采购风险控制课件.ppt

1、1采购风险控制2一一 采购采购风险分析风险分析3一、采购业务面临的十大问题一、采购业务面临的十大问题1、原材料、能源涨价。、原材料、能源涨价。2、客户或母公司指定供应商或采购渠道。、客户或母公司指定供应商或采购渠道。3、关键零部件供应商价格垄断，开发新供应商难度大。、关键零部件供应商价格垄断，开发新供应商难度大。4、国内供应商技术、质量不过硬。、国内供应商技术、质量不过硬。5、买卖各方不原牺牲自身利益，缺乏透明度，建立供应链合、买卖各方不原牺牲自身利益，缺乏透明度，建立供应链合作伙伴关系障碍多。作伙伴关系障碍多。6、内部跨部门协调不良或采购前期参与不够。、内部跨部门协调不良或采购前期参与不够。

2、7、质量、性能与价格权衡及价值工程分析不够。、质量、性能与价格权衡及价值工程分析不够。8、多头采购。、多头采购。9、计划变动、计划变动10、技术更新、技术更新4二、现代企业采购团队素质的要求二、现代企业采购团队素质的要求1、才能方面的要求2、专业方面的要求3、品德方面的要求 5传统采购管理观念的传统采购管理观念的4 4大误区大误区 第一大误区：采购部门是花钱的部门第一大误区：采购部门是花钱的部门第二大误区：采购部门每年要按一定比例降低采购价格第二大误区：采购部门每年要按一定比例降低采购价格第三大误区：采购部门是执行部门第三大误区：采购部门是执行部门第四大误区：对待供应商的态度是：把干毛巾水挤出

3、来第四大误区：对待供应商的态度是：把干毛巾水挤出来现代采购管理观念的现代采购管理观念的4 4大创新大创新 第一大创新：采购是增加利润的途径第一大创新：采购是增加利润的途径第二大创新：采购部门每年要按一定比例降低采购成本第二大创新：采购部门每年要按一定比例降低采购成本第三大创新：采购部门是参与决策部门第三大创新：采购部门是参与决策部门第四大创新：对待供应商的态度是：整合供应商资源，第四大创新：对待供应商的态度是：整合供应商资源，实现双赢实现双赢三、控制采购风险需要转变四个观念三、控制采购风险需要转变四个观念6假设某公司每销售假设某公司每销售$100元，材料成本占元，材料成本占$50元，而利润是元

4、，而利润是$10元。采购元。采购 成本节省成本节省2%，可以增加销售额，可以增加销售额10%一样，能达到一样，能达到增加利润增加利润10%目的。目的。直接材料直接材料$55$55其他费用其他费用$44$44利润利润$11$11销售额销售额$110$110$降低采购成本对利润之贡献降低采购成本对利润之贡献直接材料直接材料$49其他费用其他费用$40利润利润$11销售额销售额$100$100直接材料直接材料$50$50其他费用其他费用$40$40利润利润$10$10销售额销售额$100$100降低成本降低成本2%成本成本7销售销售采购采购项目采购计划项目采购计划设计设计要搞好一个部门工作单靠自身力

5、量是不够的要搞好一个部门工作单靠自身力量是不够的 采购、销售、技术设计、财务等部门之间的良好协作是提高运作采购、销售、技术设计、财务等部门之间的良好协作是提高运作效率和对客户需求反应的关键效率和对客户需求反应的关键质量质量项目实施计划项目实施计划项目实施项目实施质量控制质量控制同步采购同步采购供应商供应商早期介入早期介入同步开发同步开发与供货与供货生产生产客户关系管理客户关系管理CRMCRM四、采购业务与跨部门协作四、采购业务与跨部门协作8v 需求申请、计划审批与库存控制协调不够。需求申请、计划审批与库存控制协调不够。紧急要料多、需求申请人对需求变化规律把紧急要料多、需求申请人对需求变化规律把

