管理学第二章工作分析课件.ppt
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1、第二章 工作分析抽屉式管理 含义:抽屉式管理是世界上流行的一种新的管理方法。顾名思义,抽屉即办公桌上的抽屉。抽屉式管理是一种通俗形象的管理术语,在现代化管理理论中,也叫做职务分析”。抽屉式管理的步骤和方法:第一步,由企业管理科牵头,组织一个由各个部门组成的职务分析小组。第二步,对职务分析小组进行短期培训,以掌握抽屉式管理的概念和内涵。第三步,围绕企业的总体目标,生产经营指标,根据业务对口,编制业务科室职责权限范围。第四步,分层次进行管理人员。职务分析,按职、责、权、利四者的统一,制定管理人员职务说明或职务规范。第五步,制定必要的考核奖惩制度,与职务分析”法配套执行。导入案例 一名机床操作工不小
2、心将大量液体洒在了机床周围的地板上。车间主任叫他将液体清扫干净,操作工拒绝执行,理由是岗位说明书中没有清扫的条文。车间主任顾不上查看岗位说明书原文,便找来一名服务工清扫。但服务工同样拒绝,理由也和操作工一样。车间主任威胁要将其解雇,服务工勉强同意,但干完话之后却向公司进行了投诉。有关人员看了投诉之后,审阅了三类人员的岗位说明书:机床操作工、服务工、勤杂工。操作工的岗位说明书上明确规定:操作工有责任保持车床的清结,使之处于可操作状态,但未提及清扫地板;服务工的岗位说明书规定:服务工有责任以各种方式协助操作工,如领取原料和工具,随叫随到,及时服务,但没有包括清扫工作;勤杂工的岗位说明书中确实包含了
3、各种清扫内容,但他的工作时间是从正常的下班后开始的。引出问题引出问题 机床周围地板的清洁工作谁来做?机床周围地板的清洁工作谁来做?服务工服务工机床操作工机床操作工勤杂工勤杂工岗位说明书中没有清扫地板的条文岗位说明书中没有清扫地板的条文 有清扫条文,但工作时间是从正常下班开始有清扫条文,但工作时间是从正常下班开始岗位说明书中没有清扫的条文岗位说明书中没有清扫的条文分分析析问问题题得出结论得出结论必须有工作分析必须有工作分析工作分析是人力资源管理的基石工作分析是人力资源管理的基石人力资源规划绩效管理招聘录用培训开发职业生涯规划薪酬管理一、工作分析概念二、工作分析的方法三、工作说明书的编写一、工作分
4、析概述1、工作分析的含义 通过收集与分析多种相关信息,确定组织中各个工作职务的目的、任务、职责、权利、隶属关系、工作条件、任职资格的过程。其结果形成职务说明书:工作描述(job description)工作规范(job specification)2、工作分析的主要问题第一个问题工作是什么?What职位的名称、级别职位设置的目的职位的工作内容、任务和职责职位的主要工作权利职位需要的工作条件职位与其他职位的关系职位在企业组织结构中的位置第二个问题谁适合这份工作?Who基本学历和专业要求在某一领域的工作经验必须具备的基本能力必须接受的培训项目培训时间年龄和性别要求性格和性向要求第四个问题谁来做工作
5、分析?第三个问题谁最适合这个工作?第五个问题何时做工作分析?新组织投入运行时新组织投入运行时战略调整、业务发展时战略调整、业务发展时工作内容与性质发生变化时工作内容与性质发生变化时兼并、扩充、增加生产线时兼并、扩充、增加生产线时改变编制,重新定岗定员时改变编制,重新定岗定员时引进新设备、工艺、技术时引进新设备、工艺、技术时建立相关制度时建立相关制度时人力资源管理专家负责人力资源管理专家负责总体策划和审定;总体策划和审定;主管人员结合企业实践,主管人员结合企业实践,参与或组织人员编写;参与或组织人员编写;在岗员工结合个人实践在岗员工结合个人实践提供经验资料;提供经验资料;人力资源部门做出规范、人
6、力资源部门做出规范、完整、系统的工作分析完整、系统的工作分析;哪些经历可以优先;哪些经历可以优先;哪些专业可以优先;哪些专业可以优先;怎样的资格可以优先;怎样的资格可以优先;有过哪些培训可以优有过哪些培训可以优先;先;1 1任务任务是为了达到一是为了达到一个特定目的所进行的个特定目的所进行的一项活动。一项活动。2 2职责职责是指一个人所担是指一个人所担负的由一项或多项任务负的由一项或多项任务组成的活动。组成的活动。4 4工作工作是由一组主要职是由一组主要职责相似的职位所组成。责相似的职位所组成。3 3职位职位是在一定时间内是在一定时间内由特定的人及其所担负的由特定的人及其所担负的一个或多个职责
