秘书实务第5章课件.ppt

1、第五章第五章 会议工作会议工作 第一节第一节 会议工作概述会议工作概述 一、会议的涵义一、会议的涵义会议，起源于原始社会晚期的部落民议事制度。以后，随着国家的形成，社会事务的复杂，会议越来越多。会议作为一种手段、方法和形式，用得相当广泛，没有一个国家没有会议。那么，究竟什么是会议呢？会议，从字义上讲，会，是聚合、会合；议，是商议、议事，就是讨论和研究问题。会议就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种社会活动方式。办会，是秘书人员的一项经常性的重要工作，也是秘书人员助手作用的重要体现。二、会议的性质二、会议的性质会议的性质，概括地说有三点：第一，会议不是目的，而是工作方法。开会的目的是为了做好工

2、作，解决问题。第二，开会是领导方法的一种，而不是领导方法的全部所在。第三，开会只是工作过程中的一个环节，而不是全部工作的始终。因此，我们面临着新形势下的新情况、新问题，既要及时召开会议研究解决，又要避免有事必会；以至陷入文山会海之中。三、会议的要素三、会议的要素（一）形式要素（一）形式要素1、会议名称。2、会议时间。3、会议地点。4、会议主持人。5、会议参加者。6、会议的主题。7、会议的方式方法。8、会议的结果。（二）内容要素（二）内容要素1、会议指导思想。2、会议目的。3、会议任务。4、会议作用。（三）程序要素1、会前的准备工作。2、会议的开始工作。3、会中的服务工作。4、会议的结束工作。5

3、、决议的执行工作。四、会议的功能四、会议的功能（一）会议是发扬民主、集思广益的重要场合（二）会议是统一行动、协调工作的重要方法（三）会议是沟通信息、交流经验的重要场合（四）会议是考察干部、发现人才的重要场合（五）会议是做出决策、部署贯彻的重要手段第二节第二节 会议的类型会议的类型一、按会议的规模来分一、按会议的规模来分（一）特大型会议一般指万人或万人以上，多至十万百万人的集会。如国庆阅兵等。（二）大型会议一般指千百人以上，多到上万人参加的会议。如宣判大会等。（三）中型会议一般指三五百人或一二百人参加会议。如报告会、庆功会等。（四）小型会议一般指几十人或几个人参加的会议。如各种办公会、座谈会等。

4、二、按会议的性质来分二、按会议的性质来分（一）规定性会议依法必须按期召开，并具有法律效力的会议。如各种代表会议。（二）告知性会议用于宣布上级某种决定，听者要接受、讨论和执行的会议。如宣布政策法令、任务等。（三）决策性会议各级政府领导人、企事业单位领导人的办公会议及其它决策会议。（四）部署性会议为了执行某种决定、政策，实现某种目标而召集的会议。（五）交流性会议各种专业学术交流会议、各种工作经验交流会议。（六）宣传性会议各种报告会、动员会、演讲会等。（七）其它会议各种纪念会、外事会议等。三、按会议时间来分三、按会议时间来分（一）定期性会议是指处理经常性工作的例行会议。如机关的办公例会、各种学会年会

5、等。（二）不定期会议是指根据需要而随时召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会等。第三节第三节 会议的组织工作会议的组织工作一、会前准备阶段一、会前准备阶段会前的准备工作，是保证会议开好的前提。为了使会议达到预想效果，会前必须做好充分的准备。会前的准备工作一般包括以下几项：（一）思想准备秘书人员要深刻理解会议的指导思想。对会议的目的、任务、议题以及开好这次会议的作用、意义，要有十分明确的认识。只有思想上高度重视，工作起来才会积极主动。（二）预案准备1、会议名称：会议名称要妥当，名实相符。2、会议召开的时间及会期：会议时间的长短，取决于会议的内容和会议经费。以紧凑为宜，切忌勉强拉长。3、会议规模、出

6、席单位、外请单位及人员、人数：会议要由哪级人员参加，由哪一级单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都要全面考虑好。4、会议的组织领导：包括会议主持人、会务工作负责人，即会议的领导班子和工作班子。5、会场及地点：会场大小尽可能为与会人数相当。会场地点也尽量选在代表住地附近。6、代表食宿地点：住房分配方案，要及早编定，一般以代表团来划分。就餐地点不宜距与会人员的住地太远。7、会议议程、议程和程序的安排：日程，是根据会议的计划和进程，逐日做出安排；议程，是指对已确定的议题列出先后顺序，然后依次进行；程序，是对会议各项活动，按先后顺序做出安排。这三者是会议进展的蓝图，一旦确定，即照此执行。因此，一定要做

