秘书理论与实务秘书信息管理课件.ppt

1、信息管理信息管理l一、信息的收集一、信息的收集l二、信息的筛选二、信息的筛选l三、信息的分类三、信息的分类l四、信息的校核四、信息的校核l五、信息的传递五、信息的传递l六、信息的存储六、信息的存储事务管理事务管理试题解析试题解析信息管理l单项选择题示例l秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（而获取信息的方法是（）。）。l（A A）感觉法）感觉法 l（B B）认识法）认识法l（C C）观察法）观察法 l（D D）体验法）体验法事务管理事务管理试题解析试题解析信息管理l多项选择题示例l信息传递的要素包括（信息传递的要素包括（）。）。l（

2、A A）信码）信码 l（B B）信源）信源l（C C）信号）信号l（D D）信宿）信宿事务管理事务管理试题解析试题解析信息管理l工作实务题示例l背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（理苏明需要你完成的任务。（1515分）分）便便 条条钟苗：钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。谢谢。谢谢。行政经理

3、行政经理 苏明苏明二六年十二月六日二六年十二月六日 信息的概述信息的概述l1 1、信息工作的意义、信息工作的意义信息工作的一切行政工作的基础信息工作的一切行政工作的基础信息是领导决策的依据信息是领导决策的依据信息工作是增进秘书才能的最佳途径信息工作是增进秘书才能的最佳途径案例案例 1l达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘达利公司是一家专门销售泥塑的公司。一天，总经理秘书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解书小谷与一位刚从国外考察回来的熟人交谈。小谷了解到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意到某外国商店里出售的中国泥塑，当地人很喜欢，生意兴隆，但产品大多是台湾制造

4、的，工艺水平并不如大陆兴隆，但产品大多是台湾制造的，工艺水平并不如大陆生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑生产的泥塑。该国消费者特别喜欢反映中国民俗的泥塑。l此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？此时，秘书小谷应如何处理利用这送上门来的信息？案例案例 1 分析分析l秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、秘书部门处于组织的信息枢纽地位，秘书应及时捕捉、筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。筛选信息，提供给领导，以提高企业的经营效益。l小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进小谷应马上把此信息告知领导，或转给市场营销部门进行详细的调查研究，行详细的调查研

5、究，l帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品帮助拟订具有操作性的产品推广计划，包括推出的产品品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。品种、数量、价格、宣传、促销、销售渠道等。2、信息的特点、信息的特点l1、客观性、客观性l2、时效性、时效性l3、可塑性、可塑性l4、共享性、共享性l5、依附性：信息的载体有哪些？、依附性：信息的载体有哪些？l6、传递性、传递性l7、开发性、开发性l8、无限、无限 性性1、文字形态2、声像形态3、记忆形态信息工作流程图信息工作流程图P201一、信息的收集一、信息的收集l1 1、秘书工作中，信息收集的主要范围、秘书工作中，信息收集的主要范围政策法规信息政

6、策法规信息企业信息企业信息客户信息、客户信息、贸易信息、贸易信息、国际金融信息国际金融信息国际市场信息国际市场信息同级相关信息：平行单位间信息同级相关信息：平行单位间信息一、信息的收集一、信息的收集l2 2、信息收集的渠道：、信息收集的渠道：l1 1）大众传播媒介）大众传播媒介l2 2）图书馆）图书馆l3 3）联机信息检索渠道（搜索引擎）联机信息检索渠道（搜索引擎）l4 4）供应商和客户）供应商和客户l5 5）贸易交流渠道）贸易交流渠道l6 6）信息机构渠道）信息机构渠道l7 7）关系渠道）关系渠道l8 8）调查渠道）调查渠道l3 3、信息收集的要求、信息收集的要求l1 1）价值性）价值性l2

7、 2）时效性）时效性l3 3）层次性）层次性l4 4）针对性）针对性l5 5）全面性）全面性一、信息的收集一、信息的收集l3 3、信息收集的方法、信息收集的方法l1 1）观察法）观察法l2 2）阅读法）阅读法l3 3）询问法）询问法l4 4）问卷法）问卷法l5 5）网络法）网络法l6 6）交谈法）交谈法l7 7）购置法）购置法一、信息的收集一、信息的收集二、信息的筛选二、信息的筛选l筛选是对收集到的信息进行筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断信息的价鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、能满足需求真实、有价值、能满足需求的信息。的信息。二、信

