《会计电算化》第三章课件.pptx

1、会计软件的应用流程系统级初始化账务处理模块的应用固定资产管理模块的应用工资管理模块的应用应收管理模块的应用应付管理模块的应用报表管理模块的应用会计电算化的核算流程与手工会计核算流程基本相同，但各个环节的具体工作内容和方式有很大差别。在实际工作中，会计电算化的核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。会计软件的应用流程一般包括系统初始化、日常处理、期末处理和数据管理等环节。二日常处理三期末处理四数据管理一系统初始化一系统初始化系统初始化是系统首次使用时，根据企业的实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。系统初始化相当于手工记账时的建账工作，

2、是会计电算化系统有效实施的前提和保障。系统级初始化分类u 系统级初始化是设置会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息的过程，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不特定专属于某个模块。u 模块级初始化的目的是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证各模块按照企业的要求正常运行。模块级初始化系统级初始化的内容主要包括以下3个方面。账套是软件中存放会计业务数据资料文件的总称，一个账套只能保存一个会计主体的业务资料。创建账套是系统初始化的第一步，目的是要在系统中建立适合当前会计主体独立使用的数据资料。（1）创建账套并设置相关信息操作员是允许使用会计电算化系统的人员，增加操作

3、员及其权限设置应由系统管理员完成。在系统中对操作员的权限进行设置是实现会计电算化下的责任分工、强化内部控制的重要手段。（2）增加操作员并设置权限公用基础信息是各模块通用的信息，包括部门档案、职员档案、供应商档案、客户档案、仓库存货档案等。（3）设置系统公用基础信息模块级初始化的内容主要包括以下3个方面。系统控制参数也称业务处理控制参数，它是会计业务处理过程中所使用的各种控制参数，规定了业务处理控制要求。参数设置完成后，在以后的使用过程中，系统会根据设置的参数将不同的计算、统计分析、存储过程进行分类处理。控制参数是为了满足不同用户的需求而设置的。（1）设置系统控制参数各个模块都有自己的特点。例如

4、，应收款管理的基础信息设置包括对坏账准备、会计科目等的设置；固定资产模块的基础信息设置包括部门对应折旧科目、固定资产增减方式、使用状况、卡片样式等的设置。（2）设置基础信息在第一次使用会计软件时，用户应将期初余额录入计算机。只有在完成了创建账套、建立会计科目和项目核算等初始化设置的基础上，才能顺利录入期初余额。因此，期初余额的成功录入，标志着系统中已建立了完整的会计核算体系，具备了进行日常核算的基本条件。（3）录入初始数据二日常处理当完成系统初始化设置后，就可以进行日常业务处理了。日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程，主要包括购进业务、生产业务、销售业务

5、、工资与固定资产的核算等。1输入工作 输入工作的主要目的是将原始数据、原始凭证或记账凭证输入计算机，生成一定格式的数据文件存储在计算机的磁盘介质上。2加工处理 加工处理的目的是对计算机中存储的数据文件进行计算、分类、合并、传送等处理后，生成凭证、账簿或报表等数据文件，并存储在计算机磁盘中。3输出工作 输出工作是将计算机中存储的各种凭证、账簿或报表数据文件在计算机显示屏或打印机上输出的过程。4数据的分析、利用 数据的分析、利用是在会计核算的基础上进行的，如编制各种财务分析报告等。会计信息系统的日常处理主要包括业务数据的输入、处理、输出、分析、利用等。日常处理的特点 在会计软件的使用过程中，用户经

6、常需要进行工资核算、固定资产核算，管理进销存和往来业务等，此时常常需要输入大量的数据。1日常业务频繁发生，需要输入的数据量大 会计人员每天面临的工作包括购进业务的核算、生产业务的核算、薪资与固定资产的核算等，所涉及的金额从几元到上万元不等，并且需要会计人员每天进行同样的业务处理过程，具有明显的重复性。2日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同三期末处理期末处理是指将本期所发生的经济业务全部登记入账后进行的工作，是每个会计期间的期末都要完成的工作。期末处理一般包括期末转账业务、试算平衡、对账、结账及期末会计报表的编制等。期末处理业务是对企业本期业务工作的封存、结转，只在期末进行。期末

