Excel数据获取与处理-项目2-输入数据课件.ppt

1、输入数据2022/8/8 21输入价格和数量目录输入订单号和菜品名称2输入日期和时间3技能拓展4 3步骤1 输入“订单号”单击单元格A1，输入“订单号”，如下图所示。也可以在编辑栏中输入文本数据。输入订单号和菜品名称默认情况下，在Excel 2016中输入的文本数据在单元格中是左对齐显示的。在Excel 2016中输入“订单号”和“菜品名称”数据，具体的操作步骤如下。4 在单元格区域B1:F1中输入剩余的文本数据，如下图所示。输入订单号和菜品名称步骤2 输入剩余的文本数据 5 单击单元格A2，输入订单号“201608030137”，按下【Enter】键后，单元格A2中会显示“2.02E+11”

2、，如下图所示。其中“E+11”表示10的11次方。原因是Excel将输入的数字处理为数值，且单元格中输入的数字已超过11位，所以会自动变成科学计数法形式来显示，无论怎么调整列宽都不会改变。输入订单号和菜品名称步骤3 输入“订单号”下的单元格数据 6 正确的输入方法是，在输入具体的数值前先输入一个英文状态下的撇号“”，然后再输入具体的值。例如，单击单元格A2，在编辑栏的“201608030137”前输入一个撇号“”，按下【Enter】键后，Excel自动将该数值作为文本来处理，如下图所示。输入订单号和菜品名称步骤3 输入“订单号”下的单元格数据 7 还有一种输入方法则是通过【设置单元格格式】对话

3、框将输入的数据类型设置为文本，具体操作如下。步骤（1）打开【设置单元格格式】对话框右键单击单元格A3，选择【设置单元格格式】命令，如右图所示。输入订单号和菜品名称步骤3 输入“订单号”下的单元格数据 8步骤（2）设置单元格格式：在【设置单元格格式】对话框的【数字】选项卡中，选择【分类】列表框中的【文本】，如右图所示，单击【确定】按钮。输入订单号和菜品名称步骤3 输入“订单号”下的单元格数据 9步骤（3）输入订单号：在单元格A3中输入“201608030137”，按下【Enter】键后如下图所示。输入订单号和菜品名称步骤3 输入“订单号”下的单元格数据 10 单击单元格B2，输入“西瓜胡萝卜沙拉

4、”，如下图所示。由下图可以看到，当输入的文本超过单元格宽度时，如果右侧相邻的单元格中没有内容，如单元格A3、B2，那么超出的文本将延伸到右侧单元格中；如果右侧相邻的单元格中已包含内容，如单元格A2，那么超出的文本将被隐藏起来，此时可以增加列宽，也可以插入换行符。输入订单号和菜品名称步骤4 输入“西瓜胡萝卜沙拉”11 根据上面介绍到的方法，选择其中一种，将订单号和菜品名称输入完整，如下图所示。输入订单号和菜品名称步骤5 输入完整的订单号和菜品名称信息 121输入价格和数量目录输入订单号和菜品名称2输入日期和时间3技能拓展4 13步骤1 输入数字“26”单击单元格C2，输入数字“26”，如下图所示

5、。输入订单号和菜品名称数值在Excel 2016中是使用最多，也是操作比较复杂的数据类型，在Excel 2016中输入“价格”和“数量”数据，具体的操作步骤如下。14 右键单击选中的单元格区域C2:C9，选择【设置单元格格式】命令，弹出【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡下的【分类】列表框中，选择【数值】，在【小数位数】右侧输入“2”，如右图所示，单击【确定】按钮。输入价格和数量步骤2 设置单元格格式 15 依次输入剩余的数据信息，如下图所示。输入价格和数量步骤3 输入剩余的信息 161输入价格和数量目录输入订单号和菜品名称2输入日期和时间3技能拓展4 17步骤1 输入“2016-8-3

6、”单击单元格E2，输入“2016-8-3”，按下【Enter】键后，由于受到电脑系统设置的日期和时间格式的影响，单元格会显示成“2016/8/3”，如下图所示。输入订单号和菜品名称日期与时间虽然是数字，但在Excel 2016中是特殊数值数据。在Excel 2016中输入“日期”和“时间”数据，具体的操作步骤如下。18 右键单击选中的单元格区域E2:E9，选择【设置单元格格式】命令，弹出【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡下的【分类】列表框中，选择【日期】，并在【类型】下拉框中选择“*2012年3月14日”，如右图所示。单击【确定】按钮，可以看到单元格显示为“#”，说明该单元格太窄了，不