6、握不准，计划控制人对库存控制力度不够。握不准，计划控制人对库存控制力度不够。v 产品编码产品编码不不规范，质量标准描述不明确。规范，质量标准描述不明确。v 采购与质保、工程技术部门沟通不畅，技术采购与质保、工程技术部门沟通不畅，技术更改与新品开发，采购处于被动地位更改与新品开发，采购处于被动地位v 供应商管理和监控力度不够，供应商供货不供应商管理和监控力度不够，供应商供货不够及时、质量有时不稳定够及时、质量有时不稳定v 供应商考核有制度但执行力不够。供应商考核有制度但执行力不够。v 采购部门不能主动事先向仓储部门提供到货采购部门不能主动事先向仓储部门提供到货时间、验收要求和索赔标准等信息。时间

7、、验收要求和索赔标准等信息。1 1、跨部门协作不良带来的问题、跨部门协作不良带来的问题9制造企业采购典型的跨部门协作不良的问题制造企业采购典型的跨部门协作不良的问题PMC 不准供货不不准供货不及时及时缺货缺货设计与采购沟通设计与采购沟通不良不良周期长周期长需求个性化强需求个性化强质量标准与检测手质量标准与检测手段差异段差异客户满意度低客户满意度低技术更新快技术更新快物流不畅物流不畅积压积压 采购部门工作重心定位不当采购部门工作重心定位不当 采购工作很忙，采购部的人手总是不够采购工作很忙，采购部的人手总是不够 采购人员对于采购需求习惯于被动接采购人员对于采购需求习惯于被动接受，缺少主动参与受，缺

8、少主动参与“采购人员千辛万苦的努力，不如技采购人员千辛万苦的努力，不如技术人员动一动笔，降低成本谈何容易。术人员动一动笔，降低成本谈何容易。”又要管下订单，又要管物料与生产协调，就是无力管供应又要管下订单，又要管物料与生产协调，就是无力管供应商商 采购人员充当灭火队员，无力强化供应商管理和提升谈判采购人员充当灭火队员，无力强化供应商管理和提升谈判能力能力 采购工作缺乏科学的绩效考核采购工作缺乏科学的绩效考核102 2、采购部门定位不当、采购部门定位不当 采购充当灭火队采购充当灭火队111.供应商开发、评估与过程管理供应商开发、评估与过程管理2.新品引进与招商新品引进与招商3.旬价、议价与签约旬

9、价、议价与签约4.资源市场动态、预测与采购决策资源市场动态、预测与采购决策5.全球联合采购、委托代理采购、招标采全球联合采购、委托代理采购、招标采购运作购运作6.提升采购谈判能力提升采购谈判能力7.供应链建设和优化。供应链建设和优化。需求需求协调功能协调功能1.前期参与客户需求分析前期参与客户需求分析2.推进标准化，优化产品结构推进标准化，优化产品结构3.参与价值工程分析，不断降低采购成本参与价值工程分析，不断降低采购成本4.规范请购、采购、供应、验收业务运作规范请购、采购、供应、验收业务运作Sourcing资源开发资源开发12Buyer购买购买 1.制定采购计划制定采购计划2.搞好库存分析与

10、控制搞好库存分析与控制3.根据销售需求下定单与催货根据销售需求下定单与催货4.衔接到货事宜衔接到货事宜5.处理退换货业务处理退换货业务6.搞好采购核销业务搞好采购核销业务货现在哪里？货现在哪里？2、采购角色的认知、采购角色的认知13采购功能采购功能(Purchasing)物料需求物料需求(Material Requisition)供应厂商供应厂商(Vendors)价格第一价格第一(Price)官僚架构官僚架构(Bureaucracy)敌对关系敌对关系(Adversarial Relationship)压迫降价压迫降价(Pressure Tactics)货源搜寻货源搜寻(Sourcing)顾客需

11、求顾客需求(Customer Requirements)外部资源外部资源(External Resources)利润第一利润第一(Bottom Line Contribution)竞争优势竞争优势(Competitive Advantage)策略联盟策略联盟(Strategic Alliance)联合成本管理联合成本管理(Joint Cost Management)传传 统统14二二 采购业务面临的十大风险采购业务面临的十大风险15供应商合作风险的表现供应商合作风险的表现p质量质量p价格价格p交货期交货期p技术支持、售后服务与备件保障技术支持、售后服务与备件保障p知识产权知识产权1617181

