Access数据库应用规划学生信息管理系统.pptx

1、项目一项目一 规划学生信息管理系统规划学生信息管理系统任务一 规划学生信息管理系统任务二 了解Access 2010任务三 创建学生信息管理系统数据库任务四 数据库的管理与安全设置项目描述在学校的日常管理中，学生信息管理是一项重要工作，包含了学生在校学习生活的方方面面，本书以“学生信息管理系统”数据库应用系统开发为例，讲解数据库系统的基本知识和使用。目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 规划学生信息管理系统任务描述任务描述 开发一个信息管理系统需要精心的策划并做好充分的准备，如果事先没有周密的计划，开发者可能努力半天也会无功而返，所以，在第一个任务中首先学习信息系统的规划方法，了解并选择开发

2、信息系统的软件，为以后的信息系统开发做好准备。学生信息管理系统的基本功能如下。1、基本的数据输入功能。2、必要的数据编辑、添加和删除功能。3、方便的查询功能。4、灵活的数据统计功能。5、生成各类基本报表、统计报表等。目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 规划学生信息管理系统做一做做一做 需求：规划一个学生信息管理系统。步骤一 系统调研与需求分析 无论大的还是小的开发项目，都需要经过系统调研与需求分析阶段。你需要了解用户需要什么样的应用系统，希望这个系统具有什么样的功能，最希望这个系统帮助他解决什么样的问题。目录目录上一页上一页下一页下一页任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页

3、下一页步骤二 确定系统功能与项目开发计划 需求分析报告出来之后，需要尽快提供给客户。因为客户可能对报告提出一些针对性的反馈意见，你必须再据此完善需求分析。最终，双方确定了统一的功能列表清单、项目开发计划表并签订项目开发合同。项目功能清单和开发进度计划表的精确性与前期的系统调研及需求分析直接相关，调研的越详细，分析的越深入，功能清单就越能涵括用户所有的需求，开发进度计划也就越切合实际。任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页下一页根据以上原则与学校相关部门沟通，确定了系统功能结构，如图所示。任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 数据库设计数据库是表的集

4、合，通常一个系统只需一个数据库。数据库设计的任务就是明确系统所需的各类表、表结构及各表之间的关系等，根据需求，创建名为“学生信息管理系统”的数据库，并创建相应的表。数据库详细设计将在任务三中讲解。任务一 规划学生信息管理系统目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四 设计界面与编写代码 数据库创建好后，就需要设计界面和编写代码，以此来实现数据的输入、输出和处理。这就是我们常说的编程。通过上面四个步骤，系统的前期规划工作已完成，但距项目真正完工，还需要以下几个步骤。（我们将在“学一学”里重点给大家讲解开发一个系统所包含的全过程）。步骤五 软件测试、分析、反馈与改进步骤六 编写档与操作手册步骤七 项目

5、验收与开发小结步骤八 程序后期维护与二次开发任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页很多初学者，甚至不少资深的 Access开发人员都会有这样的倾向：“Access是一个快速成型的开发工具，而且修改程序十分方便快捷，所以在创建应用系统时，根本没有必要进行详细的系统调研、分析和设计。但在实际工作中，因为对程序的修改或者新增的功能，在几个小时甚至几分钟内就可能完成，而规范化的开发步骤反而会成为项目的拖累，影响工程的整体进度”。规范化的步骤是确保程序的质量和客户满意度的重要方法之一，开发一个系统通常包含以下八个步骤。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页

6、下一页下一页步骤一 系统调研与需求分析客户一般都很清楚自己需要是个什么样的系统，但对系统内部是如何去实现数据的共享、数据的处理、数据的统计等细节他们根本不必知道也不想去知道。大多数的用户本身并不是专业开发人员，甚至不是熟练的电脑操作者，但是他们比你更加熟悉具体的业务、流程以及在工作中出现的问题。在这里，开发人员的任务就是模拟出用户需要的功能。调研得越深入，了解得越多，做的系统就越贴近用户的期望。当然，仅仅调研还不够，还需要对调研出来的用户需求进行可行性分析，对用户提供的信息进行过滤和处理，去粗取精，并根据自身身经验，给用户提供最佳的解决方案。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上

