管理者的时间管理课件.ppt

1、管理者的时间管理时间管理 “明日歌明日歌”明日复明日，明日何其多。明日复明日，明日何其多。我生待明日，万事成蹉跎！我生待明日，万事成蹉跎！世人若被明日累，世人若被明日累，春去秋来老将至。春去秋来老将至。朝看水东流，暮看日西坠，朝看水东流，暮看日西坠，百年明日能几何？百年明日能几何？请君听我明日歌！请君听我明日歌！“今日歌今日歌”今日复今日，今日何其速！今日复今日，今日何其速！朝朝复暮暮，连命都不顾！朝朝复暮暮，连命都不顾！世人若被今日累，世人若被今日累，终身劳累何其苦。终身劳累何其苦。早出又晚归，忙碌何所图？早出又晚归，忙碌何所图？百年今日怎生度，百年今日怎生度，人生真谛谁能悟！人生真谛谁能悟

2、！人生的每一刹那都是唯一的人生的每一刹那都是唯一的时间对盼望的人来说“实在太短”；时间对恐惧的人来说“实在太长”；时间对痛苦的人来说“实在太慢”；时间对快乐的人来说“实在太快”；时间对有爱心的人来说是永恒。朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死；海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年 时间是最为宝贵的资源，如果时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能我们不能管理时间，便什么都不能管理。管理。彼得彼得 德鲁克德鲁克 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”.1 你通常工作很长时间吗？2 你通常把工作带回家吗？3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？4 如果没有

3、完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？测测你的时间安排是否合理5即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7你经常在做重要工作时被打断吗？8你经常占用用餐时间工作 吗？测测你的时间安排是否合理9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12你总是感到需要做一些事情而 保持繁忙吗？测测你的时间安排是否合理13当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14你常无暇阅读与工作有关的书 籍？15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？16你

4、是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？测测你的时间安排是否合理 总结你的时间掌控总结你的时间掌控1216 “yes”救命！你在时间管理上需改进812812“yes”“yes”48 “yes”0404“yes”“yes”当心！你需要重新审视你的时间当心！你需要重新审视你的时间行动指南行动指南可以可以！方向正确，但需要提高冲劲恭喜！坚持并保留你的方法恭喜！坚持并保留你的方法一、管理者 时间 时间管理 1、管理者 管 理 管理是计划、组织、指挥、协调、控制的过程 管理是协调别人的活动过程 管理者六角色 规划者规划者 运营者运营者 沟通者沟通者 团队领袖团队领袖 教练员或培训导师教练员或培

5、训导师 团队中的骨干成员团队中的骨干成员 管理的层次及其关键职责 高层：做正确的事中层：把事做正确基层员工：正确地做事 2、时间：时间时间:是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。什么是什么是“时间时间”时间的定义：时间的定义：从过去从过去通过现在通过现在到将来，到将来，连续发生的各种事件的连续发生的各种事件的“过程过程”。科学上的时间概念科学上的时间概念19671967年第十三届国际计量大会采用以原子内部年第十三届国际计量大会采用以原子内部 辐射频率为基准的时间计量系统，成为辐射频率为基准的时间计量系统，成为*原子时。原子时。按新规定，按新规定，“秒是铯秒是铯-133-

6、133原子基态的两个超精细原子基态的两个超精细能能 级之间的跃迁所对应辐射的级之间的跃迁所对应辐射的9 9，192192，631631，770770个个 周期的持续时间周期的持续时间”。时间的四项独特性(1)供给毫无弹性(2)无法蓄积(3)无法取代(4)无法失而复得 “时间时间”是否能管理是否能管理事实：事实：你绝对不能够让时间停止下来。你绝对不能够让时间停止下来。因此：因此：时间本身是不能够被时间本身是不能够被“管理管理”的。的。所以：所以：能够被管理的是你和你的选择。能够被管理的是你和你的选择。3、时间管理 时间管理时间管理所探索的是如何减少时间浪时间浪费费，以便有效地完成既定目标。由于时