12、920212223241）虚列采购）虚列采购2）押金抵物）押金抵物3）有单无货）有单无货4）涂改发票单价。）涂改发票单价。采购回扣的现象采购回扣的现象1）非法争取业务。）非法争取业务。2）非法提高利润率。）非法提高利润率。25三三 采购风险控制采购风险控制262728291、签订合同前认真审查对方的主体资格、资信情况、履约能力。签订合同前认真审查对方的主体资格、资信情况、履约能力。签订合同前做到签订合同前做到“三要三要”：q要对方提供法定代表人身份证明、营业执照，委托代理人签订要对方提供法定代表人身份证明、营业执照，委托代理人签订合同的，要求对方出具法定代表人授权委托书、代理人的身份证合同的，

13、要求对方出具法定代表人授权委托书、代理人的身份证明等，明等，杜绝凭关系或熟人的介绍草率签订合同的情况；杜绝凭关系或熟人的介绍草率签订合同的情况；q要通过各种方式对对方的资信情况进行调查；要通过各种方式对对方的资信情况进行调查；q要掌握与了解对方的履约能力。要掌握与了解对方的履约能力。2、签订合同时严格审查合同条款。签订合同时严格审查合同条款。应严格审查合同内容，使权利、义务对等、条款规范、约定应严格审查合同内容，使权利、义务对等、条款规范、约定明确，以利履行。合同主要条款不能含糊不清或易产生歧义，以明确，以利履行。合同主要条款不能含糊不清或易产生歧义，以防止对方利用条款设置骗局，留下隐患。这项

14、工作，应由法律顾防止对方利用条款设置骗局，留下隐患。这项工作，应由法律顾问（律师）把关。问（律师）把关。303、建立健全必要的合同管理制度。建立健全必要的合同管理制度。根据具体情况，从合同签订到履行完毕，企业应制订一根据具体情况，从合同签订到履行完毕，企业应制订一套切实可行的、完善而严密的合同管理制度。套切实可行的、完善而严密的合同管理制度。4、聘请法律顾问，降低经营风险。、聘请法律顾问，降低经营风险。不法分子利用合同诈骗屡屡得手，加大了企业经营风险。不法分子利用合同诈骗屡屡得手，加大了企业经营风险。事实上，合同相对方提出的，看似公平的条款，实际上很有事实上，合同相对方提出的，看似公平的条款，

15、实际上很有可能是对方对某些法律问题的规避；己方提出可能是对方对某些法律问题的规避；己方提出 的，在业务上的，在业务上很有利的条款，实际上很有可能存在重大的法律隐患。因此，很有利的条款，实际上很有可能存在重大的法律隐患。因此，企业除了提高人员素质，提高经营管理水平外，聘请有合同企业除了提高人员素质，提高经营管理水平外，聘请有合同法律知识和业务能力的律师做法律知识和业务能力的律师做 法律顾问，是当务之急法律顾问，是当务之急31（五）反欺诈买卖合同的措施（五）反欺诈买卖合同的措施32334 4、履行买卖合同中的供方反欺诈。、履行买卖合同中的供方反欺诈。3435根据合同规定，在供方先行交付货物，需方然

16、后才支付货根据合同规定，在供方先行交付货物，需方然后才支付货款的情况下，如果供方不先行交付货，需方就不必支付货款。款的情况下，如果供方不先行交付货，需方就不必支付货款。如果供方迟延交货，需方可根据合同规定，要求供方承担违约如果供方迟延交货，需方可根据合同规定，要求供方承担违约责任。责任。36371 1、对采购全过程、全方位的监督。、对采购全过程、全方位的监督。382 2、对物料需求和物资采购计划的审计。、对物料需求和物资采购计划的审计。3 3、对物资采购招标与签约审计监督。、对物资采购招标与签约审计监督。394 4、对物资采购合同台账、合同汇总及信息反馈的审计。、对物资采购合同台账、合同汇总及

17、信息反馈的审计。40（1）如有与合同不如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。了妥善保存，以备查询。（2）（3）（4）（5）。5 5、对物资采购合同执行中的审计。、对物资采购合同执行中的审计。411 1、采购舞弊的行为表现、采购舞弊的行为表现42 1 1）三分一统。）三分一统。“三分三分”是指三个分开，即市场采购权、价格控制是指三个分开，即市场采购权、价格控制 权、权、质量验收权要做到三

