财务与会计数据处理-以Excel为工具第2章Excel与会计账务处理课件.pptx

1、通过本章的学习，首先要理解会计账务处理的基本原理、通过本章的学习，首先要理解会计账务处理的基本原理、对会计账务处理过程进行内部控制的重要性，以及会计账对会计账务处理过程进行内部控制的重要性，以及会计账务处理系统的目标和任务；其二要掌握会计核算方法、账务处理系统的目标和任务；其二要掌握会计核算方法、账务处理流程，以及记账凭证、会计账簿、财务会计报表的务处理流程，以及记账凭证、会计账簿、财务会计报表的概念、作用、编制的过程；其三，掌握会计账务系统初始概念、作用、编制的过程；其三，掌握会计账务系统初始设置的任务和作用，重点掌握会计科目码、会计科目名以设置的任务和作用，重点掌握会计科目码、会计科目名以

2、及会计科目表、科目余额表的作用和内容；其四，掌握日及会计科目表、科目余额表的作用和内容；其四，掌握日常会计核算处理的流程，能够运用会计原理编制记账凭证、常会计核算处理的流程，能够运用会计原理编制记账凭证、查阅会计账簿、编制财务会计报表。其五，了解应用查阅会计账簿、编制财务会计报表。其五，了解应用Excel进行会计账务处理业务的建模过程，掌握运用进行会计账务处理业务的建模过程，掌握运用Excel的工具的工具建立会计科目表、科目余额表、记账凭证存储表、科目汇建立会计科目表、科目余额表、记账凭证存储表、科目汇总表、总分类账表、日记账表、资产负债表、利润表的操总表、总分类账表、日记账表、资产负债表、利

3、润表的操作方法；其六，掌握作方法；其六，掌握Excel函数的使用，重点掌握函数的使用，重点掌握SUNIF、IF、VLOOPKUP函数在会计账务处理中的应用。函数在会计账务处理中的应用。第1页，共33页。会计账务处理是指会计人员依据各国（或地区）的会计准则和会计会计账务处理是指会计人员依据各国（或地区）的会计准则和会计政策，通过运用复式簿记原理和方法对单位经济业务数据进行采集、政策，通过运用复式簿记原理和方法对单位经济业务数据进行采集、加工、处理，在此基础上编制财务报表来完成对企业生产经营活动加工、处理，在此基础上编制财务报表来完成对企业生产经营活动的记录和报告。作为会计账务处理理论基础的复式簿

4、记原理，揭示的记录和报告。作为会计账务处理理论基础的复式簿记原理，揭示了一个企业纷繁复杂、千变万化的经济活动及其资金运动的规律，了一个企业纷繁复杂、千变万化的经济活动及其资金运动的规律，把一个企业的资金运动把一个企业的资金运动(价值运动价值运动)按其运动的表现形式分为静态三按其运动的表现形式分为静态三要素：资产、负债、所有者权益，以及动态三要素：收入、费用、要素：资产、负债、所有者权益，以及动态三要素：收入、费用、利润；并且根据资金运动的规律，从理论上找到了这些要素在经济利润；并且根据资金运动的规律，从理论上找到了这些要素在经济活动过程中如何保持它们的静态与动态相结合的平衡式；根据这个活动过程

5、中如何保持它们的静态与动态相结合的平衡式；根据这个原理编制的财务报表能较客观地反映企业的财务状况和经营成果。原理编制的财务报表能较客观地反映企业的财务状况和经营成果。它还提供了一套科学完整的会计核算方法，对企业的资金运动进行它还提供了一套科学完整的会计核算方法，对企业的资金运动进行有序的分类、汇总、记录，并通过提供会计信息反映企业财务状况有序的分类、汇总、记录，并通过提供会计信息反映企业财务状况和经营成果，以达到实施会计监督、提高企业经济效益的目的。和经营成果，以达到实施会计监督、提高企业经济效益的目的。第2页，共33页。由于会计信息涉及到政府、投资者、债权人等多方利由于会计信息涉及到政府、投

6、资者、债权人等多方利益，要求会计账务处理提供的会计信息正确、真实、益，要求会计账务处理提供的会计信息正确、真实、可靠，因此在会计账务处理过程中必须遵守会计法规、可靠，因此在会计账务处理过程中必须遵守会计法规、会计准则、政策、制度等规范，需要设置严密的内部会计准则、政策、制度等规范，需要设置严密的内部控制和安全保密措施。这些措施是会计信息系统正常控制和安全保密措施。这些措施是会计信息系统正常运行，提供正确、真实、可靠的会计信息的保障体系。运行，提供正确、真实、可靠的会计信息的保障体系。由于由于Excel是一个通用的电子数据表处理软件，它能帮是一个通用的电子数据表处理软件，它能帮助会计人员完成会计

