行政E化公文线上签核第3版简报课件.ppt

1、報告人報告人 林惠芳林惠芳2008/11/20行政E化-公文線上簽核第3版簡報本校公文線上簽核啟用時間及範圍本校公文線上簽核啟用時間及範圍第一版公文電子表單-96年11月16日 書函中山大學、書函一級第二版公文電子表單-97年4月15日 書函【中山、書函一級】改版、函、簽稿、開會通知【中山、書函一級】第三版公文電子表單-97年11月20日並會一次改為N次功能【並會單位內成員】【並會平行二級單位】【並會外單位】會文單位【退文】功能簡化【單位內辦文完畢】作業 確認點選【辦文完畢】或【會文完畢】增加【常用公文批示用語】及改變電子表單顏色【承辦單位】表單顏色(藍色)【並會外單位】表單顏色(灰色)【並會

2、單位內平行二級單位】表單顏色(綠色)【並會單位內成員】表單顏色(紫色)公文線上簽核流程公文線上簽核流程-十式流程 函 書函中山 校長決行 書函一級 簽稿 開會通知中山 一級主管決行 開會通知一級 之抉擇將決定公文線上簽核十式流程走向之主幹並會並會適用平行層級(單位內成員、二級單位)(並會外單位不限一、二級但建議行政單位逕行並會一級單位)線上同時傳遞送達並會次數無限串會串會(陳核一、二級主管必採)上下層級、平行層級皆適用(僅限單位內)線上依序傳遞送達每次僅能選擇唯一對象(串會次數無限)串會作業下拉選擇【會文順序】確認點選 按後，系統自動執行串會作業(不選擇串會人員)-按 後，系統自動回到承辦者端

3、或會辦承辦者端 並會一次改為N次功能取消【會簽流程】之勾選重新【選擇名單】確認【會文順序】之正確性公文線上簽核公文線上簽核-並會作業並會作業(一一)並會欄位承辦人&會辦承辦人第一次並會單位內成員選擇【並會單位內成員】名單 請確認【會文順序】點選【並會單位內成員】再並會單位內成員【並會(再並會)單位內成員】的工作應於二級主管審稿前完成【會簽流程】中取消 【已完成單位內並會】之勾選 重新選擇欲再加會之 【並會單位內成員】名單，此時【會文順序】會自動點選 【並會單位內成員】。【再並會單位內成員】操作步驟(一)【會簽流程】取消【已完成單位內並會】之勾選【再並會單位內成員】操作步驟(二)重新選擇欲再加會

4、之 【並會單位內成員】名單【會文順序】會自動點選 【並會單位內成員】公文線上簽核公文線上簽核-並會作業並會作業(二二)並會欄位承辦人&會辦承辦人第一次並會單位內平行二級單位(適用有二級登記桌者)選擇【並會二級單位登記桌】名單【會文順序】中點選 【並會平行二級單位登記桌】再並會單位內平行二級單位(適用有二級登記桌者)【並會(再並會)二級單位登記桌】的工作應於二級主管審稿後、一級主管審稿前完成 在【會簽流程】中取消 【已完成二級單位並會】之勾選，此時會自動取消【並會二級單位登記桌】中原來的名單 重新選擇欲再加會再加會之【並會二級單位登記桌】名單，此時【會文順序】會自動點選 【並會平行二級單位登記桌

5、】【再並會單位內平行二級單位】操作步驟(一)【會簽流程】取消【已完成二級單位並會】之勾選【再並會單位內平行二級單位】操作步驟(二)選擇再加會再加會之【並會二級單位登記桌】名單【會文順序】會自動點選 【並會平行二級單位登記桌】公文線上簽核公文線上簽核-並會作業並會作業(三三)並會欄位承辦人&會辦承辦人第一次並會外單位(並會一級含二級登記桌)(並會一級無二級登記桌)(並會二級登記桌)選擇【並會外單位登記桌】名單【會文順序】中點選 【並會外單位登記桌】再並會外單位(並會一級含二級登記桌)(並會一級無二級登記桌)(並會二級登記桌)在【會簽流程】中取消 【已完成單位外並會】之勾選，此時會自動取消 【並會

6、外單位登記桌】中原來的名單 重新選擇欲再加會之【並會外單位登記桌】名單，此時【會文順序】會自動點選【並會外單位登記桌】【再並會外單位登記桌】操作步驟(一)【會簽流程】中取消 【已完成單位外並會】之勾選【再並會外單位登記桌】操作步驟(二)選擇再加會之【並會外單位登記桌】名單【會文順序】會自動點選 【並會外單位登記桌】創稿人關卡應注意事項選完並會名單，系統會依序設定(會文順序)當您需辦理串會，如：創稿人串會選擇承辦人【會文順序】請先點選【串會單位內成員串會單位內成員】再串會【選擇名單】承辦人(創稿完畢)關卡應注意事項若創稿人已選完【並會名單】進入承辦人關卡，系統會自動設定(會文順序)為【串會單位內

