类科目的设置（4）往来科目的设置）往来科目的设置（四）设置凭证类型（四）设置凭证类型 可分五种，一般选用记帐凭证类。可分五种，一般选用记帐凭证类。（五）录入科目余额（五）录入科目余额 在已建立的会计科目基础上进行余

11、额录入。在已建立的会计科目基础上进行余额录入。1、年初启用：录年初余额、年初启用：录年初余额 2、年中启用：录使用月期初余额和一至使用、年中启用：录使用月期初余额和一至使用月前的借贷方发生额合计。月前的借贷方发生额合计。以上五步是初始设置必不可少的步骤。以上五步是初始设置必不可少的步骤。（六）常用摘要定义（六）常用摘要定义（七）常用凭证定义（七）常用凭证定义 这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设这两步是为了提高凭证输入速度进行的初始设置置（八）汇率管理（八）汇率管理 为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。为外币辅助核算科目进行汇率的初始设置。（九）结算方式设置（九）结算方式设置 为银行结算

12、业务的方式进行初始设置。为银行结算业务的方式进行初始设置。往来、部门、项目等的初始设置也应进行。往来、部门、项目等的初始设置也应进行。只是放在辅助模块进行介绍只是放在辅助模块进行介绍。第三节第三节 凭证处理（日常业务处理）凭证处理（日常业务处理）输入凭证 审核凭证 记账 账簿输出 结账 账簿输出 每月重复下月日常处理一、凭证输入一、凭证输入 是日常工作的重点，工作量最大，也最重要，是日常工作的重点，工作量最大，也最重要，因为它是所有发生额数据的来源。因为它是所有发生额数据的来源。（一）凭证输入的基本内容（一）凭证输入的基本内容 是凭证的基本要素，输入时必不可少。且输入是凭证的基本要素，输入时必

13、不可少。且输入时有以下控制手段：时有以下控制手段：1、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。、日期：不可倒流，且不能大于业务日期。2、凭证类型：需与限制科目相一致。、凭证类型：需与限制科目相一致。3、科目：最明细科目，且应已存在。、科目：最明细科目，且应已存在。4、金额：借贷平衡。、金额：借贷平衡。（二）辅助核算数据的输入（二）辅助核算数据的输入 是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前是与科目设置中的账类相一致的，需以此为前提。提。（三）提高凭证录入速度的技巧（三）提高凭证录入速度的技巧 1、常用摘要、常用摘要 2、常用凭证、常用凭证 3、参照输入、参照输入二、凭证修改二、凭证修改 1、“无痕

14、迹无痕迹”修改修改 未审核或审核未通过未审核或审核未通过 已审核但未记账已审核但未记账 2、“有痕迹有痕迹”修改修改 已记账已记账三、凭证审核三、凭证审核 1、静态审核、静态审核 2、屏幕审核、屏幕审核 3、二次录入校验、二次录入校验四、记账四、记账（一）记账原理（一）记账原理（二）记账过程（二）记账过程 正式记账后，不得中断此过程，否则记账错误，正式记账后，不得中断此过程，否则记账错误，需恢复数据至未记账前状态。需恢复数据至未记账前状态。（三）记账时应注意的问题（三）记账时应注意的问题第四节 期末业务处理l一、期末自动转账一、期末自动转账l二、试算平衡、对账二、试算平衡、对账l三、结三、结账

15、账 在会计业务中存在一类凭证，他们每月有规律地重复出现。例如，每月提取折旧，按月计算结转税金，按月进行工资分配，月底结转管理费用到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源和计算方法也基本不变。因此，我们可以把这类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先存入计算机，将其称为“自动转账分录”，并用不同的“分录号”标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”，并根据预先定义的金额来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样就不必每月重复输入此类凭证。这种预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。

16、预先定义的分录称为“自动转账分录”，简称“自动分录”。根据自动分录编制的凭证称为机制凭证。(一)自定义结转 由于各个企业情况不同,各种计算方法也不尽相同,特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。在电算化方式下，为实现在各个企业的通用，用户可自行定义自动转账凭证。(二)销售成本结转 是指将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。（三）汇总损益结转 用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证。它只能处理以下账户：外币存款户、外币现金、外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账

