秘书的日常事务工作课件.ppt

1、第一节办公环境的管理第二节安排领导日程第三节接打电话与处理邮件第四节印信与保密工作 主要内容电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标（一）学习目标了解秘书日常事务工作的内容熟悉工作环境的布置理解领导日程安排的原则掌握正确地接打电话及处理邮件理解印信与保密工作（二）学习重点（二）学习重点了解日常事务工作的内容正确处理日常事务工作（三）学习难点（三）学习难点日常事务工作的灵活处理引入案例第一节第一节 办公环境的管理办公环境的管理一、办公室概述1.办公室的种类（1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间1520平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。（2）

2、大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成34平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。(3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。开放式办公室封闭式办公室优点降低成本、提高效率、易于沟通、便于监督指导、设备共享单独办公、比较安全、可集中精力、易于内部沟通不足难于集中注意力、噪音大、难于保密成本高、空间浪费大、不易于监督和指导二、办公室布置的原则 办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要

3、求。主要的原则有：1.办公室空间布局的合理化原则2.色彩搭配相宜的原则3.办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。三、办公室的整理1领导办公室和接待室的整理办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面：桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；时钟是否拔准，并保持走动；日历上的日子是否准确；办公室内温度与湿度是否调到适意的程度；盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了；花卉是否定期浇水并保持新鲜；报纸、杂志是否最新的一期；书架是否归置妥当；摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。2秘书整理办

4、公室的注意事项（1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。（2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。（3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。（4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。（5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。（6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。（7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。（8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。（9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收

5、藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。四、办公环境的安全管理四、办公环境的安全管理（一）识别办公室安全隐患（一）识别办公室安全隐患 办公室常见的有碍健康和安全的隐患（火、电、煤气等）（二）正确处理安全问题（二）正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。第二节第二节 安排领导日程安排领导日程1注重实效，不搞形式主义2注意张弛有度，劳逸结合3要留有充分的机动时间4要充分尊重领导本人的意见5要注意保守机密二、安排领导日程的意义有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。有利于秘书部门主动做好各

6、项辅助工作，更好地为领导工作服务。有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。三、编制日程表的方法（一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年 中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。二、日程表的编制（二）月工作日程表 月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。（三）周工作日程表 周日程表属于短期的活动计划，其内容要求更加详细具体，在时间上要求尽可能精确，活动地点也要注明。（四）每天的工作日程表 每天的工作

7、日程是领导一天工作的计划，其时间安排一般要精确到时、分。这种日程表应尽可能详细具体4、注意事项、注意事项第三节接打电话与处理邮件第三节接打电话与处理邮件 一、接打电话（一）拔打电话的流程（二）拔打电话的注意事项（三）接听电话的流程（四）接听电话的注意事项（一）拔打电话的流程（一）拔打电话的流程（二）拔打电话的要点（二）拔打电话的要点 1打电话前的准备和过程；打电话前的准备和过程；2当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名；姓名，并请问对方姓名；3当对方不在时，留言方要告知转达者简要的内容，方便当对方不在时，留言方要

8、告知转达者简要的内容，方便的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的话，请对方回电，重述自己的单位与姓名，并问清传话人的姓名；的姓名；4电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：电话中途断掉，由打电话的那方再打，可表示：“对不对不起，刚才电话突然断了。起，刚才电话突然断了。”5代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，代领导拨打电话。秘书经常会替领导拨通电话，这时，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，如果找的是领导的平级或下级，你可以让要找的人先接电话，简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电简要自报家门，然后请对方稍等，把话筒交给领导，或将电话

9、转接进领导办公室。话转接进领导办公室。6如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复；如果需要领导回电，领导回来后，尽快回复；7提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人；提醒领导准时打电话给上级或要人、忙人；8与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否与一位很忙的人开始长谈之前，应问对方是否方便，然后言简意赅地把话说清；方便，然后言简意赅地把话说清；9不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊；不要在工作时间与打电话来的朋友闲聊；10通话中当需要对方等候时，应该说：通话中当需要对方等候时，应该说：“我去查我去查看一下，请稍等好吗？看一下，请稍等好吗？”中途放下话筒时，应轻放，中途放下话筒时，应轻放，但不要把话筒朝

