[工程科技]高效的会务管理课件.ppt

1、 有效沟通（有效沟通（）-高效的会务管理高效的会务管理 第一部分第一部分 正确认识会议正确认识会议!（一）弄清会议目的（一）弄清会议目的（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数(一一)弄清会议目的弄清会议目的（1 1）为什么要开会为什么要开会?!?!（一）弄清会议目的（一）弄清会议目的（2 2）*会议是企业经营管理的重要工具。会议是企业经营管理的重要工具。*会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。会议作为企业经营管理的工具愈来愈被广泛地应用。*现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。现代企业管理需要多岗位、跨部门间的协同、配合。（一）

2、弄清会议目的（一）弄清会议目的（3 3）1、资讯分享与监工（资讯分享与监工（30-40%30-40%）2 2、达成决议、解决问题（、达成决议、解决问题（40-50%40-50%）3 3、开发创意（、开发创意（5-8%5-8%）4 4、激励士气（、激励士气（8-10%8-10%）5 5、巩固管理者地位（、巩固管理者地位（5%5%）-开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！开会最主要的目的就是资讯分享与达成决议！（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（1 1）分组讨论，代表发言：分组讨论，代表发言：*我们召开会议时存在我们召开会议时存在哪些问题？哪些问题？*哪些问题哪些问题最严重？最严重？*

3、哪些问题出现哪些问题出现最频繁？最频繁？（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（2 2）*“请对号入座！请对号入座！”（如有此现象请用如有此现象请用“Y”Y”）1 1、会议太频繁；、会议太频繁；（）2 2、会议时间拖得太久；、会议时间拖得太久；（）3 3、主席话说得太多了；（、主席话说得太多了；（）4 4、老板太独裁了；、老板太独裁了；（）5 5、讨论结构太松散了；（、讨论结构太松散了；（）6 6、主席讲的我们都知道、主席讲的我们都知道 （）7 7、会议常一成不变；、会议常一成不变；（）8 8、会议记录不完整；、会议记录不完整；（）9 9、会议常开完就没有结果了（、会议常开完就没有结果了

4、（）1010、会议气氛经常很紧张、会议气氛经常很紧张 （）1111、会议通知不及时；、会议通知不及时；（）1212、部分与会人员准备不充分、部分与会人员准备不充分 （）1313、开会时常有迟到、早退、缺席现象、开会时常有迟到、早退、缺席现象 （）1414、公司没有会议管理制度；、公司没有会议管理制度；（）（二）企业会议现状透视（二）企业会议现状透视（3 3）企业会议现状：企业会议现状：*会议次数与时间增加会议次数与时间增加*跨部门会议增加跨部门会议增加*会议效率低下会议效率低下*浪费惊人浪费惊人（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数（1 1）我们一定要开会吗？！我们一定要开会吗？！（三）

5、合理控制会议频数（三）合理控制会议频数(2)(2)分组讨论：分组讨论：我们可通过哪些管理手段（工具）我们可通过哪些管理手段（工具）来尽量减少会议频数？来尽量减少会议频数？讨论结果：讨论结果：1 1、2 2、3 3、（三）合理控制会议频数（三）合理控制会议频数 (2)(2)结论：结论：能够不开会就解决问题能够不开会就解决问题,我们就坚决不开会我们就坚决不开会!第二部分第二部分 如何进行高效的会议管理如何进行高效的会议管理?*明确会议目的明确会议目的 *系统策划系统策划 *精心的会前准备精心的会前准备 *成功的角色扮演成功的角色扮演 *有效的过程控制有效的过程控制 *会后追踪及评估会后追踪及评估(

6、一一)5)5个个“W”+1W”+1个个“H”H”WhyWhyWhatWhatWho Who When When WhereWhereHowHow高效会议管理的基础高效会议管理的基础!（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（1 1）会议目的会议目的会议形式会议形式会议时间、地点会议时间、地点明确会议主持人、记录人明确会议主持人、记录人筛选与会者筛选与会者确定会议所需资料确定会议所需资料（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（2 2）*明确会议目的明确会议目的是进行有效会议管理的前提；是进行有效会议管理的前提；*会议目的会议目的决定着会议的方式、规模、会议时间、决定着会议的方式、规模、会议时间

