秘书实务第四章--商务文书运转管理-PPT课件.ppt

1、第四章第四章 商务文书运转管理商务文书运转管理第一节 商务文书工作特性与原则第二节 商务文书办理程序第三节 商务文书管理第四节 商务电子文件的运转处理一、商务文书工作特性一、商务文书工作特性第一节第一节 商务文书工作特性与原则商务文书工作特性与原则纪实性纪实性时效性时效性规范性规范性事务性事务性二、商务文书工作原则二、商务文书工作原则准确准确及时及时安全安全统一统一简便简便1.发文要少而精，不要事事都发文 2.公文运转处理程序的环节要力求精简 3.处理文件要方便工作 4.文书管理要便于使用第二节第二节 商务文书办理程序商务文书办理程序发文收文草拟审核签发复核缮印校对用印登记封发立卷归档注办催办

2、 承办批办拟办传阅分发登记拆封签收（一）签收（一）签收 1.签收的程序签收的程序 清点 检查 签字一、收文办理一、收文办理来函签收检查签字送文登记簿送文登记簿序号 发文时间封套号发文机关收件类型签收人签收时间备注第 页 2.注意事项注意事项态度要认真操作要耐心1.由谁拆封由谁拆封2.如何拆封如何拆封3.注意事项注意事项Add Your Title（1）拆封应保持原封的完好，不要损坏封内的文件或信纸（2）要把封内文件取净，清点准确，如发现空封应及时与发文单位联系，查明原因（3）拆封后发现内装是绝密文件，应严格执行保密规定（二）拆封（二）拆封（4）逐封核对来文（5）拆封后的文件要单独存放（6）必要

3、时把原封定在文件后面，一并处理，以便日后查阅（7）拆封后的空封筒可集中存放一段时间，以便一旦发现错误及时核对查询1.登记的作用登记的作用2.登记的形式登记的形式3.登记形式的选择登记形式的选择（三）登记（三）登记账簿式登记卡片式登记联单式登记1.那些文件要分发那些文件要分发2.注意事项注意事项（四）（四）分发分发1分发要及时、准确2履行分发登记手续3按分发范围分发4分发要主次分明、手续齐全1.传阅程序确定传阅对象 选择传阅方式 传递文书履行传阅手续（五）传阅（五）传阅 2.注意事项注意事项（六）拟办（六）拟办1.拟办范围拟办范围2.如何拟办如何拟办 u 认真阅读来文u熟悉有关政策和规定u熟悉业

4、务u根据文件的内容提出拟办意见u将拟办意见填写在“文件处理单”的“拟办 栏”内3.注意事项注意事项拟办意见要结合本单位情况拟办意见要符合文件要求、切实可行拟办意见要符合文件要求、切实可行拟办意见力求准确、简洁1.如何批办如何批办（七）批办（七）批办认真阅读文件，明确文件的基本内容和主要认真阅读文件，明确文件的基本内容和主要事项事项1仔细斟酌批办意见仔细斟酌批办意见2迅速批示迅速批示3签署姓名签署姓名4及时退交拟办部门及时退交拟办部门52.注意事项注意事项n要提出明确的处理原则和办法n住处贯彻上级来问的主要措施；批示承办的原则意见；屁事传阅、传达的范围与时限；表明对拟办意见的态度，决不能模棱两可

5、，使承办人难以明确理解领导意见，无所适从。n承办部门要准确，一面责任不清，影响办文效率n批办工作要及时、不要拖延，防止文件积压1.承办任务承办任务p对政策性文件进行传达p研究批办意见，结合本部门的实际情况，贯彻落实文件精神p回复文件p转发和批转文件p填写处理结果（八）承办（八）承办2.承办时限承办时限工作行为工作行为承办时限承办时限回复信件回复信件收到信件后收到信件后2个工作日内发出；紧急信个工作日内发出；紧急信件应该在接到信件后当天发出件应该在接到信件后当天发出回复电子邮件回复电子邮件收到邮件后收到邮件后12小时内发出；紧急电子小时内发出；紧急电子邮件立即发送邮件立即发送处理投诉处理投诉收到

