会展实务第三单元会展策划课件.ppt

1、会展实务会展实务主编主编 丁萍萍丁萍萍 第三单元第三单元 会展策划会展策划3.1 3.1 先导案例先导案例3.2 3.2 会议策划会议策划3.3 3.3 展场和会场安排策划展场和会场安排策划3.4 3.4 开幕式策划开幕式策划3.5 3.5 新闻发布会策划新闻发布会策划3.6 3.6 会展相关活动策划会展相关活动策划第三单元学习概要第三单元学习概要学习目标：学习目标：知识点：知识点：能力点：能力点：了解会议策划、展览策划、开幕式策划和新闻发布了解会议策划、展览策划、开幕式策划和新闻发布会策划的常用方法和基本内容；能独立撰写小型会会策划的常用方法和基本内容；能独立撰写小型会展策划方案展策划方案

2、会议纪要；展场和会场设计；开幕式；新闻发布会会议纪要；展场和会场设计；开幕式；新闻发布会 会议议程安排；开幕式策划；组织新闻发布会；展会议议程安排；开幕式策划；组织新闻发布会；展会相关活动策划会相关活动策划 第三单元操作要点第三单元操作要点 安排会议议程安排会议议程会展项目策划会展项目策划开幕式策划开幕式策划新闻发布会策划新闻发布会策划展会相关活动策划展会相关活动策划3.1 3.1 先导案例先导案例o 第九届浙江国际建材展策划案第九届浙江国际建材展策划案o 案例点评：总结会展策划的核心内容和展会策案例点评：总结会展策划的核心内容和展会策 划工作流程划工作流程 3.2 3.2 会议策划会议策划3

3、.2.1 3.2.1 编制会议议程编制会议议程3.2.2 3.2.2 编制会议议程编制会议议程3.2.3 3.2.3 编写会议纪要编写会议纪要3.2.1 3.2.1 编制会议议程编制会议议程编制会议议程保证重点保证重点会议议程的内容会议议程的内容会议议程的结构会议议程的结构一日会议的议程策划一日会议的议程策划多日会议的议程策划多日会议的议程策划 标明时间标明时间3.2.2 3.2.2 编制会议议程编制会议议程 3.2.2.13.2.2.1会议接待方案的基本内容会议接待方案的基本内容接待对象和接待缘由接待规格接待内容接待日程接待责任接待经费3.2.2 3.2.2 编制会议议程编制会议议程3.2.

4、2.2 3.2.2.2 会议现场接待要点会议现场接待要点报到 咨询 沟通 3.2.3 3.2.3 编写会议纪要编写会议纪要综合性 指导性 备考性 会议纪要的会议纪要的特点特点会议纪要的分会议纪要的分类类会议纪要的会议纪要的写法写法必须忠实于会议的内容 必须真正摘其“要”必须注意说理性 办公会议纪要专题会议纪要联席（协调）会议纪要座谈会议纪要等 集中概述法 分项叙述法 发言提要法 编写会议纪要编写会议纪要应注意的问应注意的问题题3.3 3.3 展场和会场安排策划展场和会场安排策划3.3.13.3.1展场安排策划展场安排策划3.3.2 3.3.2 会场安排策划会场安排策划3.3.1 3.3.1 展

5、场安排策划展场安排策划展区和展位划分展区和展位划分绘制展场平面图绘制展场平面图 3.3.2 3.3.2 会场安排策划会场安排策划3.3.2.13.3.2.1会场的结构类型会场的结构类型阶梯式结构阶梯式结构工作群体式工作群体式强调主席的重要性强调主席的重要性降低会议主席的重要性降低会议主席的重要性让听众清楚地看到直观资料让听众清楚地看到直观资料鼓励每一小组的组内讨论鼓励每一小组的组内讨论严格限制听众之间的讨论严格限制听众之间的讨论减少组与组之间讨论的可能性减少组与组之间讨论的可能性使讨论确定正式的基调使讨论确定正式的基调不便于直观教材的展示不便于直观教材的展示记笔记比较困难记笔记比较困难气氛宽松

6、气氛宽松通过问与答，增加主席与听众之通过问与答，增加主席与听众之间进行讨论间进行讨论不同结构会场的会议效果比较不同结构会场的会议效果比较 无桌子的围坐式无桌子的围坐式椭圆形或圆桌式椭圆形或圆桌式削弱会议主席的重要性削弱会议主席的重要性不强调主席的重要性不强调主席的重要性减少与会者参考笔记或其他资料的可能减少与会者参考笔记或其他资料的可能性性给演示直观资料造成困难给演示直观资料造成困难记笔记比较困难记笔记比较困难鼓励与会者之间进行讨论鼓励与会者之间进行讨论鼓励与会者之间的讨论鼓励与会者之间的讨论容易记笔记容易记笔记L L形结构形结构U U形结构形结构强调会议主席的重要性，同时也重视会强调会议主席