7、间所具备的四个独特性，所以“时间管理”的对象不是“时间”，而是对时间进行的“自管理者的管理自管理者的管理”时间管理是什么?时间管理就是自我管理 1.所谓“时间浪费”：指对目标毫无贡献地时间消耗。2.所谓“自我管理”：指你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生 活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权利下放，加上自我约束、持之以恒才可以提高效率，事半功倍。时间管理的时间管理的“三效三效”关系关系效果效果效能效能效率效率确定的期待结果以最小的代价或花费获得最佳的期待结果以最小的代价或花费获得结果4 4、时间管理的沿革、时间管理的沿革 三、时间管理的原则与方法1.1.有效计划有效计划2.

8、80/202.80/20原则原则3.3.时间矩阵时间矩阵4.4.要事第一要事第一5.5.有效授权有效授权 哈佛调查 他们做了7件事情他们曾经很确实地写下了他们想做的事情；他们列出了达成目标所得到的好处；他们列出达成目标要克服的障碍；他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息；他们列出了达成目标需要共同协力的团队、人员 或者组织；他们总结出一套行动计划；他们写出了达成目标的具体时间。如何制定目标 一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：具体的可衡量的 可行的 现实的 基于时间的 Measurable-可衡量性：可衡量性：目标的可衡量性帮助我们衡量最终目标的可衡量性帮助我们衡量最终结果，就如同

9、一把尺子，明确地衡量目结果，就如同一把尺子，明确地衡量目标是否达成。标是否达成。好的目标是这样写的！好的目标是这样写的！谁谁 在在什么时间什么时间内内 完成完成 什么工作什么工作并以并以什么标准什么标准为衡为衡量量80/20原则原则v 用用80%80%的时间和精力照顾好能给你带来的时间和精力照顾好能给你带来80%80%的销售额的的销售额的20%20%的优质客户；的优质客户；v 用用80%80%的时间和精力学习能给你产生的时间和精力学习能给你产生80%80%的效果的的效果的20%20%的最基本的理论和方法的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；（成功者已证明的）；v 最最80/2080/20定律

10、从你要做的一大堆事中选定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。出最重要的事优先做。80/20原则原则9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00重要重要紧急紧急四象限的区分（示例）四象限的区分（示例）重大项目的谈判重大项目的谈判 紧急问题的处理紧急问题的处理重要会议或工作重要会议或工作陪女朋友逛大街陪女朋友逛大街必须的！必须的！愿景价值观的澄清愿景价值观的澄清计划、准备、预防计划、准备、预防学习、培训、休闲学习、培训、休闲陪客户逛大街陪客户逛大街战略的！战略的！重 要 无谓的电话、信件、无谓的电话、信件、报告、会议

11、、应酬报告、会议、应酬 符合别人期望的事符合别人期望的事 打麻将三缺一打麻将三缺一 陪岳母逛大街陪岳母逛大街 无奈的！无奈的！不 重 要各种琐碎的闲杂事各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件无用的广告、函件发呆、上网、闲聊发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动游荡、逃避性活动陪老婆逛大街陪老婆逛大街多余的多余的!笨死了！笨死了！紧紧 急急 不不 紧紧 急急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要危机危机急迫的问题急迫的问题有期限压力的计划有期限压力的计划 不速之客不速之客 某些电话某些电话 某些信件与报告某些信件与报告 某些会议某些会议 必要而不重要的事必要而不重要的事 受欢迎的活动受欢迎的活动压力人无聊人防

12、患未然防患未然改进产能改进产能建立人际关系建立人际关系发掘新机会发掘新机会规划、休闲规划、休闲从容人从容人繁琐的工作繁琐的工作某些信件某些信件某些电话某些电话浪费时间之事浪费时间之事有趣的活动有趣的活动无用人紧急紧急 偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保

