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1、 第第7章：档案管理章：档案管理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第1页，共35页。7.1档案概述档案概述7.1.17.1.1档案的概念和特点档案的概念和特点 1.1.档案的概念档案的概念 所谓档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的，保存备查的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第2页，共35页。2.2.档案的特点档案的特点 （1）社会性 即档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。（2

2、）历史性 即档案是过去已经形成的信息，而不是正在形成或尚未形成的文件。（3）原始记录性 档案的本质属性。（4）确定性 即档案内容的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第3页，共35页。7.1.27.1.2档案的作用档案的作用 第一，档案是工作查考的依据。第二，档案可为经济建设提供丰富的经验。第三，档案是科学研究的基础和条件。第四，档案是宣传教育的生动素材。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第4页，共35

3、页。7.1.37.1.3档案的种类档案的种类 1.1.文书档案、科学技术档案和专门档案文书档案、科学技术档案和专门档案 所谓文书档案，是反映党务、行政管理等活动的档案。所谓科学技术档案，是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等是科学技术档案的重要属类。所谓专门档案，是在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案都是重要的专门档案。2.2.公务档案与私人档案公务档案与私人档案 3.3.历史档案与现行档案历史档案与现行档案7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）212

4、1世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第5页，共35页。7.1.4 7.1.4档案管理工作的内容档案管理工作的内容 1.档案收集工作 2.档案整理工作 3.档案检索工作 4.档案鉴定工作 5.档案统计工作 6.档案保管工作 7.档案提供利用7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第6页，共35页。7.1.57.1.5档案管理工作的性质和意义档案管理工作的性质和意义 1.1.档案管理工作的性质档案管理工作的性质 档案工作是一项管理性工作。这一方面因为档案工作是管理档案的专门工作，另一方面因为一个单位的档案工作又是其管理

5、工作的具体环节，如对科学技术档案的管理，就是生产管理、技术管理的重要组成部分。2.2.档案管理工作的意义档案管理工作的意义 档案工作，在社会的历史发展过程中，在社会的政治、经济、科学、文化活动中，占有一定的重要位置。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第7页，共35页。7.1.67.1.6档案管理工作基本原则档案管理工作基本原则1.1.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。第一，国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存。第二，全国档案工作，在各级党委和人民政府领导

6、下，由各级档案事业管理机构统一地分层次、分专业负责指导和监督。第三，实行党、政档案和党、政档案工作的统一管理。2.2.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。3.3.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。7.1档案概述档案概述管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第8页，共35页。7.2档案收集档案收集7.2.17.2.1归档制度归档制度 1.1.归档范围归档范围 一个单位应归档的文件材料，主要有以下几个部分：（1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告

7、、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录音带、照片等。（2）上级单位发来的与本单位主管业务有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。（3）代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿。（4）单位对外的正式发文，包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第9页，共35页。7.2档案收集档案收集（5）本单位的请示与上级单位的批复、下级单位的请示与本单位的批复。（6）本单位反映主要职能活动的报告、总结。（7）本单位与有关单位协商工作的来往文书。（8）本单位的各

8、种工作计划、统计报表。（9）本单位党委、团委、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报。（10）信访工作材料。（11）本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（12）本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第10页，共35页。（13）本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。（14）本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料。（15）本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等。（16）本单位财产、物资、档

9、案等的交接凭证。（17）本单位编辑的出版物。（18）本单位外事活动中形成的材料。（19）同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。（20）下级单位报送的各种报告及统计报表。7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第11页，共35页。2.2.归档时间归档时间 一般来说，办理完毕的文件应该由文书部门或业务部门立卷后，在次年的6月底之前向档案部门移交。3.3.归档手续归档手续 单位文书部门或业务部门将立好的案卷向档案部门移交时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。7.2档案收集档案收集管

10、理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第12页，共35页。4.4.归档案卷的质量要求归档案卷的质量要求 （1）归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律，按照文件之间的历史联系、文件的特征和价值分类立卷，以全面地、真实地反映本单位的历史面貌。（2）案卷封面的各个项目应填写清楚；要根据“档案保管期限表”注明每个案卷的保管期限；需要永久和长期保存的案卷，卷内文件应按一定次序排列好，并逐页编号，填写卷内文件目录和卷末备考表。（3）案卷要按照一定的次序进行系统排列；案卷目录按规定格式编制一式三份，其中一份经档案部门核对签收后退回移交单位。7.2档案收集档