7、处理的特点主要包括：期末处理的方法很少改变，有较为固定的处理流程；用户在期末处理之前可以预先定义好业务处理的框架和公式，由计算机自动完成。四数据管理随着各种管理信息系统在企业会计核算和管理中的使用，企业的会计信息化程度越来越高，使各类数据高度集中到计算机系统中，从而使数据管理在会计软件的应用环节中也显得更加重要。数据备份是指将会计软件的数据输出保存在其他存储介质上，以备后续使用的工作。为了防止会计数据的丢失和损坏，会计数据的备份就成了一项非常重要、必须经常进行的例行性工作，用户还需要把备份的会计数据放在安全可靠的地方。数据备份的内容主要包括账套备份、年度账备份等。数据备份数据还原又称数据恢复，

8、是指将备份的数据恢复到计算机硬盘上的工作，它与数据备份是相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原，通常用来完成同一软件环境下的一个账套数据在不同计算机之间的转移。数据还原会计软件的应用流程系统级初始化账务处理模块的应用固定资产管理模块的应用工资管理模块的应用应收管理模块的应用应付管理模块的应用报表管理模块的应用系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公用基础信息等内容。（一）创建账套账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是

9、企业的一个分部，也可以是整个企业。创建账套的目的是在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一会计软件中可以建立一个或多个账套。（二）设置账套相关信息建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币等。通常情况下，账套的建立、备份和恢复等工作都是由系统管理员完成的。1 设置账套基本信息 账套的基本信息包括账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。2 录入企业基本数据 企业基本数据一般包括单位名称、单位地址、邮政编码、法人代表、银行账号、通讯方式等。3 选择会计核算类型 会计核算类型是指用户单位所

10、属的行业性质，如新会计准则、小企业会计制度等，以便系统按照所指定的行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。4 设置本位币 本位币，也称主币，是一个国家的基本货币和法定的计价结算货币，我国的本位币是人民币。5 确定数据核算精度 确定数据核算精度的目的是对存货数量、单价等保留的小数位进行定义。6 设置会计期间 会计期间一般以一个自然月为一个会计期间，即每个月的131日为一个会计期间（每个月的第一天到最后一天）。用户是指有权登录系统、并对会计软件进行操作的人员。账套建立之后，一般都会有一个默认的操作用户，如“系统主管”“Admin”等，该用户可以正常使用软件。管理用户的主要作用是指将合法的用户增加

11、到系统中，设置其用户名和初始密码，或对不再使用系统的人员注销其登录系统的权限等。管理用户的目的一方面是为了避免无关人员进入系统，另一方面也使不相容岗位的人员相互牵制。在设置用户登录信息时需要录入以下内容：用户编号、用户姓名、用户所在部门、用户密码。（一）管理用户增加用户后，应根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限。通过权限的设置，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据，从而保证数据的安全性。在系统中对用户权限进行设置是实现会计电算化下职责分工、强化内部控制的重要手段。（二）设置权限（一）设置编码方案设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编

12、码级次、各级编码长度及其含义，其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号在会计软件中能唯一确定被标识的对象。（二）设置基础档案基础档案的设置是进行具体核算，数据分类、汇总的基础，设置内容一般包括企业部门档案、职员信息、往来单位信息、项目信息等。企业部门档案的设置一般包括部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。1设置企业部门档案这里的职员是指与财务部门发生业务往来的职员。职员信息一般包括职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。2设置职员信息往

13、来单位包括客户与供应商。设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户的基本信息进行分类设置。设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商的基本信息进行分类设置。3设置往来单位信息设置项目信息一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。4设置项目信息（三）设置收付结算方式收付结算是对因商品交易、劳务供应、资金调拨等经济往来引起的货币收付关系进行清偿的工作。设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等，其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账、票据管理和结算票据的使用。（四）设置凭证类别设置凭证类别的目的是对记账凭证进行分类编制。用户

14、可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。凭证类别设置完后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别校验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入校验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。在录入记账凭证时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求用户修改，直至符合条件为止。系统一般提供5种常用的分类方式供用户选择：记账凭证；收款凭证，付款凭证，转账凭证；现金凭证，银行凭证，转账凭证；现金收款凭证，现金付款凭证，银行收款凭证，银行付款凭证，转账凭证；自定义凭证类别。在会计软件中，系统提供的限制条件通常包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证

