秘书的群体心理汇编课件.ppt

1、第十一章 秘书的群体心理了解群体的一般概念和群体的基本功能；理解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用的相互关系；掌握秘书群体心理结构优化的基本要求。办公室工作效率取决于秘书群体的相互配合，受着部门关系状态的影响。只有搞好秘书人员之间的关系，形成一个结构合理、配合良好、工作协调的秘书群体，才能发挥出整体效能。第一节 秘书群体及其结构优化 办公室内秘书群体的配合状况是影响秘书相互之间关系的重要因素。结构合理的秘书群体，能增强相互间的合作关系，树立起秘书班子的群体形象，提高单位的声誉。一个心理结构合理的秘书群体，可以相互取长补短，产生最佳的整体效能。一、群体的一般概念 （一）群体的广义和狭义 学科研究

2、的角度不同，对群体的划分也不同（见图11-1）。广义的群体 群体是由某种社会关系联结而成的，具有独立特征，从而能与其他人群及个人区别开来的聚合体。狭义的群体 群体是介于组织和个人之间，由共同目标联系在一起，成员之间有直接与稳定的交往和心理依附关系，具有集体归属感，受其他成员及整体影响的一群人。小型群体的基本特征：第一，成员必须有面对面联系，行为上相互作用、相互影响；第二，在心理上彼此意识到对方，保持直接的思想沟通；第三，具有共同 认可的行为规范；第四，具有共同的群体目标；第五，成员的数目一般不超过20-30人。正式群体：根据目标、任务的需要，通过上级组织和职能部门决定成立而组建起来的群体。非正

3、式群体：自然或自发形成、无正式规定、成员的地位与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制的群体。群体的功能就是贯彻执行组织的任务，协调群体成员之间的关系，满足成员的合理要求。这些心理需求主要包括：获得安全感、满足友情的需要、满足自我确认的需要、满足自尊的需要、增加自信心、增加力量感等。一）什么是秘书群体 秘书群体结构优化有利于塑造单位形象 秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体的整体效能 秘书群体结构优化有利于提高秘书个体的工作效率。（一）秘书群体结构优化的原则 群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质结构（见图11-3）。异质结构群体成员在年龄、知识、能力、性格、气质等方面存在较大的差异。同质结

4、构群体成员在年龄、知识、能力、性格、气质等方面都比较接近或相似简单明确的工作任务群体结构 系统组合的原则系统的内部结构是否合理，系统各要素是否形成合力，各要素是否按系统整体配合的要求进行组合，是影响系统整体效能的关键。合理的知识能力结构 各层次的秘书群体应该根据工作任务的不同，按比例将秘书群体的知识和能力结构进行科学组合（见图11-5）。举例：企业秘书群体必须掌握有关生产经营、企业管理的知识，才能尽快熟悉企业生产经营方面的业务，在起草工作计划、总结时符合要求。互补的性别结构为了更好地完成各项职能，秘书群体必须建立互补的性别结构，将男女秘书合理组合（见图11-6）。完整的角色结构 秘书群体的角色

5、结构，是指秘书成员的角色职位结构，即秘书人员的工作分工情况。实现秘书群体结构的优化，必须考虑秘书群体的角色分工情况，要做到人尽其才，岗位职责明确，提高秘书群体的工作效率。第二节 秘书群体心理结构的优化 秘书群体要保证高效能地进行工作，就必须具备优化的心理结构。优化心理结构，就是要求办公室所有成员在认识、情感、意志、气质、性格、能力及动机、理想等心理品质上要有良好的修养，具有较强的适应性，使办公室内部的所有秘书之间在心理上达到认同、相容、互补与适应。心理认同性是指人们在心理上保持高度默契，主要是指人们在目标上或情感上的认同或一致。怎样才能达到秘书群体内的每一个人的心理认同呢?首先，有共同的服务宗

