管理信息系统第5章-管理信息系统的系统分析课件.ppt

1、了解系统分析的目的、方法、任务、意义；学习运用系统分析工具；学习绘制描述系统总体逻辑方案的图表；掌握分析、修改、完善和优化系统逻辑模型。1第一节系统详细调查概述第一节系统详细调查概述一、详细调查的目的一、详细调查的目的详细调查是用户需求分析的必要前提，其目的是：为了在可行性研究的基础上进一步对现行系统进行全面、深入的调查和分析，弄清楚现行系统的运行状况，包括基本功能、处理流程、操作手段和数据结构，发现其薄弱环节并找出要解决的问题，确保新系统比原系统更有效。2详细调查不同于初步调查，前期的初步调查是为了进行可行性论证而对现行系统的工作环境、系统外部联系进行概要了解，而详细调查是要弄清楚现行系统的

2、基本功能和信息流程，为建立新系统逻辑模型提供基础。详细调查要比初步调查更细致、深入，工作量也大得多，因此在详细调查阶段要多投入一些人员是很有必要的。3二、二、调查的内容调查的内容详细调查的主要内容包括对现行系统的目标、主要功能、组织结构、业务流程、数据流程的调查和分析。信息系统所处理的信息是渗透于整个组织之中的，系统分析员必须从具体组织的实际出发，逐步抽象，才能得到组织中信息活动的全貌。41）组织机构的调查调查的第一步就是了解组织的机构情况，即各部门的划分及其相互关系、人员分配、业务分工、信息流和物流的关系等。组织机构状况可以通过组织结构图来反映。组织结构图把组织分成若干部分，同时表明行政隶属

3、关系、信息流动关系。52）业务流程调查分析组织结构图描述了在组织边界之内，各部门之间的主要业务活动的情况。这只是一种粗略的描述。为了弄清各部门的信息处理工作，哪些与系统建设有关，哪些无关，就必须了解组织的业务流程，明确系统规划中业务流程规划对流程改革与创新的要求和对原有业务流程存在的问题作具体分析、认定。63）现行系统的目标、主要功能和用户需求调查只有充分了解现行系统的目标、功能及用户的需求，才能发现存在的问题，找到解决问题的途径，从而使新系统的开发成为可能。74）信息流程调查研制开发系统，必须了解信息流程。业务流程虽然在一定程度上表达了信息的流动和存储情况，但仍有物质材料等内容无法通过业务流

4、程表达出来。为了用计算机对组织的信息进行控制，必须舍去其他内容，把信息的流动、加工、存储等过程流抽象出来，得出组织中信息流的综合情况。描述这种情况的就是数据流图（Date Flow Diagram，DFD）。85）数据及功能分析有了数据流图（DFD）图后，要对图中出现的数据和信息属性进一步进行分析，包括编制数据字典、数据存储情况分析及使用者查询分析。同时，要对DFD图中的各个功能的内容从逻辑上而不是从物理上加以详细说明。可用的工具有决策树、决策表、结构化语言描述等。96）系统运营分析决定一个系统能否正常运行的因素有很多，有些是系统本身的原因，有些不是。据统计，目前我国许多企业的信息系统处于停滞

5、状态的主要原因是系统对环境的适应性问题，而不是技术性问题。因此，在开发系统之前，必须对系统的应用环境进行认真的调查和分析，充分考虑可能发生的变换，以提高系统开发的有效性。10三、三、方法与特点方法与特点为了确保调查工作的顺利进行，系统分析员要注意工作方法和工作手段，切实与用户建立良好的关系，让用户充分地、积极地参与调查工作，以确保调查工作的进行。具体方法有：11直接面谈或访问；发调查表征求意见；召开讨论会；阅读历史资料；参加业务实践。12四、四、工作结果工作结果详细调查的结果以“详细调查报告”表示，主要包括以下内容：项目主要工作内容概述；系统需求分析；现行系统主要目标、功能；13组织结构图；业