15、必无、无限制等。凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可以参照输入，但不能重复录入。（五）设置外币当企业有外币核算业务时，就需要对所使用的外币币种、核算方法和具体汇率进行设置。用户可以增加、删除币别。在设置外币时，用户通常需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。系统提供了两种折算方法，即直接汇率法与间接汇率法，用户可以根据外币的使用情况选定汇率的折算方式。（六）设置会计科目会计科目的设置是指将企业进行会计核算所需要的会计科目录入到系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算

16、属性进行设置的操作。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。增加、修改或删除会计科目设置科目属性会计科目的设置一般包括以下两个方面。1.增加、修改或删除会计科目如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多，用户也可以根据需要在系统初始设置时选择“不预置行业会计科目”，自行设置会计科目。增加会计科目应遵循先设置上级会计科目，再设置下级会计科目的顺序。会计科目编码、会计科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。修改或删除会计科目必须先从末级会计科目开始，即先修改或删除下一级科目，然后再修改或删除本级科目。会计科目一经使用（即已经输入凭证），则不允许修改或

17、删除该科目，只能增设同级科目。2.设置科目属性（1）会计科目编码系统中的会计科目是由科目编码和科目名称两部分构成的。会计科目编码需按照会计科目编码规则进行。（2）会计科目名称从会计软件的要求来看，企业所使用的会计科目名称可以是汉字、英文字母、数字等符号，但不能为空。一级会计科目的名称必须按现行会计制度的要求设置，二级及以下明细科目可以按照企业或单位的具体要求设置。（3）会计科目类型按照国家统一的会计准则制度要求，会计科目可按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共6种类型。用户可以选择一级会计科目所属的科目类型，如果增加二级及以下会计科目，系统将自动与一级会计科目类型

18、保持一致，用户不能更改。（4）账页格式账页格式用于定义该会计科目在账簿打印时的默认打印格式。一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。当会计科目有数量核算时，账簿格式应设置为“数量金额式”；当会计科目有外币核算要求时，账簿格式应设置为“外币金额式”。（5）外币核算外币核算用于设定该会计科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。在设定科目的外币核算性质之前应当首先完成外币和汇率的设置。（6）数量核算数量核算用于设定该会计科目是否有数量核算。如果有数量核算，则需设定数量计量单位，计量单位可以是汉字或字符，如公斤、件、吨等。（7）余额方向余额方向用于定义该会计科目余额默认的方向。一般情况下

19、，资产类、成本类、费用类会计科目的余额方向为借方，负债类、权益类、收入类会计科目的余额方向为贷方。（8）辅助核算性质辅助核算性质用于设置会计科目是否有辅助核算。辅助核算的目的是实现对会计数据的多元分类核算，为企业提供多样化的信息。（9）日记账和银行账用于设置会计科目是否有日记账、银行账核算要求。一般情况下，现金科目要设为日记账，银行存款科目要设为银行账和日记账。会计软件的应用流程系统级初始化账务处理模块的应用固定资产管理模块的应用工资管理模块的应用应收管理模块的应用应付管理模块的应用报表管理模块的应用账务处理模块也叫总账模块，其任务是利用企业应用平台建立的会计科目体系处理账务，包括原始凭证的整

20、理、汇总，记账凭证的填制、汇总，日记账、明细分类账的登记，会计报表的编制等。一、账务处理模块初始化工作二、账务处理模块日常处理三、账务处理模块期末处理一、账务处理模块初始化工作（一）设置控制参数在会计软件运行之前，为了符合企业核算的要求，企业应据国家统一的会计准则制度和内部控制制度来选择相应的控制参数。在账务处理模块中，常见的参数设置包括：u凭证编号方式u是否允许操作人员修改他人凭证u凭证是否必须输入结算方式和结算号u现金流量科目是否必须输入现金流量项目u出纳凭证是否必须经过出纳签字u是否对资金及往来科目实行赤字提示等一、账务处理模块初始化工作（二）录入会计科目初始数据录入会计科目初始数据是指