7、所组成。一个或多个职责所组成。6 6职业职业是由在一定时间是由在一定时间内不同的组织中的相似内不同的组织中的相似的工作所组成。的工作所组成。5 5工作组(族)工作组(族)是是由两个或以上的工作组由两个或以上的工作组成。成。7 7职业生涯职业生涯是一个人是一个人在其工作生活中所经历的在其工作生活中所经历的一系列职位、工作或职业。一系列职位、工作或职业。3、工作分析中的术语4、工作分析的程序准备阶段准备阶段调查阶段调查阶段分析阶段分析阶段完成阶段完成阶段发展趋势发展趋势反馈影响反馈影响(1)、准备阶段 明确工作分析的意义、目的、方法、步骤;向有关人员宣传、解释;与工作分析有关工作的员工建立良好的人
8、际关系,并使他们做好良好的心理准备;组成工作小组,以精简、高效为原则;确定调查和分析对象的样本,同时考虑样本的代表性;把各项工作分解成若干工作元素和环节,确定工作的基本难度。(2)、调查阶段 编制各种调查问卷和提纲;灵活运用各种调查方法,如面谈法、问卷法、观察法、参与法、实验法、关键事件法等等;广泛收集有关工作的特征以及需要的各种数据;重点收集工作人员必需的特征信息;要求被调查的员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定。(3)、分析阶段 仔细审核已收集到的各种信息;创造性地分析、发现有关工作和工作人员的关键成分;归纳、总结出工作分析的必需材料和要素;编制工作描述、工作规
9、范。(4)、完成阶段 根据对资料的分析,编写工作说明书。对整个工作分析过程进行总结,找出其中成功的经验和存在的问题,以利于以后更好地进行工作分析。将工作分析的结果运用于人力资源管理以及企业管理的相关方面,真正发挥工作分析的作用。二、工作分析的方法 问卷法 观察法 访谈法 工作实践法(参与法)关键事件法1、问卷法 利用已编制的问卷,要求被试者填写,来获取有关工作的信息,是一种快速而有效的方法。一般岗位分析问卷1.职务名称 _。2.比较适合任此职的性别是 _(请选择,下同)。A.男性 B.女性 C.男女均可。3.最合适任此职的年龄是_。A.20岁以下 B.2130岁 C.3140岁 D.4150岁
10、 E.51岁以上4.能胜任此职的文化程度是_。A.初中以下 B.高中、中专 C.大专 D.本科 E.研究生以上5.此职的工作地点在_。A.本地市区 B.本地郊区 C.外地市区 D.外地郊区 E.其他4.能胜任此职的文化程度是_。A.初中以下 B.高中、中专 C.大专 D.本科 E.研究生以上5.此职的工作地点在_。A.本地市区 B.本地郊区 C.外地市区 D.外地郊区 E.其他6.此职的工作主要在_(指75以上的时间)。A.在室内 B.在室外 C.室内外各一半7.任此职者的一般智力最好在_。A.90分以上 B.7089分 C.3069分 D.1029分 E.9分以下8.此职工作信息来源主要是_
11、。A.书面材料(文件,报告,书刊杂志,各种材料等等)B.数字材料(包含各种数据,图表,财务数据的材料)C.图片材料(设计草图,照片,X照片,地图等等)D.模型装置(模型,模式,模板等等)E.视觉显示(数学显示,信号灯,仪器等等)F.测量装置(气压表,气温表等各种表具)G.人员(消费者,客户,顾客等等)案例:推销员岗位分析问卷 说明以下职责在你工作中的重要性(最重要的打10分,最不重要的打0分,标在右侧的横线上)。1.和客户保持联系_。2.接待好每一个客户_。3.详细介绍产品的性能_。4.正确记住各种产品的价格_。5.拒绝客户不正当的送礼_。6.掌握必要的销售知识_。7.善于微笑_。8.送产品上