6、务流程图；信息流程，包括数据流程、数据字典、数据存储分析、查询分析、数据处理分析；现行系统存在的问题。14第二节企业组织结构与信息关联第二节企业组织结构与信息关联一、企业组织结构一、企业组织结构每一个企业都有一定的组织结构，从纵的方面看，要形成自上而下的生产经营指挥系统；从横的方面看，要使各部门的工作相互配合，使企业形成一个有机的整体。不同行业、不同规模企业的组织结构各不相同。15图51组织结构图示例16二、二、企业的信息关联企业的信息关联企业管理的依据是企业内部和外部随时发生的生产经营活动的信息。这些信息是企业决策、控制、协调的基础。各级管理机构、各管理业务之间就是通过相互传递信息来进行管理

7、、控制、相互协调的。在组织结构调查以后，接着应按照组织结构，进一步了解企业各管理层次、各管理职能部门和生产部门之间的信息联系，绘制出如表5.1所示的信息关联表。1718第三节统的业务流程第三节统的业务流程组织结构图和信息关联表描述了企业各组成部分及其信息之间的联系，是企业管理信息系统背景的综合性概述，比较粗略和抽象。然而由这两者可以大体看出整个原系统的轮廓，了解信息处理集中在哪些部门和科室、信息的大体流向，为进一步深入调查指出了方向。系统分析组可以根据组织结构图对系统范围内的业务内容进行分工，分别开展业务调查。191)调查应按照原系统的管理业务流程，一个环节一个环节地深入细致地进行。通过多种调

8、查方法，掌握各个环节的任务、工作对象、工作方式、工作内容以及各职能机构与处理环节之间的联系，调查中要注意发现各部门作业重复和信息流动不合理的情况、存在的主要问题和矛盾、例外情况的处理方法。此外，还要结合计算机的使用，了解系统各业务处理的特点，如数据的采集方式，信息输入、输出的形式和时间要求，是批处理还是实时处理等。202）为了准确地表达原系统的业务流程和便于以后各工作阶段能有效地研究和使用这些调查成果，一般采用业务流程图作为描述原系统业务的工具。212223图5.2工资处理业务流程图24业务流程图是系统业务调查中使用得最普遍、最重要的工具。由于国际上对于业务流程图的符号和画法尚为标准化，我国当

9、前也没有制订出一套相应的标准，因此，画法不完全统一。25第四节系统的数据流程第四节系统的数据流程一、全面收集信息的载体一、全面收集信息的载体1)全面收集与业务有关的所有保存和传递数据的载体，包括各种原始凭证、票据、单据和台账26对上述各种数据需要进行汇总、整理，为以后的数据分析和数据库设计打下基础。系统调查的数据汇总为3类：输入数据。主要是指输入系统进行处理的凭证、票据，或下级部门上报给本系统的报表。存储数据。主要指各种台账、记录文件，是本系统实现计算机化后需要存储的数据的主要内容。27输出数据。指由本系统将输入数据和存储数据进行加工处理，产生的各类报表和查询结果。它是计算机化以后，系统输出和

10、网络传输的主要内容。2829302）数据分布的估算在汇总的基础上按部门进行数据分布估算，得出如表5.5所示的主要业务部门数据量汇总表。由该表可以分析企业数据量在不同业务部门的分布、数据来源、数据的时间分布、各业务部门数据处理的重点等。同时也可以用所列出的数据存储量为基数，并充分考虑到系统发展的需要，估计新系统计算设备应提供的存储能力。3132二、二、数据流程图的绘制数据流程图的绘制数据流程图既是对原系统进行分析和抽象的工具，也是用以描述新系统逻辑模型的主要工具。它与现状调查所用的工具相比较，有两个显著的特点：具有概括性。业务流程图只具体表示一项或几项业务的处理流程；数据一览表、数据量汇总表只反

11、映系统各种数据流和数据存储的特征、数量。而数据流程图将系统的各种业务处理过程及其数据联系起来，形成一个整体，从而能反映出系统内部错综复杂的联系。33具有抽象性。它以现状调查的各种图表为依据，抽去图中的组织机构、数据载体、处理工作等具体的物理内容及处理细节，只描述数据来源、流向、处理功能和数据存储。这样可以摆脱原系统中一些实际问题对设计的限制，有利于设计出合理的系统结构。341）数据流程图的符号在数据流程图中，采用如表5.6所列的4种符号。35表5.6数据流程图使用的基本符号36（1）外部实体外部实体是指不受所描述的系统控制，独立于该系统之外的部门、群体或另一个信息系统。它们向所描述系统输送数据