13、 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生普通人的时间安排普通人的时间安排15%50-60%2-3%25-30%2-3%成功人士的时间安排成功人士的时间安排20%-25%65-80%15%1%1%你对时间的控制你对时间的控制以下时间那个最难控制？请排序：以下时间那个最难控制？请排序：（）工作的时间；）工作的时间；（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）（）上司的时间；）上司的时间；（）下属的时间；）下属的时间；（）客户的时间；）客户的时间；（）女友的时间；）女友的时间；（）家庭的时间；）家庭的时间；（）哥们的时间。）哥们的时间。时间是怎样流失的时间是怎样流失的问题：

14、问题：时间总是被干扰、控制、割裂、破坏；时间总是被干扰、控制、割裂、破坏；所以：所以：你往往总是感觉时间实在太不够用了！你往往总是感觉时间实在太不够用了！困惑：困惑：你的时间到底到那里去了？你的时间到底到那里去了？你的时间那去了你的时间那去了 被你的上司抢走了！被你的上司抢走了！被你的同事分走了！被你的同事分走了！被你的下属偷走了！被你的下属偷走了！被你的朋友拿走了！被你的朋友拿走了！被它自己给溜走了！被它自己给溜走了！来自上司的干扰来自上司的干扰 来自上司的干扰往往最难控制。来自上司的干扰往往最难控制。有效的方法：有效的方法：让上司清楚知道你的工作目标；让上司清楚知道你的工作目标；主动约见你

15、的上司以减少干扰。主动约见你的上司以减少干扰。关键词：关键词：管理好你的上司！管理好你的上司！来自同事的干扰来自同事的干扰 来自同事的干扰往往最难推却。来自同事的干扰往往最难推却。有效的方法：有效的方法：如果有人找你，站起来接待他；如果有人找你，站起来接待他；公司设立人人安静一小时制度；公司设立人人安静一小时制度；红色信号：红色信号：请勿打扰！请勿打扰！绿色信号：绿色信号：可以进来。可以进来。关键词：关键词：必须学会拒绝的艺术！必须学会拒绝的艺术！来自下属的干扰来自下属的干扰 来自下属的干扰往往容易忽视。来自下属的干扰往往容易忽视。有效的方法：有效的方法：安排固定时间供属下工作汇报；安排固定时

16、间供属下工作汇报；保留固定时间供属下提出问题；保留固定时间供属下提出问题；安排其他时间处理非紧急事件。安排其他时间处理非紧急事件。关键词：关键词：用用“大黄点大黄点”将可能的干扰化解！将可能的干扰化解！来自自己的干扰来自自己的干扰 来自自己的干扰往往最难察觉。来自自己的干扰往往最难察觉。例如：例如：没有目的的游荡、与属下闲聊；没有目的的游荡、与属下闲聊；各种不良的习惯，想改改也难。各种不良的习惯，想改改也难。有效的方法：有效的方法：学习管理和控制自己。学习管理和控制自己。关键词：关键词：己所不欲，勿施他人！己所不欲，勿施他人！干扰的判断干扰的判断自问：自问：是否经常会有人打扰你的工作？是否经常

17、会有人打扰你的工作？你是否清晰别人打扰你的目的？你是否清晰别人打扰你的目的？目标、程序、制度是否不明确？目标、程序、制度是否不明确？紧急突发状况是不是经常出现？紧急突发状况是不是经常出现？如何投资二象限如何投资二象限 时间本身并无多余无法增加。时间本身并无多余无法增加。有效的方法：有效的方法：坚决的从第三象限腾出时间；坚决的从第三象限腾出时间；第三象限的欺骗性是最大的。第三象限的欺骗性是最大的。关键词：关键词：找回浪费在第三象限的时间！找回浪费在第三象限的时间！如何走出三象限如何走出三象限问题：问题：你真的无法把你的时间投资第二象限？你真的无法把你的时间投资第二象限？建议：建议：改变你的习惯，

