-秘书第三章办公室事务管理-PPT课件.ppt
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1、 第第五章五章 办公室事务管理办公室事务管理 1 1、办公环境管理、办公环境管理 2 2、日常安排与管理、日常安排与管理 3 3、电话管理、电话管理 4 4、印信管理、印信管理 5 5、值班工作、值班工作 6 6、邮件处理、邮件处理 教学目的 本教学模块重点介绍办公室事务中的本教学模块重点介绍办公室事务中的办公环境管理、日程安排与管理、电话管办公环境管理、日程安排与管理、电话管理、印信管理等内容,帮助你尽快熟悉和理、印信管理等内容,帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能,成为掌握办公室的日常工作和各项技能,成为领导得力助手。领导得力助手。教学重点与难点教学重点与难点 1 1、教学重点、
2、教学重点办公环境管理的内容与要求;办公环境管理的内容与要求;办公环境管理的措施。办公环境管理的措施。日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法日程安排、约会安排和旅行安排的原则与方法接打电话的程序和要求;接打电话的程序和要求;印信的管理方法与要求印信的管理方法与要求值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法收进和寄发邮件的程序和基本技能。收进和寄发邮件的程序和基本技能。教学重点与难点教学重点与难点2 2、教学难点、教学难点 如何布置办公室;如何布置办公室;办公室安全管理的方法与技巧;办公室安全管理的方法与技巧;识别办公室安全隐患识别办公室安全隐患 制作日程安
3、排表、约会安排表和旅行安排表的方法制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 接打电话的程序、技巧和礼仪接打电话的程序、技巧和礼仪 印信的管理制度以及如何使用印信印信的管理制度以及如何使用印信 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 收进和寄发邮件的程序和基本技能收进和寄发邮件的程序和基本技能 技能训练。技能训练。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 一、办公环境的含义一、办公环境的含义 (1 1)办公的含义)办公的含义 (2 2)环境的含义)环境的含义 (3 3)办公环境的含义)办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自是指一定的组
4、织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。空气环境、健康与安全环境。二、二、办公环境的管理目的办公环境的管理目的 方便方便 舒适舒适整洁整洁 和谐和谐统一统一 安全。安全。1 1、空气杀手;空气杀手;2 2、光线杀手;、光线杀手;3 3、声音杀手;、声音杀手;4 4、空间杀手;、空间杀手;5 5、设备杀手;、设备杀手;6 6、文件杀手;、文件杀手;7 7、职能杀手、职能杀手。三、影响办公环境的七大因素三、影响办公环境的七大因素o1 1、空气杀手空气杀手o2 2、光线杀手、光线杀手o3 3、声音杀手、
5、声音杀手o4 4、空间杀手、空间杀手o5 5、设备杀手、设备杀手o6 6、文件杀手、文件杀手o7 7、职能杀手、职能杀手 办公环境管理办公环境管理 四、四、办公室的布局与布置办公室的布局与布置 (1)对办公室进行布局与布置的必要性 对办公室进行布局与布置是进行办公环境管理的具体步骤。其目的是为了克服影影响办公环境的七大因素,使办公室响办公环境的七大因素,使办公室方便、方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全。舒适、整洁、和谐、统一、安全。(2 2)办公室布局的类型)办公室布局的类型 封闭式布局。封闭式布局。第一、封闭式布局的含义第一、封闭式布局的含义 是一种较为传统的办公室布局,是把是一种较为传统的
6、办公室布局,是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内,组成一个个小办公室。房间内,组成一个个小办公室。o 第二、办公室封闭式布局的优点第二、办公室封闭式布局的优点o 比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密性。易于员工集中注意力,以便从事细致或性。易于员工集中注意力,以便从事细致或专业性工作。易于保证隐私。由此看出,办专业性工作。易于保证隐私。由此看出,办公室封闭式布局可以加强办公室的公室封闭式布局可以加强办公室的空间环境空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境管
