会务文书54议程日程会议简报课件.ppt

1、n情景案例情景案例n项目任务项目任务n相关知识相关知识n实践训练实践训练第四节 议程 日程 会议简报第1页，共29页。一、情景案例一、情景案例n恒达商业集团公司年度工作总结表彰大会暨十佳销售明星授奖仪式即将举行。会议主要任务有表彰年度先进工作者、表彰年度十佳销售明星、先进单位代表经验交流。会议邀请到市经贸委主任出席，对方已经做好发言准备。对公司发展有重要影响的嘉宾共有五人出席，其中一人拟在开幕式上讲话。会期两天，第一天上午开幕式、颁奖仪式与相关议程，下午打破按分公司为单位组织小组讨论的惯例，重新编组讨论，广泛交流各分公司好的经验性做法。晚上安排娱乐活动。次日上午集中开会，分小组总结、交流讨论情

2、况，主要领导、总经理顾民致闭幕词后组织考察活动。第2页，共29页。二、项目任务二、项目任务n行政经理、资深秘书李明安排文字秘书任诗怡起草本次会议议程、日程，一小时后交他审核，再报领导定稿。假如你是任诗怡，试完成领导为她下达的工作任务。n总经理办公室秘书徐达负责编制两期会议简报，一天一期。假如你是受命担任会议简报的主编徐达，试根据你从会议中获得的有关信息，按规范格式编制两期会议简报。第3页，共29页。三、相关知识三、相关知识 n（一）议程与日程（一）议程与日程 n（二）会议简报（二）会议简报第4页，共29页。（一）议程（一）议程 日程日程n1议程议程n（1 1）概念）概念n议程是对已确定的议题列

3、出的先后顺序。第5页，共29页。（2）议程与议题的关系）议程与议题的关系n议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每次会议要研究的主题。安排议题前，先要收集和筛选。n议程是对会议议题进行的顺序性安排，是会议议题的具体体现。两者相辅相依，相互依存。第6页，共29页。议题收集渠道议题收集渠道 n收集议题有三条渠道，一是单位领导同志批示交办的或指定的有关部门汇报的问题；二是下级单位提请讨论决定的问题；三是上级领导下达指示，需要各部门，贯彻执行的问题。小技法第7页，共29页。（3）议程的确定）议程的确定n一是同类性质的议题排在一起，不能把属于不同体系、互不联系的议题列在一起；n二是按轻重

4、缓急程度，重要的、紧急的问题先讨论；n三是把保密性较强的议题放在会议后面，以便让无关的与会代表退席；四是尊重本单位业已形成的习惯和传统，外资企业中安排议程的习惯常常与内地习惯不一样;n四安排议题后，要送秘书部门负责同志审核，最后由单位领导同志审定。需更改或撤消原定议题时，秘书应无条件服从。第8页，共29页。（4）议程的编排）议程的编排 n标题：n“会议内容+文种”。n如：“水利工作会议程议程”n正文：n按一定先后顺序，逐项列出各项议题条款。标注议程时一定要对议题内容进行高度提炼和概括，语言要简洁。第9页，共29页。2日程日程n（1 1）概念）概念n日程是对会议活动逐日做出的安排，是议程的具体化

5、，也是会议有条不紊、有序进行的有效保证。日程一旦确定，就不能随意改动。第10页，共29页。（2）日程的安排）日程的安排n通常用表格或条款方式写明以下内容：会议日期、主持人、具体时间、活动内容、召集人、地点、其他(包括会议期间各项活动的安排，就餐的时间、地点等等都应该交代清楚)。第11页，共29页。日程以详实为要日程以详实为要 n日程安排中所有有关会议的事项都一定要具体详实地交代清楚，并与相关部门落实到位（包括接待、会务、后勤以及各项活动经费的落实），否则给与会人增添许多不必要的麻烦。小技法第12页，共29页。（二）会议简报（二）会议简报n 1 1概念：概念：会议简报是在会议召开期间制发的反映会