6、旨和目标。其次，有情感上的认同。心理相容性是指秘书成员之间彼此相互容纳、融洽交往的心理状态。关键在于当矛盾出现后能及时排解，及时调和，使之互相谅解，达到心理相容，以增进秘书群体之间的团结合作。人们相互之间的心理相容是有着程度上的差异的（见图11-7）。秘书成员之间的心理相容处在哪一级水平上，受许多因素影响和制约。心理不相容是存在的。不睦：是由人们的行为差异和意见观点的分歧而造成 的，这种关系状态虽然并不紧张，但也影响到 相互的情绪。对立：是一种相互排斥的行为，表现为互不接受，是一种有意识制造隔阂的行为。敌视：是一种有明确目的，并且多数是有外部行为表 现的关系状态，最明显的特征是攻击行为。心理适

7、应性是指秘书成员对总体目标及其变化的要求在心理上的接受程度。适应性行为是个体生存以及获得发展的一个重要条件。秘书必须具备有较强的适应能力，使个体的心理和行为与秘书群体的要求相适应，同时还能够欣赏他人的工作方式，注意他人之长，不以己之长比他人之短。表现出众的团队是把团队潜力发挥到极致的团队。要实现秘书群体向团队建设方向转变，必须对秘书群体进行结构优化，必须从两个方面入手：一是选拔秘书人员，尽量组建结构合理的秘书班子；二是按照结构优化的要求提高秘书群体成员自身的素质。没有任何特别需要去发展和去改进的表现不存在一种积极的协同作用，只强调个人完成自己的任务，没有共同的责任。工作群体的绩效仅仅是每个成员

8、个人贡献的总和有共同目标，每个人对总的目的、工作方法负责通过其成员的共同努力能够产生积极协同作用，其团队成员努力的结果使团队的绩效水平远大于个体成员绩效的总和 秘书群体成员必须加强思想修养，增强团队意识。在秘书群体中建立起和谐的感情氛围。第一项修炼：自我超越（personal mastery）第二项修炼：改善心智模式（improving mental models）第三项修炼：建立共同愿景（building shared vision）第四项修炼：团体学习（team learing）第五项修炼：系统思考（systems thinking）何谓秘书群体？秘书群体结构优化有何意义？群体的分类方法和

9、群体的功能都包括哪些内容？简述秘书群体心理结构优化的基本要求。实现秘书群体结构优化的主要途径有哪些？简述秘书群体进行团队建设的基本方法。1 12 23 34 45 51.如果某中学校长请你为即将毕业的学生做一次介绍公司情 况的讲座，而那天晚上恰好播放你喜欢的电视剧，你是：A.接受邀请B.同意，但要求改期C.以有约为由拒绝2.如果某重要客户周末下午打来电话，说购买的设备出了故 障，要求紧急更换部件，而主管及维修师已下班，你是：A.亲自驾车去30公里以外的地方主动送货B.打电话给维修师，要求他立即处理此事C.告诉客户下周才能解决 3.如果某位与你竞争最激烈的同事向你借书，你是：A.立即借给他B.同

10、意借给他C.告诉他书丢了4.如果你驾车赴约途中看到同事的车出了故障，你是：A.毫不犹豫地下车帮忙修车 B.告诉她你有急事，不能帮她修车，但帮她找修理工 C.装作没看见她，径直驶过去5.如果某位同事在你准备下班回家时，请求你留下来听 他“倾吐苦水”，你是：A.立即同意 B.劝他等第二天再说 C.以夫人生病为理由拒绝他的请求6.如果某位同事因要去医院探望夫人，要求你替他去接 位乘夜班机来的大人物，你是：A.立刻同意 B.找借口劝他另找别人帮忙 C.以汽车坏了为由拒绝 7.如果某位同事的儿子想选择你的专业，请你做求职指导，你是：A.马上同意 B.答应他的请求，同时建议最好再找些最新资料做参考 C.只答应谈几分钟 8.你在某次会议上发表的演讲很精彩，会后几位同事都向 你索取讲话纲要，你是：A.同意，并立即复印 B.同意，但并不十分重视 C.同意，但转眼即忘记 结果评价：选A多表明你是一个非常善于与人合作的人，但容易轻信；选B多表明你是一个以自我为中心的人,不愿为自己找麻烦；选C多表明你是一个非常孤僻的人，不善于与人合作。