7、理。全环境管理。o 第三、办公室封闭式布局的缺点第三、办公室封闭式布局的缺点o 空间环境方面:费用高,墙门走廊等占用的空间环境方面:费用高,墙门走廊等占用的空间多并要装修。空间多并要装修。o 视角环境方面:难于监督工作人员的活动。视角环境方面:难于监督工作人员的活动。o 听觉环境方面:难于交流,员工被分隔开,听觉环境方面:难于交流,员工被分隔开,易感觉孤独。易感觉孤独。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理开放式布局。开放式布局。就是将一个大工作间就是将一个大工作间“切分切分”成多个相对成多个相对独立的工作单元,把组织内部各职能部门独立的工作单元,把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序
8、安排在各工的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。作单元中开展工作。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 (2 2)办公环境布置)办公环境布置 布置要点布置要点 营造一个安静的工作环境;营造一个安静的工作环境;保证良好的采光、照明条件;保证良好的采光、照明条件;合理安排座位;合理安排座位;力求整齐、清洁。力求整齐、清洁。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 布置的原则布置的原则n 采用一个大间办公室。采用一个大间办公室。n 使用同一大小的桌子。使用同一大小的桌子。n 档案柜应与其他柜子的高度一致,以增进美观。档案柜应与其他柜子的高度一致,以增进美观。n 采用直线对称的布置。采
9、用直线对称的布置。n 主管的办公区域需保留适当的访客空间。主管的办公区域需保留适当的访客空间。n 将通常有许多客户来访的部门,置于入口处。将通常有许多客户来访的部门,置于入口处。n 主管的工作区域位于部属座位之后方,以便于主管的工作区域位于部属座位之后方,以便于控制和监督。控制和监督。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 布置的原则布置的原则n 全体职员的座位应面对同一方向布置。全体职员的座位应面对同一方向布置。n 常用的文件与档案,应置于使用者附近。常用的文件与档案,应置于使用者附近。n 应保持公共空间和私人空间的独立。应保持公共空间和私人空间的独立。n 桌与桌之间应留有一米左右的距离。桌
10、与桌之间应留有一米左右的距离。n 桌位的排列,宜使光线由工作人员的左侧射入。桌位的排列,宜使光线由工作人员的左侧射入。n 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。n 计算机等办公自动化设备,应有其独立的空间,既计算机等办公自动化设备,应有其独立的空间,既 要方便使用又不影响别人工作。要方便使用又不影响别人工作。考考你考考你n 配备合适光源配备合适光源n 选择理想的办公桌椅选择理想的办公桌椅n 安装隔音设备安装隔音设备n 选择合适的屏风、窗帘、档案柜选择合适的屏风、窗帘、档案柜n 调节合适的空调温度调节合适的空调温度n 合理放置办公设备合理放置办公设备1 1、
11、怎样优化办公设备?怎样优化办公设备?2 2、怎样美化办公环境?怎样美化办公环境?n办公室装饰办公室装饰n办公室绿化办公室绿化 第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 五、五、办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境管理 1 1、办公室内的覆盖物、办公室内的覆盖物 (1 1)有效地使用颜色。特定的颜色促进平静的)有效地使用颜色。特定的颜色促进平静的工作气氛。工作气氛。红色会让人激动,蓝色则让人平静;心情郁闷的红色会让人激动,蓝色则让人平静;心情郁闷的人容易从红色当中产生激情,在蓝色中更感到压抑和寂寞。人容易从红色当中产生激情,在蓝色中更感到压抑和寂寞。办办公室不好的颜色:公室不好的颜色:几种办公室的
12、典型形象:机关里灰白的几种办公室的典型形象:机关里灰白的墙壁、棕色的桌椅,让人感到沉闷;写字楼里雪白的墙壁、青灰墙壁、棕色的桌椅,让人感到沉闷;写字楼里雪白的墙壁、青灰色的桌椅,又让人感到呆板。色的桌椅,又让人感到呆板。(2 2)颜色应协调一致。)颜色应协调一致。搭配好办公室里的色彩,主要应考虑以下5方面的因素。一、低矮的办公室用浅色。二、背阴的办公室用暖色。三、创意人员的办公室用亮色。四、领导座椅颜色要更深。五、会议室与办公室的风格要不同。2 2、照明、照明 (1)办公室照明方式)办公室照明方式 办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工作人员的