12、，或接收所描述系统向其发出的数据。系统开发不能改变这些外部实体本身的结构和固有属性。37图5.3重复的外部实体 图5.4处理功能的表示38一、一、正文39（2）处理功能处理功能是指对输入数据流进行加工、变换与输出数据流的逻辑处理过程。处理功能名称应是逻辑功能的简明表达，如编制供应计划、查询库存量、打印报表等。40（3）数据存储数据存储是指逻辑上要求存储的数据，不考虑具体数据的存储介质和技术手段。数据存储的编号常写在左边，并用分隔线与数据存储名称分开。同外部实体一样，为避免数据流线的交叉，允许在同一个图中出现相同的数据存储，这时应在重复出现的数据存储左侧多加一条竖线，如图5.5所示。41图5.5

13、重复的数据存储42（4）数据流数据流是指与所描述系统数据处理功能有关的各类数据的载体，是各处理功能输入和输出的数据的集合。43 数据流用方向线条表示，箭头指向数据流动的方向；箭尾连接数据的来源，它可以产生于或流向外部实体、处理功能，也可以产生于或流向数据存储。有时还会出现双数据流，即用双箭头线表示的情况。如更新工资固定数据，需要先读出原工资固定数据，根据人事变动通知更新该数据后，再写入新的固定数据。这时数据经过读出和写入两个方向的流动，其表示方法如图5.6所示。数据流的名称可以写在方向线的上方。44图5.6双向数据流452)顶层数据流程图数据流程图的绘制，采用自顶向下逐步求精的方法，即先把整个

14、系统当作一个处理功能来对待，画出最粗略的数据流程图；然后逐层向下分析，分解为详细的低层次的数据流程图。46（1）顶层数据流程图的一般形式任何系统无论多么复杂，顶层数据流程图都可以粗略地表达为如图5.7所示的形式。若系统中具有全系统共享的数据存储，可表示在顶层数据流程图中，部分处理功能共享的数据可在低层次数据流程图中表达。47图5.7顶层数据流程图的一般形式48（2）顶层数据流程图的绘制先应根据系统可行性分析确定的范围和目标、用户的需求划定系统的界面。界面内的，作为具体分析的系统；界面外的、与系统有数据联系的部门和事物，则视为外部实体。以图5.8为例，如以整个企业作为系统，则银行、上级、客户、供

15、应商等是外部实体；若以财务管理作为系统，除上述外部实体外，设备、生产、库房等财务以外的单位或部门均为外部实体。由于篇幅有限，在下面的数据流程图中，将以后一种界面划定进行分析并建立逻辑模型。49图5.8财务管理顶层数据流程图503）低层次数据流程图在顶层数据流程图的基础上，将处理功能（逻辑功能）逐步分解，可得到不同层次的数据流程图。分解过程的一般表示形式如图5.9所示。在图5.8中的财务系统功能，应根据业务流程图分析，了解其包括的业务及其联系，把它分解为几个功能。如分解为财务处理、成本核算、固定资产管理和工资管理等4个逻辑功能，形成如图5.10所表示的第二层数据流程图。51图5.9不同层次的数据

16、流程图52在图5.11中，P2.1的功能是将各单位月内发生的固定资产报增、报减凭证输入，形成固定资产增、减文件。P2.2的功能是在月末根据固定资产增减文件中的数据，更新固定资产卡片文件。P2.3的功能是根据固定资产卡片文件和折旧方法按规定计提折旧，生成计提折旧文件。P2.4的功能是利用各存储数据生成固定资产分类汇总表、增减变动表、固定资产折旧计算表等报送上级部门。53图5.10财务管理系统第二层数据流程图54图5.11财务管理系统第三层数据流程图（固定资产管理）55图5.12的工资管理数据流程图反映了图5.10工资处理业务流程图的功能。用分层次的数据流程图来描述原系统，把系统看做一个统一的整体