6、后立即处理；在收到投诉信收到后立即处理；在收到投诉信24小小时内发出回函时内发出回函文书的具体办理文书的具体办理一般文件，一般文件，37天办完；紧急文件当日天办完；紧急文件当日或当时办理或当时办理文书的具体办法文书的具体办法当日完成，周末清理，不积压当日完成，周末清理，不积压复印复印一般文书一般文书24小时内提交；紧急文件在小时内提交；紧急文件在收到收到3小时内提交小时内提交3.承办程序承办程序1.了解了解文书内容文书内容2.研究研究批办意见批办意见3.具体办理具体办理4.注意事项注意事项 （1）认真领会批示精神，按照领导意图办 理复文 （2）遵照文件精神、有关规定或惯例办理 （3）来文内容若

7、涉及以前的收文，要查到 或调阅有关文件作为承办复文的参考 （4）区分轻重缓急 （5）做到件件有着落，事事有回音1.哪些文书要催办哪些文书要催办2.催办的形式催办的形式（九）催办（九）催办电话催办信函催办催办卡（单）催办登门催办会议催办3.注意事项注意事项遵守催办制度，按章办事紧急文书跟踪催办，重要文书重点催办，一般文书定期催办催办中发现问题要及时汇报填写收文催办记录单1234（十）注办（十）注办 注办是在文件处理单上简要注明文书办理情况和结果。收文承办后，注明是都已经办复、复文字号、日期。通过电话或口头答复的，注明答复情况，签上承办人的姓名。无需答复的或传阅的文件，注明“已阅”，签注阅知的日期

8、。发文办理程序是指 根据工作的需要形成的向外发出文件的整个运行过程，是商务秘书日常文书处理的重要组成部分 包括：草拟、审核、签发、复核、注册、缮印、校对、用印、登记、封发二、发文办理1.如何草拟如何草拟（一）草拟（一）草拟明确写作意图选择正确的文种按写作要求草拟文件拟定主题词 正确地反映客观实际情况 确实体现发文意图 内容符合有关政策、规定 文字简明，观点明确，条理清楚，标点准确 文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期写具体的年、月、日 文稿中涉及的计量单位要使用国家法定的标准计量单位 文稿中的数字一般使用阿拉伯数字，成文日期、部分结构层次的序数使用汉字2.注意事项注意事项1.如何审核如何

9、审核（二）审核（二）审核看是否需要行文看文稿内容看文字表述看文件体式 看文件处理程序看有关部门和单位是否会签同意2.注意事项注意事项1.审核中发现问题要及时解决，2.属于原则性或具体业务问题，要提出意见退办部门修改3.属于文字表述上的问题，可修改后请承办人阅知4.书写不工整或改动过多的文稿，应重新誊写1.如何签发如何签发 审阅文件 对文件的内容和文字审阅修改 确定文件可否发出 审批同意发出时，在发文稿纸的签发栏内写上“发”、“印发”、“急发”等字样，签署全名，注明年、月、日（三）签发（三）签发2.注意事项注意事项在职权范围内签发，不可越级签发签发文件态度要明朗意见明确、简练复核的重点（四）复核

10、（四）复核看文稿的审核、签发手续是否完备看附件材料是否齐全，注意附件的份数、页数书否符合正文的要求，内容是否完整看格式是否统一、规范（五）注册（五）注册（六）缮印（六）缮印排版要规整用纸要符合规格避免末页无正文1.如何缮印如何缮印2.如何排版如何排版字体字号要适当3.注意事项注意事项以前发文稿为依据，忠于原稿严肃认真，细致准确，清晰规范，确保质量缮印的文件要符合格式要求，设计美观，页面整洁注意保密（七）校对（七）校对1.如何校对如何校对 对清样上的错字、漏字、多字进行校订，同时规范字体字号 检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观 核对引文、人名、地名、数据、计算