7、足以容纳单元格中的内容。输入日期和时间步骤2 设置单元格格式 19 将鼠标放在E列与F列最上面的头部之间，等光标变成可拖动形状 时，往右拖拽鼠标，增加列宽即可，如下图所示。输入日期和时间步骤3 调整列宽 20 单击单元格F2，输入“14:01:13”，按下【Enter】键后，效果如下图所示。单元格显示为“14:01”，而非“14:01:13”是因为时间格式设置不对，所以需要设置单元格格式。输入日期和时间步骤4 输入“14:01:13”21 右键单击选中的单元格区域F2:F9，选择【设置单元格格式】命令，弹出【设置单元格格式】对话框，在【设置单元格格式】对话框的【数字】选项卡中，选择【分类】列表

8、框中的【时间】，如下图所示。输入日期和时间步骤5 设置单元格格式 22 将日期和时间信息输入完整，得到的效果如下图所示。如果要输入当前日期，先选中单元格，然后按下【Ctrl+；】组合键即可；如果要输入当前时间，先选中单元格，然后按下【Ctrl+Shift+；】组合键即可。输入日期和时间步骤6 完善日期和时间信息 231输入价格和数量目录输入订单号和菜品名称2输入日期和时间3技能拓展4 24 在工作表中，手动输入数据有很多技巧，特别是对于有规律的数据。本节主要介绍通过制作下拉列表输入重复的数据，通过充填的方式输入有规律的数据，在多个单元格或多张工作表中输入相同的数据。技能拓展 25 选择单元格区

9、域G2:G10，在【数据】选项卡的【数据工具】命令组中，单击【数据验证】命令，弹出【数据验证】对话框，如右图所示。制作下拉列表步骤（1）打开【数据验证】对话框 26 在【允许】下拉框中选择【序列】，如下方左图所示，在【来源】文本框中输入“白酒类,饮料类,米饭类,羊肉类”（中间用英文输入法状态下的逗号“,”隔开），如下方右图所示。制作下拉列表步骤（2）设置验证条件 27 切换到【输入信息】选项卡，在【输入信息】文本框中输入“请选择菜品类别”，如下图所示。制作下拉列表步骤（3）设置输入信息 28 切换到【出错警告】选项卡，在【样式】下拉框中选择【警告】，如下方左图所示。在【标题】文本框中输入“输入

10、类别错误”，在【错误信息】文本框中输入“请单击下拉按钮进行选择！”，如下方右图所示，单击【确定】按钮。制作下拉列表步骤（4）设置出错警告信息 29 单击单元格G2的 按钮，在下拉框中选择“白酒类”，如下图所示，可在单元格G2中自动输入“白酒类”。制作下拉列表步骤（5）选择菜品类别数据 30 输入剩余的菜品类别数据，如下图所示。制作下拉列表步骤（6）完善菜品类别数据 31 也可以直接在单元格中输入数据，但是此时输入的数据只能是下拉列表中设置的内容，如果输入其他内容，例如在单元格G2中输入“糕点类”，那么会自动弹出设置好的出错警告提示，即【输入类别错误】对话框，如下图所示，单击【取消】按钮即可撤销

11、本次操作。制作下拉列表步骤（6）完善菜品类别数据 32当需要在工作表中的某一区域输入相同数据时，可以使用拖动法和填充命令进行快速输入。输入有规律数据（1）填充相同数据 33 拖动法步骤a 输入“男”选择单元格C2，作为数据区域的起始单元格，输入“男”，如下图所示。输入有规律数据（1）填充相同数据 34 拖动法步骤b 填充“男”将鼠标指向单元格C2的右下角，当指针变为黑色且加粗的“+”光标时，向下拖动鼠标，当经过下面的单元格时，选中的单元格右下方会以提示的方式显示要填充到单元格的内容，如下图所示。输入有规律数据（1）填充相同数据 35 拖动法步骤b 填充“男”释放鼠标，相同的数据会被填充到拖动过

12、的单元格区域中，如下图所示。输入有规律数据（1）填充相同数据 36 填充命令步骤a 输入“女”选择单元格C5，作为数据区域的起始单元格，输入“女”，如下图所示。输入有规律数据（1）填充相同数据 37 填充命令步骤b 填充“女”选择单元格区域C5:C6，如下图所示。输入有规律数据（1）填充相同数据 38 填充命令步骤c 使用填充命令 在【开始】选项卡里面的【编辑】命令组中，单击【填充】命令，在下拉菜单中选择【向下】命令，如下图所示。选择的单元格区域会快速填充相同的数据。如果要用某个单元格上方的内容快速填充该单元格，可以按【Ctrl+D】组合键；如果要用某个单元格左侧的内容快速填充该单元格，可以按

13、【Ctrl+R】组合键。输入有规律数据（1）填充相同数据 39 有时需要填充的数据是有规律的，如递增、递减、成比例等。为了缩短在单元格中逐个输入数据的时间，可以使用拖动法和填充命令进行快速输入。现通过序列填充的方式对“会员号”字段进行输入，具体的操作步骤如下。输入有规律数据（2）填充序列 40 拖动法步骤a 输入“982”选择单元格A2，作为数据区域的起始单元格，输入“982”，如下图所示。输入有规律数据（2）填充序列 41 拖动法步骤b 填充复制会员号 将鼠标移向单元格A2的右下角，当指针变为黑色且加粗“+”光标时，向下拖动鼠标，当经过下面的单元格时，此时屏幕上会以提示的方式显示要输入到单元