17、，进行综合的逻辑描述。首先要划定系统的边界，分析系统与外界的信息联系，即数据流程图中各数据流与外部实体的各种联系，外部实体向系统输入哪些数据，系统向外部实体输出哪些信息。56图5.12财务管理系统第三层数据流程图（工作管理）57分层数据流程图的优点除了符合自顶向下原则外，还有便于与不同层次管理人员进行交流的特点。高级管理人员关心的是整体功能，因此系统分析人员应与他们讨论顶层或较高层次的数据流程图；中级管理人员有其职责范围，他们关心的是与自己职责范围有关的中级层次的数据流程图；具体管理操作人员，如仓库管理员、采购人员，他们希望了解的是与其工作有关的局部细节，系统分析人员应与他们讨论低层次的数据流

18、程图。58三、三、绘制数据流程图的注意事项绘制数据流程图的注意事项1）数据流程图的绘制一般由左至右的进行从左侧开始标出外部实体，然后画出由外部实体产生的数据流，再画出处理逻辑、数据流、数据存储等元素及其相互关系，最后在流程图的右侧画出接收信息的系统外部实体。592）高层数据流程图与低层数据流程图的平衡低层次的数据流程图是对高层次数据流程图中的处理逻辑的详细描述，因此高层次数据流程图中数据的输入和输出必须在低层次的数据流程图中反映，即高低层次的数据流程图必须平衡。603）数据流至少有一端连接处理框数据流不能直接从外部实体直接传送到数据存储，也不能从数据存储直接传送到外部实体。4）数据存储输入/输

19、出协调数据存储必定有输入数据流和输出数据流，缺少任何一个则意味着遗漏了某些加工。615）数据处理流入/流出协调只有流入没有流出，则数据处理无需存在；只有流出没有流入的数据处理不可能满足。6）合理命名、准确编号对数据流程图的基本元素进行编号，这样有利于编写数据字典及方便系统设计人员和用户的阅读与理解。62第五节数据字典第五节数据字典为了对数据流程图中的各个元素作出详细的说明，有必要建立数据字典。数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。63一

20、、一、数据字典的作用和编写要求数据字典的作用和编写要求数据字典是给数据流程图中每个成分加以定义和说明的工具。在数据流程图中仅对系统逻辑功能的总体框架作了描述，缺乏详细具体的说明。数据字典的作用是对数据流程图中的各种成分，包括数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等的内容与特征予以详细说明。数据字典中有关系统的详细信息是以后系统设计、系统实施和系统维护的重要依据。64数据字典编写的要求是：对数据流程图中各种成分的定义必须明确、易理解、唯一；命名、编号与数据流程图一致；符合一致性和完整性的要求，对数据流程图的成分的定义与说明无遗漏项，无同名异义和异名同义；65二、二、数据字典的生成

21、方法数据字典的生成方法生成数据字典的方法有两种：由手工生成和由计算机辅助生成。手工编写数据字典一般采用填写各种卡片的形式生成。它的优点是具有较大灵活性与适用性，可以随着系统分析工作的深入和对用户需求的了解而不断充实、修正字典的内容。但手工编写效率低、编辑困难、容易出现疏漏和错误，对数据字典的检验、维护、查询、统计、分析都不方便。66三、三、数据字典条目数据字典条目1）数据项的定义数据项又叫数据元素，是数据的最小单位，是数据处理中基本的不可分割的逻辑单位。数据项条目内容包括数据项名称、编号、别名、取值范围、长度等。一个数据项可能在多个数据结构中出现，但只填写一张卡片，以保持数据的一致性要求。67

22、682）数据结构的定义数据结构描述了某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，还可以由若干个数据项和数据结构组成。数据字典中数据结构的定义包括以下内容：数据结构的名称、编号、简述、数据结构的组成等。69表5.8是“工资计算文件”数据结构的定义703）数据流数据流由一个或一组固定的数据项组成。定义数据流时不仅要说明数据流的名称、组成等，还应说明它的来源、去向和数据流量等。71724）处理逻辑的定义只需要对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明，内容包括处理逻辑编号、处理逻辑名称、简述、输入的数据流、处理、输出的数据流、处理频率等。735）数据存储是数据结