11、单位、专业术语是否有误 依据定稿检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处将缮印件与原稿对照2.注意事项注意事项1.校对要以原稿为依据2.校对要认真仔细3.校对文稿时要正确使用校对符号4.校对一般有一校、二校、三校。文稿不长，一校、二校即可；文稿较长或很重要，校对的次数相对要多一些。重要文稿还应将校对后的清样送领导审阅、修改5.将缮印件与原稿对照（八）用印（八）用印1.如何盖印如何盖印 核对文件签发手续是否完备 检查所要用的印章是否与制发文件的单位或部门一致 按规定用印 如果是代用章，用印后应注明“代章”二字 办理用印登记手续2.注意事项注意事项 防止将印章盖在空白纸上 用印文件份数要与

12、原稿要求相符 保管者不得托他人代盖印章，印章不得随意带出办公室，更不得交他人拿走使用 盖印要领：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳 用印要注意印泥均匀适度 重要文件如合同书等应在盖好公章后加盖骑缝章 使用印章应严格审核，小心验证。既不能随心所欲滥用，也不能用印谋私，或者有意刁难需要盖印的人，损害企业的根本利益（九）登记登记的具体项目登记的具体项目序号序号日期日期发文号发文号密级密级文件标题文件标题发往机关发往机关份数份数备注备注（十）封发（十）封发1.封发的基本操作程序和规则封发的基本操作程序和规则 核对文件的印数和封发份数是否相符合，查看文件是否有漏盖印章的情况 根据主送和抄送的要求分别

13、装封 准确地填写封套封面，有的需要加盖密级、急件印戳 核对封面与装入的文件及份数是否一致 密件要加盖骑缝印章 填写发文登记簿 登记完毕后送交发送部门，双方当面按“发文登记簿”各栏点清、签名 封发的文书要折叠整齐 文件袋封口要贴实 文书封装后要及时发送 文书的封发要准确周密、避免差错 文书封发要安全可靠，确保机密 利用计算机或传真机传输机密文书须采用加 密装置 绝密文书不得利用计算机或传真机发送2.注意事项注意事项第三节第三节 商务文书管理商务文书管理 一、商务文书管理的原则一、商务文书管理的原则统一管理统一制度统一处理渠道二、商务文书运转终结处理二、商务文书运转终结处理（一）商务文书的收集（一

14、）商务文书的收集（二）商务文书的清退（二）商务文书的清退 1.什么是清退什么是清退 清退就是将办理完的留在各个工作人员手 中的文件按规定收回来1.平时收集3.重点收集2.主动收集2.清退的步骤清退的步骤1.通知清退清点核对清退交接（三）商务文书的保存（三）商务文书的保存1.商务文书的保存方法商务文书的保存方法2.商务文书的保存要求商务文书的保存要求 存放文件的柜、抽屉等设备应坚固耐用，存放文件的地点应安全、合理 秘密文件必须存放在有数字密码锁等保密设施的文件柜里 平时使用完毕的秘密文件，不能随手放，应及时放进文件柜内并加锁 应经常检查保密设施 对文件夹或文件盒中的文件应定期整理，随时调整置放错

15、位的文件（四）商务文书的销毁（四）商务文书的销毁 销毁销毁是指对运转处理完毕且无保存价值的文书进行焚毁1.哪些文书可以销毁哪些文书可以销毁 不须归档的各类文书、平时请退回来的重份文件、无保存价值的其他文献资料、上级单位授权销毁的材料、翻印复印的上级文件、订阅的内部发行的材料与刊物等2.销毁要求销毁要求 1.按上级规定的销毁权限和范围销毁，凡属销毁范围的文件，文书管理部门和个人不得以任何借口截留不毁 2.履行销毁审批手续 3.销毁文件应登记造册 4.严禁向物资回收部门出售内部文件和资料、刊物等三、商务文书的利用三、商务文书的利用（一）商务文书利用的原则（一）商务文书利用的原则（二）商务文书利用的

