纸质档案数字化技术规范介绍(73张)课件.ppt
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- 纸质 档案 数字化 技术规范 介绍 73 课件
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1、纸质档案数字化技术规范介绍2009年年4月月丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班丹东市文书立卷改革暨档案数字化工作培训班 主要内容一、一、规程规程基本情况基本情况二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范三、照片档案数字化技术规范三、照片档案数字化技术规范四、声像档案数字化技术规范四、声像档案数字化技术规范 一、基 本 情 况1 1、编制的原则和依据、编制的原则和依据2 2、研究、起草过程、研究、起草过程3 3、数字化范围、数字化范围 1 1、编、编 制制 原原 则则系统性原则系统性原则 档案信息是国家信息化建设工作的一个组成部分,档案的数字化也是档案信息管理工作的一个方面,技术
2、规范的制定应符合国家信息化建设有关技术要求,保证可持续性发展。1 1、编、编 制制 原原 则则通用性原则通用性原则 应基本满足国内正在进行的档案数字化工作,对档案数字化的结果数据要给予较明确的指标要求,以保证数据的通用交换能力。1 1、编、编 制制 原原 则则先进性原则先进性原则 在制定过程中对目前比较常见的档案数字化技术进行论证评估,同时也要对新出现的技术进行研究。基本思路是肯定成熟技术,探讨新技术发展态势,适当进行指导。1 1、编、编 制制 原原 则则实用性原则实用性原则 作为技术规范首先要把握宏观指导原则,对于档案数字化具体实施步骤、方法,应给予较明确的规范要求,以及在加工过程中所需的技
3、术参数给与较明确的指标要求,提高本规范的实用效果。1 1、编、编 制制 原原 则则 适度性原则适度性原则 就是合理地确定一些需要统一的技术范围和技术指标。范围过大或者过小,指标水平过高或过低,都会对标准的实施效果产生不良影响。编编 制制 依依 据据nGB/T 18894 2002 电子文件归档与管理规范nDA/T181999档案著录规则nDA/T 22-2000归档文件整理规则n档发20016号 档案管理软件功能要求暂行规定nDA/T 312005纸质档案数字化技术规范 2 2、研究、起草过程、研究、起草过程 丹东市档案馆从丹东市档案馆从1993年开始进行档案年开始进行档案的数字化的工作,对纸
4、质档案、缩微胶片的数字化的工作,对纸质档案、缩微胶片档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等多种载体的档案进行了数字化转换,有一多种载体的档案进行了数字化转换,有一定的实践经验,有针对性的对各种载体数定的实践经验,有针对性的对各种载体数字化的技术参数进行了反复试验、比较,字化的技术参数进行了反复试验、比较,取得了较科学、合理的技术参数。并参考取得了较科学、合理的技术参数。并参考了国家档案局的相关标准和规范,借鉴了了国家档案局的相关标准和规范,借鉴了兄弟单位的研究和实践成果。兄弟单位的研究和实践成果。3 3、数字化范围、数字化范围n纸质档案纸质档案n纸质档案包括文
5、书档案、专门档案等门类。纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。3 3、数字化范围、数字化范围n文书档案文书档案n文书档案数字化范围包括永久和长期保存文书档案数字化范围包括永久和长期保存的重要的文件正本。的重要的文件正本。3 3、数字化范围、数字化范围n文书档案文书档案n文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围n 1密级文件,包括绝密、机密、秘密的文件材料。密级文件,包括绝密、机密、秘密的文件材料。n 2上级机关颁发的不易公开的文件材料。上级机关颁发的不易公开的文件材料。n 3本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会
6、议记录。导会议记录。n 4本机关或本机关汇总的统计报表。本机关或本机关汇总的统计报表。n 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、来访形成的记录。来访形成的记录。3 3、数字化范围、数字化范围n文书档案文书档案n文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围n 6本机关党员、干部、职工名册。本机关党员、干部、职工名册。n 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成的文件材料。的文件材料。n 8本机关及
7、本机关办理的干部、工人的转移工资、本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。行政、党、团、工会组织介绍信及存根。n 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。n 10下级机关报送的不易公开的文件材料。下级机关报送的不易公开的文件材料。3 3、数字化范围、数字化范围n专门档案专门档案n本机关形成的,可以对社会提供利用的、本机关形成的,可以对社会提供利用的、利用率较高的专门档案应数字化。利用率较高的专门档案应数字化。3 3、数字化范围、数字化范围n照片档案照片档案n 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、本机关召
8、开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的照片。代表会议等形成的照片。n 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的照片。指导工作形成的照片。n 3本机关历届领导人的照片。本机关历届领导人的照片。n 4本机关主办或承办的重大活动的照片。本机关主办或承办的重大活动的照片。n 5本机关重要外事工作形成的照片。本机关重要外事工作形成的照片。n 6本机关获得的省级以上各种荣誉(如奖状、锦本机关获得的省级以上各种荣誉(如奖状、锦旗、奖杯等)翻拍形成的照片。旗、奖杯等)翻拍形成的照片。3 3、数字化范围、数字化范围n录音录像档案录音录像档案