7、、与会人员、及其它资源的配置；与会人员、及其它资源的配置；（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（3）特别提示：特别提示：一般会议（小型会议、常规例会）一般会议（小型会议、常规例会）可按已形成的会议规划或（方案）可按已形成的会议规划或（方案）进行管理！进行管理！（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（4 4）简洁、可行的会议议程：简洁、可行的会议议程：-会议议程会议议程是需要提出并讨是需要提出并讨论的问题或项目的论的问题或项目的清单清单。（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（5 5）如何编排会议议程？如何编排会议议程？*议程应包括会议日期、时间、地点和目的等细节。议程应包括会议日期、时

8、间、地点和目的等细节。*议程中关于会议的主要目的应尽量明确。议程中关于会议的主要目的应尽量明确。*全体与会者需知道会议对他们的要求。全体与会者需知道会议对他们的要求。*分配给每一项的时间应体现出它们的次序。分配给每一项的时间应体现出它们的次序。忠告：忠告：无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时无人会介意提早结束会议，但会议超过预定时 间是令人不快的！间是令人不快的！（二）系统的会议策划（二）系统的会议策划（6 6）会议议程编排练习：会议议程编排练习：20012001年年1010月月1010日日2020日工序产品废品率趁日工序产品废品率趁呈直线上升趋势。呈直线上升趋势。假如你是品管部经理，你主

9、张召开相关部假如你是品管部经理，你主张召开相关部门联系会议，研讨解决问题方案，请编制该会门联系会议，研讨解决问题方案，请编制该会议议程。（议议程。（5 5分钟）分钟）（三）高效会议管理的三种角色（三）高效会议管理的三种角色A A、称职的、称职的会议主持人会议主持人B B、合格的、合格的会议记录者会议记录者C C、积极的、积极的会议参与者会议参与者（A A）称职的主持人）称职的主持人营造和谐气氛营造和谐气氛确保按议程进行确保按议程进行正确总结讨论内容正确总结讨论内容引导发言人解或引导发言人解或帮助与会者理清思路帮助与会者理清思路控制无关的争论控制无关的争论有效掌控，避免走题有效掌控，避免走题（B

10、 B）合格的会议记录者）合格的会议记录者 记录者的记录者的素质要求素质要求：良好的倾听、互动、发表意见的能力；良好的倾听、互动、发表意见的能力；良好的组织、综合、比较异同的能力；良好的组织、综合、比较异同的能力；良好的语言表达能力；良好的语言表达能力；公平、正直、实事求是；公平、正直、实事求是；敏捷的反应能力；敏捷的反应能力；（B B）合格的会议记录者）合格的会议记录者（2 2）会议记录者的会议记录者的职责要求职责要求：协助主持人维持设计的讨论程序；协助主持人维持设计的讨论程序；及时指出令人困惑的发言；及时指出令人困惑的发言；适时总结，协助讨论顺利进行；适时总结，协助讨论顺利进行；客观、准确做

11、好会议记录；客观、准确做好会议记录；及时整理会议记录（简报），做好发放；及时整理会议记录（简报），做好发放；（C C）积极参与的与会者）积极参与的与会者给与会者的给与会者的七项建议七项建议：*发言内容要有组织、准备发言内容要有组织、准备-不打无准备之仗不打无准备之仗*适时发言适时发言-尊重尊重“游戏规则游戏规则”、尊重他人、尊重他人*一次只讨论一个要点一次只讨论一个要点-注重发言效果注重发言效果*言简意赅，陈述有力言简意赅，陈述有力-确保会议效率确保会议效率*让事实、证据说话让事实、证据说话-事实胜于雄辩事实胜于雄辩*仔细倾听他人意见仔细倾听他人意见-避免短章取意、避免误领会避免短章取意、避免