17、户，成本类账户和损益类账户。（四）期间损益结转 主要用于在一个会计年度终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。主要是对管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。自定义转账的操作步骤自定义转账的操作步骤1、自定义结转设置、自定义结转设置1）输入转账目录条件）输入转账目录条件 包括转账序号、转账说明、凭证类别等。包括转账序号、转账说明、凭证类别等。2）定义借方转账分录信息）定义借方转账分录信息 如科目编码、方向等。如科目编码、方向等。3）输入公式）输入公式 直接输入金额公式直接输入金额公式 引导输入金额公式引导输入金额公式4）定义贷方同借方

18、类似。）定义贷方同借方类似。2、转账生成、转账生成由于转账是按照已记账的数据进行计算的，由于转账是按照已记账的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，应将所有未所以在进行月末转账工作之前，应将所有未记账凭证记账。记账凭证记账。对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生对于一组相关转账分录，必须按顺序依次生成。成。转账凭证每月只生成一次。转账凭证每月只生成一次。转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭转账凭证生成后，自动追加到原最后一张凭证后，需再进行审核、记账。证后，需再进行审核、记账。结账之前应作下列检查：结账之前应作下列检查：1、本月业务是否全部记账。、本月业务是否全部记账。2、月末结转凭证

19、必须全部生成并记账。、月末结转凭证必须全部生成并记账。3、上月未结账，本月不能结账。、上月未结账，本月不能结账。4、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账、核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账系统与其他子系统数据是否已一致，否则总账不能结账。不能结账。5、损益类账户是否全部结转完毕。、损益类账户是否全部结转完毕。6、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是、如果与其他子系统联合使用，其他子系统是否结账。否结账。结账前，要进行数据备份。结账前，要进行数据备份。报表处理子系统报表处理子系统 实现会计电算化后，在日常的会计核算工作中，实现会计电算化后，在日常的

20、会计核算工作中，利用账务处理软件，可以通过编制凭证，登记各种账利用账务处理软件，可以通过编制凭证，登记各种账簿，对所发生的各类经济业务进行全面、连续、系统簿，对所发生的各类经济业务进行全面、连续、系统的记录。但这些核算资料是分散在各种账簿之中的，的记录。但这些核算资料是分散在各种账簿之中的，不能集中概括地反映企业在生产经营活动的全貌，编不能集中概括地反映企业在生产经营活动的全貌，编制会计报表可以将账簿中分散的资料集中起来，总括制会计报表可以将账簿中分散的资料集中起来，总括反映企事业单位的财务状况和经营成果。利用报表处反映企事业单位的财务状况和经营成果。利用报表处理软件可以完成会计报表的自动编制

21、工作。随着会计理软件可以完成会计报表的自动编制工作。随着会计电算化的普及，现在越来越多的行业和部门要求下属电算化的普及，现在越来越多的行业和部门要求下属单位不仅要报送纸性的会计报表，而且要按规定的结单位不仅要报送纸性的会计报表，而且要按规定的结构报送磁性的报表库文件，以便上级部门进行快速汇构报送磁性的报表库文件，以便上级部门进行快速汇总、合并，及时提供有关信息。总、合并，及时提供有关信息。传统的手工方式传统的手工方式会计账簿数据其他有关数据填制计算会计报表汇总合并汇总报表合并报表一、报表处理工作原理一、报表处理工作原理电算化方式电算化方式输入报表结构文件报表来源勾稽关系文件数据采集表间数据输出

22、报表文件输入勾稽关系检查机内账簿数据其他子系统数据有关数据资产负债表损益表现金流量表各种内部报表报表格式数据来源勾稽关系二、功能模块结构图二、功能模块结构图 报 表 处 理报表登记勾稽关系定义数据来源定义报表维护报表输 出 报表汇总 报表编制报表格式定 义 报 表 编 制 方 法 及审 核 方 法 定 义表 头 表 尾 制 作项 目 定 义三、报表管理系统使用过程三、报表管理系统使用过程系统初始化系统初始化启动报表处理软件报表登记报表格式设置（表头、表尾制作、项目定义）报表编制方法定义（报表单元数据来源定义）报表审核方法定义（勾稽关系定义）日常业务处理日常业务处理报表编制 报表汇总报表输出报表维护(随时)日常处理