秘书综合实训项目一课件.ppt

1、实训情境一事务办理目录环境管理实训项目1信息管理实训项目2办公管理实训项目3随从事务实训项目4实训项目一环境管理一、实训目的会设计办公室布置会安排办公人员位次会整理领导办公环境会管理办公室环境会管理办公室安全实训项目一环境管理二、实训内容任务一设计办公室布置1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目一环境管理二、实训内容任务二安排人员位次1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目一环境管理二、实训内容任务三布置与管理领导办公室1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目一环境管理二、实训内容任务四编制办公室环境管理制度1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间

2、安排实训项目一环境管理二、实训内容任务五编制办公室安全管理制度1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目一环境管理三、实训环境综合办公室一间。场地设施设备茶几、报架、电话机、传真机、会议桌等。实训项目一环境管理四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目一环境管理五、工作流程任务工序1工序2工序3工序4设计办公室布置工作分析模式选择初步实施定期改善安排人员位次岗位分类岗位排序试运行合理调整领导办公环境管理需求分析设施选择有序摆放定期整理办公室环境管理环境分析制定标准即时维护总结改进办公室安全管理制定标准落实责任人定期检查及时改进实训项目一环境管理六、信息链接（一）基础知识1.常见的

3、办公室布置可大致分为：封闭式办公室布置、开放式办公室布置、组合办公室布置、活动中心型办公室布置。2.封闭式办公室布置的优点在于安静、私密，相对封闭、效率较高；不足在于信息交流和传递不便，人与人之间容易产生疏远感，不利于上下级之间的沟通。同时，几乎没有调整和改变布局的余地，存在一定的安全隐患。3.开放式办公室布置的优点在于成本较低，员工相互监督，协作功能强，效率高；不足在于相互干扰，会带来职员之间的闲聊等。4.组合办公室布置优点在于在开放式办公室布置的基础上，通过设置半截屏风，避免开放式布置的相互干扰、闲聊，便于重新调整和布置，节省费用。实训项目一环境管理六、信息链接（一）基础知识5.活动中心型

4、办公布置的优点在于会议室、讨论间、电视电话、接待处、打字复印、资料室等集成，设施设备一应俱全，工作人员根据实训任务的不同在不同的活动中心之间移动，每人仍保留有一个小小的传统式个人办公室，较适合于项目型的工作。6.办公人员位次需要考虑工作流程的相互衔接及科学的工序。7.办公室环境应当舒适、养心，利于工作。8.办公室应当安全制度健全、设施符合安全规范。实训项目一环境管理六、信息链接（二）基本技能1.办公室布置必须从工作出发，力求简洁、安全，可以定期进行一些微调，避免视觉疲劳。2.职务较高和承担较重责任的人员，位次一般应在办公室靠后位置，营造出相对安静的办公环境。3.办公室应当光线充足、隔音、通风，

5、颜色、温度适宜、整齐清洁。4.办公室应当备有急救箱，电话线、电线等、网线以及其他各种明线无裸露情况，整齐有序。座位间应留有安全逃生通道。实训项目一环境管理七、参考案例办公室空调机电源线故障短路引发重大火灾事故办公室空调机电源线故障短路引发重大火灾事故案情概述：2000年1月6日凌晨4时32分，位于广州市海珠南路146号AA面包屋二楼办公室发生重大火灾，火灾将该楼二、三楼及天台房屋全部烧毁，过火面积120平方米，火灾中有5人死亡(二男三女)。经调查认定，这起火灾的起火原因是因AA面包屋二楼办公室空调机电源线故障短路引起的。评析：安全工作无小事，办公室出于工作的需要，各类电器设备比较密集，如果制度

6、不健全、不按照规定流程管理，极容易发生火灾等安全事故。所以，负责办公室环境管理的秘书人员必须高度关注，慎之又慎。案例实训项目一环境管理七、参考案例办公室应当如何保持良好的环境办公室应当如何保持良好的环境案例概述：某公司齐秘书负责环境管理，星期一下午下班的时候，公司办公室接待区接待了一批不速之客，接待结束后就直接去了一家酒店吃饭，齐秘书陪客人喝了很多酒。次日，齐秘书硬撑着按时上班，刚准备通风透气、打扫办公室，办公室来了一批故意没有与总经理预约的重要客人，其中一位是总经理多年未见，在某世界五百强企业担任全球副总裁的挚友，可是接待区一片狼藉。评析：负责环境管理的秘书应当在结束后迅速打扫，如果时间来不