7、账务处理中的核算工作，但不能助会计人员完成会计账务处理中的核算工作，但不能像其他财务软件系统或像其他财务软件系统或ERP系统那样有内部控制和安系统那样有内部控制和安全保障功能，企事业单位一般应用财务软件系统进行全保障功能，企事业单位一般应用财务软件系统进行会计账务处理。然而，掌握了应用会计账务处理。然而，掌握了应用Excel进行会计账务进行会计账务处理，对小微企业的会计核算、审计工作等将有很大处理，对小微企业的会计核算、审计工作等将有很大的帮助。的帮助。第3页，共33页。一、会计核算方法一、会计核算方法会计核算方法用来解决如何清晰地记录每一笔经济业务，以及清晰会计核算方法用来解决如何清晰地记录

8、每一笔经济业务，以及清晰地反映每一笔经济业务引起的资产、权益的增减变化。主要包括设地反映每一笔经济业务引起的资产、权益的增减变化。主要包括设置会计科目与账户、复式记账、编制和审核凭证、登记账簿、成本置会计科目与账户、复式记账、编制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、编制财务报表等。计算、财产清查、编制财务报表等。（一）设置会计科目与（一）设置会计科目与账户账户（二）复式记账与借贷记账（二）复式记账与借贷记账法法（三）填制与审核（三）填制与审核凭证凭证（四（四）登记）登记账簿账簿（五）成本（五）成本计算计算（六）财产（六）财产清查清查（七）编制会计报表（七）编制会计报表第4页，共33页。二

9、、会计账务处理系统的目标与任务二、会计账务处理系统的目标与任务（一）会计账务处理系统的目标（一）会计账务处理系统的目标会计账务处理系统是会计信息系统的一个核心子系统，是一个运用复式簿记原理会计账务处理系统是会计信息系统的一个核心子系统，是一个运用复式簿记原理和会计核算方法对单位经济业务数据进行采集、加工、处理，输出财务会计信息和会计核算方法对单位经济业务数据进行采集、加工、处理，输出财务会计信息的信息系统。会计账务处理系统的总目标是及时、正确、连续、系统、全面、可的信息系统。会计账务处理系统的总目标是及时、正确、连续、系统、全面、可靠地记录经济交易或会计事项数据；按照会计法规、会计准则、会计制

10、度的要求，靠地记录经济交易或会计事项数据；按照会计法规、会计准则、会计制度的要求，及时、准确地完成会计核算，提供财务会计信息，以便于信息使用者进行会计监及时、准确地完成会计核算，提供财务会计信息，以便于信息使用者进行会计监督、控制和决策。具体目标可分解如下：督、控制和决策。具体目标可分解如下：1.及时、正确、全面地采集和输入会计数据，保证进入系统的会计数据的正确、及时、正确、全面地采集和输入会计数据，保证进入系统的会计数据的正确、安全和可靠。安全和可靠。2.保证输入的会计事项合规合法，对会计凭证进行正确、有效的审核、入账。保证输入的会计事项合规合法，对会计凭证进行正确、有效的审核、入账。3.高

11、效、正确地完成相关会计账户之间的对账、结账等数据处理工作，保证会计高效、正确地完成相关会计账户之间的对账、结账等数据处理工作，保证会计数据的一致性和勾稽关系的正确性。如数据的一致性和勾稽关系的正确性。如“资产负债所有者权益资产负债所有者权益”、“总账科总账科目余额发生额必须等于其下属明细科目余额发生额之和目余额发生额必须等于其下属明细科目余额发生额之和”等。等。4.及时、准确、可靠地输出各种记账凭证、账簿、财务报表信息，满足信息使用及时、准确、可靠地输出各种记账凭证、账簿、财务报表信息，满足信息使用者的信息需求。者的信息需求。第5页，共33页。（二）会计账务处理系统的任务（二）会计账务处理系统

12、的任务为实现会计账务系统的目标，其应完成的主要任务可按三个不同期间表述如下：为实现会计账务系统的目标，其应完成的主要任务可按三个不同期间表述如下：1.初建阶段（企业初创或年初）初建阶段（企业初创或年初）（1）建立会计科目和账户体系。根据企事业单位的经济活动特点和管理需求，建立单位的会计）建立会计科目和账户体系。根据企事业单位的经济活动特点和管理需求，建立单位的会计科目和账户体系，即设置总账科目和明细科目，保证科目之间的对应关系和勾稽关系的正确性，科目和账户体系，即设置总账科目和明细科目，保证科目之间的对应关系和勾稽关系的正确性，满足财务报表编制和管理者对会计信息的需求。满足财务报表编制和管理者