12、误领会*避免不当的肢体语言避免不当的肢体语言-避免不必要的误会避免不必要的误会案例分析案例分析n你正领导一个跨部门团队。在两名成员李明和张你正领导一个跨部门团队。在两名成员李明和张强之间，由于对张强提出的有关团队任务解决办强之间，由于对张强提出的有关团队任务解决办法发生争论，李明出言不逊。你：（法发生争论，李明出言不逊。你：（）n告诉李明，你想听听张强的意见，也希望知道全体成员对此意见的反应以及解决问题的想法，其中也包括李明的。n要求张强和李明都静下来让其他人发言，这样重新控制住会议。n让争论继续下去，直到其他成员对李明和张强施加压力要他们静下来。(四四)有效的过程控制有效的过程控制积极行为积

13、极行为 举行会议举行会议 消极行为消极行为会议开始会议开始结束会议结束会议按议程讨论按议程讨论果断积极的开始果断积极的开始控制讨论时间控制讨论时间与会者有效建议与会者有效建议探讨各种意见探讨各种意见商讨折衷办法商讨折衷办法概括要点、取得一致概括要点、取得一致转入目标转入目标作出决定作出决定与会者迟到与会者迟到跑题、偏题跑题、偏题与会者出现分歧与会者出现分歧允许其继续争吵允许其继续争吵争论陷于僵局争论陷于僵局会议没有结果会议没有结果（五）完整的会议简报（五）完整的会议简报：标题、会议目标、主席、出席及缺席人名单：标题、会议目标、主席、出席及缺席人名单：会议内容主要包括：会议内容主要包括：*会议过

14、程中所达成的各种共识会议过程中所达成的各种共识 *有哪些证据支持此议案的通过，反对意见如何有哪些证据支持此议案的通过，反对意见如何 *分配工作的详细情形分配工作的详细情形忠告：忠告：会议记录者应与主席共同会议记录者应与主席共同修正记录错误修正记录错误部分会部分会 议简报议简报应简练应简练、尽可能、尽可能 维持在一页的长度，并维持在一页的长度，并 及时分发及时分发简报。简报。（六）有效的会后追踪（六）有效的会后追踪利用会议参与度评监表、与会者会议成就评量利用会议参与度评监表、与会者会议成就评量表、证据质量与推理能力评估表、与其他与会表、证据质量与推理能力评估表、与其他与会者互动能力评估表等评估工

15、具对会议效果进行者互动能力评估表等评估工具对会议效果进行评定。评定。运用对策表、工作分配表的形式对会议形成决运用对策表、工作分配表的形式对会议形成决议实施情况进行跟踪。议实施情况进行跟踪。（七）会议流程图（七）会议流程图会议目会议目的的确定议程确定议程会前准备会前准备记录者记录者与会者与会者举行会议举行会议回忆简报回忆简报会后追踪会后追踪主持人主持人 第第 三三 部部 分分 高效会议管理技巧高效会议管理技巧 高效会议管理技巧高效会议管理技巧 *“游戏规则游戏规则”*常用工具常用工具 *会议评估会议评估（一）制定（一）制定“游戏规则游戏规则”*没有规矩就不能成方圆没有规矩就不能成方圆*会议规范会

16、议规范是保证会议系统、有效进行的是保证会议系统、有效进行的基础基础*会议规范内容：会议规范内容：会议策划、准备要求；准时开会、结束会议策划、准备要求；准时开会、结束 会议规定；会议的纪律规定（迟到、早会议规定；会议的纪律规定（迟到、早 退、缺席）；会议成果要求；定期评审退、缺席）；会议成果要求；定期评审 要求等要求等（二）会议管理常用有效工具（二）会议管理常用有效工具 *调调 查查 表表 *排排 列列 图图 *因果分析图因果分析图 *头脑风暴法头脑风暴法 *对对 策策 表表（二）会议管理常用有效工具（二）会议管理常用有效工具（1 1）会议管理工具使用一览表会议管理工具使用一览表工具名称工具作用