18、增强持续行动的能力；改变你的习惯，增强持续行动的能力；学会决不受急迫性事件的影响和左右。学会决不受急迫性事件的影响和左右。关键词：关键词：急迫性与重要性正邪两立，互为消长！急迫性与重要性正邪两立，互为消长！如何进入第二象限如何进入第二象限问题：问题：你的生命中最重要的是什么？你的生命中最重要的是什么？你的人生意义和目的是什么？你的人生意义和目的是什么？你的为人处事的原则是什么？你的为人处事的原则是什么？你人生的基础：信念是什么？你人生的基础：信念是什么？关键词：关键词：我们必须认真和深深的思考我们必须认真和深深的思考第二象限问题思考第二象限问题思考自我思考：自我思考：你人生的理想和目标是？你人

19、生的理想和目标是？对于你最最重要的人是？对于你最最重要的人是？对你最重要的三件事是？对你最重要的三件事是？你最希望获得的建树是？你最希望获得的建树是？假设剩假设剩3030天命你做什么？天命你做什么？时间管理的原则假如明天地球即将毁灭，你最后悔的是什么？假如明天地球即将毁灭，你最后悔的是什么？a._。b._。c._。美国著名时间管理学家尤金葛里斯曼曾向数百人提出这个问题，结果大多数人的回答是：“后悔没有多读点书”“没有好好约束自己”“没有多尝试新事物”“没有花更多的时间与家人相处”4 .要事第一要事第一请思考下面的问题：你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义

20、？这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下：1、改善人际关系。2、改善事先准备工作。3、更周详地规划与组织。4、善待自己。5、抓住机会。6、充实自我。7、增进能力。这些都属第二象限要事第一忙要忙得有意义 时间管理的关键不是排出你日程表上的优先次序而是排出你要的那个优先次序。什么是要事？年轻 健康 工作热情 热爱公司及工作 有知识，虚心好学 不怕吃苦 良好人际关系为什么要事第一？要事第一可以帮助你：有效管理时间 提高工作效率 指引你一条确切的方向重要和紧急的不同之处在于：重要的事来自内在的需求，对自己而言 要事有时并不紧急，但需要更多的时间，并且天天做 紧急的事来自外界 影响你的安排如何做

21、要事第一检视角色 业务员/秘书/经理 家庭成员 朋友 自已确立正确的价值观 选对你的价值观以积极主动的态度面对挑战人的九类基本情绪人的九类基本情绪兴趣 愉快 惊奇 悲伤 厌恶 愤怒恐惧 轻蔑 羞愧 A B C 情情 绪绪 理理 论论 情绪理论 有位秀才第三次进京赶考，住在一个经常有位秀才第三次进京赶考，住在一个经常住的店里。考试前两天他做了三个梦，住的店里。考试前两天他做了三个梦，第一个梦是梦到自已在高墙上种白菜；第一个梦是梦到自已在高墙上种白菜；第二个梦是下雨天，他戴着斗笠还打伞；第二个梦是下雨天，他戴着斗笠还打伞；第三个梦是梦到跟心爱的表妹脱光了衣服第三个梦是梦到跟心爱的表妹脱光了衣服躺在

22、一起，但是背靠着背。躺在一起，但是背靠着背。这三个梦似乎有些深意，秀才第二天赶紧这三个梦似乎有些深意，秀才第二天赶紧去去 心态影响生理心态影响生理 心态影响能力心态影响能力 认识习惯认识习惯人的行为是按习惯行事的！改变习惯是一个不舒服的过程习惯是可以改变的，只要不断重复！命好，不如习惯好！个人职业化品牌个人职业化品牌个人职业化障碍个人职业化障碍 有什么样的内心期望，你就会选择什么样的信念。有什么样的信念就会选择什么样的处事方式。有什么样的处事方式，就会有什么样的行为。有什么样的行为，就会有什么样的结果轻松300秒心理测验：你最先放弃什么？你到一个从未去过的原始森林探险，带着老虎、猴子、孔雀、大