18、权分离，各负其责，互不越位。质量验收权要做到三权分离，各负其责，互不越位。“一统一统”，即合同的签约特别是结算付款一律统一管，即合同的签约特别是结算付款一律统一管理。理。2 2）“三统一分三统一分”。“三统三统”是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，是指所有外购材料要统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款；统一转账付款；“一分一分则是指费用要分开控制则是指费用要分开控制 43 4 4）“五到位、一到底五到位、一到底”。所谓所谓“五到位五到位”是指所采购的每一笔商品是指所采购的每一笔商品 都必须有五人都必须有五人的签字，即采购人、验收人、证明人、批准人、财务的签字，即采购人、验收人、证

19、明人、批准人、财务-审查审查 人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销人账。人都在凭证上签字，才被视为手续齐全，才能报销人账。“一到底一到底”就就 是负责到底，谁采购谁负责，并且要一包到是负责到底，谁采购谁负责，并且要一包到底，包括价格、质量、使用底，包括价格、质量、使用 效果等都要记录在案，什么时效果等都要记录在案，什么时候发现问题什么时候处罚。候发现问题什么时候处罚。3 3）“三公开两必须三公开两必须”。“三公开三公开”是指采购品种、数量和质量指标公开，参与供是指采购品种、数量和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购完成后的结果公开；货的客户和价格竞争程序公开，采购完成后

20、的结果公开；“两必须两必须是指必须在货比三家后采购，必须按程序、是指必须在货比三家后采购，必须按程序、按法轨规要求签订采购合同。按法轨规要求签订采购合同。44建立采购委员会廉政协议书与廉政责任制规定采购部门作为对外商务谈判的唯一窗口采购部门全程参与技术谈判轮换岗位定期会同供应商进行廉政考评同供应商签定廉政协议采购预算与资金控制合同的会签制度4546四四 采购谈判及风险规避采购谈判及风险规避 47心理学和行为学知识心理学和行为学知识智商与情商智商与情商谈判专家首先是业务专家谈判专家首先是业务专家善于把握妥协时机善于把握妥协时机实践中不断提升实践中不断提升一、成功谈判者的特征一、成功谈判者的特征

21、谈判谈判妥协的艺术妥协的艺术 482.2.采购员往往居于被动接受利地位采购员往往居于被动接受利地位1.1.不如对手了解谈判的标的不如对手了解谈判的标的3.3.防守多进攻少防守多进攻少4.4.原则性强，自主性弱原则性强，自主性弱5.5.较注重价格因素较注重价格因素二采购谈判的特点二采购谈判的特点49三、带来风险的谈判十大错误三、带来风险的谈判十大错误1.争吵代替说服争吵代替说服2.短期策略对待长期关系短期策略对待长期关系3.对人不对事对人不对事4.进入谈判却没特定目标和底线进入谈判却没特定目标和底线5.逐步让步到底线却沾沾自喜逐步让步到底线却沾沾自喜6.让步却没有得到回报让步却没有得到回报7.让

22、步太容易太快让步太容易太快没有找出对方的需求没有找出对方的需求8.接受对方的第一次的开价接受对方的第一次的开价9.自以为对方知道你的弱点自以为对方知道你的弱点10.从最难的问题切入谈判从最难的问题切入谈判50 谈判力量70%谈判准备20%谈判技巧10%成功谈判的要素成功谈判的要素5152“红与蓝红与蓝”的博弈的博弈四、游戏：四、游戏：甲甲乙乙甲甲乙乙红红红红+3+3红红蓝蓝-6+6蓝蓝红红+6-6蓝蓝蓝蓝-3-3得分表53游戏原则最佳最佳满意满意不满意不满意54（一）了解你的对手策略（一）了解你的对手策略1.1.把信息来源把信息来源2.2.非正式沟通渠道的运用非正式沟通渠道的运用3.3.了解你

