高效时间和会议管理技巧课件.ppt
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1、2022-8-7高效时间和会议管理技巧高效时间和会议管理技高效时间和会议管理技巧巧高效时间和会议管理技巧高效时间管理高效时间管理高效时间和会议管理技巧时间的概念时间的概念 时间是一种延续,事件在其中由过去时间是一种延续,事件在其中由过去经过现在流向将来。经过现在流向将来。高效时间和会议管理技巧时间的特性时间的特性 供给毫无弹性供给毫无弹性无法蓄积无法蓄积无法替代无法替代无法失而复得无法失而复得 高效时间和会议管理技巧时间的三大杀手时间的三大杀手&缺乏时间管理的意识缺乏时间管理的意识&缺乏沟通缺乏沟通&弄不清楚优先顺序弄不清楚优先顺序 高效时间和会议管理技巧谋杀日常时间的凶手谋杀日常时间的凶手
2、1没有日程计划没有日程计划 2生活失去平衡生活失去平衡 3桌面杂乱(桌面杂乱(据调查每天有据调查每天有1.5个钟花在找个钟花在找东西或走神东西或走神)4睡眠不足睡眠不足 5不吃午饭不吃午饭高效时间和会议管理技巧生活失去平衡生活失去平衡我们的生活由七个不可或缺的部分构成:健康、我们的生活由七个不可或缺的部分构成:健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神家庭、金钱、知识、社交、事业、精神我们不需要把每天的时间均分给它们,但要保证我们不需要把每天的时间均分给它们,但要保证每一项都得到充足的时间,维持生活的平衡每一项都得到充足的时间,维持生活的平衡如果长期忽视某个部分,不对它投入时间,生活如果长期忽视
3、某个部分,不对它投入时间,生活就会失衡,其他的各项将受干扰,致使我们无法就会失衡,其他的各项将受干扰,致使我们无法取得成功取得成功 高效时间和会议管理技巧四个主要的时间生产率障碍四个主要的时间生产率障碍1人们并不尊重时间,他们不了解其重要性2人们视时间为不可竭尽的资源,并未了解其自然规律3人们不善于检查自己提高时间管理办法,不知道“重要”与“紧急”的区别4没有时间观念的人不知道怎样控制时间,他们不知怎样制定一个时间管理系统高效时间和会议管理技巧时间管理测试时间管理测试高效时间和会议管理技巧总结你的时间掌控总结你的时间掌控-时间管理测试答案时间管理测试答案高效时间和会议管理技巧时间管理的陷阱时间
4、管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人不好意思拒绝别人“反正时间还早反正时间还早”拖延拖延不速之客不速之客会议病会议病文件满桌病文件满桌病事必躬亲事必躬亲高效时间和会议管理技巧如何跨越时间陷阱如何跨越时间陷阱 要事第一要事第一以最终的结果来开始行动以最终的结果来开始行动学会说学会说“NO!”今日事今日毕今日事今日毕学会对付不速之客学会对付不速之客减少冗长的会议减少冗长的会议办公桌上的办公桌上的“5S”运动运动 高效时间和会议管理技巧时间管理的工具时间管理的工具$月历月历$行事历与甘特表行事历与甘特表$效率手册效率手册$商务通与订房卡商务通与订房卡$
5、闹钟闹钟$其它工具其它工具 返返 回回高效时间和会议管理技巧时间管理时间管理4原则原则要事要事第一第一时间矩阵图时间矩阵图80/20原则原则有效计划有效计划高效时间和会议管理技巧高效时间和会议管理技巧有效的时间管理有效的时间管理高效时间和会议管理技巧忙忙 人人 的的 告告 白白高效时间和会议管理技巧要事第一要事第一高效时间和会议管理技巧80/20原则原则高效时间和会议管理技巧80/20原则原则高效时间和会议管理技巧如何进行有效的时间管如何进行有效的时间管理理危机危机紧急的问题紧急的问题有限期的任务、会议有限期的任务、会议准备事项准备事项准备事项准备事项预防工作预防工作价值观的澄清价值观的澄清计
6、划计划关系的建立关系的建立真正的休闲充电真正的休闲充电授能自主管理授能自主管理干扰,一些电话干扰,一些电话一些信件、报告一些信件、报告许多紧急事件许多紧急事件许多凑热闹的活动许多凑热闹的活动受欢迎的活动受欢迎的活动不速之客不速之客细琐、忙碌的工作细琐、忙碌的工作一些电话一些电话浪费时间的事浪费时间的事“逃避性逃避性”活动活动无关紧要的信件无关紧要的信件看太多的电视看太多的电视紧急紧急不紧急不紧急重重要要不不重重要要ABCD1 1、时间管理矩阵图、时间管理矩阵图高效时间和会议管理技巧虚假的必要的危机有限期的任务项目计划准备建立关系真正的创新领导的干扰一些会议一些报告浪费的逃避的活动高效时间和会议
7、管理技巧DO IT NOWDO IT LATERDELEGATEDONT DO IT稍后做稍后做授权授权不做不做立即做立即做高效时间和会议管理技巧普通人的时间安排普通人的时间安排25-30%15%50-60%2-3%20-25%65-80%15%1%成功人士的时间安排成功人士的时间安排高效时间和会议管理技巧如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理2 2、时间价值分析法、时间价值分析法时间价值表:时间价值表:高效时间和会议管理技巧你的时间价值分析表你的时间价值分析表签名签名(),日期:(,日期:()高效时间和会议管理技巧如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理3、成功成功=价值价值 速度
8、速度2 2(S=VS=V C C2 2)法法v E=MCE=MC2 2(能量(能量=质量质量 速度速度2 2););v 做最有价值的事(提升你做事的价值);做最有价值的事(提升你做事的价值);v 在单位时间内做最多的事(提升做事的效率)。在单位时间内做最多的事(提升做事的效率)。高效时间和会议管理技巧如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理4、生理节奏法生理节奏法v 注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时段做最有价值的事;在此时段做最有价值的事;v 注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解决问题;