9、n 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议等形成的录音、录像带。代表会议等形成的录音、录像带。n 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、指导工作形成的录音、录像带。指导工作形成的录音、录像带。n 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的录音、录像带。录音、录像带。n 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。本机关重要外事工作形成的录音、录像带。n 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录像带。像带。n 6新闻
10、媒体报道本机关的信息、新闻报道。新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。二、纸质档案数字化 技术规范主要内容n基本原则基本原则n基本工作流程基本工作流程n基本技术参数基本技术参数n技术实现方法技术实现方法n成果管理成果管理 二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范基本原则 n是使档案信息资源准确方便快捷地是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用提供利用;n使可以公开的档案信息资源得到共使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会各界对档案利用的享,以满足社会各界对档案利用的需求。需求。二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范数字化对象的确定原则数字化对象的确定原则 1 1)符
11、合国家法律法规的原则:)符合国家法律法规的原则:符符合国家档案开放规定。合国家档案开放规定。2 2)价值性原则:)价值性原则:属于归档范围且属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高应永久或长期保存的、社会利用价值高的。的。二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 基基 本本 环环 节节 n档案整理 n目录建库n档案扫描n图像处理n图像存储n数据挂接n数据质检和验收n数据备份n成果管理二、纸质档案数字化技术规范二、纸质档案数字化技术规范 过过 程程 管管 理理 1、应加强纸质档案数字化各环节、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制,确保档案原件和的安全保密管理机制,确
12、保档案原件和数字化档案信息的安全。数字化档案信息的安全。2、在数字化工作的同时建立起完整、在数字化工作的同时建立起完整、规范的加工记录。即各个环节均应进行规范的加工记录。即各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总,装订详细的登记,并及时整理、汇总,装订成册(形成加工档案)。成册(形成加工档案)。(一)(一)档档 案案 整整 理理1、目录数据准备、目录数据准备2、拆除装订、拆除装订3、区分扫描件和非扫描件、区分扫描件和非扫描件4、页面修整、页面修整5、整理登记、整理登记6、档案装订、档案装订(一)(一)档 案 整 理1、目录数据准备、目录数据准备 按照按照档案著录规则档案著录规则(DA/T1
13、8)、DA/T 22-2000归档文件整理规则归档文件整理规则和和丹东市文书档案目录数据库结构和交换丹东市文书档案目录数据库结构和交换标准(试行)标准(试行)等标准的要求,规范档案等标准的要求,规范档案中的目录内容。中的目录内容。(一)(一)档 案 整 理目录数据准备目录数据准备n一是确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求;n二是修改错误或不规范的目录内容,如案卷名、文件名、责任者、起止页号和页数;n三是没有目录的档案按照原件内容建立目录。(一)(一)档档 案案 整整 理理2、拆除装订、拆除装订 不去除装订物影响扫描工作的档案,不去除装订物影响扫描工作的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意
14、保护应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。档案不受损害。(一)(一)档 案 整 理3、区分扫描件和非扫描件、区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中的扫描件和非扫按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是:描件区分开。普发性文件区分的原则是:重份的文件,有正式件的文件可以不扫描重份的文件,有正式件的文件可以不扫描原稿。原稿。(一)(一)档档 案案 整整 理理4、页面修整、页面修整 对纸张破损严重、无法直接进行扫描对纸张破损严重、无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复。如折皱不平的档案,应先进行技术修复。如折皱不平的原件应先进行压平或烫平,再进行扫描。的原件
15、应先进行压平或烫平,再进行扫描。(一)(一)档档 案案 整整 理理5、整理登记、整理登记 详细记录档案整理后每份文件的起始页详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数,号和页数,(一)(一)档档 案案 整整 理理6、档案装订、档案装订 扫描工作完成后,拆除过装订物的扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,应注意保持卷内档案的完整,复装订时,应注意保持卷内档案的完整,档案的排列顺序不变,做到准确、无遗档案的排列顺序不变,做到准确、无遗漏。漏。(二)(二)档 案 扫 描1、扫描方式、扫描方式 2、扫描色彩模式、扫描色彩模式3、扫描
16、分辨率、扫描分辨率 4、扫描登记、扫描登记(二)(二)档 案 扫 描1、扫、扫 描描 方方 式式 n根据档案幅面的大小根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如如工程图纸可采用工程图纸可采用0号图纸扫描仪号图纸扫描仪)进行扫进行扫描。描。n纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描仪进行扫描;的档案,应采用平板扫描仪进行扫描;纸张状况好的档案可采用高速扫描已进纸张状况好的档案可采用高速扫描已进行扫描,以提高工作效率。行扫描,以提高工作效率。(二)(二)档 案 扫 描2、扫描色彩模
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