7、一页下一页下一页步骤二 确定系统功能与项目开发计划需求分析报告出来之后，就要尽快提供给用户，因为用户可能对报告提出一些针对性的反馈意见，你必须再据此完善需求分析报告，最终，双方确定了统一的功能列表清单，然后双方签订开发合同及项目开发计划表。项目功能清单和开发进度计划表的精确性与前期的系统调研及需求分析密切相关。调研的越详细，分析的越深入，功能清单就越能涵括用户所有的需求，开发进度计划也就越切合实际。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤三 数据库详细设计功能确定之后，首先需要根据前面对功能的详细分析和描述进行数据库设计工作。数据库的设计关系到整个系统的架构是否

8、合理，同时对系统的执行效率及后面的程序开发都会有直接的影响。在设计过程中，也需要客户的反馈，检查数据库的设计是否容纳了系统运行所需的信息，有没有冗余。确认初步设计方案后，再进行详细的数据库设计。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤四 设计界面与编写代码 Access本身是个快速成型的开发工具，所以可以很快地设计出界面和编写好相应的代码，并尽快提供给用户测试。如果需要修改，则及时进行改正些简单的界面调整与报表设计甚至可以交给用户自己来做，这样可以调动用户的积极性，参与到开发工作中来，同时也更能设计出符合他们自己需求的界面和报表。不过适当的指导和培训是必需的。任

9、务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤五 软件测试、分析、反馈与改进任何开发者都无法保证程序开发出来后，完全符合工作需要且没有错误，所以程序必须经过严格的测试并不断进行改进和完善，才能最终提供给客户使用。测试应由开发员在开发时就开始进行，在代码编写完成后再由公司的专职测试员进行测试，以确保交给客户测试之前，已经避免大量的常规性错误或一些严重的错误。而用户测试有时更能发现一些开发者很难发现的错误。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤六 编写帮助文件与操作手册在程序测试甚至在程序开发的时候，就要开始准备帮助文档与操作手册，而在程序

10、测试完成之后，就必须将这些文档进行整理，编写出详尽的帮助文档与操作手册给客户。这些帮助文档与操作手册除了包含基本的操作指导之外，还必须将在测试过程中发现的问题写入其中。还有一些操作技巧，也需要加到里面。任务一 规划学生信息管理系统-学一学目录目录上一页上一页下一页下一页步骤七 项目验收与开发小结程序完成并交给用户测试成功后，使用一段时间后就需要进行项目验收。与客户方对接人员一起，对系统的每个功能进行验收。验收的主要标准是开发初期签订的开发合同，以及后来追加的一些补充协议。很多开发人员不太注意验收工作，而很多销售人员则太注重验收的结果。其实，验收工作不但是收款的依据，同时也是界定项目应有的功能及

11、需要追加的功能的界线。项目验收过程中也会发现一些问题，根据问题的轻重可以与客户协商，是列入后期维护工作还是改正后再重新验收。任务一 规划学生信息管理系统-学一学步骤八 程序后期维护与二次开发项目验收完成并不代表开发工作就此结束了。因为程序测试时发现的错误永远是有限的，在后期的系统使用过程中，也会发现一些系统的错误并影响系统的使用。所以，程序后期的维护是十分有必要的。另外，定期维护检查工作也会保证整个系统的正常运行；对程序运行的环境检测、对数据库的备份工作、对操作手册的进一步完善，都会使整个系统运行更加顺畅。目录目录上一页上一页下一页下一页任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下

12、一页下一页学一学 一、数据库的基本功能一个通用数据库具有以下几项基本功能。支持向数据库中添加新数据记录，如增加业务订单记录。支持编辑数据库中的现有数据，如更改某条订单记录的信息。支持删除信息记录，如果某产品已售出或被丢弃，用户可以删除关于此产品的信息。支持以不同的方式组织和查看数据。支持通过报表、电子邮件、Intranet或Internet与他人共享数据。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页二、数据库系统的组成数据库系统是由数据库(Database，DB)、数据库管理系统(Database Management System，DBMS)、支持数据库运行的软硬件环境

