秘书办公室事务管理印信、值班、邮件管理课件.ppt

1、印信管理印信管理 印章是权力的象征和职能的标志印章是权力的象征和职能的标志印章的作用印章的作用o 权威作用o 标志作用o 法律作用o 凭证作用印章的种类印章的种类v正式印章v套印章v钢印v领导人名章（分为领导人签名章和个人名章）v专用印章v戳记印章尺寸规格o 国务院正式印章为6厘米，省部级及机关的正式印章为5厘米，副部级、地、市、州、县机关为4.5厘米，其他单位一律为4.2厘米。党的各级机关的正式印章，其规格与同级行政机关的正式印章相同。o 国务院钢印直径为4.2厘米，其他单位钢印不得超过4.2厘米，不得小于3.5厘米要求 具体内容 管理印章要有制度 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章，什

2、么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管理和使用印章 使用印章要慎重 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批准人、用章印数等 使用印章事前认真检查 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 盖章位置准确 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要骑年盖月，印文字迹要端正清晰 印章必须妥善保管 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面 印章的管理 印章的管理包括印章的管理包括：印章的刻制

3、、颁发、启用、保管、使用、停用等 印章的使用操作流程：印章的使用操作流程：用印申请 用印签批 用印登记 用印监督 正确用印秘书印章的要领（）A 握法标准 B 用力均匀 C 落茵平稳 D 印泥适度案例：总经理把保管单位公章和盖印的任总经理把保管单位公章和盖印的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？务交给了秘书小付，小付应该怎样做？o 答案:小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内,钥匙随身携带o 每次用毕应将印章加锁存放,随印随锁o 如因事外出,须经批准交他人代管o 加盖单位公章,须经总经理批准,并审核签名;o 要将盖用文件名称,编号,日期,签发人,领用人,盖章人等项详细登记o 加盖印章必须做到

4、用力均匀,使印章端正,完整印印章使用与管理章使用与管理 1 1、印章的刻制及启用、印章的刻制及启用 严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改严格按照国家有关规定刻制，不得擅自更改;必须执单位证明及公安部门的批准证明，到必须执单位证明及公安部门的批准证明，到指定的刻字单位刻制。指定的刻字单位刻制。启用时一般由制发单位发出启用通知，通知启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保中盖上所启用印章的印模，发给有关单位保存，以备查考。存，以备查考。印印信管理信管理印印信管理信管理 2 2、印章的审批和使用、印章的审批和使用 必须经过领导人批准，并进行认真的登记未履行必须经

5、过领导人批准，并进行认真的登记未履行 手续或手续不全时，不得用印。手续或手续不全时，不得用印。用印时应注意盖在正确的位置，用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成一般应盖在文件成 文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月。3 3、印章的保管、印章的保管 印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。严禁擅自使用或外借。印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报 或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。印

6、印信管理信管理介介绍信的使用与管理绍信的使用与管理 o 介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍介绍和和证明证明双双重作用。重作用。o 介绍信管理应严格而细致，介绍信管理应严格而细致，并注意以下问题并注意以下问题:（1 1）介绍信的格式应符合要求介绍信的格式应符合要求 （2 2）介绍信应由专人管理介绍信应由专人管理 （3 3）出具介绍信必须认真履行审批手续出具介绍信必须认真履行审批手续 （4 4）妥善保管好介绍信的存根妥善保管好介绍信的存根介绍信使用的程序介绍信使用的程序

7、用印用印申请申请、开介绍信、开介绍信领导审批登记填写用印用印申请申请、开介绍信、开介绍信领导审批登记填写核对用印用印用印申请申请、开介绍信、开介绍信领导审批登记填写 动脑筋1、1111月月1 1日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈日，李经理要到广州参加一个贸易洽谈会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带会，考虑到要与多家公司洽谈业务，需要带几张空白介绍信，可否？几张空白介绍信，可否？2 2、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印、某公司印章管理人员小马为工作方便，带印章一起出差到外地，这种做法正确吗？章一起出差到外地，这种做法正确吗？值值班工作班工作值班形式值班形式常设值班室常设值班室（重要党政机

8、关或规模较大的组织）轮流值班轮流值班（下班时间或节假日期间，大多数单位采用）临时性值班临时性值班（防范突发性事件临时开设）传递信息传递信息办理领导临时交办的事项办理领导临时交办的事项负责接待工作负责接待工作处理来函、来电（处理来函、来电（一般只传达不答复，不随意表一般只传达不答复，不随意表态）态）掌握领导外出活动情况掌握领导外出活动情况确保安全确保安全处理突发事件处理突发事件承办临时事项承办临时事项 值班工作的主要任务值班工作的主要任务值班记录o值班记录一般包括接待记录、电接待记录、电话记录、值班日志、值班报告、话记录、值班日志、值班报告、公务接洽。公务接洽。接待记录（来访人姓名、单位、时间、

