文秘商务办公第2章文书写作：格式、标准、示范课件.ppt

1、第2章文 书 写 作：格 式、标 准、示 范 2.1文书写作的逻辑 2.2规则型文书格式 2.3 决议型文书格式 2.4个人类文书格式2.1文书写作的逻辑 文书写作需要按图索骥，要遵循写作的逻辑。秘书需要掌握：受众对象决定写作格式、报告用途决定陈述要点、平行结构安排衔接语、递进结构安排总述词。2.1.1受众对象决定写作格式 2.1.2报告用途决定陈述要点 2.1.3平行结构安排衔接语 2.1.4递进结构安排总述词2.1.1受众对象决定写作格式 从受众对象来看，文书分为上行、平行、下行发文。所以受众不同，发文方向不同，文书的写作格式自然不同。比如上行文请示的格式是：1.标题。请示一般有两个标题，

2、被发文字号和签发人隔开。第一个标题通常是“XX公司文件”，第二个标题通常是“公司名称+请示内容+文种”。2.发文字号和签发人。处于两个标题之间，比如XX字【2016】XX号 签发人XX 3.正文。正文包括主送单位、主体、结尾、附件标题。（1）主送单位：XXX公司/机关（2）主体。主体一般由问题和建议构成。（3）结尾。结尾一般都是“特此请示，请批复”。4.落款。落款要写明发文时间、联系人、联系电话并加盖公章。5.主题词。主题词写在落款的下方，并与正文对齐。秘书在写作公文的时候，首先要考虑的问题就是受众对象。这是秘书选择行文格式的依据。2.1.2报告用途决定陈述要点 秘书在公文写作中，不但要考虑受

3、众对象，更要考虑公文的用途，因为这是指导陈述要点的依据。2.1.3平行结构安排衔接语 平行结构是文书写作中经常运用的一种写作手法，这种结构和写作手法可以使整个文书行文逻辑清晰，结构自然。但是，秘书如果采用这种写作手法，要注意各个部分之间的衔接语。恰当的衔接语会使行文流畅严谨。比较常用的平行结构衔接语就是“小标题”。公文除了开头和结尾，用几个大的段落作为主体部分，而每个段落都是由一个小标题来引领。2.1.4递进结构安排总述词 递进结构也是公文写作中经常运用的一种写作手法，这种写作手法可以使行文对某一个问题从不同的侧面和角度进行层层深入的剖析与解读，使行文的思想深度得到提升。但是，秘书如果采用这种

4、写作手法，要注意行文结尾的总述词。恰当的总述词可以升华公文主体部分探究问题的思想，也可以保证行文的完整性。2.2规则型文书格式 明确了公文写作的逻辑，接下来就需要秘书掌握相应类型公文的写作格式了。这一小节主要讲解规则型文书格式。所涉及到的文书类型包括公司制度类、管理办法类、工作细则类、管理条例类以及公司规定类。2.2.1公司制度类文书格式 2.2.2管理办法类文书格式 2.2.3工作细则类文书格式 2.2.4管理条例类文书格式 2.2.5公司规定类文书格式2.2.1公司制度类文书格式 总结制度类文书的格式。1.标题。标题一般是发文单位+内容+文种。2.正文。正文格式一般有两种：（1）章条式。这

5、种格式就是把正文内容分成若干章节，每一章里又分若干条。（2）条款式。这种格式的正文只列条，不设章，就像范文里那样逐条阐述规定。3.落款。发文单位、日期。2.2.2管理办法类文书格式 管理办法类文书也是经常需要秘书协助领导草拟的。值得秘书注意的是，管理办法类文书格式分为封面格式和正文格式。文件正文格式有页眉和正文两个要素。其中页眉是由编码、标题、页码构成，页眉内容的字体字号要求根据实际工作需要进行设置。正文是由标题和内容构成。正文内容一般包括目的、适用范围、管理办法等要素，具体要根据实际工作需要拟写。2.2.3工作细则类文书格式 细则类文书的格式也是包括标题、正文和落款三个要素。1.标题。发文单

6、位+细则内容+文种 2.正文。正文包括三个部分：细则的依据、内容、实施说明。3.落款。落款包括发文单位和发文时间。2.2.4管理条例类文书格式 管理条例类文书的格式同样包含标题、正文和落款三个要素 小提示：我们总结一下上述范文的格式：1.标题。发文单位+内容+文种 2.正文。正文原则上有两种形式：一是分章列条式，一是直接列条式。范文就是采用的后一种。正文的开端要写上总则，包括目的、依据；最后两条写明颁布实施说明；中间写明具体内容。3.落款。发文单位+发文日期。2.2.5公司规定类文书格式 公司规定类文书格式同条例格式大同小异，也包括标题、正文、落款三部分。1.标题：发文单位+内容+文种。2.正

7、文：分条开列，开头写明依据和目的；主体部分写明规定具体内容；结尾写明规定实施说明。3.落款：发文单位+发文时间。2.3 决议型文书格式 2.3.1公函类文书格式 2.3.2通报类文书格式 2.3.3通告类文书格式 2.3.4决议类文书格式 2.3.5意见类文书格式 2.3.6决定类文书格式 2.3.7公告类文书格式 2.3.8指示类文书格式 2.3.9批复类文书格式 2.3.10通知类文书格式决议型文书包括的文书类别比广泛：公函类、通报类、通告类、决议类、意见类、决定类、公告类、指示类、批复类、通知类等。2.3.1公函类文书格式 秘书在写作的过程中，要充分注意公函的格式。公函格式包括：标题、正