13、、数据库应用程序和数据库管理员(Database Administrator，DBA)等组成。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页三、Access数据库Access 2010是一个面向对象的、采用事件驱动的新型关系型数据库。Access 2010提供了表生成器、查询生成器、宏生成器、报表设计器等许多可视化的操作工具，以及数据库向导、表向导、查询向导、窗体向导、报表向导等多种向导，可以使用户很方便地构建一个功能完善的数据库系统。Access还为开发者提供了Visual Basic for Application(VBA)编程功能，使高级用户可以开发功能更加完善的数据

14、库系统。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页在这一节中将介绍Access数据库的六大数据对象。可以说，Access的主要功能就是通过这六大数据对象来完成的。Access是一个功能强大的关系型数据库管理系统，作为office的一部分，具有与Word、Excel和PowerPoint等软件相同的操作界面和使用环境。创建数据库是对数据进行管理的基础。在Access中，只有在建立数据库的基础上，才能创建数据库的其他对象，并实现对数据库的操作。它包括的对象有表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据访问页。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 表表是

15、Access数据库中用来存储数据的对象，它是整个数据库系统的记录源，也是数据库中其他对象的基础。数据库创建好后，接下来应考虑用哪些方式创建表，各表之间如何通过索引来建立表之间的关系。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 查询查询是数据库中应用最多的对象之一，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表中检索特定的数据。要查看的数据通常分布在多个表中，通过查询可以将多个不同表中的数据检索出来，并在一个数据表中显示这些数据。而且，由于用户通常不需要一次看到所有的记录，而只是查看某些符合条件的特定记录，因此用户可以在查询中添加查询条件，以筛选出有用的数据。数据库中查询的设计

16、通常是在“查询设计器”中完成的。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 窗体窗体有时被称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而且通常包含一些可执行各种命令的按钮。窗体提供了一种简单易用的处理数据的格式，而且还可以向窗体中添加一些功能元素，如命令按钮、文本框等。用户可以对按钮进行编程来确定在窗体中显示哪些数据、打开其他窗体或报表或者执行其他各种任务。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 报表如果要对数据库中的数据进行打印，使用报表是最简单且有效的方法。报表主要用来打印或者显示特定的数据库内容，因此一个报表通常可以回答一个特定问题

17、，如“今年每个客户的订单情况怎样？”或者“我们的客户分布在哪些城市？”。在设计报表的过程中，可以根据该报表要回答的问题，设置每个报表的分组显示，从而以最容易阅读的方式来显示信息。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页 宏可以将宏看作是一种简化的编程语言。利用宏，用户不必编写任何代码，就可以实现一定的交互功能。比如弹出对话框、单击按钮打开窗体等。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页宏的设计一般都是在【宏生成器】中完成的。单击【创建】选项卡下的【宏】按钮，即可新建一个宏，并进入【宏生成器】，如图所示。任务二 了解Access 2010目录目

18、录上一页上一页下一页下一页 模块模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。模块可以分为类模块和标准模块两类。类模块中包含各种事件过程，标准模块包含与任何其他特定对象无关的常规过程，如图所示。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页在上面的【工程】管理器中，可以看到有多个标准模块和一个窗体模块。在数据库的导航窗格中的【模块】对象下列出了标准模块，但没有列出类模块，如图所示。任务二 了解Access 2010目录目录上一页上一页下一页下一页模块是由各种过程构成的，过程就是能够完成一定功能的VBA语句块。如图所示，这是一个能够计算出圆面积的Sub过程。任务三

19、 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页本任务首先创建一个“学生信息管理系统”数据库文件，如图所示，然后对这个数据库文件进行操作，包括打开、保存和关闭数据库。接着创建任务所需的表。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页 数据库的新建、打开、关闭与保存基本操作。新建数据库在“做一做”里，我们学习了创建空白数据库的方法，Access数据库还提供了使用模板创建数据库的方法，一共提供了12个数据库模板。使用数据库模板，用户只需要进行一些简单操作，就可以创建一个包含了表、查询等数据库对象的数据库系统。下面利用Access 2010中的模板，创建一个“联系人

20、”数据库，具体操作步骤如下。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页在屏幕右下方弹出的【数据库名称】中输入想要采用的数据库文件名“联系人Web数据库”，然后单击【创建】按钮，完成数据库的创建。操 作 步 骤 1 启动Access 2010，单击【样本模板】选项，从列出的12个模板中选择需要的模板，这里选择【联系人Web数据库】选项，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页这样就利用模板创建了“联系人”数据库。单击【通讯簿】选项卡下的【新增】按钮，弹出如图所示的对话框，即可输入新的联系人资料了。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目