9、内容接（来访人姓名、单位、时间、内容接待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓待人的承办意见、领导的批办意见、接待人的姓名）名）接待记录表编号来访人姓名来访人单位接待时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分接待人姓名接待地点内容来访事由接待人拟办意见：签字：主管领导意见：签字：处理结果：值班人员签字：电话记录（来电时间、来电单位、来电内容、接电话记录人、领导批示和处理意见）电话记录编号：时间：年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分来电单位来电人姓名来电电话号码接话人姓名通话内容：接电话人拟办意见主管领导意见 签字：处理结果：值班人签字：值班日志（一天一般的重要工作）值班日志时间 日

10、时 分至 日 时 分值班人办理的事项及情况：待办事项的内容：其他备忘事项：值班人签字接班人签字值班报告编号：值班人：报告事项发生时间事项涉及的单位及人员情况单位名称人员姓名职务电话事项摘要：拟办意见：领导指示：处理结果：报告单位报告人签字会晤接洽记录本来电或来人单位姓名职务接洽时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分接洽人洽谈事项：领导指示：处理结果：备注接洽人签名来访登记表来访登记表编号编号 值班人值班人来访人姓名来访人姓名 来访人单位来访人单位 接待时间接待时间 年年 月月 日日 时时 分分 至至 年年 月月 日日 时时 分分 内容内容 拟办意见拟办意见 领导意见领导意见 处理意见处

11、理意见 值班人签字：值班人签字：外来人员登记表外来人员登记表 序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注值班电话记录表值班电话记录表oo 编号：编号：时间：时间：年年 月月 日日 时时 分到分到 时时 分分o 来电单位来电单位 发话人姓名发话人姓名 oo 来电单位电话号码来电单位电话号码 值班接话人姓名值班接话人姓名 oo通话内容摘要：通话内容摘要：oo领导意见：领导意见：oo处理结果：处理结果：值班人签字：值班人签字：o 情景训练情景训练o 案例：毒药掉进河里之后案例：毒药掉进河里之后 1999年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到市交年的一天深夜，某市政府值班秘书小刘接到

12、市交通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装通部门打来的紧急电话，告知一家装卸公司在某码头装卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若卸化学物品时，不慎将一桶剧毒化学物品落入水中。若毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时刘秘书毒药扩散到水中，人畜饮用后会造成死亡。此时刘秘书脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，脑海中掠过两套方案：一是打电话给市领导或上级机关，请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领请求指示，然后依照领导的指示去执行，如果找不到领导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打导，再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场指挥打捞。捞。o 如果

13、你是值班秘书，应当采取什么措施如果你是值班秘书，应当采取什么措施?管理领用现金和履行报销手续零用现金的使用范围零用现金的使用范围o市内交通费、邮资、接待茶点费、停车费、添置少量的办公用品零用现金凭单领用人姓名所在部门用途金额申请人签名批准人签名帐页编号支付日期报销手续申请报告费用申请表结算报销单登记领取支票现金审核索要发票 6.8.1.6.8.1.办公用品管理的内容办公用品管理的内容 1、文具文具 笔、墨、尺、订书机、油彩、粉笔、胶水（带）、笔、墨、尺、订书机、油彩、粉笔、胶水（带）、信封、邮票等。信封、邮票等。2 2、小工具、小工具 清洁工具、修理工具、制画工具、宣传工具、清洁工具、修理工具

14、、制画工具、宣传工具、各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。各种刀具（裁纸刀、切纸刀）等。6.8 办公用品管理 6.8 办公用品管理 3 3、纸张、纸张 信纸、复印纸、打印纸、复写纸、蜡纸，各种规格的信纸、复印纸、打印纸、复写纸、蜡纸，各种规格的白纸、包装纸、装饰纸等。白纸、包装纸、装饰纸等。4 4、常用耗材、常用耗材 计算机的磁盘、打印机的色带、墨盒、油墨，复印机的计算机的磁盘、打印机的色带、墨盒、油墨，复印机的墨粉，录音带、录像带、胶卷、电池等。墨粉，录音带、录像带、胶卷、电池等。5 5、小型电器设备、小型电器设备 投影仪、幻灯机、录音机、录像机、照相机、计算器、投影仪、幻灯机、录音机、录像机、照