21、第一次使用账务处理模块时，用户需要在开始日常核算工作前将会计科目的初始余额及发生额等相关数据输入到系统中的操作。1录入会计科目期初余额2录入会计科目本年累计发生额一般只需要对末级科目录入期初余额，系统会根据下级会计科目自动汇总生成上级会计科目的期初余额。如果会计科目设置了数量核算，用户还应该输入相应的数量和单价；如果会计科目设置了外币核算，用户应该先录入本币余额，再录入外币余额；如果会计科目设置了辅助核算，用户应该从辅助账录入期初明细数据，即输入各辅助账的期初余额，系统会自动汇总并生成会计科目的期初余额。1录入会计科目期初余额在期初余额录入完毕后，用户应该进行试算平衡（试算平衡是指全部科目的借

22、方期初余额合计数与全部科目的贷方期初余额合计数相等），以检查期初余额的录入是否正确。系统进行试算平衡时是将所有的账务数据合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。如果期初余额试算不平衡，就必须在更正错误后才能进行后续工作。一般情况下，由于初始化的工作量较大，在日常业务发生时初始化工作可能仍然没有完成，因此即使试算报告提示有误，仍可以输入记账凭证，但是不能记账。用户如在会计年度初建账，只需将各个会计科目的期初余额录入到系统中即可；用户如在会计年度中建账，则除了需要录入启用月份的月初余额外，还需录入本年度各会计科目截止

23、上月份的累计发生额。系统一般会根据本月月初数和本年度截止上月份的借、贷方累计发生数，自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额。2录入会计科目本年累计发生额二、账务处理模块日常处理初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。日常业务包括凭证管理、出纳管理、账簿查询等。凭证管理 出纳管理 账簿查询凭证管理 凭证是指用于登记明细账、日记账等账簿的各种记账凭证。它是账务核算的基础，是会计软件中最重要的业务数据。1凭证录入2凭证修改3凭证审核4凭证记账5凭证查询1凭证录入2凭证修改3凭证审核4凭证记账5凭证查询（1）凭证录入的内容凭证录入的内容包括以下几个方面：凭证类别。凭证编号。制单日期。附件张数

24、。摘要。会计科目。发生金额。校验的内容包括以下几个方面：会计科目是否存在，即会计科目是否是初始化时设置的会计科目；会计科目是否为末级科目；会计科目是否符合凭证的类别限制条件；发生额是否满足“有借必有贷，借贷必相等”的记账凭证要求；凭证必填内容是否填写完整；在手工填制凭证号的情况下还需校验凭证号的合理性。（2）凭证录入的输入校验1凭证录入2凭证修改3凭证审核4凭证记账5凭证查询（1）凭证修改的内容凭证可以修改的内容一般包括摘要、科目、金额及方向等。凭证类别、编号不能修改，制单日期的修改也会受到限制。在对凭证进行修改后，系统仍然会按照凭证录入时的校验标准来对凭证内容进行检查，只有满足了校验条件后，

25、才能进行保存。凭证的修改方法有两种，即红字冲销法和补充登记法。修改未审核或审核标错的凭证。修改已审核而未记账的凭证。修改已经记账的凭证。修改他人制作的凭证。（2）凭证修改的操作控制1凭证录入2凭证修改3凭证审核4凭证记账5凭证查询（1）凭证审核功能凭证审核是指审核人员按照国家统一会计准则制度规定，对于完成制单的记账凭证的正确性、合法性等进行检查核对的工作。审核内容包括记账凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的编制是否符合规定，所附单据是否真实、完整等。审核人员认为错误或有异议的凭证，应交与制单人修改后再审核，只有具有审核权的人才能进行审核操作。审核凭证时应遵循以下操作控制条件：审核人员

26、和制单人员不能是同一人；审核凭证只能由具有审核权限的人员进行；已经通过审核的凭证不能被修改或者删除，如果要修改或删除，需要审核人员取消审核签字后才能进行；审核未通过的凭证必须进行修改，并通过审核后方可被记账。（2）凭证审核的操作控制1凭证录入2凭证修改3凭证审核4凭证记账5凭证查询（1）记账功能在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出指令，由计算机按照会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作。需要注意的是，为了维护会计核算系统数据的稳定性，经过记账的凭证是不能修改的。记账时应该遵循以下几个方面的控制条件：期初余额不平衡不能记账；上月未结账，本月