7、的重要性，同时也重视会议主席的主要追随者或对手议主席的主要追随者或对手强调会议主席的重要性强调会议主席的重要性鼓励长方桌两边的与会者正面讨论鼓励长方桌两边的与会者正面讨论鼓励与会者之间的讨论鼓励与会者之间的讨论有利于展示大多数直观材料有利于展示大多数直观材料使与会者的精神更加集中使与会者的精神更加集中如果主席不能很好地控制会场局面，容如果主席不能很好地控制会场局面，容易导致长方桌两边成员的争执易导致长方桌两边成员的争执能增加主席与听众之间进行讨论的可能能增加主席与听众之间进行讨论的可能性性3.3.2 3.3.2 会场安排策划会场安排策划3.3.2.2 3.3.2.2 会场的选择会场的选择会场容

8、量与布局的安排 会场所在位置以及交通便捷程度 其他因素 3.3.2 3.3.2 会场安排策划会场安排策划3.3.2.33.3.2.3会场布置会场布置切题 正规 朴素 实用 和谐 1 主席台的设置及座次安排 2 会标的准备和张挂 3 座区的划分及标记 4 音响与照明器材的准备 5 多媒体器材的准备 注意要注意要点点五项工五项工作作20042004东京电玩展东京电玩展”会场布置图会场布置图 3.4 3.4 开幕式策划开幕式策划3.4.13.4.1开幕式工作流程开幕式工作流程3.4.23.4.2开幕式设计关注点开幕式设计关注点开幕式范例：开幕式范例：20082008年北京奥运会开幕式年北京奥运会开幕

9、式3.4.1 3.4.1 开幕式工作流程开幕式工作流程展会名称、时间、地点展会名称、时间、地点 开幕式的形式开幕式的形式 主办单位主办单位主持人、主持人、致辞人和剪彩人身份致辞人和剪彩人身份邀请方式邀请方式、由谁负责、由谁负责接待任务分工接待任务分工财务预算财务预算开幕式程序开幕式程序现场布置和物品准备现场布置和物品准备参会人员参会人员3.4.2 3.4.2 开幕式设计关注点开幕式设计关注点3.4.2.1 发挥名人效应3.4.2.2 制造新闻事件 3.4.2.3 策划表演活动开幕式范例：开幕式范例：20082008年北京奥运会开幕式年北京奥运会开幕式3.5 3.5 新闻发布会策划新闻发布会策划

10、3.5.1 3.5.1 新闻发布会工作流程新闻发布会工作流程3.5.2 3.5.2 新闻发布会设计关注点新闻发布会设计关注点3.5.3 3.5.3 展会新闻稿写作展会新闻稿写作3.5.1 3.5.1 新闻发布会工作流程新闻发布会工作流程活动策划与主题确定活动策划与主题确定 节目策划与议程安排节目策划与议程安排资料准备资料准备与会人员邀请、沟通与确定与会人员邀请、沟通与确定时间、场地落实与场景布置时间、场地落实与场景布置产品展示、演示与信息发布产品展示、演示与信息发布现场气氛控制现场气氛控制3.5.2 新闻发布会设计关注点3.5.2.1 确定新闻发布会的时间3.5.2.2 召开新闻发布会需准备的

11、内容3.5.2.2 3.5.2.2 召开新闻发布会需准备内容召开新闻发布会需准备内容表表2-4 观察调查法的优缺点观察调查法的优缺点时间、流程时间、流程与目标管理与目标管理工作工作策划活动，策划活动，确定活动主确定活动主题题 新闻通稿新闻通稿及相关资及相关资料准备料准备 成立筹备委员成立筹备委员会，做好组织、会，做好组织、人员保障工作人员保障工作 确定新闻确定新闻发布会的发布会的类型类型 拟定活动策拟定活动策划方案和具划方案和具体操作方案体操作方案 时间选择与时间选择与场地落实、场地落实、现场布置现场布置 现场控制现场控制 确定出席确定出席发布会的发布会的媒体及其媒体及其相关人员相关人员 确定

