行政办公室事务管理课件.ppt

1、 办公室事务管理第一单元 时间管理和做好领导工作日程安排第1页，共52页。一、时间管理 1.时间管理的基本准则 明确目标 有计划、有组织地进行工作 分清工作的轻重缓急 合理地分配时间 与别人的时间取得协作 制定规则，遵守规则 第2页，共52页。2.时间管理上存在的问题 缺少工作计划 组织工作不当 时间控制不够 整理整改不足 进取意识不强等 第3页，共52页。3.时间管理的方法和技巧 必须有计划地使用时间 合理使用零碎时间的方法 时间管理的其它方法与技巧 第4页，共52页。二、领导活动日程安排（一）领导活动日程安排的范围和意义 1.领导活动的范围 2.领导日程活动安排的意义 第5页，共52页。（

2、二）编制领导活动日程表的原则和程序 1.编制领导日程表的原则：注重实效，不搞形式主义；注意张弛有度，劳逸结合；要留有充分的机动时间；要充分尊重领导本人的意见；要注意保守机密。第6页，共52页。2.编制领导活动日程表的程序：接受任务；制订方案；方案审批；实施准备；检查落实；组织实施；后续工作。第7页，共52页。（三）编制领导活动日程表的方法 1.领导活动日程表的类型：领导的活动安排按时间可分为长期（一年或半年）、中期（季度或一月）、短期（一周或一天）。2.领导活动日程表的编制方法：年度日程安排表；月日程安排表；周日程安排表；每日日程安排表。第8页，共52页。第二单元 办公室日常事务管理第9页，共

3、52页。一、值班事务管理（一）值班工作的含义与任务 1.值班工作的含义 2.值班工作的任务：及时传递信息；做好接待工作；承办临时事项；掌握领导的外出活动情况；处理突发事件；确保组织的安全；编写值班材料等。第10页，共52页。（二）值班工作的具体内容与做法 1.建立健全值班工作制度 2.制作好值班安排表 3.做好值班内容的记录 4.突发事件处理 第11页，共52页。二、办公室成本管理与控制（一）办公设备的申购、使用、管理（二）利用网络办公第12页，共52页。三、办公室电话事务 电话是现代社会中不可缺少的通讯工具。办公室人员经常需要与组织内外的相关人员接洽应对。如果电话处理不好，会给人留下不好的印

4、象，从而影响组织的整体形象。（一）电话与传真：1.电话接打原则：正确、有效、简洁、礼貌。第13页，共52页。2.拨打电话的要点 3.接听电话的要点 4.电话的后续处理：第14页，共52页。四、印信与保密工作 “印”即印章，“信”即介绍信（证明信）。印信工作即是印章及介绍信（证明信）的制发、保管和使用工作。印章和介绍信（证明信）是各级各类组织对外联系的标志和行使用权职权的凭证。第15页，共52页。（一）印章的刻制与启用管理：1.印章的刻制 2.印章的启用（二）印章的管理与使用 1.印章的保管 2.印章的使用：第16页，共52页。（三）介绍信（或证明信）的管理和使用：介绍信（或证明信）是组织因对外

5、联系工作、商洽事务而由派出人员所持有的凭证性信函。出具介绍信，就意味着要对被介绍人的行为负责。1.介绍信的保管 2.介绍信的使用第17页，共52页。第三单元 办公室的接待工作第18页，共52页。一、接待工作概述 （一）接待工作的含义 （二）接待工作的原则 1.热情周到 2.礼仪大方 3.俭省节约 4.安全保密 第19页，共52页。二、接待的准备工作 （一）做好接待工作的环境准备 （二）做好接待工作的物质准备：（三）接待心理准备 第20页，共52页。三、接待工作的基本程序（一）亲切迎客（二）热情待客 1.引导；2.引座；3.介绍；4.送茶。（三）礼貌送客 第21页，共52页。四、接待规格与接待计

6、划（一）接待规格的种类及确定 1.接待规格的种类 2.接待规格的确定（二）制定接待计划 1.接待方针 2.接待规格 3.接待日程安排 4.接待形式 5.接待经费开支 第22页，共52页。（三）具体准备接待工作 1.了解来宾基本情况 2.拟订接待初步意见 3.确定陪同人员名单 4.印发活动日程表 5.安排好接站及返程票的预订、预购 6.安排好来宾住宿 7.安排领导拜访来宾 8.安排好餐饮及宴请 9.安排好工作用车第23页，共52页。10.安排好会谈、参观等事宜 11.安排观光旅游及文化娱乐活动 12.安排新闻报道工作 13.互赠纪念品或合影留念 14.及时做好接待经费结算 15.安排好送行事宜