8、文、落款。1.标题。发文机关+事由+文种，如图所示 2.正文。正文开头顶格写明主送单位，主体另起段落写明具体的原因和事项，最后由“望复函”等敬语结束。3.落款。写明发文单位和日期。2.3.2通报类文书格式 通报类文书的格式同样是由标题、正文、落款三部分构成。1.标题。（发文单位+）通报对象+文种 2.正文。开头顶格写明主送单位，主体写明事实、分析处理，结尾写明号召。3.落款。写明发文单位和日期。2.3.3通告类文书格式 秘书要注意，通告的格式与通报格式特别类似，同样包括标题、正文、落款三部分。1.标题。（发文单位+）通告内容+文种 2.正文。开头顶格写明主送单位，主体写明原因和通告事项，最后以

9、“特此公告”收尾。3.落款。发文单位+日期。2.3.4决议类文书格式 决议是由标题、通过日期、正文三部分构成。1.标题。（发文单位+）事由+文种 2.通过日期。通常用小括号标注在标题下。3.正文。事实+分析+号召2.3.5意见类文书格式 意见类文书一般由标题、正文、落款三部分构成。1.标题。发文单位+内容+文种 2.正文。开头写明意见缘由，主体写明对某一问题的认识和解决意见，最后以“望批转”作结。3.落款。（发文单位和）时间。2.3.6决定类文书格式 决定类文书是由标题、时间、正文、结尾四部分构成。1.标题。发文单位+决定事宜+文种 2.时间。用括号标注在标题下。3.正文。4.结尾。通常以“本

10、决定即日起施行”。2.3.7公告类文书格式 公告的结构包括标题、正文、落款三部分。秘书在着手写作的时候应注意：1.标题。（发文单位+内容+）文种。2.正文。正文包括公告的原因、事项、结尾。3.落款。（发文单位+）时间。2.3.8指示类文书格式 指示的结构包括标题、发文时间、正文、落款四个部分。四部分格式要求大体与以上各文种要求相同。正文一般包含主送单位、前言、主体、结尾四部分。秘书要特别注意主体是指示的主要内容，包含任务、措施、要求三要素。2.3.9批复类文书格式 批复的结构包含标题、正文、落款三部分，三部分格式要求大体与以上各文种要求相同。正文包含主送单位、引据、主体、结语四部分。注意引据是

11、对下级行文标题的引述2.3.10通知类文书格式 通知的结构包括标题、称呼、正文、落款四个部分，其格式要求大体与以上各文种要求相同。秘书要注意正文的内容要根据通知的类别确定。比如开会通知与工作布置通知的内容就不一样。2.4个人类文书格式 2.4.1贺信类文书格式 2.4.2嘉奖类文书格式 2.4.3批评类文书格式 2.4.4建议书类文书格式 2.4.5感谢信类文书格式 2.4.6申请书类文书格式 2.4.7总结类文书格式 2.4.8慰问信类文书格式 2.4.9表扬信类文书格式 2.4.10欢迎词类文书格式 2.4.11答谢词类文书格式 2.4.12开幕词类文书格式个人类文书也是秘书经常要协助领导

12、拟写的文书类型。这一小节主要讲解这一类文书的写作格式，包括的具体文书类别有：贺信类、嘉奖类、批评类、建议书类、感谢信类、申请书类、总结类、慰问信类、表扬信类、欢迎词类、答谢词类、开幕词类等。2.4.1贺信类文书格式 贺信的格式由标题、称呼、正文、结尾、落款五个要素构成。1.标题。可只写文种名。2.称呼。区别单位名和个人职称、姓名。3.正文。（1）说明成就的背景。（2）分析成就的主客观原因。（3）表示热烈祝贺。4.结尾。一般都用“此致，敬礼”作结。5.落款。发文单位或个人+时间2.4.2嘉奖类文书格式 注意，嘉奖的格式由标题、称谓、正文、落款四要素构成。正文一般包括嘉奖原因、嘉奖方式、奖项、号召

13、四项内容。2.4.3批评类文书格式 批评类文书的格式包括标题、正文、结尾、落款四个要素。注意，公司批评文书的标题可从简，只写文种名；正文包含事件、公司制度、事件性质、处置措施、号召要求等；结尾通常是“特此通报批评”。2.4.4建议书类文书格式 建议书的格式包括标题、称谓、正文、结尾、落款五个要素，其格式要求与以上各文种大同小异。需要注意的是正文一般包括建议的原因及目的，建议的内容，建议被采纳的希望。2.4.5感谢信类文书格式 感谢信同样包含标题、称谓、正文、结尾、落款五项要素。要注意正文往往概括对方给予的帮助，并对其作出正面评价和表示衷心感谢。2.4.6申请书类文书格式 申请书格式要素也包括标

14、题、称谓、正文、结尾、落款。要注意正文应写明申请的具体要求和原因。2.4.7总结类文书格式 总结类文书结构由标题、正文、落款三个要素组成，各要素的格式要求大体上与以上各文种要求相同。2.4.8慰问信类文书格式 慰问信的格式包含的要素有标题、称谓、正文、结尾、落款。2.4.9表扬信类文书格式 表扬信格式要素包括标题、称呼、正文、结尾、落款。2.4.10欢迎词类文书格式 欢迎词的格式要素包括标题、称呼、正文、落款。要注意正文的布局结构一般是开头表示欢迎、主体表示聚会意义、结尾表示祝愿。2.4.11答谢词类文书格式 答谢词的格式要素包括标题、称呼、正文。注意正文分为开头、主体、结语。开头表示对主人款待的感谢，主体概述到访的目的和收获，结语一般表示祝愿或再次感谢。2.4.12开幕词类文书格式 开幕词的格式要素一般包含标题和正文。注意，正文包含称呼、开头、主体、结束语四个要素。