7、及，应当在次日早晨，提前清扫、通风透气。任何场合，职业秘书都应当保持清醒的头脑，因为，秘书完成一项接待后的下一项接待具有太多的不确定性。案例实训项目一环境管理八、小贴士（一）办公室温度标准办公区域夏季室内空调温度设置不得低于26摄氏度、冬季室内空调温度设置不得高于20摄氏度的控制标准。资料来源：2007年6月1日国务院办公厅关于严格执行公共建筑空调温度控制标准的通知（国办发200742号）实训项目一环境管理八、小贴士（二）办公建筑照明标准值房间或场所房间或场所参考平面及其高度参考平面及其高度照度标准值照度标准值(Lx)UGRRa普通办公室0.75m 水平面3001980高档办公室0.75m 水

8、平面5001980会议室0.75m 餐桌面3001980接待室、前台0.75m 水平面300-80营业厅0.75m 水平面3002280设计室实际工作面5001980文件整理、复印、发行室0.75m 水平面300-80资料档案室0.75m 水平面200-80实训项目一环境管理八、小贴士（三）办公室的颜色选择办公室总体上颜色应当单纯柔和1办公室内墙适合选用白色、乳白色2天花板一般选用白色以保持对光线的高反射3地板选用不易被污染的棕色系为宜4实训项目一环境管理九、实训绩效记录熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握设计办公室布置安排办公人员位次整理领导办公环境管理办公室环境管理办公室安全任 务熟练程度实

9、训项目二信息管理一、实训目的会收集信息会整理信息会使用信息会管理信息实训项目二信息管理二、实训内容任务一收集建设商贸广场的有关信息1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二信息管理二、实训内容任务二筛选与商贸广场项目有关的信息1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二信息管理二、实训内容任务三系统化整理经过筛选的商贸广场建设信息1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二信息管理二、实训内容任务四存储加工后的商贸城信息1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二信息管理二、实训内容任务五撰写商贸广场建设可行性报告1要求2评价标准3评价办法4实

10、训组织5时间安排实训项目二信息管理二、实训内容任务六传递商贸广场建设信息1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二信息管理二、实训内容任务七有效利用商贸城相关信息1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二信息管理三、实训环境普通场地场地设施设备工作台、计算机、刻录机、传真机等。实训项目二信息管理四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目二信息管理五、工作流程工序1工序2工序3工序4收集信息明确主体明确对象明确方法收集信息筛选信息信息汇总明确标准初步筛选再次筛选加工信息初步集成逻辑归类明确主题形成报告存储信息制定规则确定介质存储信息信息编目挖掘信息确定方向选择数据分

11、析理据提取措施传递信息分类汇总明确受众传递信息确认接收利用信息接收信息信息分类信息编目即时利用任务工序实训项目二信息管理六、信息链接（一）基础知识1.秘书部门能做好信息工作，是为领导工作提供智谋助手作用的基础。2.秘书信息不等于普通信息，对领导工作特别是对领导决策及其贯彻有直接关联，甚至重大影响的信息才是秘书工作应当研究和利用的信息。3.秘书一般不是信息源，决不可去“制造”信息。领导人的信息来源，也不应全求之于秘书，还应通过自己学习、阅读、开会、调查研究、接触群众与专家等多种渠道去掌握第一手信息，秘书部门以外的各业务部门，也是领导人重要的信息来源。4.中共中央办公厅关于进一步加强信息工作的意见

12、指出：及时、准确、全面地提供信息是信息工作的基本原则，也是党委对信息的基本要求，坚持两点论，有喜报喜，有忧报忧。实训项目二信息管理六、信息链接（二）基本技能1.收集信息应当尽可能渠道多元、来源广泛，避免偏听偏信。2.筛选信息应当尽可能使信息接近使用目的，有助于工作。3.为了降低领导的劳动强度，信息可以加工，但是加工信息不能违背信息的真实性原则。4.存储信息应当尽可能多介质，且注意保密。办公计算机不上网，不适用来历不明的移动存储器。组织内部使用加密盘。5.信息传递应及时、全面，避免信息传递迟延或者遗漏影响工作。6.信息应尽可能广泛地提供利用并持续提高其使用深度。实训项目二信息管理七、参考案例喜讯