13、视觉器官产生影响,进而对工作人员的工作情作人员的视觉器官产生影响,进而对工作人员的工作情绪、工作效果产生影响。为了有效控制办公室的照明环绪、工作效果产生影响。为了有效控制办公室的照明环境,国际化企业应注意以下几点:常用的照明方式有四境,国际化企业应注意以下几点:常用的照明方式有四种:一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。种:一般照明、局部照明、综合照明、特殊照明。(2)正确选择光源)正确选择光源 在办公室照明中应尽量采用自然光做光源,这不在办公室照明中应尽量采用自然光做光源,这不仅有利于节约能源和费用,更重要的是自然光明亮柔和,仅有利于节约能源和费用,更重要的是自然光明亮柔和,对人体的生理机
14、能有良好的影响。人工光源在办公室照对人体的生理机能有良好的影响。人工光源在办公室照明中只应作为补充性的照明光源,与自然光源结合运用。明中只应作为补充性的照明光源,与自然光源结合运用。(3 3)光的设计。)光的设计。(4 4)光亮设计的原则:)光亮设计的原则:避免用一个发光体,宜多用几盏灯,降低避免用一个发光体,宜多用几盏灯,降低光源光源 的强度;的强度;窗上宜装半透明玻璃,以免直窗上宜装半透明玻璃,以免直接光而用间接光;接光而用间接光;光源宜置高处,并从后方或光源宜置高处,并从后方或左侧射入。左侧射入。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 六、六、办公室的听觉环境管理办公室的听觉环境管理 听
15、觉环境指办公室所处的有益或有害声音听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.n 消除噪音的来源。消除噪音的来源。n 用吸音的材料以减少噪音的影响。用吸音的材料以减少噪音的影响。n 适量音乐的播放。适量音乐的播放。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理 七、办公室的空气环境管理七、办公室的空气环境管理 1 1、温度、温度 最舒适并有益于健康的工作温度是最舒适并有益于健康的工作温度是15201520。2 2、湿度、湿度 最适宜的湿度为最适宜的湿度为40%60%40%60%。3 3、空气流通、空气流通 每人每分钟需要每人每分钟需要4545立方公尺的新鲜空气。立方公尺的新鲜空气。4 4、空气的净化、空气的
16、净化 包括打扫,拖洗,擦净,上腊与打光等。包括打扫,拖洗,擦净,上腊与打光等。第一节第一节 办公环境管理办公环境管理八、八、办公室的保健与安全环境管理办公室的保健与安全环境管理 1 1、保健、保健定期健康检查定期健康检查 灌输卫生知识。灌输卫生知识。采取疾病预防采取疾病预防 保持环境整洁。保持环境整洁。推行健康运动推行健康运动 举办康乐活动。举办康乐活动。10.1 10.1 办公环境管理办公环境管理2 2、安全管理、安全管理(1 1)树立安全意识)树立安全意识n 掌握基本的法律知识,用法律保护自己的合掌握基本的法律知识,用法律保护自己的合 法法劳动权益;劳动权益;n 上岗前认真学习并自觉遵守有
17、关安全生产、劳上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳动保护的规定和本组织有关的规章制度;动保护的规定和本组织有关的规章制度;n 细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设备等的隐患,并及时排除或向上司报告,尽快备等的隐患,并及时排除或向上司报告,尽快解决,以维护好健康安全的工作环境。解决,以维护好健康安全的工作环境。10.1 10.1 办公环境管理办公环境管理(2 2)识别办公室安全隐患)识别办公室安全隐患n 办公建筑隐患:主要指地、墙、天花板及门、办公建筑隐患:主要指地、墙、天花板及门、窗等,如地板缺乏必要的防滑措施,离开办窗等,如地板缺乏必要的防滑措
18、施,离开办公室前忘记关窗、锁门等。公室前忘记关窗、锁门等。n 办公室物理环境方面的隐患:如光线不足或办公室物理环境方面的隐患:如光线不足或刺眼,温度、湿度调节欠佳,噪音控制不当刺眼,温度、湿度调节欠佳,噪音控制不当等。等。n 办公家具方面的隐患:如办公家具和设备等办公家具方面的隐患:如办公家具和设备等摆放不当,阻挡通道;家具和设备有突出的摆放不当,阻挡通道;家具和设备有突出的棱角;橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。棱角;橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。(2)识别办公室安全隐患识别办公室安全隐患n 办公设备及操作中的隐患:如电线磨损裸露,办公设备及操作中的隐患:如电线磨损裸露,拖曳电话线或电线
19、,电脑显示器摆放不当的拖曳电话线或电线,电脑显示器摆放不当的反光,复印机的辐射,违规操作等。反光,复印机的辐射,违规操作等。n 工作中疏忽大意的人为隐患:如站在转椅上工作中疏忽大意的人为隐患:如站在转椅上举放物品,女士的长头发卷进有关的机器设举放物品,女士的长头发卷进有关的机器设备,复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板备,复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上,在办公室里抽烟,不能识别有关的安全上,在办公室里抽烟,不能识别有关的安全标识等。标识等。n 消防隐患:如乱扔烟头,灭火设备已损坏或消防隐患:如乱扔烟头,灭火设备已损坏或过时,灭火器上堆放物品,火灾警报失灵等过时,灭火器上堆放物品,火灾警报失