7、16.做好总结工作第24页，共52页。五、涉外接待基本规范（一）国际交往中主要的礼仪原则 1.信守时间 2.女士优先 3.不得纠正 4.维护个人隐私 5.以右为尊（二）接待外宾的工作程序（三）接待外宾的礼节 第25页，共52页。六、信访接待工作 信访工作是群众以写信、电子邮件、传真、来电来访等形式向领导机关或社会组织反映情况、提出建议、意见或者投诉请求的一种社会活动。信访工作是指处理人民群众来信来访的工作，既是领导工作的一部分，也是办公室的经常性业务工作。第26页，共52页。（一）做好信访工作的意义（二）信访工作的原则（三）信访工作的特点（四）受理来信的程序与要求第27页，共52页。第四单元

8、商务活动安排第28页，共52页。一、开放参观与签约仪式（一）开放参观活动：开放参观活动就是企业主动地开放一些项目供外部人员参观，从而达到宣传、沟通等作用。1.开放参观活动的主要项目 2.开放参观活动的群体 3.开放参观活动的作用 4.开放参观活动的操作流程 5.办公室接待人员在开放参观活动中的职责第29页，共52页。（二）签约仪式：在商务活动中，通过洽谈产生的正式文件一般都需要举行签字仪式，这些文件经正式签署后方能生效。签字仪式是表明会谈各方对文件约束力的认可；体现各方对会谈成果的重视；签字仪式还具有见证和宣传的作用。第30页，共52页。1.签字仪式的准备工作 2.签字仪式的正式程序第31页，

9、共52页。二、庆典活动与剪彩仪式（一）庆典活动 1.庆典活动的类型 2.庆典活动的准备工作 确定庆典出席人员的名单 安排来宾的接待工作 布置举行庆祝仪式的现场 节庆活动的具体程序第32页，共52页。（二）剪彩仪式：剪彩仪式是指有关单位为了配合组织的一些庆典活动，邀请有关领导和知名人士用剪刀剪断红色缎带的庆祝活动。剪彩仪式往往是庆典活动的一个环节。第33页，共52页。1.剪彩仪式的准备工作 剪彩仪式的用具准备 剪彩人员的确定 2.剪彩仪式的程序 第34页，共52页。三、宴请活动（一）宴请的类型（二）宴请的准备工作（三）宴请活动的程序 第35页，共52页。四、商务旅行（一）商务旅行的基本常识 1.

10、交通方式 2.宾馆类型（二）商务旅行的准备工作 1.预订机（车、船）票 2.预订房间 3.准备必备的文件资料及领导随身携带的用品 4.预支差旅费等第36页，共52页。（三）随行事务 1.随行事务工作程序 准备阶段 旅行阶段 结束阶段 2.随行的安全防范 妥善保管好贵重物品；随身携带有效证件；要有安全意识。第37页，共52页。（四）制订商务旅行计划 1.商务旅行计划的内容 2.制订旅行日程表 3.制定旅行日程表的要求第38页，共52页。（五）领导旅行期间及旅行结束后办公室人员的工作 1.领导旅行期间办公室人员的工作 2.领导旅行结束后办公室人员的工作第39页，共52页。第五单元 信息管理工作第4

11、0页，共52页。一、信息的含义、特征与信息工作制度 （一）信息的含义 （二）信息的特征 （三）信息工作和信息工作制度 1.信息工作 2.办公室人员从事信息工作的要求 3.信息工作制度第41页，共52页。二、信息的收集（一）信息收集的意义和范围 1.信息收集的意义 2.信息收集的范围（二）信息收集的方法和渠道 1.信息收集的方法 2.信息收集的渠道第42页，共52页。三、信息的处理（一）信息处理的含义和原则 1.信息处理的含义 2.信息处理的原则（二）信息处理的主要内容 1.信息筛选 2.信息鉴别 3.信息提炼 4.信息编写第43页，共52页。四、信息的存储（一）信息的存储含义和程序 1.信息的

12、存储含义 2.信息存储的程序 3.信息存储技术 第44页，共52页。第六单元 沟通与协调工作第45页，共52页。一、沟通工作（一）沟通的含义、意义及种类 1.沟通的含义 2.沟通的种类第46页，共52页。（二）有效沟通的条件 1.信息源发出的信息应完整而准确 2.信息在传递过程中没有损失 3.信息接受者必须真正理解接受到的信息第47页，共52页。（三）影响沟通的障碍因素 1.信息发出者的障碍 2.信息传递渠道的障碍 3.信息接受者的障碍（四）沟通的基本方法与技巧第48页，共52页。二、协调工作 （一）协调概述 （二）协调的种类 （三）办公室做好协调的优势 （四）办公室人员和领导关系的协调 （五）协调的步骤、方法与技巧 第49页，共52页。第七单元 参谋与调研工作第50页，共52页。一、办公室管理人员的参谋工作（一）办公室管理人员的参谋作用概述（二）办公室管理人员参谋作用在具体工作中的体现（三）办公室管理人员参谋工作的要领第51页，共52页。二、调研工作（一）办公室管理人员调研工作的内容（二）调查的方法（三）调查的形式第52页，共52页。