17、使 用 途 径调查表 利用统计图表记录、搜集、整理数据，并进行初步分析的一种方法 会议策划过程、会中、会后均可用调查表，征询意见和建议。排列图 从影响会议管理的诸多因素中找出主要因素 将影响会议管理的许多因素根据影响程度进行排列，找主因、找要因。因果分析图 找原因、找要因 对会议现状进行原因分析，以便于制定相应对策措施。头脑风暴法 迅速获得新想法、观点、创意等 工艺、技术、产品开发设计；战略研讨会议等。对策表 归纳、总结解决问题的计划、方案，便于检查、追溯 将会议达成的决议、制定的计划或方案用对策表的形式表现，便于检查、追溯。（二）会议管理常用有效工具（二）会议管理常用有效工具（2 2）走出误

18、区！走出误区！走出误区！走出误区！走出误区！走出误区！企业现状：企业现状：*调查表、排列图、因果分析图等工具我都懂！调查表、排列图、因果分析图等工具我都懂！*以上这些工具我都用！以上这些工具我都用！*特别提示：特别提示：1 1、真懂吗？、真懂吗？2 2、会用吗？、会用吗？3 3、用后有效果吗？、用后有效果吗？（二）会议管理常用有效工具（二）会议管理常用有效工具（3 3）案例演示：案例演示：为为 什什 么么会会议议经经常常不不欢欢而而散散策划策划准备准备主持人主持人参与者参与者记录者记录者游戏规则游戏规则（三）会议评估、提高绩效（三）会议评估、提高绩效 定期进行会议评估，找出会定期进行会议评估，

19、找出会议存在的问题，不断提高会议效议存在的问题，不断提高会议效率，降低会议成本！率，降低会议成本！会议评估工具（会议评估工具（1 1）-会议效率评估表会议效率评估表开会时间开会时间主席主席会议形式会议形式会议主题会议主题与会者人数与会者人数会议评定标准：会议评定标准：*是否准备议程是否准备议程*开会目的清楚与否开会目的清楚与否*是否准备开始与结束会议是否准备开始与结束会议*是否按议程进行是否按议程进行*是否配合众人意见是否配合众人意见*决议工作分配妥否决议工作分配妥否建议：如何提高会议质量？建议：如何提高会议质量？1、2、3、与会者责任：与会者责任：*准时准时*有备而来有备而来*积极与会积极与

20、会*按议程规划讨论按议程规划讨论你（与会者）又该如何提高会议质量？你（与会者）又该如何提高会议质量？1、2、开此会议是否必要？开此会议是否必要？是：是：否：否：我的出席有必要吗？我的出席有必要吗？是：是：否：否：你认为会议是否成功？符合开会你认为会议是否成功？符合开会目标目标?成功率成功率%0%25%50%75%80%90%100%工具表（工具表（2 2）-主持人能力评价表主持人能力评价表 1 1、每次都让会议准时开始。、每次都让会议准时开始。2 2、确保与会者都能理解上次会议备忘录。、确保与会者都能理解上次会议备忘录。3 3、召开会议按批准的程序进行。、召开会议按批准的程序进行。4 4、向与

21、会者解释清楚每次会议的目的。、向与会者解释清楚每次会议的目的。5 5、允许大家畅所欲言。、允许大家畅所欲言。6 6、了解每个与会者的动机和潜在目的。、了解每个与会者的动机和潜在目的。7 7、确保全体与会者都积极参与。、确保全体与会者都积极参与。8 8、确保自己为每次会议都做了充分准备。、确保自己为每次会议都做了充分准备。9 9、每次正式会议开会前，都会参阅会议程序指南。、每次正式会议开会前，都会参阅会议程序指南。1010、能保证每次会议的简报全面而正确。、能保证每次会议的简报全面而正确。每小题共有四个答案：从不每小题共有四个答案：从不 1 1分；有时分；有时 2 2分；常常分；常常 3 3分；