20、灵等.第一节第一节 办公环境管理办公环境管理(3 3)进行安全检查)进行安全检查 包括包括办公环境办公环境和和办公设备办公设备两部分:两部分:要区分要区分“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”和和“设备设备故障表故障表”的使用,前者记录的是隐患,包括的使用,前者记录的是隐患,包括办公环境和办公设备两部分,后者是记录办办公环境和办公设备两部分,后者是记录办公设备运行中出现的故障。例如计算机不能公设备运行中出现的故障。例如计算机不能工作了,就应填工作了,就应填“设备故障表设备故障表”,如果计算,如果计算机仍能操作,但屏幕被强光照射,非常刺眼,机仍能操作,但屏幕被强光照射,非常刺眼,就应该填写就应该填
21、写“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”。隐患记录及处理表隐患记录及处理表序序号号时间时间地点地点发现的隐患发现的隐患 造成隐造成隐患的原患的原因因隐患的隐患的危害和危害和后果后果处理人处理人 采取的采取的措施措施111月月4日日 研发研发部部靠窗一排电靠窗一排电脑屏幕耀眼脑屏幕耀眼无窗帘无窗帘遮阳遮阳有损眼有损眼睛睛行政主行政主管张强管张强安装窗安装窗帘帘211月月19日日研发研发部部一名外来人一名外来人员没有访客员没有访客胸卡胸卡接待人接待人员离岗员离岗有安全有安全和失密和失密隐患隐患行政主行政主管张强管张强强调接强调接待处职待处职责要求责要求311月月25日日研发研发部部周末周末5号文号文
22、件资料柜未件资料柜未锁锁负责研负责研发的人发的人员外出员外出开会开会失密隐失密隐患患研发部研发部经理王经理王立统立统周一部周一部务会上务会上强调强调设备故障表设备故障表时间时间发现人发现人设备名称设备名称何故障何故障维修要求维修要求维修负责人维修负责人第一节第一节 办公环境管理办公环境管理(4 4)、安全管理重点)、安全管理重点 防盗防盗 在办公大楼内应设有专门的保安人员在办公大楼内应设有专门的保安人员2424小时值班。小时值班。防火防火 火灾首重预防,电器电线应作定期检查,以防走火跑火灾首重预防,电器电线应作定期检查,以防走火跑电引起火灾。电引起火灾。防止意外伤亡防止意外伤亡 为了防止意外伤
23、亡事故发生,组织应向职员进行防止为了防止意外伤亡事故发生,组织应向职员进行防止意外事故的教育,使之平时养成安全的工作习惯。意外事故的教育,使之平时养成安全的工作习惯。相关知识o 通常企业办公室中安全检查的方法是通常企业办公室中安全检查的方法是:1 1、确定检查周期,定期对办公环境和办公设备进、确定检查周期,定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查;行安全方面的检查;2 2、发现隐患,在职责范围内排除危险或减少危险;、发现隐患,在职责范围内排除危险或减少危险;3 3、如果发现个人职权无法排除的危险,有责任和、如果发现个人职权无法排除的危险,有责任和义务报告、跟进、直至解决;义务报告、跟进、直至
24、解决;4 4、将第、将第3 3条中异常情况的发现、报告、处理等过条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表隐患记录及处理表”中。中。技能训练技能训练 下列问题哪些属于设备故障,哪些属于办下列问题哪些属于设备故障,哪些属于办公隐患公隐患:过度拥挤;打滑的地板;过度拥挤;打滑的地板;家具或设备的突出的棱角;家具或设备的突出的棱角;柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西;柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西;转椅无法调节高度;电线拖曳太长;转椅无法调节高度;电线拖曳太长;未接地线的设备;电路负荷太大;未接地线的设备;电路负荷太大;消防栓无法打开;消防栓无法打开;碎
25、纸机没有安全使用说明;传真机卡纸。碎纸机没有安全使用说明;传真机卡纸。第二节 学习重点与难点 1 1、学习重点、学习重点日程安排、约会安排和旅行安排的内日程安排、约会安排和旅行安排的内容和基本要求。容和基本要求。日程安排表、约会安排表和旅行表的日程安排表、约会安排表和旅行表的制作方法及注意事项;制作方法及注意事项;2 2、学习难点、学习难点日程安排表、约会安排表和旅行表的日程安排表、约会安排表和旅行表的制作方法及注意事项;制作方法及注意事项;技能训练。技能训练。第二节 日常安排与管理 一、日程安排日程安排 、日程安排的内容、日程安排的内容()各种接待、约会。()各种接待、约会。()商务旅行活动
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