9、间内解决问题;v 该休息时一定要休息,在你感到疲倦之前就休该休息时一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,你每天清醒的时间,就多增加了息,你每天清醒的时间,就多增加了1 1小时。小时。高效时间和会议管理技巧如何进行有效的时间管如何进行有效的时间管理理5、杜拉克时间管理杜拉克时间管理法法v 现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是从他们的任务开始,而是从他们时间开始。从他们的任务开始,而是从他们时间开始。记录时间(分析时间浪费在什么地方)记录时间(分析时间浪费在什么地方)管理时间(减少用于非生产性需求的时间)管理时间(减少用于非生产性需求的时间)集中时间(在整
10、段时间内的工作效率大于集中时间(在整段时间内的工作效率大于在分散时段的工作效率之和在分散时段的工作效率之和高效时间和会议管理技巧如何进行有效的时间管理如何进行有效的时间管理6、艾维艾维利时间管理法利时间管理法v 写下你明天要做的写下你明天要做的6 6件最重要的事;件最重要的事;v 用数字标明每件事的重要性次序;用数字标明每件事的重要性次序;v 明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;v 然后再开始完成第二项、第三项然后再开始完成第二项、第三项;v 每天都要这样做,养成习惯;每天都要这样做,养成习惯;v 案例:值案例:值2.52.5万美元的
11、时间管理秘诀。万美元的时间管理秘诀。高效时间和会议管理技巧高效时间和会议管理技巧高效时间和会议管理技巧进行有效时间管理的进行有效时间管理的5个步骤个步骤 明确你的价值观 确定你的目标 对你的目标按优先级排序 明确你的任务 对任务按优先级进行排序高效时间和会议管理技巧当我们做当我们做重要重要的事情时,就不会被琐碎的事情所牵制。的事情时,就不会被琐碎的事情所牵制。高效时间和会议管理技巧忙碌的人的共同愿望忙碌的人的共同愿望:时间多一点时间多一点事情少一点事情少一点高效时间和会议管理技巧方法方法:1、想做和要做的事情无限,所以切记要优先选、想做和要做的事情无限,所以切记要优先选择最重要的事情择最重要的
12、事情2、不要在意几点几分,而是要、不要在意几点几分,而是要“现在做现在做”3、用、用“成就式语言成就式语言”记录该做的事情记录该做的事情4、不做无收益的事情、不做无收益的事情高效时间和会议管理技巧节省时间节省时间20法法1.对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序序2.从优先级最高的事物着手从优先级最高的事物着手3.和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做4.把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分5.为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意为自己创造一小时的宁静,哪
13、怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用志力,或者有时不起作用6.找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室高效时间和会议管理技巧7.当你有重要的事情要处理时,学会对别人说当你有重要的事情要处理时,学会对别人说不不 8.学会委派别人做事学会委派别人做事9.归纳相似的事情,把它们放在一起处理归纳相似的事情,把它们放在一起处理减少例行事务:它们不值得花费过多时间;缩短低减少例行事务:它们不值得花费过多时间;缩短低价值的事件;抛开没有价值的信件和文书工作;委派价值的事件;抛开没有价值的信件和文书工作;委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务别人完成、减少或推迟
14、优先级很低的任务 11.避免完美主义。记住避免完美主义。记住80/20 定律定律节省时间节省时间20法法高效时间和会议管理技巧12.避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度的工作持现实态度13.不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件动时间应付突发事件14.设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超过过3 分钟分钟15.聚精会神地做手头的事情聚精会神地做手头的事情16.处理重要事情时,使用大块的时间处理重要事情时,使用大块的时间节省时间节省时间
15、20法法高效时间和会议管理技巧17.迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易变容易18.文书工作争取只处理一次文书工作争取只处理一次19.在行动以前,彻底地思索整件工作在行动以前,彻底地思索整件工作20.第一次就做好第一次就做好节省时间节省时间20法法高效时间和会议管理技巧高效会议管理高效会议管理高效时间和会议管理技巧一、会议通则一、会议通则高效时间和会议管理技巧企业现状企业现状/大多数的企业在会议里决定其基本走向大多数的企业在会议里决定其基本走向/企业花在开会上的时间越来越多企业花在开会上的时间越来越多/开会的频率越来越高开会的频率越来越高 高效
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