22、总是分；总是 4 4分分 22302230分，具有一定的会议主持能力，但必须集中改进弱点。分，具有一定的会议主持能力，但必须集中改进弱点。31-4031-40分，具有很强的会议主持能力，能确保会议顺利进行。分，具有很强的会议主持能力，能确保会议顺利进行。工具表（工具表（3 3）-会议参与度评监表会议参与度评监表 A A、发言频率（频繁、刚好或太少）、发言频率（频繁、刚好或太少）1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 太少太少 刚好刚好 太少太少B B、发言长度（是否对会议有正面影响）、发言长度（是否对会议有正面影响）1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 太短太短 刚好刚好 太长太长 无影响无

23、影响 恰到好处恰到好处 影响大影响大C C、证据数量与质量、证据数量与质量 （证据恰当与否和是否有组织）（证据恰当与否和是否有组织）1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 质与量皆不好质与量皆不好 质与量皆可以质与量皆可以 质与量皆佳质与量皆佳D D、意见之清楚程度（意见陈述清楚及一致性）、意见之清楚程度（意见陈述清楚及一致性）1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 令人困惑令人困惑 还算清楚还算清楚 非常清楚非常清楚 E E、对他人意见之批评（是否为批判性思考、对他人意见之批评（是否为批判性思考/有建设性与否）有建设性与否）1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 批评无价值批评无价值 批评还

24、算有理批评还算有理 批评过度批评过度 会议参与度评监表（续表会议参与度评监表（续表3 3）F F、表达能力（能否带动他人，口齿清晰与否，音量、速度是否适宜）、表达能力（能否带动他人，口齿清晰与否，音量、速度是否适宜）1 2 3 4 51 2 3 4 5 太软弱太软弱 清楚具感染力清楚具感染力 太大声太大声G G、与会态度（是否鼓励与支持他人）、与会态度（是否鼓励与支持他人）H H、与团体互动状况（合作、心胸开放、具民主态度与否）、与团体互动状况（合作、心胸开放、具民主态度与否）1 2 3 4 51 2 3 4 5 有敌意、不合作有敌意、不合作 还算合作还算合作 合作意愿高合作意愿高I I、推理

25、能力（分析是否合乎逻辑，能否指出他人推理谬误之处）、推理能力（分析是否合乎逻辑，能否指出他人推理谬误之处）1 2 3 4 51 2 3 4 5 思考缺乏逻辑批判性思考缺乏逻辑批判性 思考能力不错思考能力不错 批判性思考能力佳批判性思考能力佳J J、对议事程序的配合度（对议事程序之意见、整合能力是否能督促讨论进行）、对议事程序的配合度（对议事程序之意见、整合能力是否能督促讨论进行）1 2 3 4 51 2 3 4 5 对议事缺乏贡献对议事缺乏贡献 对议事进行有贡献对议事进行有贡献 不按议事规划进行不按议事规划进行K K、态度坚定与否（是否能维护自己意见又能尊重他人意见）、态度坚定与否（是否能维护

26、自己意见又能尊重他人意见）1 2 3 4 51 2 3 4 5 态度软弱态度软弱 态度坚定但尊重他人态度坚定但尊重他人 太过固执太过固执续表（续表（4 4）-与会者成就评量表与会者成就评量表*批判性思维批判性思维与会者甲与会者甲乙乙丙丙丁丁戊戊戍戍推理能力推理能力分析能力分析能力理解能力理解能力批判能力批判能力错误率错误率*与会态度与会态度附议他人附议他人具幽默感具幽默感与会纪律与会纪律自我控制力自我控制力总计总计每项评分共分三等：得分分别为每项评分共分三等：得分分别为1、3、5；27分以下为差；分以下为差；27-35为常为常36-45为优为优 高效的会务管理高效的会务管理 -谢谢 谢！谢！-