13、对会计信息的需求。（2）输入会计账户的初始余额，保证会计核算的连续性、一致性和初始余额的正确性。）输入会计账户的初始余额，保证会计核算的连续性、一致性和初始余额的正确性。（3）建立内部控制制度（如岗位分离与牵制）、会计制度（如费用报销），确定采用的会计政）建立内部控制制度（如岗位分离与牵制）、会计制度（如费用报销），确定采用的会计政策、会计核算方法等。策、会计核算方法等。2.日常账务业务处理日常账务业务处理 日常账务业务处理的任务是完成对经济交易或会计事项的确认、计量、记录。主要包括编制与日常账务业务处理的任务是完成对经济交易或会计事项的确认、计量、记录。主要包括编制与审核凭证、凭证入账、凭证

14、汇总、凭证信息查询，出纳收付款，现金日清结算，为保证登记账簿审核凭证、凭证入账、凭证汇总、凭证信息查询，出纳收付款，现金日清结算，为保证登记账簿的正确性，总账与明细账平行登记，等等。的正确性，总账与明细账平行登记，等等。3.期末账务处理期末账务处理（1）对账结账。指对本期会计记录的核对、结转和数据传递处理等工作。主要包括期末会计账）对账结账。指对本期会计记录的核对、结转和数据传递处理等工作。主要包括期末会计账户之间的结转（如成本费用等）、期末调汇、对账（账账相符、账证相符、账实相符）、期末结户之间的结转（如成本费用等）、期末调汇、对账（账账相符、账证相符、账实相符）、期末结账（余额结转）等。账

15、（余额结转）等。（2）编制财务报表，提供会计账簿和报表信息。编制总账科目余额表，试算调整，按财务报表）编制财务报表，提供会计账簿和报表信息。编制总账科目余额表，试算调整，按财务报表编制规则编制财务报表，提供财务会计信息（报表信息与账户信息）。编制规则编制财务报表，提供财务会计信息（报表信息与账户信息）。（3）本期会计数据的保存及下期会计工作准备。按会计分期原则，每个会计期末（一般是月末）本期会计数据的保存及下期会计工作准备。按会计分期原则，每个会计期末（一般是月末）要将本期会计凭证进行归档保存，为下期会计核算做好准备（如凭证重新编号）。要将本期会计凭证进行归档保存，为下期会计核算做好准备（如凭

16、证重新编号）。第6页，共33页。三、账务处理业务流程与三、账务处理业务流程与Excel建模建模（一）账务处理业务流程（一）账务处理业务流程通过以上对会计核算方法以及账务处理系统通过以上对会计核算方法以及账务处理系统目标和任务的分析，会计账务处理流程可以目标和任务的分析，会计账务处理流程可以分为以下三个阶段的业务处理。分为以下三个阶段的业务处理。1初始设置初始设置2会计期中会计期中3会计期末会计期末第7页，共33页。图2-1科目汇总表核算形式的账务处理业务流程图第8页，共33页。（二）运用（二）运用Excel进行会计账务处理的建模思路与过程进行会计账务处理的建模思路与过程以上会计账务处理分析思路

17、是运用以上会计账务处理分析思路是运用Excel建立会计账务建立会计账务处理模型的基础。由于会计账务处理系统建模涉及的处理模型的基础。由于会计账务处理系统建模涉及的表很多，表与表之间的数据勾稽关系也较复杂，尤其表很多，表与表之间的数据勾稽关系也较复杂，尤其是记账凭证的输入，涉及的控制和效验的条件较多，是记账凭证的输入，涉及的控制和效验的条件较多，应用应用Excel处理需要编写程序，而这不是本章的主要内处理需要编写程序，而这不是本章的主要内容。本章主要根据会计账务处理业务流程介绍容。本章主要根据会计账务处理业务流程介绍Excel建建模的思路和过程，不同的应用系统对这些表以及表的模的思路和过程，不同

18、的应用系统对这些表以及表的项目设计会有不同，也会使得所建的模型和过程不同，项目设计会有不同，也会使得所建的模型和过程不同，建模时要保证账务处理工作簿中所有工作表中相关项建模时要保证账务处理工作簿中所有工作表中相关项目数据的一致性和正确性。目数据的一致性和正确性。第9页，共33页。1建立建立“账务处理账务处理”工作簿，在此工作簿下建立会计账务处理基础工作表。一工作簿，在此工作簿下建立会计账务处理基础工作表。一般来说，主要的工作表有：会计科目表、科目余额表、记账凭证表、记账凭证存般来说，主要的工作表有：会计科目表、科目余额表、记账凭证表、记账凭证存储表、科目汇总表、现金日记账、银行存款日记账、总分

19、类账（或总账科目发生储表、科目汇总表、现金日记账、银行存款日记账、总分类账（或总账科目发生额余额表）、三栏式明细账、数量金额式明细账、多栏式明细账、资产负债表、额余额表）、三栏式明细账、数量金额式明细账、多栏式明细账、资产负债表、利润表、现金流量表等。利润表、现金流量表等。2建立建立“账务处理账务处理”工作簿中各账表之间的数据勾稽关系，在各数据栏设置取工作簿中各账表之间的数据勾稽关系，在各数据栏设置取数公式。首先要建立会计科目表与科目余额表的相关项目（科目编码、科目名称）数公式。首先要建立会计科目表与科目余额表的相关项目（科目编码、科目名称）之间的勾稽关系，即科目余额表的科目编码、科目名称栏目

