文书处理规范与制作课件-2.ppt
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- 文书 处理 规范 制作 课件 _2
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1、文書處理與公文寫作前言前言公文,對外代表學校,對内代表單位以及個人;因此,公文品質直接影響學校形象,也直接影響個人工作能力評價。因此,文書處理過程,應秉持高度責任感,並以最嚴謹的態度,力求合法、合理、合情。2/58文書處理依據行政院秘書處文書處理手冊 所稱文書,指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內。本校為加強文書管理,有效控制其處理之流程速度,提高行政效率,參照行政院訂頒文書處理,訂有國立勤益科技大學公文處理作業要點 http:/oga.ncut.edu.tw/ncut_o
2、ga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=193文書處理所稱文書處理,係指自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程,步驟如下:1.收文處理:簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。2.文件簽辦:擬辦、送會、陳核、核定。3.文稿擬判:擬稿、會稿、核稿、判行。4.發文處理:繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。5.歸檔處理:依檔案法及其相關規定辦理。依據本校分文作業要點第六點規定(略以):公文分文有誤或有疑問時,四小時內退文通知總收發若分文至二個單位皆不承辦時,則應填寫退文分辦單,註明退文原因及建議改分意見陳請主秘核判,經核判確定之承辦單位應
3、即簽收承辦,不得拒絕。4文書之機密性,應參據來文規定、業務性質或依相關法規規定辦理。1.機密文書分為國家機密文書、一般公務機密文書。2.一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法令或契約有保密義務者。3.處理一般文書,仍應審核鑑定是否具保密價值,如確有保密必要,應即改作機密文書處理。4.傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收;非由承辦人員親自傳遞時,應密封交遞。(傳遞過程應使用黃色公文夾)本校應保密(列為密等級)業務項目表,請參閱http:/oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.p
4、hp&Unit=195文書處理文書時間性,應參據來文規定或實際需要區分辦理1.文書處理,應採隨到隨辦、隨辦隨送,不得拖延、積壓、損毀、遺失。2.除限期公文應依來文規定辦理外,一般公文處理時限基準如下:最速件:最速件:1 1日(採用紅色公文夾)日(採用紅色公文夾)速件:速件:3 3日(採用藍色公文夾)日(採用藍色公文夾)普通件:普通件:6 6日日(採用白色公文夾)採用白色公文夾)為釐清責任,文書處理過程有關人員,應於文面適當位置蓋職名章,並記明日期及時間。例如:103年6月30日下午4時30分,縮寫為0630/1630。6文書處理為明確各單位業務劃分及授權範圍,提高行政效率,學校訂有分層負責明細
5、表實施要領及分層負責明細表(學校網站-人事室表單下載)公文處理應依核定之分層負責明細表辦理,依本校現行權責劃分共有-校長(第一層)、單位主管(第二層)、組長(第三層)、承辦人(第四層)。公文簽辦過程,雖完成送會、陳核、核定等程序,但倘若公文承辦人員製作公文過程,敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等,發生錯誤或遺漏者,承辦人員仍應負責,故不可不甚。7文書處理公文程式條例第2條:公文類別分為令、呈、咨、函、公告、其他公文六類。本校公文處理作業要點就校內常用公文自訂類別,區分為令、函、公告、書函、開會通知、公務電話紀錄及其他公文七類。所謂其他公文,係指其他因辦理公務需要之
6、文書。8文書處理公文類別函:處理公務過程,有下列情形之一時使用。上級機關對所屬機關有所指示、交辦、批復時。下級機關對上級機關有所請求或報告時。同級機關或不相隸屬機關間行文時。民眾與機關間之申請或答復時。簽:承辦人員就職掌事項,或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。9文書處理公文類別以本校較常使用之其他公文類別,說明如下:開會通知單:召集會議時使用。提案:對會議提出報告或討論事項時使用。紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。簽:承辦人員就職掌事項,或簽:承辦人員就職掌事項,或單位主管單位主管對對校長校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。有所陳述、請示、請求、建議時使用。報告:調查報告
7、、研究報告、評估報告等。聘書:聘用人員時使用。經簽准後,逕予發聘或用函檢附。10文書處理公文類別證明書:對人、事、物之證明時使用;例如:研習證明書、獎狀。證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用;例如:學位證書。契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用;例如:聘(僱)用契約書。說帖:就掌理業務詳述辦理情形,請相關部門予以支持時使用。為避免聘書、感謝狀、獎狀、研習證書等各類書狀格式雜亂,學校訂有研習證書暨獎狀套印規範及範例檔案,請自行參閱http:/oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php
8、&Unit=1911文書處理公文類別文字使用應符合簡、淺、明、確之要求:簡(文句少而意義足)淺(不用奇字、奧義、僻典)明(不為隱語、誇張、諷刺)確(所述時間、數字,皆精確真實)文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏同一案情的處理方法不可前後矛盾。對每份公文,均應從各種角度、立場詳加考量,並與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應力求具體、適切可行,並備齊各種必需文件,構成完整之幕僚作業。12文書處理公文寫作簽是行政人員最常撰寫的公文,為幕僚處理公務意見之表達,以供長官暸解案情,並作為抉擇之依據。簽經由擬辦、送會、陳核、核定流程,應可完整呈現從承辦單位、相關單位、核稿長官及校長,所有橫向、縱向關
9、係對案件之整體意見。一份好的簽呈,應該有組織、有條理、具連貫性,讓核稿長官能用最短時間,理解所有案情及其可行方案之利幣得失。13文書處理公文寫作(簽)案件主要來源 1.主管機關或其他機關、學校來文。2.會議決議、長官交辦。3.民眾、學生等之陳情或反應事項(含電話紀錄、E-Mail)。4.輿論報導或依法應主動辦理之事項。5.業務創新、流程改善或主動發現問題之處理等。簽-撰擬過程 1.充份瞭解案件背景、法令依據。2.思考所有可行、不可行方案,並換個角度再多想一下 -從學生(或老師)、承辦單位、配合單位、學校等多元角度考量。3.整理所有資料,草擬乙份長官容易看得懂的簽。14文書處理公文寫作(簽)15
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