14、格的内容，如下图所示。输入有规律数据（2）填充序列 42 拖动法步骤c 打开【自动填充选项】下拉菜单 释放鼠标后，单击出现的【自动填充选项】按钮 ，此时默认勾选的选项为【复制单元格】，如下图所示。输入有规律数据（2）填充序列 43 拖动法步骤d 勾选【填充序列】选择【填充序列】，会员号会按递增关系进行自动填充，如下图所示。输入有规律数据（2）填充序列 44 填充命令：步骤a 输入“982”选择单元格A2，作为数据区域的起始单元格，输入“982”。输入有规律数据（2）填充序列 45 填充命令：步骤b 选定需要进行序列填充的单元格区域 选择单元格区域A2:A6，如下图所示。输入有规律数据（2）填充

15、序列 46 填充命令：步骤c 打开【序列】对话框 在【开始】选项卡里面的【编辑】命令组中，单击【填充】命令，在下拉菜单中选择【序列】命令，弹出【序列】对话框。输入有规律数据（2）填充序列 47 填充命令：步骤d 在【序列】对话框中设置参数 在【序列产生在】组合框中选择【列】单选按钮，在【类型】组合框中选择【等差数列】单选按钮，在【步长值】文本框中输入“1”，如右图所示。单击【确定】按钮。输入有规律数据（2）填充序列 48 Excel中包含了一些常见的有规律的数据序列，如日期、季度等，但这些有时候不能满足用户的需要。在遇到一些特殊的有一定规律的数据时，用户还可以自定义序列填充。现通过自定义序列填

16、充的方式对“用户星级”字段进行输入，具体的操作步骤如下。输入有规律数据 49步骤a 打开【序列】对话框 单击【文件】选项卡，选择【选项】命令，弹出【Excel选项】对话框，如右图所示。输入有规律数据（3）填充自定义序列 50步骤b 打开【自定义序列】对话框 在【Excel选项】对话框中，单击【高级】选项，在【常规】组中单击【编辑自定义列表】按钮，如下方左图所示，弹出【自定义序列】对话框，如下方右图所示。输入有规律数据（3）填充自定义序列 51步骤c 添加新序列 选择【自定义序列】列表框中的【新序列】选项，在【输入序列】文本框中输入自定义序列，输入每一个序列后按【Enter】键换行（或者用英文状

17、态下的逗号隔开，如输入“一星级,二星级,三星级,四星级,五星级”，）单击【添加】按钮，即可把序列添加到【自定义序列】列表框中，如右图所示，单击【确定】按钮。输入有规律数据（3）填充自定义序列 52步骤d 输入新序列 在单元格G2中输入“一星级”，然后用复制填充的方式拖动鼠标即可得到填充序列，如下图所示。输入有规律数据（3）填充自定义序列 53 在Excel中，有时候需要在多个单元格或者多张工作表中输入相同的数据，可以一次性完成输入工作，而不必逐个进行输入。现有某餐饮店的订单详情、菜品信息和会员信息，在Excel中对相关数据进行更新。输入相同的数据 54下图为某餐饮店的会员信息，现对会员号为“1

18、213”“1215”“1116”的会员星级更改为“二星级”，具体的操作步骤如下。输入相同的数据（1）在多个单元格中输入相同的数据 55步骤a 选择多个目标单元格 选择单元格E2，按下【Ctrl】键的同时，分别单击单元格E4、E5，如下图所示。输入相同的数据（1）在多个单元格中输入相同的数据 56步骤b 输入更改的会员星级 输入“二星级”，然后按下【Ctrl+Enter】组合键，这样所选中的单元格都会被输入相同的数据，如下图所示。输入相同的数据（1）在多个单元格中输入相同的数据 57下方左图和下方右图分别是某餐饮店的订单详情与菜品信息，现该餐饮店的“白斩鸡”打折销售，需要将两个工作表中“白斩鸡”

19、的价格改为“40”，具体的操作步骤如下。输入相同的数据（2）在多张工作表中输入相同的数据 58步骤a 选中两张工作表 单击【订单详情】工作表标签，然后按下【Ctrl】键，再单击【菜品信息】工作表，在标题栏中，可以看到工作簿的名称后面跟有“工作组”一词，如下图所示。输入相同的数据（2）在多张工作表中输入相同的数据 59步骤b 输入新的价格 单击单元格C3，输入“40”，然后按下【Enter】键或者【Tab】键即可，如下方左图和下方右图所示。需要注意的是，这种方法只能用在不同工作表的对应相同的单元格中，如【订单详情】工作表的单元格C3与【菜品信息】的单元格C3可进行相同数据的输入。输入相同的数据（2）在多张工作表中输入相同的数据