6、议进行情况的会议材料，是“动态”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等简报形式中的一种。第13页，共29页。2特点特点n快快n简简n限于内部交流限于内部交流第14页，共29页。3会议简报的写作格式会议简报的写作格式 n通常三部分组成通常三部分组成:n报头报头n报核报核n报尾报尾第15页，共29页。（1）报头）报头n报头部分又称版头。n一般占首页三分之一的上方版面，用间隔红线与正文部分分隔开。报头的内容包括：n简报名称：在居中位置，用套红大号字体，要醒目大方。n期数：排在简报名称的正下方，按期序编上。n编发单位：在横隔线左上方位置。n印发日期：在横隔线右上方位置。n密级：在报送左侧上方位置

7、，标志密级并加标识，如“机密”、“秘密”或标注“内部刊物 注意保存”；保密时限在标识后写上，如“1年”或“4个月”之类。n份号：印在报头右侧上方位置。第16页，共29页。（2）报核）报核n刊登简报文稿的部分称为“报核”，是简报的核心内容。n一般由四项组成:n按语n标题n目录n正文 第17页，共29页。按语按语 n按语在“间隔线”下方，“目录”上方。按语的写法有以下三种形式：一是评价性按语，表明编者对简报内容的倾向性态度。二是说明性按语，介绍文章材料的来源、转发目的、转发范围。三是提示性按语，一般用来提示简报文章的内容，尤其是长的文章，加深对文章精神的理解。n按语不是简报的必备要素，有些可以不写

8、按语。第18页，共29页。目录目录n目录在“按语”下方，文章上方，居中标“目录”字样。若简报只有一篇文章，不必标注目录。第19页，共29页。标题标题n标题以简明概括的语言直言其事；也可设正、副标题，并在每一部分做小标题，以示准确。第20页，共29页。正文正文 n开头：快速切入主题，一般用一两句话简明扼要地概括全文大意，给读者以总体概念。n主体：以具体化的事实反映会议内容、会议主要精神和议定事项。不论怎么写，均需注意正文必须紧扣题目，紧扣开头，选材要典型。第21页，共29页。主体部分写法举要主体部分写法举要 n主体常用的写法有：n“概括法”，即概括性地介绍发言内容，大会、小组会议的讨论情况。n“

9、重点法”，即重点地反映一个或几个人的发言，或一小组的讨论情况。n“摘录法”，对某些发言进行摘录，介绍发言概要。n“归纳法”，收集各方面信息，进行综合与归纳，使会议反映的重大情况，能够在简报中突出反映。小技法第22页，共29页。结尾结尾n以简单明了语言概述全文，对诸多头绪作一归纳，或点化其重要性，或指明其方向。第23页，共29页。（3）报尾）报尾n在简报的最后一页底端，用横线将报尾与主体部分隔开，写上发送单位名称和印制份数。第24页，共29页。4会议简报与会议纪要的区别会议简报与会议纪要的区别n见教材P147表格第25页，共29页。相关链接相关链接n除会议简报外，简报还包括工作简报和动态简报。n

10、工作简报也称情况简报，是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。n动态简报也称信息简报，是反映各部、各领域新情况、新动态的简报。n工作简报和动态简报的写作格式与会议简报一样，只是编发时间和内容不同。第26页，共29页。四、实践训练四、实践训练 n（一）例文：n议程例文：水利工作会议程（略）n日程例文：经济工作会议日程（略）第27页，共29页。（二）训练（二）训练 n阅读与评析：下面是一篇述评式简报，请仔细阅读并分析其写法和存在的问题。第28页，共29页。对幼儿园学生实行接送制度好对幼儿园学生实行接送制度好 n县城镇各幼儿园实行比过去较为严格的孩子接送制度。家长送孩子到园时，园方发给一个接送卡，接孩子时家长再把接送卡交回到园方。这个制度好，可以使学生准时、安全到园，避免上学、放学途中玩耍，不出现不安全现象，甚至被冒领、劫持勒索等。对学前班、小学低年级学生也可以借鉴这种接着制度，使学校老师、家长都放心。第29页，共29页。