27、不可记账；未被审核的凭证不能记账；一个月可以一天记一次账，也可以一天记多次账，还可以多天记一次账；记账过程中，不应人为终止记账。（2）记账的操作控制1凭证录入2凭证修改3凭证审核4凭证记账5凭证查询在会计业务处理过程中，用户可以查询符合条件的凭证，以便随时了解经济业务的发生情况。凭证查询功能可以以某种查询条件查询任何年月、任何类型的凭证，而且还可以指定某类凭证的序号范围。凭证查询还可以联查明细账、辅助明细及原始单据。当光标位于凭证某分录科目时，选择“联查明细账”命令，系统将显示该科目的明细账；如该科目有辅助核算，选择“查看辅助明细”命令，系统将显示该科目的辅助明细账；若当前凭证是由外币系统制单

28、而成，则应选择“联查原始单据”命令。出纳管理 出纳管理的主要工作包括现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理，进行银行对账并输出银行存款余额调节表。1现金日记账、银行存款日记账及资金日报表的管理日记账由计算机登记，日记账的作用只是用于输出。只要建立会计科目时在“日记账”选项打上“”标志，即表明该科目要登记日记账。资金日报表是以日为单位，列示现金、银行存款科目当日累计借方发生额和贷方发生额，计算出当日的余额，并累计当日发生的业务笔数，对每日的资金收支业务、金额进行详细汇报的报表。在手工方式下，资金日报表由出纳员逐日填写，反映当天营业终止时现金、银行存款的收支情况及余额。在电算化方式

29、下，出纳对资金日报表的管理包括查询、输出或打印资金日报表，提供当日借、贷金额合计和余额以及发生的业务量等信息。2支票管理支票管理功能主要包括支票的购置、领用和报销。会计软件提供了“纸片登记簿”功能，以供详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。（1）支票购置 支票购置是指对从银行新购置的空白支票进行登记的操作。登记的内容包括购置支票的银行账号、购置支票的支票规则、购置的支票类型、购置日期等。（2）支票领用 支票领用是领用人领用支票时应登记的领用记录，包括领用部门、领用人信息、领用日期、支票用途、支票金额、支票号、备注等。（3）支票报销 对已领用的支票，在支付业务处理完毕后，应进行

30、报销处理。会计人员应填制相关记账凭证，并填入待报销支票的相关信息，包括支票号、结算方式、签发日期、收款人名称、付款金额等。3银行对账银行对账是指在每月月末，企业的出纳人员将企业的银行存款日记账与开户银行发来的当月银行存款对账单进行逐笔核对，勾对已达账项，找出未达账项，并编制每月银行存款余额调节表的过程。会计软件中执行银行对账功能的具体步骤包括：银行对账初始数据录入、本月银行对账单录入、对账、银行存款余额调节表的编制等。账簿查询2辅助账查询辅助账查询一般包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算的辅助总账、辅助明细账查询。在设置会计科目时，如果某一会计科目设置多个辅助核算，则在输出时

31、会提供多种辅助账簿信息。1科目账查询会计软件可以进行总账、明细账、余额表、多栏账、日记账等科目账的查询。用于查询各总账科目的年初余额、各月期初余额、发生额合计和期末余额。用于查询各账户的明细发生情况，用户可以设置多种查询条件，如会计科目范围、查询月份、会计科目代码、是否包括未记账凭证等。用于查询统计各级会计科目的期初余额、本期发生额、累计发生额和期末余额等。用户可以设置多种查询条件。多栏账即多栏式明细账，用户可以预先设置企业需要的多栏式明细账，然后按照明细科目保存为不同名称的多栏账。用于查询除现金日记账、银行日记账之外的其他日记账，可以查询输出某日所有会计科目（不包括现金、银行存款会计科目）的

32、发生额及余额情况。三、账务处理模块期末处理账务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的转账、对账、结账等。（一）自动转账（二）对账（三）月末结账自动转账是指对于期末那些摘要、借贷方会计科目固定不变，发生金额的来源或计算方法基本相同，相应凭证处理基本固定的会计业务，将其既定模式事先录入并保存到系统中，在需要的时候，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证的操作。（一）自动转账自动转账的目的在于减少工作量，避免会计人员重复录入此类凭证，提高录入记账凭证的速度和准确度。（1）自动转账定义自动转账定义是指对需要系统自动生成凭证的相