7、得细致周密。日期时间内容地点备注月日星期上午8-11时开幕式同志作报告大礼堂下午14-17时分组讨论同志的报告小会议室晚上19-21时会议主席团开会看文艺演出小会议室大礼堂月日星期上午下午晚上月日星期上午下午晚上 会议日程表（式样）会议议程表（式样）会议议程 年 月 日序号程序主持人时间分配备注1致辞董事长10:0010:05 5分钟2宣布上次会议记录秘书10:0510:10 5分钟3报告事项各部门主管10:1010:30 20分钟4讨论事项董事10:3011:30 60分钟5临时动议董事长11:3011:40 10分钟参阅会议资料6散会会议程序表（式样）顺序号会议内容 主持人1.宣布会议开始

8、总经理2.全体起立3.请同志宣读决定4.请同志为获得荣誉称号的同志颁奖5.请获奖代表同志发言6.请同志讲话7会议结束8、会议票证：小型会议凭证通知书即可。中型以上会议，需印发入场证。代表大会的入场证分：出席证、列席证、请柬三种。另外，还有会议工作证和记者证。不同入场证的颜色应有所区别。重要会议的出席证件，要贴本人照片，并加盖钢印。出席证件的制作，要力求美观、大方、朴素、适用。9、经费概算：包括预计总数及分项开支，如筹备会议费用、会议室及会场租借费、会议办公费、伙食补贴费(预计客房已租定,而会议代表缺席)、租用车辆费（包括司机及其补贴）、资料费、文娱活动费、医疗保健费等。10、安全保密工作：对会

9、议印发的有保密等级的文件，要由保密员按规定办理收发手续，严加保管。对会场加强警卫，保证安全。（三）组织准备1、大会秘书处：大会秘书处，主要负责大会会务的各种事项。大会秘书处又根据会议的需要，成立若干组：（1）会务组：负责主席团和全体大会的会议议程安排、会议记录、会议内外联系以及领导者随时交办的事项。（2）资料组：负责会议各种文件的印制和发放、收集代表的讨论情况、编写会议简报、汇集会议文件和归档。（3）组织组：负责会议的选举及组织工作，如选举通过大会主席团名单和秘书长人选、代表的报到、编组、每次会议的签到、代表资格审查、会议议案的收集等。（4）报道组：报道组的任务有两项，一是自身做好会议的报道工

10、作，向有关新闻媒介发布会议消息。二是接待和安排各新闻记者对大会及会议代表的采访，组织好新闻发布会。2、大会后勤工作处（1）生活组：负责所有与会人员的食宿。这个组的工作很辛苦，要安排有办会经验的人负责。（2）交通组：负责会议的各种用车及与会人员返回的交通问题。返回的机、船、车票，要在开会前就做好统计、预订工作。（3）保卫组：负责大会的安全保卫工作，包括会场及住地的安全保卫。（4）医务室：负责与会人员的临时伤病救治及卫生保健工作。（四）文件准备会议文件的准备包括：开幕词、闭幕词、主题报告、专题报告、首长讲话、大会发言、大会决议、会议纪要等。除大会决议、会议纪要、闭幕词不一定在会前写定外，其余几种均

11、应在会前写好。会议除以上正式文件外，还有很多文字性工作。如会议预告通知、会议正式通知、会议参加人登记表、会议日程安排、会议作息时间表、会议证件、会议记录、会议简报等。大部分都必须在会前准备好。（五）物质准备1、会场内外布置 2、住宿、饮食准备 3、交通准备 4、会议的各项管理、服务准备（六）会前检查检查的重点是：会议主要文件材料；会场布置（重点是主席台、音响效果）；安全保卫；出席人员，特别是关键人物。另外，领导人听取筹备处的汇报，也是一种辅助性的检查手段。二、会间服务阶段二、会间服务阶段（一）会议议程、日程的正常进行（二）大小会议的合理调度（三）做好会议记录，写好会议简报（四）生活管理和保密保

12、卫工作（五）特殊情况的应急措施和指挥能力（六）会议结束三、会后整理阶段三、会后整理阶段（一）会议材料的处理（二）会议人数的统计（三）代表离会工作（四）会议的新闻报道（五）会议的总结工作四、会议组织工作的具体要求四、会议组织工作的具体要求（一）准备充分，不惜疲劳，化被动为主动（二）全面设想，灵活应变，化忙乱为从容 （三）一丝不苟，中心明确，化热为冷（四）组织严密，分工明确，化繁为简第四节第四节 端正会风的主要措施端正会风的主要措施一、会风不正的主要表现一、会风不正的主要表现（一）会议过多而成灾（二）会议的吃喝游玩风（三）会议准备不充分二、会风不正的主要原因二、会风不正的主要原因（一）领导工作方法