12、门_。.9、参加在职培训_。10.把客户有关质量问题反馈给有关部门_。11.准备好各种推销工具_。12.每天拜访预定的客户_。13.在各种场合推销本企业产品_。14.讲话口齿清楚_。15.思路清晰_。16.向经理汇报工作_。17.每天总结自己的工作_。18.每天锻炼身体_。19.和同事保持良好关系_。20.自己设计一些小型促销活动_。21.不怕吃苦_。2、关键事件法 关键事件是指对实际工作中特别有效或无效的关键事件是指对实际工作中特别有效或无效的工作者行为的简短描述。当大量的这类小事例工作者行为的简短描述。当大量的这类小事例收集起来以后,按照他们所描述的工作领域进收集起来以后,按照他们所描述的
13、工作领域进行归纳分类,最后就会对实际工作的要求有一行归纳分类,最后就会对实际工作的要求有一个非常清楚的了解。个非常清楚的了解。关键事件法的优点是,能直接描述人们在工作关键事件法的优点是,能直接描述人们在工作中的具体活动,因此,可以揭示工作的动态性。中的具体活动,因此,可以揭示工作的动态性。由于所研究的行为可以观察和衡量,所以,这由于所研究的行为可以观察和衡量,所以,这种方法获得的资料适用于大多数工作分析。种方法获得的资料适用于大多数工作分析。举例:销售工作的15种关键行为善于把握客户定货信息和市场信息;善于把握客户定货信息和市场信息;密切注意市场需求的瞬间变化;密切注意市场需求的瞬间变化;善于
14、与销售部门的管理人员交流信息;善于与销售部门的管理人员交流信息;善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息;善于与生产部门的管理人员和执行人员交流信息;对上级和客户忠诚,讲信用;对上级和客户忠诚,讲信用;能够说到做到;能够说到做到;坚持为客户服务,了解和满足客户的要求;坚持为客户服务,了解和满足客户的要求;积极收集产品的售后反馈信息;积极收集产品的售后反馈信息;向客户宣传企业的其他产品;向客户宣传企业的其他产品;积极扩大企业的销售额及市场占有率;积极扩大企业的销售额及市场占有率;不断掌握新的销售技术和方法;不断掌握新的销售技术和方法;在新的销售途径方面有创新精神;在新的销售途径方面有创新精神;
15、维护公司形象,树立企业良好声誉;维护公司形象,树立企业良好声誉;结清帐目;结清帐目;工作态度积极主动。工作态度积极主动。3、观察法 在工作现场运用感觉器官或其他工具、观在工作现场运用感觉器官或其他工具、观察员工的实际工作运作,用文字或图表形式记察员工的实际工作运作,用文字或图表形式记录下来,来收集工作信息的一种方法。录下来,来收集工作信息的一种方法。操作原则 观察的工作应相对静止 适用于大量标准化的、周期短的体力活动为主的工作 要注意工作行为样本的代表性 观察人员不应干扰被观察者的工作 不适用于以智力活动为主的工作 观察前要有详细的观察提纲和行为标准 观察法的观察提纲岗位分析观察提纲 被观察者
16、姓名:_ 日期:_ 观察者姓名:_ 观察时间:_ 工作类型:_ 工作部门:_ 观察内容:1.什么时候开始正式工作?_。2.上午工作多少小时?_。3.上午休息几次?_。4.第一次休息时间从_到_。5.第二次休息时间从_到_。6.上午完成产品多少件_。7.平均多少时间完成一件产品_。8.与同事交谈几次_。9.每次交谈约_分钟。10.室内温度_度。11.抽了几支香烟?_。12.喝了几次水?_。13.什么时候开始午休?_。14.出了多少次品?_。15.搬了多少原材料?_。16.噪音分贝是多少?_。4、访谈法、访谈法通过与员工和管理者的访谈,可以获取更多的细节和更准确的信息。一般有三种访谈的方式(1)与
17、该工作的主管人员进行访谈(2)与从事该工作的每个员工交谈(3)与从事相同工作的员工群体进行交谈。访谈法的评价优点:优点:u一是既可以获得标准化工作的信息,也可以获得非标准化工作的信息;u二是既可以获得体力工作的信息,也可以获得脑力工作的信息;u三是由于工作者本身也是自己行为的观察者,因此,他可以提供外人不易观察到的情况。缺陷:缺陷:u一方面,工作分析者要接受专门的有关面谈技巧方面一方面,工作分析者要接受专门的有关面谈技巧方面的训练,这种方法耗时也很多,因此,成本较高;的训练,这种方法耗时也很多,因此,成本较高;u另一方面,由于工作者的不肯合作和工作分析者问一另一方面,由于工作者的不肯合作和工作
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