33、关内容进行定义。初次使用总账管理系统，应先通过“转账定义”设置自动转账分录。设置的内容一般包括编号、凭证类别、摘要、发生会计科目、辅助项目、发生方向、发生额计算公式等。（2）自动转账生成自动转账生成是指在自动转账定义完成后，用户每月月末只需要执行转账生成功能，即可快速生成转账凭证，并被保存到未记账凭证中。自动转账生成不仅减轻了会计人员的工作量，还可以保证所生成凭证的正确性和业务的完整性。1 自动转账的步骤2常用的自动转账功能自定义转账定义允许用户通过自动转账功能自定义凭证的所有内容，然后用户可以在此基础上执行转账生成。自定义转账功能可以完成的转账业务主要包括：费用分配的结转，如工资分配等。费用

34、分摊的结转，如制造费用等。税金计算的结转，如增值税等。提取各项费用的结转，如提取福利费等。各项辅助核算的结转。自定义转账期间损益结转包括期间损益定义和期间损益生成，期间损益结转的作用是在一个会计期间结束时，将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。期间损益结转主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入和营业外收支等科目的结转。用户应将所有未记账凭证审核记账后，再进行期间损益结转。期间损益结转（二）对账对账是指为保证账簿记录正确可靠，对账簿数据进行的检查核对工作。对账主要包括总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账的核对。试算平衡就是将系统中设置的所有科目的

35、期末余额按会计平衡公式“借方余额贷方余额”进行平衡检验，并输出科目余额表及是否平衡信息。当对账出现错误或记账有误时，系统允许“恢复记账前状态”，进行检查、修改，直到对账正确。（三）月末结账每月月底企业都要进行结账处理，结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。1月末结账功能结账工作必须在本月的核算工作都已完成。系统中数据状态正确的情况下才能进行。因此，在执行结账工作时，系统会检查相关工作的完成情况。2月末结账操作的控制在执行结账工作时，系统会检查相关工作的完成情况，主要包括：会计软件的应用流程系统级初始化账务处理模块的应用固定资产管理模块的应用工资管理模块

36、的应用应收管理模块的应用应付管理模块的应用报表管理模块的应用固定资产的使用几乎与企业的所有部门均有关系，同一固定资产的数据在不同部门进行归集、使用，在手工管理条件下可能造成数据的遗漏或重复，无法满足现代企业对固定资产的管理要求。而使用计算机管理能够细化固定资产的核算，规范固定资产的管理，强化企业的管理。一、固定资产管理模块初始化工作二、固定资产管理模块日常处理三、固定资产管理模块期末处理（一）设置控制参数（二）设置基础信息（三）录入原始卡片 启用会计期间是指固定资产管理模块开始使用的时间。固定资产管理模块的启用会计期间不得早于系统中该账套的建立期间。启用会计期间的设置在第一次进入固定资产管理模

37、块时进行。1设置启用会计期间 设置折旧相关内容一般包括是否计提折旧、折旧率小数位数等。如果确定不计提折旧，则不能操作账套内与折旧有关的功能。2设置折旧相关内容 固定资产编码是系统内区分每一项固定资产的唯一标识。3设置固定资产编码（一）设置控制参数（二）设置基础信息1设置折旧对应科目 折旧对应科目是指折旧费用的入账科目，必须设定固定资产计提折旧后折旧数据应归入哪个成本或费用科目。2设置增减方式 系统内置的固定资产增加方式包括：直接购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入和融资租入。3设置使用状况 企业需要明确固定资产的使用状况，加强固定资产的核算和管理。4设置折旧方法 常用的折旧方法包括不提折

38、旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法等。5设置固定资产类别 固定资产种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确做好固定资产核算，必须科学地设置固定资产的分类，为核算和统计管理提供依据。（三）录入原始卡片固定资产卡片是固定资产核算和管理的数据基础。为保持历史资料的连续性，在初次使用固定资产模块时，应该录入当期期初（即为上期期末）的固定资产数据，作为后续固定资产核算和管理的起始基础。固定资产卡片记录每项固定资产的详细信息，一般包括：固定资产编号、名称、类别、规格型号、使用部门、增加方式、使用状况、预计使用年限、残值率、折旧方法、开始使用日期、原值、累计折旧等。集成使用固定资产