20、要设置取数公式，数之间的勾稽关系，即科目余额表的科目编码、科目名称栏目要设置取数公式，数据取自于会计科目表。据取自于会计科目表。3设置科目余额表期初余额的试算平衡模型（借方余额之和等于贷方余额之设置科目余额表期初余额的试算平衡模型（借方余额之和等于贷方余额之和）。和）。4.设计记账凭证表（或记账凭证存储表）的格式以及有效性控制的项目。例如，设计记账凭证表（或记账凭证存储表）的格式以及有效性控制的项目。例如，科目编码、科目名称必须取自于会计科目表，科目编码、科目名称必须取自于会计科目表，“借贷相等借贷相等”效验，记账凭证的制效验，记账凭证的制单和审核不能为同一人，等等；单和审核不能为同一人，等等

21、；5设置科目余额表、科目汇总表、记账凭证存储表与各类会计账表之间的数据设置科目余额表、科目汇总表、记账凭证存储表与各类会计账表之间的数据勾稽关系。会计账簿的期初余额（存量）取自科目余额表的勾稽关系。会计账簿的期初余额（存量）取自科目余额表的“期初余额期初余额”，流量，流量数据取自记账凭证存储表的相关科目的会计分录，期末余额数据取自记账凭证存储表的相关科目的会计分录，期末余额=期初余额期初余额+借方合计借方合计-贷方合计（计算公式与科目性质相关）等。贷方合计（计算公式与科目性质相关）等。6最后，根据财务会计报表的编制规则，设置资产负债表、利润表、现金流量最后，根据财务会计报表的编制规则，设置资产

22、负债表、利润表、现金流量表的取数公式和计算公式。表的取数公式和计算公式。后续将通过建立简单的会计账务处理模型介绍建模以及数据处理的过程。后续将通过建立简单的会计账务处理模型介绍建模以及数据处理的过程。第10页，共33页。（一）（一）SUMIF函数函数函数的结构：函数的结构：SUMIF(range,criteria,sum_range)函数的功能：可以使用函数的功能：可以使用 SUMIF 函数对范围（函数对范围（range）中符合指定条件的）中符合指定条件的值求和值求和。（二）（二）IF函数函数函数的结构：函数的结构：IF(criteria,A1,A2)函数的功能：函数对条件表达式（函数的功能：

23、函数对条件表达式（criteria）进行计算和逻辑比较，如果）进行计算和逻辑比较，如果条件表达式（条件表达式（criteria）的比较结果为真（）的比较结果为真（True），则返回），则返回A1，否则返回，否则返回A2。（三）（三）VLOOKUP函数函数函数的结构：函数的结构：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)函数的功能：如果需要在表格或区域中按行查找内容，可使用函数的功能：如果需要在表格或区域中按行查找内容，可使用 VLOOKUP，它是一个查找和引用函数。其功能为，在包含查阅值的区域查找查阅值，它是一个查找

24、和引用函数。其功能为，在包含查阅值的区域查找查阅值，并从区域中返回相应列的值。并从区域中返回相应列的值。第11页，共33页。一、创建会计科目表一、创建会计科目表（一）会计科目表的结构（一）会计科目表的结构会计科目表用于存储一个会计主体的所有会计科目（账户）的特征。会计科目表的结构指会计科会计科目表用于存储一个会计主体的所有会计科目（账户）的特征。会计科目表的结构指会计科目表由哪些项目组成，不同的应用系统（或财务软件系统）的设计是不同的，但会计科目编码和目表由哪些项目组成，不同的应用系统（或财务软件系统）的设计是不同的，但会计科目编码和科目名称是二个必须都有的项目。其他的项目可以有科目性质、是否

25、最底层明细科目等。科目名称是二个必须都有的项目。其他的项目可以有科目性质、是否最底层明细科目等。不同的应用系统对会计科目编码的设计也不同，但有二项也是相同的：（不同的应用系统对会计科目编码的设计也不同，但有二项也是相同的：（1）会计科目编码是一）会计科目编码是一种层级结构。如种层级结构。如4-2-2是一种总码长是一种总码长8位的位的3级层次结构，第一级级层次结构，第一级4位，二级和三级都是位，二级和三级都是2位；（位；（2）科目编码的第一级为总账科目，编码由四位数字组成，我国财政部已对其进行了规范，必须遵循。科目编码的第一级为总账科目，编码由四位数字组成，我国财政部已对其进行了规范，必须遵循。