21、录上一页上一页下一页下一页 打开数据库在创建了数据库后，以后用到数据库时就需要打开已创建的数据库，这是数据库操作中最基本、最简单的操作，下面就以实例介绍如何打开数据库。操 作 步 骤 启动Access 2010，单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【打开】命令，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页在弹出的【打开】对话框中选择要打开的文件，单击【打开】按钮，即可打开选中的数据库，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页 保存数据库创建了数据库以后，就可以为数据库添加表、查询等数据库对象了。一

22、般而言，表作为数据库中各种数据的唯一载体，往往是应该最先创建的。创建数据库，并为数据库添加了表等数据库对象后，就需要将数据库保存，以保存添加的项目。另外，用户在处理数据库时，记得随时保存，以免出现错误导致大量数据丢失。操 作 步 骤单击屏幕左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【保存】命令，即可保存输入的信息，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页选择【数据库另存为】命令，可更改数据库的保存位置和文件名，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页弹出Microsoft Access对话框，提示保存数据库

23、前必须关闭所有打开的对象，单击【是】按钮即可，如图所示。弹出【另存为】对话框，选择文件的存放位置，然后在【文件名】文本框中输入文件名称，单击【保存】按钮即可，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页 关闭数据库在完成了数据库的保存后，当不再需要使用数据库时，就可以关闭数据库了。操 作 步 骤单击屏幕右上角的【关闭】按钮，即可关闭数据库，如图所示。任务三 创建学生信息管理系统数据库目录目录上一页上一页下一页下一页或者单击左上角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【关闭数据库】命令，即可关闭数据库，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置目录目录

24、上一页上一页下一页下一页随着计算机网络的发展，数据库的网络应用也越来越广泛。在这种环境下，必须考虑数据库的管理及其中数据的安全。Access提供了对数据库进行管理和安全维护的有效方法。本任务主要学习如何设置数据库的密码；对数据进行备份；由数据库生成ACCDE文件。任务四 数据库的管理与安全设置目录目录上一页上一页下一页下一页一 备份数据库对数据库进行备份，是最常用的安全措施。下面以备份“学生信息管理系统.accdb”数据库文件为例，介绍如何在Access 2010中备份数据库。操 作 步 骤1 在Access 2010程序中打开“学生信息管理系统.accdb”数据库，然后单击【文件】标签，并在

25、打开的Backstage视图中选择【保存并发布】命令，选择【备份数据库】选项，如图7所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页系统弹出【另存为】对话框，默认的备份文件名为“数据库名+备份日期”，如图所示。单击【保存】按钮，即可完成数据库的备份。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页二 查看数据库属性对于一个新打开的数据库，可以通过查看数据库属性，来了解数据库的相关信息。下面以查看“学生信息管理系统”数据库的属性为例进行介绍，具体操作步骤如下。操 作 步 骤 1 启动Access 2010，打开“学生信息管理系统”数据库文件。2 单击屏幕左上

26、角的【文件】标签，在打开的Backstage视图中选择【信息】，再选择最右侧【查看和编辑数据库属性】选项，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页3 在弹出的数据库属性对话框的【常规】选项卡中显示了文件类型、存储位置与大小等信息，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页三 生成ACCDE文件由数据库生成ACCDE文件的过程，就是对数据库进行编译、删除所有可编辑的代码并压缩数据库的过程。ACCDE文件可以打开和运行，但ACCDE文件中的设计窗体、报表或模块等不能修改。下面由“学生信息管理系统”数据库生成ACCDE文件，具体操作步骤如下。1 在Access 2010程序中打开“学生信息管理系统.accdb”数据库2 单击【文件】标签，并在打开的Backstage视图中选择【保存并发布】命令，选择【生成ACCDE】选项，如图所示。任务四 数据库的管理与安全设置库目录目录上一页上一页下一页下一页3弹出【另存为】对话框，选择要保存ACCDE文件的位置，输入ACCDE文件的名称，点击【保存】按钮即可，如图所示。