39、系统时一般要求用户将初始数据与账务处理系统的初始数据进行对账处理，对账一致后才允许进行下一环节的操作。固定资产增加是指企业购进或通过其他方式增加固定资产时，用户应为增加的固定资产建立一张固定资产卡片，录入增加的固定资产的相关信息和数据。固定资产的增加一般有3种途径，即固定资产的购入、固定资产的构建、固定资产的盘盈。（一）固定资产增加固定资产减少业务的核算不是直接减少固定资产的价值，而是输入资产减少卡片，说明减少原因，记录业务的具体信息和过程，保留审计线索。只有当账套开始计提折旧后才可以使用资产减少功能，否则减少资产只有通过删除卡片来完成。对于误减少的资产，可以使用系统提供的纠错功能来恢复。只有

40、当月减少的资产才可以恢复。如果资产减少操作已制作凭证，必须删除凭证后才能恢复。只要卡片未被删除，就可以通过卡片管理中“已减少资产”来查看减少的资产。（二）固定资产减少固定资产变动业务需要留下原始凭证，即变动单。变动单管理可以对系统制作的变动单进行查询、修改、制单、删除等处理。1价值信息的变更（1）固定资产原值变动原值变动包括原值增加和原值减少两部分。（2）折旧要素的变更折旧要素的变更包括使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、累计折旧调整等。2非价值信息变更固定资产非价值信息变更包括固定资产的使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等。（三）固定资产变动固定资产管理系统和总账管理系统之间

41、存在着数据的自动传输，固定资产凭证处理选项设置完成后，固定资产管理模块对于需要填制记账凭证的业务能够自动完成记账凭证填制工作，并传递给账务处理模块。（四）生成记账凭证（一）计提折旧 用户初次录入固定资产原始卡片时，应将固定资产的原值、使用年限、残值（率）及折旧计提方法等相关信息录入系统。到期末时，系统会利用自动计提折旧功能，对各项固定资产按照定义的折旧方法计提折旧，并将当期的折旧额自动累计到每项资产的累计折旧项目中，并减少固定资产账面价值。然后，系统将计提的折旧金额依据每项固定资产的用途归属到对应的成本、费用项目中，生成折旧分配表，并以此为依据制作相应的记账凭证，传递给账务处理模块。系统还可以

42、提供折旧清单，折旧清单能够显示所有应计提折旧资产所计提的折旧信息。固定资产的计提折旧应遵循以下原则：在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累积折旧上，不会重复累计。若上次计提折旧已制单并传递到总账管理系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。如果计提折旧后，用户又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，就必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数，系统会自动终止计提。资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同，为了加强资产管理，使用部门必须是明细部门，而折旧分配部门不一定要分配到明细部门，不同的单位处理可能不同，因此要在

43、计提折旧后，分配折旧费用时作出选择。（二）对账 只有在系统初始化选项中选择“与账务系统对账”时，企业才可使用本系统的对账功能。对账工作的目的主要是为了保证固定资产管理模块的资产价值、折旧、减值准备等与账务处理模块中对应科目的金额相一致。系统在执行月末结账时会自动对账一次，并给出对账结果。（三）月末结账 用户在固定资产管理模块中完成本月全部业务和生成记账凭证并对账正确后，可以进行月末结账。月末结账每月进行一次，结账后当期数据不能修改。（四）相关数据查询 固定资产管理模块提供账表查询功能，用户可以对固定资产相关信息按照不同标准进行分类、汇总、分析和输出，以满足各方面管理决策的需要。会计软件的应用流

44、程系统级初始化账务处理模块的应用固定资产管理模块的应用工资管理模块的应用应收管理模块的应用应付管理模块的应用报表管理模块的应用工资管理模块是企业管理的主要组成部分，其中对于企业员工的业绩考评和工资的确定更是关系到企业每一个员工的切身利益，对于调动每一个职工的工作积极性、正确处理企业与员工之间的经济关系具有重要意义。一 工资管理模块初始化工作二 工资管理模块日常处理三 工资管理模块期末处理（一）设置基础信息1设置工资类别2设置工资项目3设置工资项目计算公式4设置工资类别所对应的部门5设置所得税6设置工资费用分摊1设置工资类别企业一般可按人员、部门或时间等设置多个工资类别。如果单位按周或一月多次发