23、象、狗五种动物。四周环境危险重重，你不可能都将它们带到最后，你不得不一一地放弃。你会按着什么样的顺序放弃呢？请写下来你的顺序。（2分钟）温馨提示：这个问题的答案意味着在困苦的环境中你会首先放弃什么，让你看看你自己是什么样的人。在我们选择的过程中，我们太多地考虑了别人对我们的付出，而没有想到别人需要我们什么样的付出。双赢思维大家都可以是赢家 一般人看事物多持二分法：非强即弱，非胜即败。其实世界之大，人人都有足够的立足空间，他人之得不必视为自己之失。你不能决定生命的长度，但你可以控制它的宽度；你不能决定生命的长度，但你可以控制它的宽度；你不能左右天气，但你可以改变心情；你不能左右天气，但你可以改变

24、心情；你不能改变容貌，但你可以展现笑容；你不能改变容貌，但你可以展现笑容；你不能控制他人，但你可以改变自己；你不能控制他人，但你可以改变自己；你不能预知明天，但你可以利用今天；你不能预知明天，但你可以利用今天；你不能样样顺利，但你可以事事尽力。你不能样样顺利，但你可以事事尽力。愿大家每天都有好心情愿大家每天都有好心情 如何做要事第一每周回顾 计划的大石头是否已经完成 哪些角色花的时间太多？哪些角色是否需要改变？哪些角色我现在应开始努力？计划下周的时间表 加强第二象限的工作评估、再确认要事第一 关注于真正重要的事情上，对并不重要的事情说“不”关注于重要但并不紧急的事情上一人包打天下者一人包打天下

25、者追求团队协作者追求团队协作者5.有效授权 管理是透过他人来完成工作 管理者最大的价值是激发每个员工最大的贡献 善用部属优点是授权的关键 韩非子.八经下君,尽已之能中君,尽人之力上君,尽人之智 諸葛亮凡事必亲躬,后來过劳而死.为何事必亲躬?因为怕部属取代不放心部属,不信任部属要求标准过高授权时要考虑的因素 授权时应考虑的因素有5个W和1个H：WHAT 什么?考虑哪些事情要做，哪些任务要个别处理，哪些结果要达成目标等。WHO 谁？谁最适合执行或谁应该参与这项任务。WHY 为什么？任务或工作的目标、动机。HOW 如何？应该如何执行任务。WHICH 用什么？使用哪些方法完成任务。WHEN 何时？何时

26、开始工作、何时结束等。授权的十大原则(1)尽量及时的授权(2)明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做什么”，而非“怎样去做”授权的十大原则(3)要授予权力，提供资源(4)说明目标与期望以及评估的标准(5)注重成效(6)不能重复授权(7)由简至繁，循序渐进向下授权(8)出现困难时，要帮助寻找解决 困难的方法(9)不能姑息“倒授权”的行为(10)你仍然要承担责任可 以 授 权 的 工 作日常工作及需要专业技术型工作收集事实与数据可以代表其身份出席的工作某些特定领域中的决定监管项目准备报告不 可 授 权 的 工 作下达目标人事问题（如激励、保持士气）解决部门间的冲突发展及培养部下任务的最终

27、职责维护纪律和制度授 权 练 习（一）哪些工作可以授权1、这项工作对完成我今年主要的目标紧密相关吗？不是，则可授权 是，酌情考虑可授权部分，直至全部。2、这项工作可以交给别人完成吗？如果部属可以做好，则可授权，那么我的个人生产力 得到延伸了。如果部属做的不那么好，我也可边授权边加强辅导，这 样就给部属一个机会。授 权 练 习（二）3、这项工作可以帮助部属发展吗？如果是，则可授权。这样即可完成任务，又可使部属得 到发展，在这项工作中得到锻炼提高。4、这项工作是否是反复出现的工作？如果是，则可列入日常工作，制定规则、程序，培训 部属去干。5、这项工作是否是你最感兴趣的工作？如果是，则你要忍痛割爱，