26、会计科目名称也是会计账户的名称，总账科目的名称以及少量的明细科目名称（或二级、三级科会计科目名称也是会计账户的名称，总账科目的名称以及少量的明细科目名称（或二级、三级科目）已由财政部规范，必须遵循。其他明细科目名称要能体现管理的内涵。在设置科目编码时需目）已由财政部规范，必须遵循。其他明细科目名称要能体现管理的内涵。在设置科目编码时需要注意编码的唯一性、系统性、简洁性和可扩展性等特点。要注意编码的唯一性、系统性、简洁性和可扩展性等特点。（二）建立会计科目表结构与数据勾稽模型（二）建立会计科目表结构与数据勾稽模型建立会计科目表的方法主要有两种。一种是从财务软件中直接获取会计科目信息。另一种则是通

27、建立会计科目表的方法主要有两种。一种是从财务软件中直接获取会计科目信息。另一种则是通过过Excel直接输入。企业用到的会计科目较多，绝大部分财务软件都提供了直接获取相关会计科目直接输入。企业用到的会计科目较多，绝大部分财务软件都提供了直接获取相关会计科目信息生成信息生成Excel文件的功能。如在金蝶财务软件中的设置会计科目界面，单击文件的功能。如在金蝶财务软件中的设置会计科目界面，单击【输出输出】按钮，即可按钮，即可打开打开“另存为另存为”对话框；在对话框；在【保存类型保存类型】下拉列表框中直接选择将文件保存为下拉列表框中直接选择将文件保存为Excel文件类型。下文件类型。下面介绍使用面介绍使

28、用Excel工具直接建立会计科目表。工具直接建立会计科目表。第12页，共33页。建立会计科目表步骤如下：1.新建Excel工作簿，并将其命名为“账务处理”。将鼠标移动到工作表标签Sheet1处，单击鼠标右键弹出快捷菜单，选择【重命名】命令，将Sheet1命名为“会计科目表”。2.输入并编排会计科目表中的项目信息“科目码”、“一级科目名”、“二级科目名”、“三级科目名”等，如图2-2所示。本表设置的“是否底层科目”表示没有下级科目的科目为底层科目，只有最底层科目才能记发生额，即可以编写会计分录。“科目性质”分为资产类、负债类、权益类等六大类。3.设置期初余额为会计专用显示格式。选中期初余额列（H

29、），单击鼠标右键弹出“设置单元格格式”对话框如图2-3所示，对需要填入期初余额的单元格进行设置：只能输入数值数据，保留2位小数。4手工输入会计科目表数据：科目码、科目名、科目性质、是否底层科目标志等，如图2-4所示。在输入数据的同时还可以建立方便检查的条件和单元格之间的勾稽关系，例如下面的操作5和操作6。5为便于目测和检查，可利用一级科目码码长为四位的特征，对含有一级科目码的行进行改换对应行的填充色的条件设置。操作过程如下：选中需要设置条件格式的区域，点击【开始】选项卡中的【条件格式】下拉菜单，选择【新建规则】，弹出【新建格式规则】对话框，设置条件格式。单击【为符合此公式的值设置格式】右下方按

30、钮，在弹出输入公式区域中输入：“=LEN($A3)=4”，使用LEN函数对科目码为四位的行进行条件格式设置。（请注意此处因为需要整行变色，所以采用相对引用行号，可对比输入公式=LEN($A$3)=4以比较效果）。最终结果如图2-4所示。第13页，共33页。第14页，共33页。6设置上下级科目之间期初余额的勾稽模型。设置上下级科目之间期初余额的勾稽模型。按照上级科目余额为下级科目余额之和设置按照上级科目余额为下级科目余额之和设置相应单元格计算公式。如相应单元格计算公式。如H4单元格输入单元格输入“=H5”，H9单元格输入单元格输入“=H10+H11”，如图，如图2-5所示。可以用所示。可以用SU

31、M函数，函数，“=SUM(H10:H11)”。第15页，共33页。二、输入会计科目期初余额二、输入会计科目期初余额如果是年初转入计算机系统，会计科目的期初余额就是年初余额；如果不是年初转入，需要输入年初余额和当期如果是年初转入计算机系统，会计科目的期初余额就是年初余额；如果不是年初转入，需要输入年初余额和当期的期初余额。科目余额反映的是科目的存量数据，一般保存在科目余额表中。科目余额表的设计方式有很多种，的期初余额。科目余额反映的是科目的存量数据，一般保存在科目余额表中。科目余额表的设计方式有很多种，我们采用如表我们采用如表2-1的简单方式，即将科目余额表与会计科目表合并成一个表。如果科目余额