10、上放置，否则对方有可能听到办公但不要把话筒朝上放置，否则对方有可能听到办公室其他人的谈话；室其他人的谈话；11秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有秘书代替领导传达不利消息时，无论当这个消息有多么不舒服，你还是必须立即行动；多么不舒服，你还是必须立即行动；12秘书传达领导的信息要有分寸；秘书传达领导的信息要有分寸；13打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声再挂电话；再挂电话；14千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长千万不要让打电话的人苦等，你却离开电话机很长时间，以致你回来时，对方已经挂上电话，留下了对你时间，以致你回来时，对方已

11、经挂上电话，留下了对你的不满。；的不满。；15最后结束谈话。最后结束谈话。二、接听电话二、接听电话 左手接电话 自报家门 复述，确认要点 确认对方 请上司批阅 商谈有关事项 道别，挂断电话 在电话铃声响两声之后迅速拿起电话“您好，这儿是 XX 公司销售部”“是李先生吗？”如果对方未报姓名，你可以这样说：“对不起，您是哪位？”记录相关内容；集中精神听对方讲话，并随声附和：“好的。”“我明白了。”等等。“我再重复一遍，好吗？”日期、数量、金额、专有名词、地点等要素都要进行复述“再见！”轻轻挂上电话。某些重要的电话，要将记录的电话内容呈送上司批阅；根据上司提出的意见执行。接听电话小指导接听电话小指导

12、 筛选电话的方法与技巧1秘书说了迎接词后，在一两秒内辨别秘书说了迎接词后，在一两秒内辨别出对方，亲切地打一声招呼，不仅容出对方，亲切地打一声招呼，不仅容易建立良好的人际关系，还可以帮助易建立良好的人际关系，还可以帮助秘书本身的工作秘书本身的工作 2除了分辨声音之外，秘书对名字的除了分辨声音之外，秘书对名字的辨识一定要有相当的把握辨识一定要有相当的把握 3来电者寻找你的领导，应弄清对方来电者寻找你的领导，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报领导的身份和来电目的，然后再通报领导4秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任秘书对待投诉电话要有礼貌、有责任心。心。三、处理邮件三、处理邮件1邮件的分拣邮件的分拣

13、按照收件人、收件部门、收件的重要性分拣。2邮件的拆封邮件的拆封判断信件是否可拆；从右侧剪开；检查附件；将信封附在信的后面。3 3邮件的转交邮件的转交 标明信件的要点后，交给领导；转交他人。第四节第四节 印信与保密工作印信与保密工作一、印信的管理与使用一、印信的管理与使用“印”即印章，“信”即介绍信，印信工作即是印章及介绍信的制发、保管和使用工作。1印章的管理印章的管理（1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管，未经领导批准不得擅自委托他人代管。（2）印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。（3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应经常清洗。2印章的使用（1）审批检查制

14、度健全（2）用印都要进行详细的登记（3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”）例：例：宏达公司的用印登记情况宏达公司的用印登记情况上海宏达公司的公司印章与介绍信，由公司办公室王红管理，每次王红在给公司人员盖章时，都仔细检查用印人拿来的部门负责人批准的用印申请单，核对所盖章文件与用印申请单上的内容是否一致。并在用印登记表上记录，请用印人签字。使用介绍信的程序与用印程序相同。3介绍信或证明信的管理和使用（1）介绍信的保管。正式介绍信通常专门印制并有编号；如联系一般事务也有以单位信笺代替的。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。（2）介绍信的使用。开介绍信须经

15、主管领导批准，应注意填写有效期。严禁发出盖有印章的空白介绍信。介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“/”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。微型案例二、保密工作（一）做好口头信息的安全（二）做好纸面信息的安全（三）做好电子信息的安全（一）做好口头信息的安全1不在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；2在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；3只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；4遵照会议的要求传达会议信息。（二）做好纸面信息的安

16、全1接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；2文件只发给或传阅到被授权的人员，并要签收；3在传递保密文件或资料时，要放在文件夹中携带，以防失密或散落丢失；4保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里；5离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子；6用邮件发送保密信息，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”；7为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人；8当传真保密信息时，需使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等在传真机旁即时收取；9极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到保险柜里；10不再需要的保密文档要粉碎。（三）做好电子信息的安全1计算机显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关闭显示器；2计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递；3不能提交电子信息给未被授权的人；4应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换；5计算机必须经常进行查毒、杀毒。为了安全，使用正版的软；6重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，（四）保密工作的措施1健全保密制度2开展保密教育3进行保密检查4处理失密事件 第五节第五节 值班工作值班工作第五节第五节 值班工作值班工作本章小结谢谢