23、的对手了解你的对手1 1）了解供应商组织情况）了解供应商组织情况2 2）了解对方需要）了解对方需要3 3）了解谈判者情况）了解谈判者情况4 4）了解对方谈判期限）了解对方谈判期限5 5）考查对手的权跟）考查对手的权跟五、五、采购谈判的策略采购谈判的策略55永远不要同没有权利的人谈判永远不要同没有权利的人谈判导致谈判期限无法掌控导致谈判期限无法掌控处于谈判被动处于谈判被动被迫让步被迫让步56 就像足球队需要守门员一样，谈判小组需要一些就像足球队需要守门员一样，谈判小组需要一些“典型典型”角色来使角色来使谈判顺利结谈判顺利结 束。这些角色包括谈判首席代表、白脸、红脸、强硬派、束。这些角色包括谈判首

24、席代表、白脸、红脸、强硬派、清道夫。配合每一个谈判特定的场合还需要配备其他角色。清道夫。配合每一个谈判特定的场合还需要配备其他角色。理想的谈判小组应该有理想的谈判小组应该有35人，而且所有关键角色都要有。一般来人，而且所有关键角色都要有。一般来说，一个人担当一个角色，但常常是一个谈判者身兼几个相互补充的说，一个人担当一个角色，但常常是一个谈判者身兼几个相互补充的角色，这些角色能够反映角色，这些角色能够反映 谈判者自身的性格特点谈判者自身的性格特点（二）角色策略（二）角色策略57（三）地点策略（三）地点策略1、主场客场、主场客场2、谈判环境、谈判环境3、谈判桌与位置设置、谈判桌与位置设置58（四

25、）时间策划（四）时间策划80%的妥协与让步是在最后的妥协与让步是在最后20%时间作出时间作出保密你作出决定的最后期限保密你作出决定的最后期限尝试了解对手的期限尝试了解对手的期限等待与忍耐有时是必需的等待与忍耐有时是必需的-无论对手的表现如何无论对手的表现如何尽量把最后期限弹性化尽量把最后期限弹性化591)1)规定期限策略规定期限策略对方需要的渴望明显对方需要的渴望明显2)2)先苦后甜策略先苦后甜策略3)3)不开先例策略不开先例策略4)4)声东击西策略声东击西策略 （五）不同地位的谈判（五）不同地位的谈判60 1)1)私人接触私人接触2)2)开放策略开放策略3)3)假设条件假设条件4)4)休会策

26、略休会策略611)1)团队力量策略团队力量策略2)2)权力有限策略权力有限策略3)3)寸土必争策略寸土必争策略4)4)吹毛求疵策略吹毛求疵策略5)5)循环逻辑策略循环逻辑策略6)“联合联合”策略策略62（六）议题与目标策略（六）议题与目标策略价价格格数量数量交货交货期期价格价格数量数量回款回款卖方买方63技巧一：会说不如会听、会看技巧一：会说不如会听、会看 倾听是能够维持双方谈判最有效的手段了。它也是你在谈判中不向对方做出让步反而能获得大量信息的过程。因为只有你细心去听对方说，你才能了解那些你无法在准备阶段得到的信息，对方的意图、需求，然后决定你该向对方说什么。阅读技术资料和审核合同条款是谈判

27、结果兑现的关键。六、采购谈判八大技巧六、采购谈判八大技巧641谈判者要善于把握谈判过程。谈判者要善于把握谈判过程。u必须把握谈判全部时间和最后时间的关系；u合理估算每个枝节所用的时间；u把大部分时间花在外围的细枝末节问题上，拖住对方；u将最后10的时间用来洽谈实质性问题；u在以前了解对方的基础上逼迫对方；u给对方最后通牒；u准备全身而退。2小块儿时间谈判，大块儿时间休会。小块儿时间谈判，大块儿时间休会。3善用僵局牵制对方。善用僵局牵制对方。技巧二：以退为进技巧二：以退为进 65技巧三：技巧三：“托儿托儿”案例：案例：一位机器买卖商承包了一位机器买卖商承包了家大型机器生产厂家的所有机器设备，他想