15、相机、计算器、计时器等。计时器等。6 6、其他用品其他用品 一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、标语等。一些装饰用品、挂图、旗帜、标志、标语等。6.8 办公用品管理 6.8.2.6.8.2.办公用品管理的原则办公用品管理的原则 u建立完善的管理制度建立完善的管理制度 u保证工作的需要保证工作的需要 u讲求节约，物尽其用讲求节约，物尽其用 u及时更新装备，提高工作水平及时更新装备，提高工作水平 6.8 办公用品管理办办公用品的管理程序公用品的管理程序 选择供应商选择供应商订购订购接受接受存放存放申购申购库存管理库存管理办公室设备和耗材的库存管理，要办公室设备和耗材的库存管理，要求求“三卡三卡”一致，

16、这三卡是（）一致，这三卡是（）oA库存卡oB出货卡oC供应卡oD进货卡 问题讨论1 1、如何理解时间管理的一般原则？该原则与秘书、如何理解时间管理的一般原则？该原则与秘书工作有哪些关系？工作有哪些关系？2 2、你是如何理解、你是如何理解ABCDABCD工作法的？工作法的？3 3、作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上、作为一个秘书，你认为应如何管理好自己和上司的日志？司的日志？4 4、秘书应如何正确收发邮件？、秘书应如何正确收发邮件？5 5、值班工有哪些任务和要求？、值班工有哪些任务和要求？6 6、怎样管理办公用品？、怎样管理办公用品？7 7、保密工作有哪些内容？、保密工作有哪些内容？6.6

17、 6.6 保密工作保密工作6.6.1 6.6.1 保密工作的重要性保密工作的重要性 o 保密是执政党和国家保持政局稳定的重要手保密是执政党和国家保持政局稳定的重要手段段o 保密是发展经济的客观需要保密是发展经济的客观需要o 保密是领导决策的需要保密是领导决策的需要6.6.2 6.6.2 保密工作的新特点保密工作的新特点 o 保密范围和内容趋于扩大保密范围和内容趋于扩大o 需要防范的泄秘渠道日趋增多需要防范的泄秘渠道日趋增多o 需要对付的窃密手段变化多端需要对付的窃密手段变化多端o 需要打击的窃密活动十分猖獗需要打击的窃密活动十分猖獗 6.6 6.6 保密工作保密工作6.6.36.6.3保密工作

18、的内容保密工作的内容 n 文件保密文件保密n 会议保密会议保密n 通讯保密通讯保密n 计算机保密计算机保密n 涉外保密涉外保密n 经济情报的保密经济情报的保密n 新闻报道和出版的保密新闻报道和出版的保密 6.7 6.7 邮件处理邮件处理 6.7.1 6.7.1 邮政业务邮政业务 1 1、信函业务、信函业务 国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。函件。2 2、邮政包裹业务、邮政包裹业务 国内包裹、国际包裹、国内包裹、国际包裹、3 3、特快专递特快专递 信函、文件资料、物品。信函、文

19、件资料、物品。6.7 6.7 邮件处理邮件处理6.7.2 6.7.2 邮件处理的涵义邮件处理的涵义 处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。程中所要进行的一系列工作。邮件分为：邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等；类信函、电报、报刊、包裹等；电子信函，如电传、传真、电子信函，如电传、传真、E-MAILE-MAIL等。等。6.7 6.7 邮件处理邮件处理签收签收拆封拆封登记登记分类分类及时处理邮件，及时处理邮件，并记录并记录呈送邮件呈送邮件6.7.3 6.7.3 邮件接收程序邮件

20、接收程序 6.7 6.7 邮件处理邮件处理 1、签收签收 认真清点文件的件数，并签字。认真清点文件的件数，并签字。2 2、拆封、拆封 保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。保持原封的完好，注意封内文件不能损坏。3 3、登记、登记 按收文登记簿中的内容逐项登记。按收文登记簿中的内容逐项登记。4 4、分类、分类 分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件5 5类，类，分别归入分别归入5 5个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。分送各主管上司处理。5 5、呈送、呈送 6.7 6.7 邮件处理邮件处理 6.7.6 6.7.6 邮件寄发程序邮件寄发程序做好邮件的准备和做好邮件的准备和核对工作核对工作提请上司签发邮件提请上司签发邮件邮件的装封与折叠邮件的装封与折叠查对收信人查对收信人的相关信息的相关信息将邮件分类将邮件分类做好登记做好登记选择适当选择适当的邮寄方式的邮寄方式 祝学习进步！祝学习进步！