16、方式（二）商务文书利用的方式 1.借阅借阅借阅的文件应属于利用人有权阅读的范围之内借阅文件应履行借阅登记手续文件提供要迅速、准确，不要将利用后的文件乱堆乱放 1.兼顾保密与方便2.既坚持原则又机动灵活321阅文室阅文室分类保管分类保管文件文件提供利用提供利用区别对象区别对象Your Text由专人负责由专人负责4管理人员同意及管理人员同意及有关领导批准有关领导批准摘录文件内摘录文件内容必须征得容必须征得2.阅文室阅文阅文室阅文3.文件的传阅和传达文件的传阅和传达4.文件的复印和汇编文件的复印和汇编四、商务文书运转全过程的管理四、商务文书运转全过程的管理（二）建立健全各项管理制度（二）建立健全各

17、项管理制度（一）文书运转处理中的质量控制（一）文书运转处理中的质量控制收发文登记制度收发文登记制度阅文制度保密制度传阅制度（三）商务文书管理中的安全保密（三）商务文书管理中的安全保密纸质文件的安全保密电子文件的保密五、印、信的管理五、印、信的管理（一）印章管理（一）印章管理1.印章的制发印章的制发 印章刻制要严格按照国家规定，有上级批准的正式公文，到公安部门登记，公安指定刻字单位刻制2.印章的启用印章的启用4.印章的保管印章的保管使用范围3.印章的使用印章的使用使用印章印章必须专人保管印章必须专人保管印章保管必须安全可靠印章保管必须安全可靠5.印章的交接印章的交接（二）介绍信管理（二）介绍信管

18、理1.介绍信的格式介绍信的格式2.介绍信的使用和管理介绍信的使用和管理 要指定专人安全保管 要履行审批手续 必须认真填写清楚 必须用印 严禁开出空白介绍信，严禁使用介绍信办私事一、电子文件的特性一、电子文件的特性 数字化的信息形态 非识读性 对电子技术和设备的依赖性 信息的可变性 信息与载体的可分离性 载体的不稳定性 电子文件的可共享性 多种信息媒体的集成性第四节第四节 商务电子文件的运转处理商务电子文件的运转处理二、电子文件的种类二、电子文件的种类（一）按电子文件的数据格式分类（一）按电子文件的数据格式分类2.数据文件1.文本文件3.图像文件5.音频文件6.视频文件7.命令文件（三）按文件的

19、生成方式分类（三）按文件的生成方式分类计算机系统中直接生成的原始文件将纸质载体或其他载体文件重新录入生成的转换文件（二）按电子文件的功能分类（二）按电子文件的功能分类主文件支持性文件辅助性、工具性文件三、电子文件的处理（一）电子文件的制作（一）电子文件的制作（二）电子文件的传递（二）电子文件的传递1.传递方式传递方式网路传递 媒介传递运转传递 2.注意事项注意事项 传递中应当注意保密（三）电子文件的整理（三）电子文件的整理 1.分类、排序分类、排序 2.建立数据库建立数据库 3.对电子文件进行登记对电子文件进行登记（四）电子文件的归档（四）电子文件的归档1.归档工作的主要内容归档工作的主要内容

20、进行归档明确归档时间确定电子文件的归档范围明确归档份数2.归档方法归档方法（1）物理归档）物理归档将应归档的电子文件将应归档的电子文件最终版本录入存储载体上最终版本录入存储载体上压缩归档压缩归档备份归档备份归档（2）逻辑归档）逻辑归档3.归档要求归档要求 真实、完整 要遵循收集、积累、整理、鉴定等环节的规定、标准 要将电子文件机读目录、相关软硬件环境、其他说明等一同归档 归档电子文件的格式应标准，在标准的用户界面下操作（五）电子文件的保管（五）电子文件的保管 载有电子文件的磁盘、磁带要按顺序放入专门制作的防尘、透明的磁盘盒、磁带盒内 磁带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方 使用和移动磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁 盘带要定期检查、清洁、复制。已损坏的盘带要及时销毁 盘带要保持23个备份，备份盘带最好异地存放 注意防范计算机病毒（六）电子文件的利用（六）电子文件的利用限制利用方式采用安全防护技术严守计算机操作规程，防止因误操作而使文件信息丢失、破坏对复制文献进行可靠性审核尽量用复制件提供利用遵守利用制度