32、表（或期初余额表）的简单方式，即将科目余额表与会计科目表合并成一个表。如果科目余额表（或期初余额表）不与会计科目表合并，则一定要保证二个表中的会计科目码、科目名称的项目和内容的一致性。不与会计科目表合并，则一定要保证二个表中的会计科目码、科目名称的项目和内容的一致性。（一）输入科目余额数据（一）输入科目余额数据1.手工输入最底层科目期初余额数据。输入科目余额数据是从最底层科目开始输入的，非最底层科目余额由其下手工输入最底层科目期初余额数据。输入科目余额数据是从最底层科目开始输入的，非最底层科目余额由其下级科目汇总得出。级科目汇总得出。2.计算非最底层科目余额。因为已经设置好上下级科目之间期初余

33、额的勾稽模型，最底层科目的期初余额输入完计算非最底层科目余额。因为已经设置好上下级科目之间期初余额的勾稽模型，最底层科目的期初余额输入完成后即可计算得到其上级科目的期初余额。成后即可计算得到其上级科目的期初余额。（二）对期初余额进行试算平衡检查（二）对期初余额进行试算平衡检查完成期初余额输入后，为了确保输入数据的正确性，需要对期初余额进行试算平衡检查。不同的期初余额表结构，完成期初余额输入后，为了确保输入数据的正确性，需要对期初余额进行试算平衡检查。不同的期初余额表结构，汇总计算的方法会有差别，下面以表汇总计算的方法会有差别，下面以表2-1中期初余额表结构为例，其试算平衡操作步骤如下。中期初余

34、额表结构为例，其试算平衡操作步骤如下。1.期初借方余额、贷方余额分别求和期初借方余额、贷方余额分别求和试算平衡的约束条件是：期初借方余额之和等于期初贷方余额之和。由于无下级科目的总账科目也进行了底层科试算平衡的约束条件是：期初借方余额之和等于期初贷方余额之和。由于无下级科目的总账科目也进行了底层科目标记，所以只需对所有底层标记的科目分别按借方科目和贷方科目进行汇总即可。操作过程如下：在空白单元目标记，所以只需对所有底层标记的科目分别按借方科目和贷方科目进行汇总即可。操作过程如下：在空白单元格格J3处输入处输入“=SUMIFS(H3:H31,F3:F31,是是,G3:G31,借借)”得出借方余额

35、；得出借方余额；K3处输入处输入“=SUMIFS(H3:H31,F3:F31,是是,G3:G31,贷贷)”得出贷方余额；得出贷方余额；2期初余额试算平衡检查期初余额试算平衡检查操作如下：在操作如下：在L3单元格中输入单元格中输入“=IF(J3=K3,期初试算平衡期初试算平衡,期初试算不平衡期初试算不平衡)”对试算平衡结果进行判断。对试算平衡结果进行判断。第16页，共33页。三、对会计科目期初余额工作表设置保护三、对会计科目期初余额工作表设置保护由于会计科目表和期初余额表在期初建立，系统进入日常会计核算处理后不能随意调整和修改，由于会计科目表和期初余额表在期初建立，系统进入日常会计核算处理后不能

36、随意调整和修改，为了防止无意或有意修改科目数据，在会计科目表和期初余额表建成后不再修改，应将相关单元为了防止无意或有意修改科目数据，在会计科目表和期初余额表建成后不再修改，应将相关单元格进行保护。具体的方法为，选择格进行保护。具体的方法为，选择【审阅审阅】选项卡，单击选项卡，单击【保护工作表保护工作表】按钮，弹出按钮，弹出“保护工作表保护工作表”对话框，输入密码并设置允许对此工作表进行的操作，如图对话框，输入密码并设置允许对此工作表进行的操作，如图2-7所示，以保证会计科目及期初数据不能篡改。所示，以保证会计科目及期初数据不能篡改。图2-7对会计科目表期初数据设置保护第17页，共33页。一、通

37、用记账凭证一、通用记账凭证（一）通用记账凭证的格式（一）通用记账凭证的格式手工会计中记账凭证可以分为收款凭证、付手工会计中记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证、转账凭证、通用记账凭证等多种类款凭证、转账凭证、通用记账凭证等多种类型与格式。图型与格式。图2-8是通用记账凭证示意图。记是通用记账凭证示意图。记账凭证包含了很多的项目和内容，如凭证编账凭证包含了很多的项目和内容，如凭证编号、制证日期、附单张数、摘要、应借科目、号、制证日期、附单张数、摘要、应借科目、应贷科目、借方金额、贷方金额、制单人、应贷科目、借方金额、贷方金额、制单人、审核人等。审核人等。第18页，共33页。（二）设置通用记账凭证表

38、格式（二）设置通用记账凭证表格式图图2-8所示的通用记账凭证表格式便于习惯手工操作的会计人员填制，可以所示的通用记账凭证表格式便于习惯手工操作的会计人员填制，可以新建一张这样的通用记账凭证表输入记账凭证，操作步骤如下：新建一张这样的通用记账凭证表输入记账凭证，操作步骤如下：1.打开打开Excel工作簿工作簿“账务处理账务处理”；双击；双击“Sheet2”工作表标签，重新命名工作表标签，重新命名工作表为工作表为“通用记账凭证通用记账凭证”；2.单击工作表左上角的按钮，选择整张工作表。如图单击工作表左上角的按钮，选择整张工作表。如图2-9所示所示；3按住按住A列与列与B列之间的间隔线，并向左移动，