23、构保存的场所，在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，而不涉及其物理结构。内容包括：数据存储的编号、名称、组成（即数据存储包含的数据结构）、最大记录数等746）外部实体定义外部实体时应包含：外部实体编号、名称、输入数据流、输出数据流等。编写数据字典是系统开发的一项重要的工作，一旦建立，并按编号排序之后，就是一本可供查阅的关于数据的字典，从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它。在数据字典的建立、修正和补充过程中，始终要注意保证数据的一致性和完整性。75第六节处理逻辑判断的工具第六节处理逻辑判断的工具数据流程图中比较简单的计算性的处理逻辑可以在数据字典中作出定义，但还有不少逻辑上的比较复杂的处理，

24、有必要运用一些处理逻辑的工具来加以说明。下面介绍能简洁地描述处理逻辑判断功能的几种工具和方法：76一、一、决策树决策树决策树是一种呈树状的图形工具，适合于描述处理中具有多种决策，要根据若干条件才能确定所采用策略的情况。图5.13是一个决策树的一般形式。左端圆圈为树根表示决策结点；由决策结点引出的直线，形似树枝，称为条件枝，每条枝代表一个条件；中间的圆圈称为条件结点；右端的实心圆表示决策结果。决策树中条件结点以及每个结点所引出条件枝的数量依具体问题而定。77图5.13决策树的一般形式78图5.14处理订货单的判断树79二、二、决策表决策表决策表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具，这里仍用处理

25、订货的例子来说明。由表5.10可知，如用文字表达这种多元的逻辑关系，不仅十分烦琐，而且难以看清，采用了决策表可以清晰地表达条件、决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系，容易为管理人员和系统分析员所接受。8081三、三、结构化语言结构化语言这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法。它使用了由“IF”“THE”“ELSE”等单词组成的规范化语言。下面是处理订货单逻辑过程的结构化语言表示法。为了使用方便，这里将条件和应采取的行动用中文表示：82IF 欠款时间30天 IF 需求量库存量 THEN 立即发货 ELSE 先按库存量发货，进货后再补发 ELSE IF 欠款时间100天 IF 需求量库存量 TH

26、EN 先付款再发货 ELSE 不发货 ELSE 要求先付欠款83第七节第七节 数据数据/功能分析功能分析反映系统全貌的数据流程图与数据/功能详细分析完成后，可在此基础上进行数据/功能系统化分析，以便整体地考虑新系统的功能联系与数据资源的合理分布。这一分析采用U/C矩阵作为工具。84 U/C是一张表格。它的左边第一列列出系统中各功能的名称，上面第一行列出系统中各数据类的名称。表中在各功能与数据的交叉处，填写功能与数据类的关系。如果在某功能中建立了一个数据类，则在该功能与数据类的交叉处填上字母“C”；如果完成某功能要应用一个数据类，则在交叉处填上字母“U”。表5.11列举了一个U/C矩阵的例子。由

27、表可以看出各功能与数据类的联系，如经营计划的功能中利用订货、财务计划、固定资产、成本等数据，产生综合计划。85表5.11 U/C矩阵示意图868788U/C矩阵的正确性，可由3个方面来检验：（1）完备性检验（2）一致性检验（3）无冗余性检验89909192第八节第八节 确定管理模型确定管理模型管理模型是系统在每个具体管理环节上所采用的管理方法。在旧的手工系统中，由于受信息获取、传递和处理手段的限制，只能采用一些简单的管理模型，而在计算机技术的支持下，许多复杂的计算在瞬间即可完成，这样，象MRP等现代管理方法的应用就具有了现实的可能性。93管理科学的发展在管理活动的各个层次、环节都形成了较为成熟

28、的管理方法和定量化的管理模型，为管理信息系统的应用创造了有利条件。但在一个具体系统中应当采用何种模型则必须由前一阶段的分析结果和有关管理科学的状况来决定，因而并无固定的模式。但管理作为一门科学，仍是有规律可循的，这里概略介绍一些常用的管理模型，供确定管理模型时借鉴和参考。942）生产计划管理模型生产计划包括生产计划大纲和生产作业计划两大类。（1）生产计划大纲生产计划大纲主要安排与综合生产计划有关的生产指标，常用模型有：数学规划模型（如优化生产计划模型）、物料需求计划模型、能力需求计划模型和投入产出模型。95（2）生产作业计划作业计划模型具体安排了生产产品数量、加工路线、加工进度、材料供应、能力

