新员工职业化训练jch 第08讲 有效的会议.pptx
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1、第八讲 有效的会议会议是商务活动的一会议是商务活动的一个重要部分,是进行工作的个重要部分,是进行工作的一个重要工具。一个重要工具。为什么开会为什么开会全球每天要举行数百万次会议全球每天要举行数百万次会议一份美国的调查统计一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1/4的时间在开会上;中上级的经理约1周2天;资深行政人员则多达1周4天。研究显示,除了一对一的会议,三人以上的会议平均所占的时间最多。你会开会吗?你会开会吗?只有你重视了开会,只有你重视了开会,你才能开一个高效的会议你才能开一个高效的会议 你开会会迟到吗?你开会会迟到吗?1 1、邀请与会者邀请与会者选择出席者选择出席者哪些人必须来
2、开会?哪些人必须来开会?会议主持者的技巧会议主持者的技巧提供信息者提供信息者 提供意见者提供意见者提供特殊的专长的人提供特殊的专长的人能够授权的人能够授权的人通知与会者通知与会者通常需要就会议的时间和通常需要就会议的时间和地点给与会者书面的通知地点给与会者书面的通知 在上一个会议上宣布;在上一个会议上宣布;电子邮件;电子邮件;电话;电话;书面通知;书面通知;等等等等 2.准备议程准备议程会议议程是需要提出并讨论的问题或项会议议程是需要提出并讨论的问题或项目的清单。它应当简洁、一目了然目的清单。它应当简洁、一目了然 编写议程时要注意几点:编写议程时要注意几点:议程开头为会议的日期、时间与地点;议
3、程开头为会议的日期、时间与地点;每一项均有一个编号;每一项均有一个编号;每一项均有一个起始时间;每一项均有一个起始时间;下次会议细节写在议程的末尾。下次会议细节写在议程的末尾。委员会议议程委员会议议程7月6日上午11点 格林饭店1、(11:00)任命一位会议主席2、(11:10)为缺席致谦3、(11:15)批准上次会议备忘录4、(11:30)上次会议提出的事项5、(11:45)讨论联络事宜 (12:00)会间休息6、(12:15)其他事宜7、(12:45)下次会议细节3.确定地点确定地点选择会议地点对于会议的成功是选择会议地点对于会议的成功是极为重要的,这不仅是一个舒适的问题极为重要的,这不仅
4、是一个舒适的问题而且要使与会者感觉到这个场所是适合而且要使与会者感觉到这个场所是适合于这个会议的。会议地点应与会议目的于这个会议的。会议地点应与会议目的相适合。若会议的目的之一是让两部分相适合。若会议的目的之一是让两部分人进一步相互了解,一种宽松的郊外气人进一步相互了解,一种宽松的郊外气氛是合适的。同样的道理,不要在一个氛是合适的。同样的道理,不要在一个乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。乱糟糟的开放式办公室召开正式会议。你的办公室你的办公室优点:你的全部参考资料在手边;你的权威性可能得到加强。缺点:可能会有电话干扰,或者有人打扰。下级的办公室下级的办公室优点:可能提高一位下级的地位和士气。优点
5、:可能提高一位下级的地位和士气。缺点:如果工作处狭小,可能会使双方感到不适缺点:如果工作处狭小,可能会使双方感到不适单位会议室单位会议室优点:避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。优点:避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题。缺点:外人可能同与会者接触而打扰会议。缺点:外人可能同与会者接触而打扰会议。外面的会议室外面的会议室优点:保证没有任何一方占地主优势;如果保密是重要的,优点:保证没有任何一方占地主优势;如果保密是重要的,这类会议室很有用。这类会议室很有用。缺点:可能昂贵,并且每个人都不熟悉。缺点:可能昂贵,并且每个人都不熟悉。会议中心会议中心优点:具有开大会的设备;需要时能够提
6、供技术优点:具有开大会的设备;需要时能够提供技术支持和安全保卫。支持和安全保卫。缺点:可能缺少非正式的小规模聚会的机会。缺点:可能缺少非正式的小规模聚会的机会。4.安排座位安排座位一对一会议一对一会议在一个一对一的会上,两人的座位安排可决定会在一个一对一的会上,两人的座位安排可决定会议的格调,并影响讨论的进程。如果你正在主持议的格调,并影响讨论的进程。如果你正在主持会议,可通过适当安排座位来影响会议的正式程会议,可通过适当安排座位来影响会议的正式程度。度。一对一的会议有三种座位安排:一对一的会议有三种座位安排:支持性的支持性的如果你希望是支持性的,可与另一个人在桌角两边如果你希望是支持性的,可
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