确认信箱大小并加以缩减课件.ppt

1、Microsoft Office Outlook 2007 訓練課程管理您的信箱管理您的信箱 (一一)：確認信箱大小：確認信箱大小並加以縮減並加以縮減您的公司名稱 製作：課程內容簡介：控制信箱大小課程：您的信箱大小是否日漸暴增？管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減本課程包括一份建議工作清單，以及一組測驗問題。簡介：控制信箱大小管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減您是否每星期(甚至每天)接到訊息，通知您需要縮減信箱大小？又是否因為信箱過份雜亂，經常找不到所要的郵件？電子郵件累積的速度很快，而空間始終有限。現在您可能正需要減低信箱的大小。本課程旨在說明如何從信箱中移除郵件，以縮減信箱整

2、體大小。課程目標檢視信箱大小及其資料夾。瞭解電子郵件過大的原因，並找出任何郵件的大小。設定一些簡單的處理程序，並使用 Outlook 內建的工具避免電子郵件愈積愈多。管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減課程您的信箱大小是否日漸暴增？您的信箱大小是否日漸暴增？管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減過滿的信箱可能會導致問題。當您的信箱達到特定大小時，部分服務提供者或系統管理員將不會讓您傳送或接收電子郵件。您可能會收到類似此處所示的警告訊息，也可能不會。如果收到這樣的警告訊息，或您認為信箱大小已接近上限，則可能正是縮減信箱大小的恰當時機。即使您目前尚未超過限制，抑制信箱的膨脹可以幫助您充分

3、掌握重要的資訊。信箱大小增加是什麼意思？管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減誠如您在圖中所見，您的信箱是由資料夾所組成的。信箱的大小是由資料夾中內容的大小和數量所決定的。當您傳送與接收郵件、規劃約會、新增連絡人或建立工作時，這些資料夾會裝滿內容。因此，您的信箱也開始爆滿。信箱大小增加是什麼意思？管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減如果您將郵件儲存在伺服器上，您的信箱大小限制通常會由系統管理員加以設定。大小限制的範圍可能差異很大，從 1 MB 到 2 GB 或以上都有可能。如果要找出您電子郵件的特定大小限制，您可能需要稍加研究。信箱大小增加是什麼意思？管理您的信箱(一)：確認信箱大小

4、並加以縮減當信箱到達大小上限時，系統管理員可能會開始限制信箱的功能。Outlook 也會設定 20 GB 的限制，這個大小可以容納大量電子郵件。如果您的信箱達到該大小，Outlook 將不會讓您增加任何資料。有任何解決方案嗎？整理信箱吧！查看您的信箱大小管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減如果要快速找出信箱大小，請使用功能窗格切換到資料夾檢視，然後按一下窗格底部的 資料夾大小。由於 資料夾大小 對話方塊會顯示資料夾的大小，因此使用它可以輕易地找出信箱大小，以及特定資料夾所佔的空間量。查看您的信箱大小管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減您會發現大小是以 KB 為單位。幸運的是，KB、

5、MB 和 GB 之間的關係非常簡明易懂：1 MB 為 1,024 KB，而 1 GB 為 1,024 MB。如果您的系統管理員使用 MB 做為單位說明大小時該怎麼辦？可能導致信箱過大的郵件管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減正如您的信箱大小是由其資料夾的大小決定。同樣地，資料夾的大小是由其所含郵件的大小決定。每個組織和個人的郵件大小都不盡相同。一般的郵件大小約為 30 KB。和信箱大小限制一樣，郵件大小限制也是由系統管理員於伺服器層級設定的。您不能在 Outlook 中變更此項限制。找出大型郵件管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減如果您想要減少信箱的整體大小，或減少信箱中特定資料夾

6、的大小，其中一個方法是閱讀和回覆郵件，然後根據郵件的大小決定歸檔或刪除。您可以使用 Outlook 監控個別郵件的大小。例如，您可以將郵件從最大到最小加以排序。如果要查看信箱中每件大型郵件的大小，您可以在表格檢視中顯示郵件。動畫：按一下右鍵，然後按一下 播放。找出大型郵件管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減如果您想要減少信箱的整體大小，或減少信箱中特定資料夾的大小，其中一個方法是閱讀和回覆郵件，然後根據郵件的大小決定歸檔或刪除。您可以使用 Outlook 監控個別郵件的大小。例如，您可以將郵件從最大到最小加以排序。如果要查看信箱中每件大型郵件的大小，您可以在表格檢視中顯示郵件。將附件另存

7、於電子郵件以外位置管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減當您開始注意大小時，您會發現較大的郵件通常包含了附件。因此，當您讀取電子郵件時，您可以使用 Microsoft Office 按鈕 功能表上的 儲存附件 命令，將附件儲存到硬碟方便使用的位置。將附件另存於電子郵件以外位置管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減在您儲存附件後，如果不再需要郵件，您可以將郵件刪除。在您開始儲存附件到硬碟之前，請確定有稍後可以方便找到的儲存位置。不是最新或目前用得著的郵件？移到電腦上吧！管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減由於您是在電腦上檢視郵件，因此，表面上看來您的電子郵件似乎都位於電腦上。不過，

