编制工作时间表(精)课件.ppt

1、主讲人：海南秘书实务课程 之 编制工作时间表秘书实务课程 之 编制工作时间表目录领导日程安排日程表的种类编制日程表注意事项日程表的落实与调整课后任务秘书实务课程 之 编制工作时间表领导日程安排秘书实务课程 之 编制工作时间表李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在？我已在酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即和经理取得电话联系。原来，经理确实是

2、在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书，你又该怎么做才能挽回局面？案例导入秘书实务课程 之 编制工作时间表领导日常活动的范围 各种接待各种接待庆典仪式出席会议参观考察商务旅行商务旅行其他活动秘书实务课程 之 编制工作时间表领导日程安排的原则是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。（1）统筹兼顾。以分管领导为主，其他领导者适当分担；布局合理，兼顾领 导者的特点（2）区分轻重缓急（3）围绕中心，突出重点（4）力戒排场，

3、求真务实秘书实务课程 之 编制工作时间表日程表的种类秘书实务课程 之 编制工作时间表日程表的种类年计划表。如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等月计划表。如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等周计划表。如经常性的工作、业务等日志。如各种临时性活动等秘书实务课程 之 编制工作时间表范例 2000年年度计划表 一月 8日 厂庆 15日 董事会 二月 3日 厂长办公会 10日 展销会 20日 厂长某某出访韩国 三月 秘书实务课程 之 编制工作时间表范例秘书实务课程 之 编制工作时间表案例 王总一周活动安排表秘书实务课程 之 编制工作时间表

4、编制日程表的注意与事项秘书实务课程 之 编制工作时间表编制日程表注意事项A.简洁明了;B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目；C.弹性安排、留有余地；D.事先同意、送领导审定；E.常提醒领导；F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表(案例）；G.已进行完的日程要及时标出;H.日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种。I.适当保密秘书实务课程 之 编制工作时间表以下这些时候不要为上司安排约会：（1）上司快要下班的时候。（2）上司出差刚回来。（3）节假日过后上司刚刚上班。（4）上司连续召开重要会议或活动。（5）上司的身体状况不是太好的时候。（6）如果安排了这

5、次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。秘书实务课程 之 编制工作时间表 天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要在上海开会；八月第二周去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议的精神；八月第一周星期一还要面试3位营销售员；九月的前两周希望安排休假。请根据上述情境，为销售部经理编制一个季度工作时间表。知识应用秘书实务课程 之 编制工作时间表范例周次周次七月份七月份八月份八月份九月份九月份第一周上海会议周一上午：面试3位营销员（小会议室）休假第二周上海会议香

6、港会议休假第三周周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室）第四周周五（上午）部门会议周三：公司办公会议（公司大会议室）周五（上午）部门会议周五（上午）部门会议7-9月工作计划表秘书实务课程 之 编制工作时间表日程表的落实与调整秘书实务课程 之 编制工作时间表情境导入 总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下午点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午点，而且必须由王总亲自参加，通知书

7、上又没有写清楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么办呢？请小组讨论对王总的日程进行调整的思路和方法，并在全班进行分享。秘书实务课程 之 编制工作时间表日程表的落实电话文书(重要会见、会谈的预定计划)；提前一二天再次联系落实；秘书定期与领导者核对日程；领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参会的上级人员；提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误；领导活动用车及司机的联络;会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方式向领导提出。秘书实务课程 之 编制工作时间表领导原定4点会见张科长，可到了4点15分，会议还没有结束，秘书该怎们办？可以采用递纸条的方式，询问领导意

8、见：1.还让张科长在接待室等候吗？是 否2.或还会见张科长吗？是 否 根据领导指示，再与被会见的客人进行沟通协调。需要等待的，可以周到服务、陪同等待。无法会见了，也需要耐心解释、诚恳致歉、约定下次见面的时间和地点。例如：秘书实务课程 之 编制工作时间表王总的工作日程调整，可参考以下方法和流程：秘书打电话去政府部门询秘书打电话去政府部门询问紧急会议的结束时间。问紧急会议的结束时间。希望优先确保王总希望优先确保王总与客户的会面，秘与客户的会面，秘书征求王总意见，书征求王总意见，并与客户沟通。并与客户沟通。如果政府会议较短，如果政府会议较短，则将公司内部的业务则将公司内部的业务会议安排在政府会议会议

9、安排在政府会议结束之后大约结束之后大约4点。王点。王总回到公司，认真开总回到公司，认真开会至会至6点。点。本着“先政府，后企业；先外部，后内部”的原则调整日程。如客户同意，可将会面如客户同意，可将会面时间调整到下午时间调整到下午2点前，点前，压缩会面时间，保证压缩会面时间，保证2：40结束后，王总马上赶结束后，王总马上赶去开政府会议。去开政府会议。如果客户不方便调如果客户不方便调整到整到2点，则看客点，则看客户能否接受在政府户能否接受在政府会议后，四点在会会议后，四点在会场附近见面商谈。场附近见面商谈。如果业务会议所讨论如果业务会议所讨论内容特别紧急，则先内容特别紧急，则先在在2点王总主持召开

10、点王总主持召开会议，部署任务，然会议，部署任务，然后部门经理开展讨论后部门经理开展讨论和准备，待下一次会和准备，待下一次会议快速确定方案。议快速确定方案。如果业务会议不是如果业务会议不是特别紧急，可特别紧急，可调整调整到其他时间。到其他时间。秘书将确定的新的秘书将确定的新的行程以电话或书面行程以电话或书面形式通知与会相关形式通知与会相关人员。人员。秘书实务课程 之 编制工作时间表课堂作业 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取现金。12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：0010：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会。请根据上述情境，为销售部陈经理和他的秘书制作一个工作计划表，当堂完成，下课前上交。谢谢观看北京政法职业学院 社会法律工作系