13、后面的悲剧喜讯后面的悲剧案例概述：总经理一天三次电话询问办公室信息秘书小王，了解南方市场的销售情况。小王一连打了好几次长途电话，总公司南方办事处主任都不在家，得不到答复。总经理要外出办事，临出门还叮嘱小王及时了解南方市场的情况，只要南方销售形势好，便可调整下一季度的生产任务，使企业再上一个台阶。小王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南方办事处吴主任。“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。总经理急需了解你们的销售情况。”“我们的销售形势大好啊!我正忙着与港商洽谈十万套西服的出口合同呢!面料和样式与上次一样。”“那太好了!能成功吗?”小王问。“估计问题不大!意向书已经草签，今天下午四

14、时进一步洽谈细节，然后签订合同。”吴主任说。实训项目二信息管理七、参考案例“那我下午四点半等您的准确消息。”“四点半我还有个应酬。我让办事处小李给你回个电话。”小王刚放下电话，总经理的秘书小刘又打来电话问南方的销售情况。“吴主任说，南方形势大好，正在与港商洽谈十万套西服的出口合同。”小王兴高采烈地说。“成功的把握大吗?”小刘问。“吴主任说，今天下午四点正式签约。面料和样式与上次一样”。“那就是说，只有签约的手续了?”小刘又问。“是的。”小王肯定地说：“我接到签约回电后马上告诉你”。小刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室小王接到南方办事处吴主任电话，与港商洽谈出口十万套西服合同，面

15、料和样式与上次一样。今天下午四点正式签约。3月25日小刘记录。”续实训项目二信息管理七、参考案例下午五点二十分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了小刘的记录后非常高兴。他拨通电话，要求采购员按上次要求购进面料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，生产部门准备另外招收一批熟练技工时间就是金钱，总经理抢在时间前面调兵遣将，一直忙到晚上七点半还没有吃饭。下午四点半，办公室小王一连接到北方办事处、西北办事处的两个长途电话，一直打到下午五点半。刚放下电话，上海的男朋友又打来长途，商量结婚物资采购和蜜月旅行路线，一直谈了两个多钟头，柔情蜜意中连吃饭的事也给忘了。直到男朋友挂断电话，小王才想起南

16、方办事处的重要电话还未接到。这时已快八点了，她一拨通南方办事处，小李开头一句就吼道：“怎么搞的?我拨了几个钟头电话，总是占线，你的电话拨不通，总经理的电话也拨不通“合同签了吗?”小王来不及解释，打断小李的话问道。“签个屁!生意让深圳一家公司抢去了。人家更有优势，吴主任气得高血压病也犯了，住院去了。”续实训项目二信息管理七、参考案例小王赶快拨总经理的办公室电话。总经理办公室无人接，小刘也下班了。她又把电话打到总经理家里，家里说他没回来。最后，好不容易在大富酒楼里找到了总经理。“什么?谈判失败?”总经理一听，手里的酒杯也落地了。他知道高档面料已经购进，现在只有压在仓库里 重大的经济损失不可避免，总

17、经理、吴主任、小王、小刘、小李像害了一场大病。公司的前途，个人的去留，使他们忐忑不安 案例分析：信息工作要注意及时性、变动性，在重大项目接受的过程中必须保持信息渠道的通畅。续实训项目二信息管理八、小贴士可能的问题解决方案1信息不能及时更新将信息上报及时性作为考核指标2信息失真将信息准确性作为考核指标加强对数据信息的监控，尽早发觉异常情况，并在统计分析时排除3信息通过信息中心流转速度减慢某些紧急信息应立即通知有关人员，同时通知信息中心备案4数据库使用不方便合理设计数据库充分利用现代数据处理技术，如：数据挖掘等5操作不当造成机器损坏，数据库信息丢失数据库备份，书面记录保留在初期只有信息中心人员才可

18、以对数据库操作专机专用加强培训秘书信息管理中可能遇到的问题及解决方案秘书信息管理中可能遇到的问题及解决方案实训项目二信息管理九、实训绩效记录熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握收集信息筛选信息加工信息存储信息挖掘信息传递信息利用信息任 务熟练程度实训项目三办公管理一、实训目的会 合 理 地 安 排 工 作会 制 定 值 班 安 排会 正 确 使 用 印 章会主动做好后勤保障实训项目三办公管理二、实训内容任务一安排工作顺序1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务二制定工作日程表1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管

19、理二、实训内容任务三管理工作日志1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务四拟定值班制度1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务五编制值班表1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务六督办值班1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务七刻制印章1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务八启用与销毁印章1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排

20、实训项目三办公管理二、实训内容任务九正确使用印章1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务十提供车辆服务1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务十一管理接待1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务十二管理办公用品1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务十三管理备用金1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理二、实训内容任务十四安排落实安全保卫1实训情境2要求3评价标准