28、以较高的家大型机器生产厂家的所有机器设备，他想以较高的价格把这批设备分包给其他商人。价格把这批设备分包给其他商人。每一个来投标承包他的机器的商人都意外地在他的办公室发现一张手写的竞价每一个来投标承包他的机器的商人都意外地在他的办公室发现一张手写的竞价单，而那上面正是他们各自的竞争对手所出的价格。投标者为了得到这批机器，单，而那上面正是他们各自的竞争对手所出的价格。投标者为了得到这批机器，都想出个高过那张竞价单上的价格。都想出个高过那张竞价单上的价格。一个又一个的投标者来到他的办公室，这位机器买卖商偶尔托辞离开几分钟，一个又一个的投标者来到他的办公室，这位机器买卖商偶尔托辞离开几分钟，也就在这段

29、时间里投标者们都无意地看到了那张其实是那位商人自己填写的竞价也就在这段时间里投标者们都无意地看到了那张其实是那位商人自己填写的竞价单。就这样，那位商人几乎不费什么力便轻松地获得了谈判的胜利。单。就这样，那位商人几乎不费什么力便轻松地获得了谈判的胜利。u所谓的“托儿”，他们的任务就是刺激真正的顾客争先购买或刺激合作达成。u“托儿”可以是人、信息，也可以实物。66技巧四：让步的原则和技巧技巧四：让步的原则和技巧让步可能的效果：让步可能的效果：u让对方付出代价而珍惜让对方付出代价而珍惜.u不轻易让步不轻易让步,永远拒绝对方的第一个报价永远拒绝对方的第一个报价.u让步要有合理的理由让步要有合理的理由,

30、获得回报获得回报.67 1出其不意，提出最后期限。语气坚定，不容通融。出其不意，提出最后期限。语气坚定，不容通融。2提出时间限制时，时间一定要明确、具体。3用具体行动协助你所提出的最后期限。收拾行装；收拾行装；与旅馆结算；与旅馆结算；预订车船机票；预订车船机票；购买土特产等。购买土特产等。4由谈判队伍中的领导发出最后通牒将更具威力。般人认为，人的级别越高，讲出的话越有分量。技巧五：出其不意技巧五：出其不意68技巧六：让谁先报价技巧六：让谁先报价案例：爱迪生在做某公司电器师时，他的案例：爱迪生在做某公司电器师时，他的项发明获得丁专利。一项发明获得丁专利。一天，公司经理派人把爱迪生叫到办公室，表示

31、愿意购买爱迪生的专利，天，公司经理派人把爱迪生叫到办公室，表示愿意购买爱迪生的专利，并让爱迪生出个价。并让爱迪生出个价。爱迪生想了想，回答道：爱迪生想了想，回答道：“我的发明对公司有怎样的价值，我不我的发明对公司有怎样的价值，我不知道，请您先开个价吧。知道，请您先开个价吧。”，“那好吧，我出那好吧，我出4040万，怎么样万，怎么样?”?”经理爽快经理爽快地先报了价。谈判顺利结束了。地先报了价。谈判顺利结束了。事后爱迪生这样说：事后爱迪生这样说：“我原来只想把专利卖我原来只想把专利卖50005000美元，因为，以后美元，因为，以后的实验还要用很多钱，所以再便宜些我也是肯卖的。的实验还要用很多钱，

32、所以再便宜些我也是肯卖的。让对方先报盘，使让对方先报盘，使爱迪生多获得了三十多万的收益。爱迪生多获得了三十多万的收益。1让对方先报盘可以带来许多好处。2我对方先报盘可以带来许多好处。691.材料紧缺2.资金紧缺3.关系依4.竞争激烈技巧七：先斩后奏技巧七：先斩后奏拖拖70迫迫使使对对方方降降价价的的良良好好九九个个时时机机新新厂厂商商/料源料源开发开发成功成功时时有代有代用品用品开发开发成功成功时时采购采购量增加量增加时时行情行情变变化价格看跌化价格看跌时时汇汇率率变动变动有利于有利于厂厂商商时时厂厂商有超量商有超量库库存或存存或存货时货时规规格要求格要求变变更更,采采用价廉材用价廉材质时质时新机种引新机种引进进,增加交易机增加交易机会时会时技巧八：迫使对方技巧八：迫使对方降价降价技巧技巧