8、在您將電子郵件移到電腦上的資料夾之前，通常郵件會位於電子郵件伺服器。不是最新或目前用得著的郵件？移到電腦上吧！管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減下面是一個例子。如果您使用 Windows Live Hotmail 之類的網際網路電子郵件服務，或使用(許多大公司會如此)執行 Microsoft Exchange Server 的伺服器，您的電子郵件可能會儲存在伺服器上。此處所說明的縮減信箱大小方法之一，是將郵件移至您電腦上的存放資料夾。清空刪除的郵件資料夾管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減將電子郵件移至信箱以外位置的另一種方式，是刪除郵件，然後清空刪除的郵件 資料夾。每當您刪除一

9、封電子郵件，該郵件就會進入 刪除的郵件 資料夾，此資料夾通常位於伺服器，而非您的電腦上。此資料夾的大小可能增加很快，因此您需要經常清除此資料夾的內容。清空刪除的郵件資料夾管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減您可以指定整理 刪除的郵件 資料夾的時間和方式：於每次結束 Outlook 時自動進行，或視您的需要手動進行。自動：在 Outlook 主視窗中按一下 工具 功能表上的 選項。在 其他 索引標籤上，選取 結束時，清空 刪除的郵件 資料夾 核取方塊。很快就會整理您的信箱。手動：如需進一步的控制，您只需要簡單地按一下滑鼠右鍵，即可隨時清空資料夾。採取防範垃圾郵件的措施管理您的信箱(一)：確

10、認信箱大小並加以縮減避免電子郵件暴增的方法之一，是從郵件來源加以防堵。以下是一些可以幫助達到這個目的的建議：使用垃圾郵件篩選工具，讓垃圾郵件傳送到垃圾郵件應放置的位置，亦即 垃圾郵件 資料夾。不要回覆垃圾郵件或連鎖信。採取防範垃圾郵件的措施管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減避免電子郵件暴增的方法之一，是從郵件來源加以防堵。以下是一些可以幫助達到這個目的的建議：在按下郵件中諸如如果您不想再收到此訊息，請按一下這裡，將您從此郵寄清單中移除等文字的連結前，請多加注意。使用 RSS 嗎？別忘了清除摘要管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減RSS(也稱為真正簡易新聞訂閱方式)是將新聞和資訊直

11、接傳遞到 Outlook 的好方法。透過 RSS 傳送給您的郵件通常會傳遞到信箱中的 RSS 摘要 資料夾。如果您訂閱會產生大量流量的摘要，您可能會發現摘要會使得信箱很快爆滿。因此，請使用自動封存功能自動刪除舊的摘要項目。使用清除信箱功能一次完成清除管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減本課程已說明了瞭解信箱及其所含郵件大小的方法，另將說明一些移動或刪除郵件以減少信箱大小的方式。您是否希望一次使用所有上述功能？現在您可以如願了。這個方式稱為清除信箱，您可以從 Outlook 主視窗中的 工具 功能表存取此功能。使用清除信箱功能一次完成清除管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減本課程已說

12、明了瞭解信箱及其所含郵件大小的方法，另將說明一些移動或刪除郵件以減少信箱大小的方式。可以按下 清除信箱，開始使用您現在已熟悉的方式尋找並處理電子郵件，如圖所示。實際操作建議1.檢視 清除信箱。2.從 資料夾清單 中找出信箱大小。3.依大小排序郵件。4.查看您的電子郵件帳戶類型，瞭解電子郵件傳遞。管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減線上實際操作(需要 Outlook 2007)測驗問題 1是什麼因素使得信箱大小暴增？是什麼因素使得信箱大小暴增？(請選取一個答案請選取一個答案)管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減1.各資料夾中的郵件大小和數量。2.功能窗格。3.只有包含附件的郵件會產生

13、此影響。測驗問題 1：答案各資料夾中的郵件大小和數量。管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減測驗問題 2當您刪除郵件以減少信箱大小時，同時需要記得進行下列哪項作業？當您刪除郵件以減少信箱大小時，同時需要記得進行下列哪項作業？(請選取一個答案請選取一個答案)管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減1.重新啟動電腦。2.關閉 Outlook。3.清空 刪除的郵件 資料夾。測驗問題 2：答案清空 刪除的郵件 資料夾。管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減正如您在課程中所學到的，您可以手動或自動進行此項作業。測驗問題 3您可以從您可以從 清除信箱清除信箱 查看信箱大小查看信箱大小 。(請選取一個答案請選取一個答案)管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減1.對。2.錯。測驗問題 3：答案對。管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減您也可以查看其他有用的內容，例如所有超過特定大小的郵件以及所有超過特定存留期的郵件。快速參考卡如需本課程中所涵蓋的各項工作摘要，請檢視快速參考卡。管理您的信箱(一)：確認信箱大小並加以縮減使用此範本請參閱備忘稿窗格，或檢視完整備忘稿(檢視 功能表或索引標籤)，以取得此範本的詳細說明。