7、成員】依下圖承辦人此關卡應執行【並會單位內成員】【會文順序】請點選【並會單位內成員】簡化勾選簡化勾選 單位內辦文完畢之作業單位內辦文完畢之作業由勾選由勾選【單位內辦文完畢單位內辦文完畢】改為改為 確認主流程確認主流程【會文順序】已點選已點選【辦文完畢辦文完畢】或確認子流程或確認子流程【會文順序】已點選已點選 【會文完畢會文完畢】請配合對應動作首行之狀態名稱操作送送【秘書室秘書室】辦理審稿決行辦理審稿決行將送將送【文書組文書組】發文或發文或【一級單位一級單位】逕行發文逕行發文會文單位會文單位【已完成會核作業已完成會核作業】決行層級為決行層級為【校長決行校長決行】-【承辦人承辦人】端端對應動作對應

8、動作【狀態名稱：狀態名稱：會文或審稿完畢會文或審稿完畢】說明：即承辦單位一、二級主管已完成審稿作 業，將送秘書室辦理審稿決行送秘書室辦理審稿決行作業時操作步驟：請於【會文順序】中點選【辦文完畢辦文完畢】按【完成】送出 此時系統會逕送【秘書室登記桌】送秘書室辦理審稿決行時(無需外會)【會文順序】請點選點選【辦文完畢】決行層級為決行層級為【校長決行校長決行】-【承辦人承辦人】端端對應動作對應動作【狀態名稱：完成外會狀態名稱：完成外會】說明：即已完成外單位會辦，將送秘書室 辦理審稿決行作業時 操作步驟：請確認確認【會文順序】已點選【辦文完畢】按【完成】送出 此時系統會逕送【秘書室登記桌】送秘書室辦理

9、審稿決行時(已完成外會)【會文順序】確認已點選確認已點選【辦文完畢】決行層級為決行層級為【校長決行校長決行】或或【一級主管決行一級主管決行】【創稿人確認端創稿人確認端】【】【承辦人確認端承辦人確認端】對應動作對應動作-狀狀態名稱態名稱【會文或審稿完畢會文或審稿完畢】說明：即已完成決行作業已完成決行作業，將送文書組發文或 一級單位逕行發文 操作步驟：請確認【會文順序】已點選【辦文完畢】按【完成】送出 此時系統會將這份公文【校長決行】會傳送文書組 或【一級主管決行】會歸檔並回傳(公文製作管理系統)將送文書組發文或一級單位逕行發文【會文順序】確認已點選確認已點選 【辦文完畢】【會文承辦人會文承辦人】

10、端端【狀態名稱：會文完畢狀態名稱：會文完畢】說明：會文單位已完成會核作業會文單位已完成會核作業操作步驟：請確認請確認【會文順序會文順序】已點選已點選【會文完畢會文完畢】按【完成】送出，系統會送回【承辦人】端承辦單位退文作業【承辦人承辦人】【創稿人創稿人】勾選【退回】於【我的意見】欄敘述【退文原因】按【完成】送出 系統即自動回傳【創稿人】端(本案若需作廢由創稿人執行勾選【表單作廢】)【單位主管】【承辦人】【會文主管】【會文承辦人】於【我的意見】欄敘述【退文原因】按【完成】送出系統即自動回傳【承辦人(會文承辦人)】關卡】端 承辦(會辦)主管退文作業增加會文單位退文功能會文承辦人 單位登記桌單位登記

11、桌 承辦人操作步驟：(一)勾選【退回】(二)請於【我的意見】欄敘述【退文意見】（三）最後請按【完成】送出常用公文批示用語最佳使用瀏覽器的方法公文線上簽核-FIREFOX瀏覽器差勤(請假)線上簽核-IE瀏覽器文件中心/圖書與資訊處/瀏覽器-安裝FIREFOX瀏覽器下載相關軟體（讀卡機驅動光碟）安裝或自文件中心下載安裝開始/程式集/EZUSB Utility/EZUSB Diagnostics檢測 進入本校線上簽核系統/【文件中心文件中心】/圖書與圖書與資訊處資訊處/【檔案名稱檔案名稱】下載安裝下載安裝j2re-1_4_2_06_windows-i586-p.exe 【JavaRuntime安裝程

12、式】Safesign-1.0.8.42-standard.exe 【資料加解密認證安全程式】PIIJNI.dll 【自然人憑證用戶端程式(一)】HiCOSPKCS11.dll 【自然人憑證用戶端程式(二)】確認人員名單為線上固定關卡用於指派會辦承辦人一級登記桌&二級登記桌線上提供人員新增、異動申請及簽核作業(流程作業/啟動流程/各類申請表單/單位登記桌變更申請單)本校公文製作管理系統連接線上簽核流程進入首頁/待辦事項或流程作業/畫面進入公文創稿(如函、書函等)電子表單 請確認【目前角色】之正確性打開【列印對應動作】提供您簽核操作步驟之解說操作步驟及應注意事項 點選【列印對應動作】展開畫面請【放大查看各關卡意見】了解並會及串會成員之意見及流程關卡及【公文本文及附件】【查看修改歷程】可了解公文修改之歷程操作步驟及應注意事項 各關卡意見彙整列表(展開放大圖)查看修改歷程(展開放大圖)點選放大查看(公文本文)透過透過/流程作業流程作業/下拉下拉/隨時隨時掌握公文流管掌握公文流管(若若 為為 ，請點入追蹤，請點入追蹤)簡報完畢敬請 指教謝謝！