45、放工资，或者是单位中有多种不同类别（部门）的人员，工资发放项目不同，计算公式也不同，但需要进行统一工资核算管理，应选择建立多个工资类别。如果单位中所有员工的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，则只需要建立单个工资类别，以提高系统的运行效率。2设置工资项目设置工资项目是计算工资的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。系统中有一些固定项目是工资账中必不可少的，包括“应发合计”“扣款合计”“实发合计”等，这些项目不能删除和重命名，其他项目可以根据实际情况定义或参照增加，如“基本工资”“奖励工资”“请假天数”等。3设置工资项目计算公式设置工资项目计算公式是指企业根据其财

46、务制度，设置某一工资类别下的工资计算公式。运用公式可以更为直观地表达工资项目的实际运算过程，灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。例如，缺勤扣款基本工资/月工作日缺勤天数。系统固定的工资项目，如“应发合计”“扣款合计”“实发合计”等的计算公式，系统会根据工资设置的“增减项”自动给出，用户只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。系统会对计算公式进行合法性检查，对不符合逻辑的公式，系统将给出错误提示，因此，用户在定义公式时要注意先后顺序，先得到的数据应先设置公式。设置工资类别所对应的部门后，系统可以按部门核算各类人员工资，提供部门核算资料。为了计算

47、与申报个人所得税，企业需要对个人所得税进行相应的设置。设置内容包括基本扣减额、所得项目、累进税率表等。4设置工资类别所对应的部门5设置所得税6设置工资费用分摊企业在月内发放的工资，不仅要按工资用途进行分配，而且需要按工资的一定比例计提某些费用。为此，系统提供了设置计提费用种类和设置相应科目的功能。（二）录入工资基础数据由于工资数据来源分散，工资管理模块一般提供以下几种数据输入方式。单个记录录入：选定某一特定员工，输入或修改其工资数据。成组数据录入：先将工资项目分组，然后按组输入。按条件成批替换：对符合条件的某些工资项，统一替换为一个相同的数据。公式计算：适用于有确定取数关系的数据项。从外部直接

48、导入数据：指通过数据接口将工资数据从车间、人事、后勤等外部系统导入工资管理模块。（一）工资计算 1工资变动数据录入 工资变动数据录入是指输入某个期间内工资项目中变动的数据，如奖金、请假扣款、考勤天数等。2工资数据计算 工资数据计算是指按照所设置的公式计算每位员工的工资数据。（二）个人所得税计算 工资管理模块提供个人所得税自动计算功能，用户可以根据政策的调整定义最新的个人所得税税率表，系统将自动计算个人所得税。（三）工资分摊 工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提，并自动生成转账凭证传递到账务处理模块的功能。工资费用分摊项目一般包括应付工资、应付福利费、职工教育

49、经费、工会经费、各类保险等。（四）生成记账凭证 系统根据工资费用分摊的结果及设置的借贷科目，将生成的记账凭证并传递到账务处理模块。会计软件往往不允许用户在已生成的凭证修改其主要内容，如工资费用的借方科目及由用户在工资凭证定义过程中指定的应付职工薪酬科目等。在当期工资数据处理完毕后，需要通过期末结账功能进入下一个会计期间。系统可以对不同的工资类别分别进行期末结账。期末结账一般有两种类型，即月末结账和年末结账。期末结账工资数据处理的最终结果通过工资报表的形式反映出来，会计软件提供了默认的报表格式，如果用户对系统提供的固定格式不满意，也可以自行设计。工资表工资分析表工资表的查询输出会计软件的应用流程

50、系统级初始化账务处理模块的应用固定资产管理模块的应用工资管理模块的应用应收管理模块的应用应付管理模块的应用报表管理模块的应用应收账款模块的目的主要是核算和管理客户往来账款，以发票、其他应收单等原始单据为依据，记录销售业务及其他业务所形成的往来账款，处理应收款项的收回、坏账、转账等情况。一、应收管理模块初始化工作二、应收管理模块日常处理三、应收管理模块期末处理1控制参数的设置（1）基本信息的设置（2）坏账处理方式设置（3）应收款核销方式的设置（4）规则选项一、应收管理模块初始化工作（一）控制参数和基础信息的设置2基础信息的设置（1）设置会计科目（2）设置对应科目的结算方式（3）设置账龄区间坏账处