28、交给部属做，确保你的精力 集中到更重要，但不是你最有兴趣的工作中去。授 权 练 习（三）这项工作到底授权给谁1、该部属能否胜任？若能胜任，则可授权 若一时还不能，则考虑此人是否值得培训 如果值得培训，则可具体安排你的培训事件和辅导方式2、该部属任务饱满吗？还有精力去完成这项工作吗？若有精力，则可授权给他。3、该部属对此是否有工作热情，是否自信？若热情不够，则考虑能否激励其工作能力 若自信不够，则要给予更多的信任和支持案 例 分 析第一步第一步 将各项工作按其价值的大小一分为二，将各项工作按其价值的大小一分为二，1、2象限为重要；象限为重要；3、4象限为不重要。象限为不重要。第二步第二步 根据各

29、项工作的完工期限，远近分为根据各项工作的完工期限，远近分为1、3为急迫的；为急迫的；2、4为不急迫的。为不急迫的。重要 重要，紧急 重要，不急紧急 不重要，紧急 不重要，不急与华金公司讨论定价2H中实公司的合作意向书2H天际公司的货未到问题?上级要求上报三个月的业绩报表1H周五业务会提前1H共进午餐0.5H讨论促销会策略1H 商讨索赔案处理1H人事部明天要上报新员工试工期表现结果报告阅读内部刊物1H 打电话给12客户30分钟聆听电话留言10分钟完成文件归档30分钟重要紧急第三步 对王的工作定位，并分析其工作现状第四步 问题与措施第一象限:抓紧做;返回第二象限第二象限:重点做;按计划有步骤做;为

30、明天准备第三象限:不花时间;少花时间;授权部下做第四象限:平衡好被支配的事情;不被迷惑,争取自由返回一、二 象限第五步 时间价值=工作价值 将各项限时间合理的科学配置，将会遇到15项阻力。15项浪费时间的主要因素控制控制1、电话打扰2、不速之客、顺便来访3、信息资料不全4、缺乏自我约束5、不善于拒绝计划计划1、试图完成过多的工作或不切实际的时间预算2、“消防救火”式或“危机型”管理3、没有目标、优先次序、每日计划4、搁置为完成的任务信息传递信息传递1、频繁的会议2、信息不足、或不清、或过多决策决策 优柔寡断或拖延组织组织1、混淆职责与职权2、办公桌杂乱无章指挥指挥 无效的授权人力人力 0第六步

31、 系统思维面对变化的环境应变能力要强突出第二象限管理法牢牢抓住关系企业持续发展,价值创造的大事,上下左右系统思维步调一致 上 中 下第七步 有效运用工作日程管理表 将每天工作内容列入此表 分析每项工作的性质，排出优先次序 拟定处理对策每 日 工 作 时 间 记 录 打算今天完成 (1)(2)(3)的 工 作 (4)(5)(6)时间 活 动 次序 1=重要+紧急 2=重要+不紧急 3=紧急+不重要 4=日常事务 处理方法 委托给 训练去做下次要他提出建议下次不同意做 集中/缩减/缩短时间其它 8:00 8:30 12:00 日期五、结束语做一个尽职尽责的管理者，确实不容易，让我们以下内容的结束今天的课程，或许可以勉励一下自己.试试看!面对不一定最难受得到不一定能长久失去不一定不再有转身不一定最软弱別急着说別无选择別以为世上只有对与错许多事情的答案都不是只有一个古爱尔兰祷告词1古爱尔兰祷告词2所以我们永远有路可以走你能找个理由难过也一定能找到快乐懂得放心的人能够找到轻松 改变习惯改变习惯珍爱时间珍爱时间享受人生享受人生关心自己及家人关心自己及家人 从现在做起从现在做起谢谢大家！