29、平衡等，常用的模型有：投入产出矩阵、网络计划、关键路径模型、排序模型、物料需求、设备能力平衡、滚动作业计划和甘特图等。963）库存管理模型常用的程序化库存管理模型有库存物资分类法、库存管理模型等，此外还有最佳经济批量模型等。974）财务成本管理模型（1）成本核算模型成本核算模型包括直接生产过程的消耗和间接费用的分配，常用的方法有：品种法、分步法、逐步结转法、平行结转法、定额差异法等，用于直接生产过程消耗的计算；完全成本法和变动成本法，用于间接费用的分配。98（2）成本预测模型成本预测模型，如数量经济模型、投入产出模型、回归分析模型、指数平滑模型等。99（3）成本分析模型成本分析模型，主要有：实

30、际成本与定额成本比较模型、本期成本与历史同期可比产品成本比较模型、产品成本与计划指标比较模型、产品成本差额管理模型和量本利分析模型等。1005）统计分析与预测模型统计分析与预测模型一般用来反映市场销售、市场、质量、财务状况等的情况及未来发展的趋势，内容包括：市场占有率分析、消费变化趋势分析、利润变化分析、质量状况与指标分布分析、综合经济效益指标分析等。101第九节第九节 新系统逻辑方案及系统分析报告新系统逻辑方案及系统分析报告1）新系统的逻辑方案逻辑方案是新系统开发中要采用的管理模型和信息处理方法。系统分析阶段的详细调查、系统分析都是为建立新系统的逻辑方案做准备。逻辑方案是系统分析阶段的最终成

31、果，也是今后进行系统设计和实施的依据。逻辑方案的内容包括：（1）新系统的业务流程（2）新系统的数据流程（3）新系统的逻辑结构（4）新系统中数据资源分布（5）新系统中的管理模型1022）系统分析报告系统分析阶段最后一项任务是书写系统分析报告，它实际上是整个系统分析阶段的工作结果或成果，也是企业领导对系统进入设计阶段决策的依据，其主要内容包括：（1）原系统的状况和问题（2）新系统的目标（3）新系统的逻辑设计（4）有关新系统方案的比较103本章小结本章小结系统分析是系统设计、系统实施的基础，该阶段工作的好坏，在很大程度上决定了系统的成败。因此本章详细而全面地介绍了系统分析的方法、步骤，以及在工作中经

32、常用到的图形及表格，分析的结果是产生系统的逻辑模型和系统分析报告，为下一阶段的工作作好准备。104新系统的开发往往来自于对原系统的不满，在系统开发之前，应根据组织的战略目标和用户需求，对原系统存在的问题进行识别，对要开发的系统进行可行性分析，明确系统开发的必要性与可行性。105案例分析案例分析讨论题讨论题1.电力行业建设营销信息系统有何特殊要求？2.我国电力行业营销信息系统建设的现状？106复习思考题5.1试述系统分析阶段主要图表工具及其作用。5.2试述数据流程图的作用和特点。5.3什么是数据流程图的外部实体、处理功能、数据存储及数据流。5.4试述数据字典的作用及要求。5.5试述系统分析报告的

33、内容。5.6某工厂成品库管理的业务过程如下：107成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账。发货时，发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库并发货，同时填写三份出库单，其中一份交给成品库保管员，由他按此出库单登记库存台账，出库单的另外两联分别送销售科和会计科。试按以上业务过程绘制业务流程图。10857某银行储蓄所存（取）款过程如下：储户将填好的存（取）单及存折送交分类处理处。分类处理处按三种不同情况分别处理。如果存折不符或存（取）单不合格，则将存折及存（取）单直接退还储户重新填写；如果是存款，则将存折及存款单送交存款处理处。存款处理处取出底账，登记后，将存折退还给储户；如果是取款，则将存折及取款单送交取款处理处，该服务台取出底账及现金，记账后将存折与现金退给储户，从而完成存（取）款处理过程。试按以上过程画出数据流程图。109