39、当所见宽度显示为列之间的间隔线，并向左移动，当所见宽度显示为“0.83（10像素）像素）”时，停止移动。放开鼠标，看到所有列的宽度都被调整为时，停止移动。放开鼠标，看到所有列的宽度都被调整为10像素。再按住像素。再按住1行与行与2行间的间隔线，并向下移动，设置行高为行间的间隔线，并向下移动，设置行高为10像素。像素。4设定好单元格大小后，选取部分单元格，单击选中单元格右键，选择设定好单元格大小后，选取部分单元格，单击选中单元格右键，选择“设置设置单元格格式单元格格式”，按照，按照“通用记账凭证通用记账凭证”格式对框线进行设置。格式对框线进行设置。5使用使用【开始开始】选项卡中的选项卡中的【格式

40、调整格式调整】按钮、按钮、【合并单元格合并单元格】以及以及【字号调整字号调整】等按钮，在对应位置键入相应内容并对格式做出调整。最终得等按钮，在对应位置键入相应内容并对格式做出调整。最终得到图到图2-10的通用记账凭证格式。的通用记账凭证格式。第19页，共33页。（三）设置通用记账凭证表中数据的勾稽模型或控制（三）设置通用记账凭证表中数据的勾稽模型或控制模型模型图图2-10 所示的通用记账凭证表中的数据项目需要建立所示的通用记账凭证表中的数据项目需要建立勾稽模型或控制模型。如借方金额的合计数要等于贷勾稽模型或控制模型。如借方金额的合计数要等于贷方金额的合计数；会计科目名必须取自于会计科目表；方金

41、额的合计数；会计科目名必须取自于会计科目表；凭证编号必须连续并且唯一；等等。一张通用记账凭凭证编号必须连续并且唯一；等等。一张通用记账凭证表只能输入并保存一笔经济业务的会计数据。如果证表只能输入并保存一笔经济业务的会计数据。如果要用图要用图2-10通用记账凭证表输入数据，还需进一步对通用记账凭证表输入数据，还需进一步对表的格式进行加工，以便在单元格录入数据，同时每表的格式进行加工，以便在单元格录入数据，同时每输入一张记账凭证都要转存数据并清空这张表，或按输入一张记账凭证都要转存数据并清空这张表，或按这张表的模板再建一张新表，这种方案太复杂。本章这张表的模板再建一张新表，这种方案太复杂。本章采用

42、下面的记账凭证存储表方案。采用下面的记账凭证存储表方案。第20页，共33页。二、记账凭证存储表二、记账凭证存储表（一）记账凭证存储表的结构与作用（一）记账凭证存储表的结构与作用记账凭证存储（或储存）表也可称之为会计记账凭证存储（或储存）表也可称之为会计分录存储表，是一种标准的二维表结构，用分录存储表，是一种标准的二维表结构，用于输入、保存一个会计期或一个会计年度的于输入、保存一个会计期或一个会计年度的所有记账凭证的会计分录，即会计主体所有所有记账凭证的会计分录，即会计主体所有会计科目的流量数据。记账凭证存储表有多会计科目的流量数据。记账凭证存储表有多种设计方案，有一点是共同的，即至少要包种设计

43、方案，有一点是共同的，即至少要包含记账凭证上的所有项目和内容。含记账凭证上的所有项目和内容。凭证号凭证号制 证 日制 证 日期期摘要摘要科 目 编科 目 编码码科目名称科目名称借 方 金借 方 金额额 贷 方 金贷 方 金额额 附单张数附单张数制单人制单人审核人审核人出纳出纳结 算 单结 算 单号号表2-2记账凭证存储表结构第21页，共33页。2.平均年限法函数平均年限法函数函数语法表达式为：函数语法表达式为：SLN（cost，salvage，life）函数参数说明：函数参数说明：cost固定资产原值；固定资产原值；salvage固定资产预计净残值；固定资产预计净残值；life折旧期限。折旧期

44、限。第22页，共33页。3.Excel平均年限法模型平均年限法模型【例例4-1】根据图根据图4-7的固定资产原始资料，该公司办公椅原值为的固定资产原始资料，该公司办公椅原值为6000元，元，预计使用年限为预计使用年限为5年，预计净残值率为年，预计净残值率为5%。假设按平均年限法计算月折。假设按平均年限法计算月折旧额，若以固定资产卡片正面模版为例，说明固定资产折旧额的计算，旧额，若以固定资产卡片正面模版为例，说明固定资产折旧额的计算，包括年折旧额、本月折旧额、累计折旧额等。包括年折旧额、本月折旧额、累计折旧额等。具体操作步骤如下：具体操作步骤如下：（1）本月折旧额的计算）本月折旧额的计算本月折旧