11、案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第13页，共35页。7.2.27.2.2做好档案收集工作应注意的事项做好档案收集工作应注意的事项 1.严格执行文件的立卷归档制度及收发文登记制度。2.加强对零散文件的收集。3.平时收集工作要落实到人。7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第14页，共35页。7.2.37.2.3档案装订档案装订 1.1.整理归档文件整理归档文件 归档文件以“件”为整理单位。2.2.修整归档文件修整归档文件 （1）修裱破损文件 （2）复制字迹

12、模糊或易退变的文件 （3）超大纸张折叠 3.3.装订归档文件装订归档文件 （1）线装式 （2）变形材料 （3）粘接式 7.2档案收集档案收集管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第15页，共35页。7.3档案整理档案整理 档案整理工作的一般途径和程序有：区分全宗、分类、立卷、案卷排列以及编制案卷目录等。7.3.17.3.1区分全宗区分全宗（p293）7.3.27.3.2全宗内档案分类工作全宗内档案分类工作 1.1.常用档案分类法常用档案分类法 第一，年度分类法 第二，组织机构分类法 第三，问题分类法 管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二

13、版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第16页，共35页。2.2.现实分类中常采用复式结构分类法现实分类中常采用复式结构分类法 第一，年度组织机构保管期限分类法 如：1997年经理办公室永久、长期、短期 1998年经理办公室永久、长期、短期 第二，年度问题保管期限分类法 如：1997年 行政事务类 短期 1998年 行政事务类 短期7.3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第17页，共35页。第三，年度保管期限机构分类法 如：1996年短期 办公室第四，保管期限年度机构分类法 如：永久 1997年 办公室第五

14、，机构年度保管期限分类法 如：办公室 1998年 永久7.3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第18页，共35页。第六，机构保管期限年度分类法 如：办公室 永久 1996年第七，保管期限年度问题分类法 如：永久 1996年 行政类、业务类第八，问题年度保管期限分类法 如：行政类 1997年 永久、长期、短期7.3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第19页，共35页。3.3.档案分类的注意事项档案分类的注意事项 （1）分类时如何正确判定档案文件所属年

15、度 1）文件上有两个以上日期但又不是同一个年度的文件 2）文件上没有准确日期的文件 3）跨年度的文件7.3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第20页，共35页。（2）分类时如何正确判定档案文件所属机构（3）采用问题分类法应注意的问题 1）按文件内容中最基本的问题设置类别，如实地反映立档单位的主要面貌 2）类目体系力求简明，合乎逻辑 3）要按文件的主要内容有规律地归类 7.3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第21页，共35页。7.3.3 7.3.3

16、立卷立卷 所谓立卷，就是将单份文件组合成案卷的工作。1.按问题特征立卷 2.按作者特征立卷 3.按文种特征立卷 4.按时间特征立卷 5.按地区特征立卷 6.按通讯者特征立卷7.3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第22页，共35页。7.3.4 7.3.4排列案卷排列案卷 案卷的系统排列，只能在立卷之后才可能进行。立成的案卷，为案卷排列提供了实际对象，而排列又确定了案卷的位置。7.3.57.3.5编目编目 案卷目录的编制，是在案卷排列之后进行。案卷排列为编制案卷目录提供了具体内容，而案卷目录又最后固定了案卷的排列顺序。7.

17、3档案整理档案整理管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第23页，共35页。7.4档案价值鉴定及保管工作档案价值鉴定及保管工作7.4.17.4.1档案价值鉴定工作的主要内容档案价值鉴定工作的主要内容7.4.27.4.2档案保管工作的主要内容档案保管工作的主要内容 1.凭借柜具或库房对档案实施的日常管理 2.对一切可能损毁档案的社会的、自然的因素采取必要的措施 （1）防止档案的损坏 （2）延长档案的寿命 （3）维护档案的安全 管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第24页，共35页。7.4

