紫晶一体化管理系统课件2.ppt

1、紫晶文档一体化管理系统紫晶文档一体化管理系统功能与使用讲解功能与使用讲解一、安装与注册一、安装与注册1、将光盘放入电脑，稍等片刻（如果安装界面没有出现，请打开光盘双击运行setup.exe）。2、安装界面出现后，点击“下一步”，直到出现下图所示界面将C:改成D:3、点击“下一步”，直到安装完成。4、安装党政网接口。打开光盘，进入“dzw成都市党政网”，双击 ，点击“下一步”直到安装完成。5、系统注册。打开光盘，进入“注册系统”文件夹，双击 ，填上本单位的全宗号，点击注册。一、安装与注册一、安装与注册二、升级到二、升级到ver2011版本版本1、查看自己紫晶的版本。在紫晶登录界面右上角查看。如下

2、图 2、升级补丁。将“补丁标准版（ver2011）”文件夹中的所有文件复制粘贴到D:Program Files紫晶档案thamsbin下，选择全部替换。升级对原有数据不造成影响。登录界面右上角查看版本三、登录及保管期限设置三、登录及保管期限设置1、系统默认帐号为：用户编号：root口 令：123456782、保管期限设置。进入“系统”下的“库参数设置”,选中“保管期限”卡片，点击“添加”，输入保管期限。点击“确定”。四、公文管理四、公文管理1、收/发文年度设置。著录哪一年的收发文，年度就设置成哪一年，例如，2012年著录2011年的收/发文，年度就设置成2011年。2、收/发文著录。a、直接从

3、党政网上接收数据。进入党政网“公文交换箱”，选择已收/发文，选择需要接收的收/发文，点击鼠标右键，选择“从档案网上接收：收文/发文”b、手工著录。进入“收文管理/发文管理”，输入收/发文重要信息（包括：来文单位、来/发文字号、题目、文件日期、页数），点击保存。1、进入“人工归档”，输入档号，点击回车键 。档号格式：全宗号-保管期限年度-盒号 例如：010-永久2012-00012、归档。a、收/发文直接进行归档。五、档案著录五、档案著录选择需要归档的收文归档按钮未归档收/发文库切换取消归档未归档收文库点击保存b、其它归档文件的手工著录。点击“归档文件目录”，进入盒内文件录入界面，点击“添加”，

4、输入每件文件的重要信息（包括：文件编号、责任者、题名、文件日期、页数、保管期限），点击保存。3、全文挂接（同收/发文全文挂接）4、件号修改与顺序调整。如下图进行调整，调整完成后保存。五、档案著录五、档案著录选择向上或者向下调整位置选中需要调整位置的文件点击修改件号，输入本盒的最好件号（如：本盒件号是5-11，那么输入5）五、档案著录五、档案著录5、归档文件目录打印。依次点击“归档文件目录”、“目录打印”、“打印”。六、全文六、全文1、全文入库a、存放路径。D:Program Files紫晶档案thamssigdata。b、管理格式。在data文件夹下新建文件夹，并以年度进行命名。将全文文件按年

5、度分别复制粘贴到不同年度的文件夹中。2、全文挂接将对应的目录和全文进行挂接。点击“全文挂接”，在data文件夹内选择当前文件对应的全文文件（多个全文使用ctrl+鼠标左键选择），选择完成后点击“选中退出”。3、全文级别。全文挂接完成后必须在“全文级别”一栏中选择级别，否则无法保存。七、编目检索七、编目检索1、收发文检索。根据输入的收/发文目录信息，输入关键字进行查询。如：要查询2012年成都市档案局发的文件，可以输入“2011 成都市档案局”查询。2、案卷检索。根据档号信息，输入关键字进行查询。如：要查询永久2011年的档案盒，可以输入“永久2011”查询。3、文件检索。根据归档文件的文件编号

6、、责任者、题名等信息来进入数据查询。（方式同上）4、数据的统计。查询出数据后，界面左上角会统计查询出来的数据盒数和件数。八、城乡统筹八、城乡统筹1、城乡统筹档案模块的作用：将已归档文件中，属于城乡统筹的档案选取出来，然后另行单独的进行组盒归档，不需要改变实体档案的存放位置。2、进入“系统”下的“城乡统筹档案”，点击“新档号”，输入城乡统筹档号并确认 。城乡统筹档号格式：全宗号-年度统筹文书-盒号例如：010-2012统筹文书-00013、汇集方式。a、汇集方式一（案卷级）。可同时对盒和件进行汇集（推荐）b、汇集方式二（文件级）。以件进行汇集八、城乡统筹八、城乡统筹4、汇集。首先将要汇集的盒查询

7、出来，然后如下图进行操作。选中包含城乡统筹文件的档号选择城乡统筹文件点击汇集按钮，逐条汇集或者全部汇集汇集完成的文件，可以通过右边框上的功能键进行位置调整和删除操作该年度城乡统筹文件全部汇集完成后，点击“当前汇集卷入库”，结束汇集八、城乡统筹八、城乡统筹5、城乡统筹专题目录打印。选择需要打印的档号（ctrl+鼠标左键可多选），点击“打印”按钮，出现下图所示界面6、归档文件目录中，由于题名或者责任者过长导致打印不完整的，可以在上述界面中选择“归档文件目录（行数自增）”打印。选择需要打印的报表名称选择打印范围打印九、数据备份九、数据备份1、数据备份和还原的操作。a、数据备份。进入“系统管理”下的“

8、系统硬盘备份”，可以对现有紫晶数据进行备份操作。选择D盘生成的备份文件夹名称点击备份九、数据备份九、数据备份b、数据还原。关闭紫晶，将备份文件夹中的thamssig文件夹复制粘贴到D:Program Files紫晶档案 下，选择全部替换，可以还原数据。2、备份数据的保存方式。a、存放于移动硬盘b、刻入光盘十、数据交换十、数据交换进入“数据交换/网上发布”下的“数据交换”功能。1、数据转出a、新建一个文件夹（如D盘下新建）。b、点击“案卷（盒）选择”，选择需要导出的数据。一般以档号作为查询关键字，如：需要导出2012年的城乡统筹档案，可以c、点击“数据转出”，转出目录选择为a中新建的文件夹。关键

9、字选择“档号”运算符选择“类似”条件值在两个%之间输入“2012统筹文书”点击红色箭头按钮检索十、数据交换十、数据交换2、数据转入。点击“数据转入”，双击选中存放转入数据的文件夹，确定。注意事项：a、如果提示头文件读取失败 ，那么说明你没有正确的选择文件夹路径或者你转出的数据不完整。只需要重新选择路径或者重新数据转出一次。b、如果提示有档号重复 ，请认真核实，然后删掉重复的档号，再进行数据转入。十一、数据信息修改十一、数据信息修改1、收发文修改。进入收文管理/发文管理，通过“检索”，找到需要修改的收/发文，直接进行信息修改，修改完成后点击保存即可。2、归档文件修改。进入“人工归档”，输入需要修改的文件所在的档号。调出该盒，对相应信息修改，修改完成后保存。十二、结束十二、结束谢谢大家！