45、额并不是在任何情况下都等于月折旧额的，因为当月增加的固本月折旧额并不是在任何情况下都等于月折旧额的，因为当月增加的固定资产当月不计提折旧，已提足折旧的固定资产不再计提折旧。所以，定资产当月不计提折旧，已提足折旧的固定资产不再计提折旧。所以，在计算月折旧额时，应利用在计算月折旧额时，应利用IF函数判断计算；函数判断计算；单击单元格单击单元格F8，输入公式，输入公式“=IF(OR(B10=B9*12),0,SLN(D8,D10,B9*12)”；其中，其中，“OR(B10=B9*12)”判断该资产是否为本月新增固定资判断该资产是否为本月新增固定资产或者已经提足折旧的固定资产。如果是，本月折旧额为产或

46、者已经提足折旧的固定资产。如果是，本月折旧额为0，否则本月折，否则本月折旧额等于月折旧额。旧额等于月折旧额。第23页，共33页。（二）设置记账凭证存储表结构与控制模型（二）设置记账凭证存储表结构与控制模型设置记账凭证存储表结构与控制模型的操作步骤如下：设置记账凭证存储表结构与控制模型的操作步骤如下：1打开打开Excel工作簿工作簿“账务处理账务处理”；双击；双击“Sheet3”工作表标签，重新工作表标签，重新命名工作表为命名工作表为“记账凭证存储表记账凭证存储表”；2根据表根据表2-2，设置，设置“记账凭证存储表记账凭证存储表”的表名和各列的名称，如的表名和各列的名称，如图图2-11所示所示第

47、24页，共33页。3.为了满足会计控制的需求，可以对记账凭证存储表的数据项目建立控制模为了满足会计控制的需求，可以对记账凭证存储表的数据项目建立控制模板。例如，会计控制要求：制单与审核不能为同一人。首先我们可以使用数板。例如，会计控制要求：制单与审核不能为同一人。首先我们可以使用数据验证工具，对制单和审核人员进行规定。操作步骤如下：分别选中据验证工具，对制单和审核人员进行规定。操作步骤如下：分别选中“制单制单人人”和和“审核人审核人”列，点击列，点击【数据数据】选项卡中的选项卡中的【数据验证数据验证】按钮，在数据验证按钮，在数据验证对话框中设置验证条件，来源中填入可以进行制单和审核的人员名单，

48、并以半角对话框中设置验证条件，来源中填入可以进行制单和审核的人员名单，并以半角逗号分隔，如图逗号分隔，如图2-12所示，点击所示，点击【确定确定】按钮，即可生成可选人员的下拉菜单。同按钮，即可生成可选人员的下拉菜单。同理，可设置出纳人员。然后，检查制单与审核是否为同一人（注：因为没有具体数据，理，可设置出纳人员。然后，检查制单与审核是否为同一人（注：因为没有具体数据，在此设置模型是无法直观看到效果，因此本例的模型设置，结合后续案例一边录入一在此设置模型是无法直观看到效果，因此本例的模型设置，结合后续案例一边录入一边设置。当计算关系和约束条件确定后，可把这些关系和条件存为模板，替换输入数边设置。

49、当计算关系和约束条件确定后，可把这些关系和条件存为模板，替换输入数据即可）。据即可）。第25页，共33页。4.设置借方金额与贷方金额的勾稽模型。编制记设置借方金额与贷方金额的勾稽模型。编制记账凭证有一条最基本的原则是账凭证有一条最基本的原则是“借贷必相等借贷必相等”，设置方法可以使用设置方法可以使用SUMIF函数，可参照检查期初函数，可参照检查期初试算平衡的方法结合条件格式的设置来进行；另试算平衡的方法结合条件格式的设置来进行；另外，表中的数据勾稽或控制模型，如会计科目码外，表中的数据勾稽或控制模型，如会计科目码和科目名都必须取自于会计科目表也都可以利用和科目名都必须取自于会计科目表也都可以利

50、用相关函数设置。由于表中没有输入数据，在此看相关函数设置。由于表中没有输入数据，在此看不到建模的结果，可采用在输入数据后或边输入不到建模的结果，可采用在输入数据后或边输入边建模的方法完成，本节采用输入记账凭证数据边建模的方法完成，本节采用输入记账凭证数据后检查。后检查。第26页，共33页。三、输入审核记账凭证三、输入审核记账凭证（一）输入记账（一）输入记账凭证凭证（二）审核记账凭证（二）审核记账凭证第27页，共33页。四、记账凭证的查询与输出四、记账凭证的查询与输出记账凭证的查询与输出是指对记账凭证的查询与输出是指对“记账凭证存记账凭证存储表储表”的凭证信息按查询条件进行筛选并在的凭证信息按查