18、.37.4.3确定保管期限确定保管期限 根据有关规定，我国现行的档案保管期限规定为永久、长期和短期三种。所谓永久保存，就是将档案无限期地永远保存下去；长期保存，一般指保存16年至50年左右；短期保存，一般指保存15年（含15年）以下。保管期限的计算，通常是从文件产生和形成后的第二年算起。7.4档案价值鉴定及保管工作档案价值鉴定及保管工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第25页，共35页。7.5档案检索工作档案检索工作7.5.17.5.1概念和意义概念和意义 档案检索工作是指存储和查找档案或档案信息的过程。档案检索工作是由档案信息存储和

19、档案查找两部分构成的。档案信息存储是档案查找的基础和前提，档案查找是档案信息存储的起因和目的。档案检索工作的意义主要在于它是档案提供利用工作的先决条件。管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第26页，共35页。7.5.27.5.2常用档案检索工具的编制和使用常用档案检索工具的编制和使用 1.1.案卷目录案卷目录 案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具，它是档案部门最基本、使用较为频繁的一种检索工具。2.2.全引文件目录全引文件目录 全引文件目录又称案卷文件目录，是将全宗内文书档案或其一部分卷内文件目录按一定的排列方法

20、(分年度或分保管期限)汇编在一起而成的检索工具。7.5档案检索工作档案检索工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第27页，共35页。3.3.人名索引人名索引 人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明其档案出处的检索工具。人名索引一般由人名和档号两部分组成。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。7.5档案检索工作档案检索工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第28页，共35页。4.4.全宗指南全宗指南 全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所保存的某一个全宗档案内容和成分

21、及其利用价值的一种书本式检索工具。其体例包括以下内容：第一，立档单位和全宗的历史概况 第二，全宗内档案内容和成分的介绍 第三，全宗指南的辅助材料7.5档案检索工作档案检索工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第29页，共35页。7.6档案利用工作档案利用工作 7.6.17.6.1档案利用的概念档案利用的概念 开发和直接提供档案，为社会各项事业服务的工作，称为档案利用工作。7.6.27.6.2档案利用的意义档案利用的意义 1.提供利用是档案工作的根本目的和中心任务 2.利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响管理秘书实务（第二版）管理秘书

22、实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第30页，共35页。7.6.37.6.3档案利用工作的主要方式和途径档案利用工作的主要方式和途径 1.1.开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅开设阅览室，直接提供档案原件或复制件借阅 （1）阅览室的设置需兼顾优质服务和严格管理两个方面。（2）为维护阅览室的秩序和档案的安全，阅览室应建立必要的规章制度。（3）利用接待人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功。7.6档案利用工作档案利用工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第31页，共35页。2.2.档案外借档案外借 这里的档

23、案外借，是指按照一定的制度和手续，将档案携出档案馆或档案室阅览、使用。3.3.制发档案复制本制发档案复制本 根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用工作的一种重要方式。4.4.出具档案证明出具档案证明 档案证明是档案保管单位向申请询问、核查某种事实在所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料。7.6档案利用工作档案利用工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第32页，共35页。5.5.提供咨询服务提供咨询服务6.6.印发目录印发目录 这种方式多用于科技档案的利用服务工作。7.7.举办档案展览档案展览，就是根据某种需举办档案展览档案展览

24、，就是根据某种需要，按照一定主题，系统地陈列档案材料要，按照一定主题，系统地陈列档案材料 档案展览的作用突出地表现在两个方面：第一，大力宣传档案和档案工作的重要意义 第二，广泛发挥档案的作用 7.6档案利用工作档案利用工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第33页，共35页。7.6.4 7.6.4开展档案信息的深层次开发开展档案信息的深层次开发 档案信息深层次开发的途径和方式有很多。这里只介绍其中的综合档案内容，编写档案参考资料。1.1.大事记大事记 大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。7.6档案利用工作档案利用工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第34页，共35页。2.组织机构沿革3.统计数字汇集(基础数字汇集)4.会议简介5.科技成果简介 6.企业年鉴7.企业史志8.科技图册9.科技手册10.科技简报7.6档案利用工作档案利用工作管理秘书实务（第二版）管理秘书实务（第二版）2121世纪公共管理系列教材世纪公共管理系列教材第35页，共35页。