13、不得力（二）领导成员分工不明确，岗位责任制不健全（三）领导者的官僚主义，懒人哲学作怪（四）秘书部门协助领导者把关不够 三、端正会风的主要措施三、端正会风的主要措施（一）严格执行岗位责任制（二）坚持精简会议的原则，实行“四控制”（三）认真做好会前准备工作（四）避免会出多门，会议交叉（五）改变会议形式第五节 会议的文字工作一、开幕词二、闭幕词三、会议记录四、会议简报五、讲话稿一、开幕词 （一）开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位举行隆重会议开始时，由会议主持人或主要领导人，向大会所作的重要讲话。（二）开幕词一般由标题、签署、称谓、正文组成。（三）开幕词的写作要求 1主旨把握准确 2内容简明扼要

14、3语言明快热情二、闭幕词（一）闭幕词是党政机关、社会团体、企事业单位举行隆重会议行将闭幕时，由有关领导人或德高望重者，向会议所作的最后讲话。（二）闭幕词写作的要求 1要认真总结会议 2要与开幕词呼应 3要激发斗志三、会议记录（一）会议记录是由会议组织者指定专人，准确如实记录会议组织情况和会议内容的一种书面材料。（二）会议记录的写作格式比较固定，它是由首部、主体和尾部三部分组成。（三）会议记录写作的要求 1真实、准确 2快速、完整 3严密、规范 4清楚、整洁四、会议简报（一）会议简报，是在会议期间，为反映会议进展情况而编发的简报。一般是一会一简报。重要的和规模较大而且时间较长的会议，往往是一会多

15、简报。（二）简报的格式，一般比较固定。它通常由报头、报体、报尾三部分组成。（三）会议简报的编写要求 1抓住时机，掌握策略 2实事求是，真实可靠 3认真斟酌，把握分寸 4简明扼要，言约意赅五、讲话稿（一）讲话稿是在各种会议或集会上，为表示自已的主张、见解、交流思想、进行宣传或开展工作经常运用的一种文体。（二）讲话稿一般由标题、日期、称谓和正文四部分组成。（三）讲话稿写作的要求：1.言之有物，实事求是 2.言之有序，脉络清晰 3.言之有理，逻辑严密 4.言之有情，形象生动 5.言之有趣，诙谐幽默【思考题】【思考题】1.什么是会议？会议有哪些功能？2.会议的类型有哪些？3.会前应做好哪些准备工作？4

16、.会议组织工作的要求是什么？5.怎样写会议记录和会议简报？6.你认为秘书部门能为端正会风做哪些工作？7.某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。秘书小华负责接站和报到工作，但因为她缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接着处，没能准时报到，因而损害了供公司的良好形象。请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。【案例研习】案例研习】案例一：案例一：办公室主任老李把一切准备工作都作了安排，也具体组织操办各项会务工作。到会前检查那天，突然因公外出。临行前，他反复交代要认真仔细地检查，秘书们都点头答应，可他仍不放心。大会开幕那天，老李赶了回来。

17、到主持大会者宣布奏国歌时，扩音器里传出的却不是国歌。在场的人都惊呆了。原来音响设备未作检查。这时，老李一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音领唱道：“起来，不愿做奴隶的人们”指挥与会者唱国歌。人们这才从国歌声中，将注意力集聚到会场上来。请你谈谈影响会议进程的是哪些环节？老李临请你谈谈影响会议进程的是哪些环节？老李临行前的反复交代和会场上的及时处理体现了秘书会行前的反复交代和会场上的及时处理体现了秘书会务工作的哪些要求？务工作的哪些要求？案例二：案例二：某公司召开庆祝公司成立十周年大会，领导为了搞得热烈、喜庆、隆重一些，便选择了总公司最大的会场，能容纳一千余人。可参加这次会议的代表有一百多人，代表门进入会场后三三两两，随便就座，十分零乱。会场较大，光线很暗。会场的装饰也较简朴、庄重。主席台正上方悬挂的红底黄字的会标，显得很小。其主要领导者坐在了靠右的主席台上。主持人宣布会议开始后，各位领导的讲话，代表们什么也听不清楚，左顾右盼，窃窃私语，会后代表们对这次会议提出了许多意见。请你分析代表们提了哪些意见？影响会议的正常进行的因素是什么？