8、息的筛选二、信息的筛选l案例案例l秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。是钟苗找了半天也没个结果。l思考：钟苗的工作存在什么问题？思考：钟苗的工作存在什么问题？秘书常备的信息资料秘书常备的信息资料l参考书（字典、年鉴、百科全书等）参考书（字典、年鉴、百科全书等）l报纸期刊报纸期刊l统计资料统计资料l地图集地图集l内部文献内部文献l常用人名

9、联系方式常用人名联系方式l行业相关政策汇编、法律法规汇编行业相关政策汇编、法律法规汇编二、信息的筛选二、信息的筛选标记说明标记说明摘记摘记复印、裁剪复印、裁剪留意标题留意标题&筛选信息资料的方法筛选信息资料的方法二、信息的筛选二、信息的筛选&筛选信息资料的要求：筛选信息资料的要求：&分析信息需求，紧靠主题，选择分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息时、重复、空洞的信息二、信息的筛选二、信息的筛选

10、l信息筛选的程序信息筛选的程序看来源看标题看正文决定取舍看来源看标题看正文决定取舍1、突出主题思想、突出主题思想2、选择典型性、淘汰一般、选择典型性、淘汰一般3、有时效性、充满新意、有时效性、充满新意4、从实际出发，有特点、从实际出发，有特点5、选择宏观、淘汰微观、选择宏观、淘汰微观三、信息的分类三、信息的分类l信息的分类方法信息的分类方法字母分类法字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）按作者姓名、单位名称、标题等）地区分类法地区分类法主题分类法主题分类法数字分类法数字分类法时间分类法（按信息形成先后）时间分类法（按信息形成先后）根据工作需要，将各种分类方法结合使用根据工作需要，将各种分类

11、方法结合使用三、信息的分类三、信息的分类l信息分类的注意事项信息分类的注意事项1 1、利用颜色、标签区分类别、利用颜色、标签区分类别2 2、建立交叉参照卡、建立交叉参照卡 交叉参照卡交叉参照卡名称名称/主题：主题：详见：详见：相关名称相关名称/主题主题四、信息的校核四、信息的校核l信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。、图表、符号以及时间、地点、人物等。l信息校核的要求：信息校核的要求：l1 1、以原始数据为基础、以原始数据为基础l2 2、要排除主观因素的干扰、要排除主观因素的干扰四、信息的校核四、信息的校核l信

12、息校核的程序：信息校核的程序：确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断确定内容选择校核方法核实分析信息作出判断1、溯源法2、比较法3、核对法4、逻辑法5、调查法6、统计法核对计算定性、定量分析逻辑推理判断真伪信息的传递信息的传递l信息传递的要求信息传递的要求迅速、准确、保密迅速、准确、保密l信息传递的途径信息传递的途径信源信道信宿信源信道信宿l信息传递的方向信息传递的方向内向传递：在单位内部进行信息交流沟通内向传递：在单位内部进行信息交流沟通外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息信息传递实战演练信息传递实战演练内向传递内向传递 外向传递外向传递 新闻稿

13、新闻稿 备备忘录忘录 文件传阅单文件传阅单 新闻发新闻发布会布会 报刊声明报刊声明 公司人公司人事会议事会议 单位规章制度单位规章制度 股份公司股股份公司股东大会东大会 员工嘉奖令员工嘉奖令 处分处分通告通告信息传递方法信息传递方法语言传递语言传递文字传递文字传递电讯传递电讯传递可视化辅助物传递可视化辅助物传递信息的储存信息的储存l信息储存的载体信息储存的载体纸质载体纸质载体磁性载体：磁性载体：缩微品：缩微品：信息存储的设备：信息存储的设备：文件夹、文件盒、文件袋、文件夹、文件盒、文件袋、有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫、防虫科学地存放排列

14、科学地存放排列信息的储存信息的储存l信息储存管理系统信息储存管理系统:1 1、信息集中管理系统、信息集中管理系统2 2、信息分散管理系统、信息分散管理系统3 3、信息计算机辅助管理系统、信息计算机辅助管理系统l信息储存要求：信息储存要求：1 1、保存有价值的信息、保存有价值的信息2 2、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理3 3、对信息分类、对信息分类4 4、防止信息泄密、损坏、防止信息泄密、损坏5 5、便于查找、便于查找l 信息储存程序信息储存程序登记编码排列保存保管登记编码排列保存保管信息的储存信息的储存l信息储存程序信息储存程序登记编码排列保存保管登记编码排列保存保管谢谢！谢谢！