XX科技公司会议管理制度.doc

1、深圳XX科技公司会议管理制度第一条 目的：为了进一步规范会议内容和会议程序，全面提升公司综合管理水平，加强企业内部各项管理的工作质量、工作进度，保证企业竞争力，充分利用各种例会的沟通时机，总结、分析并改进企业运行中发现的问题，现特制定本会议管理制度。第二条 类别：管理层周例会、各部门周例会、专项会议、销售会议、总经办会议、新员工入职培训。会议名称时间地点备注参会人各部门周例会周一周五下午5楼会议室各部门负责人本部门全体员工管理层会议周四下午13:405楼会议室刘总（刘总缺席则汤总主持）各部门负责人专项会议根据需要自行安排5楼会议室专项事务负责人参与专项事务人员销售会议根据需要安排5楼会议室部门

2、经理或组长所属部门销售人员总经理办公室会议不定期召开刘总会议室/5楼会议室刘 总公司领导新员工入职培训半月/次周六上午5楼会议室郑 莉近半月新入职同事第3条 例会时间、地点：备注：1、以上会议时间，可根据当前发展情况适时调整；2、会议地点根据参会人数可酌情商定。第四条、会议要求一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。二、会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。三、讲求实效。会议议定的事项、布置的

3、工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。 四、严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。第三条、本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，。第四条、公司各类会议及其安排如下：第五条、部门例会（一）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。（二）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。（三）部门例会的主要内容是：部门负责

4、人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。（四）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。第六条、公司管理层周例会（一）公司管理层工作例会每周四召开一次，于每周的星期四下午召开。（二）公司管理层工作例会出席人员各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，由副总经理主持，如总经理和副总经理均无法出席时，由总经理授权指定人主持。（三）公司管理层工作例会的主要内容

5、是：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上周工作情况，对照上周会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本周工作安排方案； 与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并宣布议定事项。（四）公司领导工作例会由人事部负责组织和记录，议定事项形成管理层例会会议记录，分发各部门负责人，各部门负责人按照会议决定事项安排并监督本部门工作，人事部负责跟进检查会议决定事项完成进度。第七条、专项会议公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。专项会议由负责此项目的召集和主持，有关部门负责人参加。

6、会议由专项工作主办部门负责组织和记录，办公室配合。会议议定事项形成专项会议纪要，由专项工作主办部门起草，经办公室审核，报主持会议的公司领导签发。第八项、公司销售例会公司销售例会根据情况每月召开一次由总经理或副总经理召开。 （二）公司销售例会由各销售部门经理或组长主持，速卖通、亚马逊、海外仓、ebay等销售人员参加。（3） 公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；1、对当月（周）销售目标达成情况及其分析；2、次月销售目标的分解与下达；3、市场竞品表现及其趋势分析；4、次月销售政策的制定和宣导；5、当月及次月奖惩措施或结果的公布；6、互动、沟通培训，比如成功经验分享、角色扮演、脑

7、力激荡等等。 （四）公司销售例会由销售部负责组织和记录，议定事项形成公司销售例会纪要，由销售助理做好记录并跟进会议所议事项，同时抄送一份至人事部备案。第九项、总经理办公会（一）总经理办公会不定期召开，由总经理根据需要决定召开，总经理办公会议题由公司领导成员提出，或由公司各部门提出建议后，由总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，可在会前提出。（二）总经理办公会研究决定公司重大事项，主要内容：1. 审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目；2. 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案；3. 审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工

8、资制度；4. 研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案；5. 研究公司重大改革方案和部署；6. 审议通过公司重要规章制度； 7. 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题；8. 讨论公司年度工作报告，听取公司各部门的工作汇报；9. 总经理认为应研究审议的其他问题。（三）总经理办公会参加范围为：公司领导成员；根据会议议题，公司相关部门负责人参加。总经理主持会议；总经理办公会议出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人。（四）总经理办公会议定事项形成总经理办公会纪要，由人事部根据会议记录起草，报总经理签发。（五）总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。（六）总经理办公会的

9、材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由办公室妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。查阅会议材料、记录、纪要须经人事部批准。第十条、新员工入职培训 （一）公司新员工入职培训每半月安排一次（一般安排在周六上午）。（二）新员工入职培训出席人员为近期入职的新同事；培训由人事部安排和主持。（三）新员工入职培训的主要内容是：1、入职培训前游戏；2、公司介绍；3、培训员工手册，介绍公司相关的规则制度；4、新员工职业素质培训。第十一条、临时会议：公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。第十二条、会议计划与统筹 一、每周一 各部门需要至行政前台处登记会议日期，行政前台根据会议申请合理安排会议时间制定周会议计划并反

10、馈给各部门。二、凡各部门会议已列入周会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时会议时，会议主办部门应提前1天完成会议提议和报批手续，并报请行政前台修改会议计划。未经同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。三、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司领导工作例会、公司销售例会、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。第十三条、会议准备 一、会议通知遵照以下规定：1、已列入周会议计划表的会议，本周中无调整的，不再另行通知，由会议主办部门按计划表直接通知参会人员；2、属下列情况之一者，按“谁主办，谁通知”的原则进

11、行会议通知：（1）未列入月度会议计划而临时提议的会议；（2）虽然已列入周会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；（3）其它主办人认为应另行通知的情况。3、会议通知期一般应提前一天以上通知对象为与会人和会务服务提供部门；4、会议通知形式一般为QQ信息或者QQ群通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。5、会议主办部门应提前准备好会议资料（落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等；第十四条、会议组织 一、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则二、会议主持人须遵守以下规定：1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查

12、会务落实情况，做好会前准备。2、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。3、会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。5、主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。第十四条、参会人员须遵守以下规定： 1

13、、应准时到会，并在会议签到表上签到；2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；3、遵循会议主持人对议程控制的要求；4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，经会议主持者同意后，可离开会场；6、做好本人的会议纪录；7、会议期间禁止吸烟、说脏话等；8、不得接打电话，玩手机、喧哗吵闹；9、如中途离席，需经主持人同意后方可离开；10、如有违反以上规定者则按照10元/人/次的标准，乐捐给公司作为活动基金。第十五条、会议记录。 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会

14、议记录应遵守以下规定： 1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人并发送给参会人；5、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：5.1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查；5.2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送办公室统一归档备查；5.3、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理

15、制度和保密制度的有关规定执行。第十六条、会议跟进 一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定； 二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；三、办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第十七条、公司级会议的保密一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和

16、议决情况。三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。第十八条、管理权责和处罚（一）、办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。（二）、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。（三）、迟到、早退、缺席 1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。4、无正当理由迟到、早退每次乐捐10元作为公司活动基金，或者表演一个节目（讲笑话不算）；5、无正当理由缺席每

17、次乐捐20元作为公司活动基金；6、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。第十九条、附则（一）、本制度由总经办负责修改、解释。（二）、本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。 深圳市XX科技有限公司 2014年10月15日会议签到表会议名称： 年 月 日 序号参会人员签名签到时间备 注12345678910111213141516171819202122231、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。2、本考勤表会议结束后交办公室留存，并作为绩效考核和处罚的依据。3、缺席、病假、迟到、早退、事假请注明在备注栏。4、如参会人员较多，签名可续下页。会议记录表会议名称会议时间 年 月 日 时 至 时会议地点主 持 人记录人出席人员缺席人员主要议题会议主要内容备注10