12、发布会确定发布会的主持人的主持人 3.5.3 3.5.3 展会新闻稿写作展会新闻稿写作信息准确信息准确命中率高命中率高方便利用方便利用展会展会新闻稿特点和新闻稿特点和发布时间发布时间撰写撰写新闻通稿新闻通稿会展会展新闻稿写作新闻稿写作基本要求基本要求组展方组展方提供的展会提供的展会新闻稿新闻稿要素齐全要素齐全结构合理结构合理客观叙述客观叙述短小精悍短小精悍3.6 3.6 会展相关活动策划会展相关活动策划 3.6.1 3.6.1 组织相关活动的意义组织相关活动的意义3.6.2 3.6.2 相关活动策划相关活动策划3.6.2 3.6.2 相关活动策划相关活动策划3.6.2.13.6.2.1展览会论

13、坛策划展览会论坛策划3.6.2.23.6.2.2评奖活动策划评奖活动策划 3.6.2.33.6.2.3娱乐活动策划娱乐活动策划 3.6.2.43.6.2.4记者招待会策划记者招待会策划3.6.2.53.6.2.5产品发布会策划产品发布会策划3.6.2.13.6.2.1展览会论坛策划展览会论坛策划论坛策划与论坛策划与组织的程序组织的程序 进行市场调查进行市场调查明确论坛主题明确论坛主题构建论坛框架构建论坛框架邀请演讲嘉宾邀请演讲嘉宾策划具体议题策划具体议题积极寻求赞助积极寻求赞助现场协调管理现场协调管理开展宣传招徕开展宣传招徕完成会后工作完成会后工作3.6.2.2 3.6.2.2 评奖活动策划评

14、奖活动策划 制定和发布活动方案 成立评审委员会 发动参展商参加 评委会评选 公布评奖结果 评奖程序 3.6.2.3 3.6.2.3 娱乐活动策划娱乐活动策划 织展览会的表演活动,主办单位至少必须考虑的四点 提前策划提前策划 选择场地选择场地 现场协调现场协调 安全保卫安全保卫 3.6.2.4 3.6.2.4 记者招待会策划记者招待会策划准备工作准备工作 ：内部提前商定好时间、地点、程序、内容、人员、司仪、讲稿等。内部提前商定好时间、地点、程序、内容、人员、司仪、讲稿等。注意时间安排，与其他已安排的活动不要冲突。注意时间安排，与其他已安排的活动不要冲突。一周前书面邀请记者，邀请范围可包括展览会高

15、层人士和重要客户，三天前一周前书面邀请记者，邀请范围可包括展览会高层人士和重要客户，三天前用电话再次邀请，并确定其是否出席。用电话再次邀请，并确定其是否出席。准备新闻资料、讲话稿、产品照片、讲话人的照片等，并装入资料袋。充分准备新闻资料、讲话稿、产品照片、讲话人的照片等，并装入资料袋。充分准备答复记者可能提出的问题。准备答复记者可能提出的问题。布置现场，包括主席台、坐席、花篮、招贴等。安装、调试设备（包括扩音布置现场，包括主席台、坐席、花篮、招贴等。安装、调试设备（包括扩音设备、投影设备、幻灯设备、照明、空调等）设备、投影设备、幻灯设备、照明、空调等）。3.6.2.5 3.6.2.5 产品发布

16、会策划产品发布会策划1穿针引线2提供展示平台3提供现场管理与服务【思考题【思考题】o 1、以教材中表以教材中表3-2 3-2 多日会议活动的议程安排为例，重新设计该多日会议活动的议程安排为例，重新设计该活动活动6 6月月1 1日的会议议程安排。日的会议议程安排。o 2 2、某主办机构要举办一个、某主办机构要举办一个5050人规模的会议，请为其设计三种会人规模的会议，请为其设计三种会议布局，并分析各种会议布局的优缺点。议布局，并分析各种会议布局的优缺点。o 3 3、按照专业题材划分，常见的服装博览会展区分布有哪几种划、按照专业题材划分，常见的服装博览会展区分布有哪几种划分方式。分方式。o 4 4、分析、分析20082008年奥运会开幕式案例，并根据案例内容补充年奥运会开幕式案例，并根据案例内容补充20082008奥奥运会开幕式入场仪式篇的策划方案。运会开幕式入场仪式篇的策划方案。o 5 5、主持一次小型会议，并进行会议记录，掌握会议纪要的写作、主持一次小型会议，并进行会议记录，掌握会议纪要的写作方法。方法。o 6 6、比较广州其次博览会、上海汽车博览会和北京汽车博览会开、比较广州其次博览会、上海汽车博览会和北京汽车博览会开幕当天的新闻稿，分析三大汽车展的展会定位。幕当天的新闻稿，分析三大汽车展的展会定位。