21、4评价办法5实训组织6时间安排实训项目三办公管理三、实训环境普通场地场地设施设备各种日程表、工作日志，值班记录、电话机，用印记录簿、切刀、实训用印章；派车单、派餐单、各种管理表格。实训项目三办公管理四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目三办公管理五、工作流程工序1工序2工序3工序4安排工作顺序确定工作重要度确定工作紧急度拟定工作顺序调整工作顺序制定工作日程表与领导沟通熟悉总体战略制定工作日程报请核准管理工作日志熟悉上司了解主要工作制定工作日志及时补充更新拟定值班制度明确值班职责了解值班要求编制值班制度确认值班制度编制值班表明确值班时间明确值班对象编制值班表确认值班表值班督办建立督办制度明

22、确督办部门定期督办定期反馈值班记录掌握记录要求掌握值班情况全面记录及时整理值班交接熟悉交接制度联系接班人员遗留事项交接书面记录交接突发事件处理及时掌握信息全面分析信息按规定处理详细记录印章刻制报请批准设计印模选择网点实际刻制印章颁领报送审核启用发文领用登记印模留存任务工序实训项目三办公管理五、工作流程 工序1工序2工序3工序4印章使用使用申请审查批准使用登记正确用印印章保管建章立制确定地点遴选人员定期维护印章销毁登记造册报请批准监督销毁记录备案车辆服务派车申请调配车辆登记台账回库检修接待管理接待申请领导核准合理安排登记台账办公用品管理例行检查及时添加登记台账定期统计库存控制建立库存量使用审批定

23、期盘存及时补充备用金管理申领备用金使用申请领导审批核报补充安全保卫建立预案领受任务实施安保处理突发事件印章使用使用申请审查批准使用登记正确用印印章保管建章立制确定地点遴选人员定期维护任务工序实训项目三办公管理六、信息链接（一）时间管理1.基础知识(1)秘书的精力总是有限的，而秘书需要应对的工作却包罗万象，需要灵活运用ABC法合理安排工作顺序。(2)秘书工作应当有一定预见性，秘书安排领导工作日程应当尊重实际、得到确认并适当保密。2.基本技能(1)重要而且紧急的公务一般优先安排。(2)安排日程必须留有余地、经过确认、注意保密。(3)手工填制的工作日志应当为上司和自己各准备一套。实训项目三办公管理六

24、、信息链接（二）值班管理1.基础知识(1)值班制度的科学、合理是做好值班工作的重要前提。(2)值班表应当明确规定值班人员必须要履行的义务。(3)值班人员应当详细做好值班记录。2.基本技能(1)值班制度应当明确规定值班人员、联系方式、值班时间、值班地点、主要职责、交接班程序等内容。(2)会依据实际情况编排值班表(3)履行好值班交接手续，会进行值班督办，会处理突发事件。实训项目三办公管理六、信息链接（三）印章管理1.基础知识(1)印章的标识作用：一个组织区别与其他组织。(2)印章的权威作用：代表组织，象征权威。(3)印章的凭证作用：证明法人、自然人身份。(4)中华人民共和国刑法第167条“伪造、变

25、造或者盗窃、抢夺、毁灭公文、证件、印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利；情节严重的，处三年以上十年以下有期徒刑。”实训项目三办公管理六、信息链接（三）印章管理2.基本技能(1)刻制印章不能出现内容错误、错别字，应当合乎规范。(2)印章颁发要书面记录、留存印模备案。(3)印章应当专人领用，做好记录。(4)印章使用应当建章立制，严格审批，规范加盖。(5)印章应当专人保管，定期维护。(6)印章销毁必须经过制发机关审批，借助专用设施销毁，并注重监销、记录。实训项目三办公管理六、信息链接（四）后勤保障1.基础知识(1)很多秘书部门承担着后勤保障职责。(2)后勤保障关系到各项工作的基本运

26、行，需要有责任心，有工作经验。(3)秘书部门经办后勤保障事项应当廉洁、控制成本、确保质量。2.基本技能(1)领导公务用车应当建章立制、确保安全、控制费用。(2)接待工作应注意接待礼仪、餐饮特色并注意控制费用。(3)办公用品管理应当建立台账。库存要注意保证需要。(4)备用金应当专用、及时报账。(5)安全保卫必须依靠员工、群防群治，并注意与公安机关建立快捷的信息传递平台。(6)熟练设计、使用各种管理表格。实训项目三办公管理七、参考案例案例假设你午饭后回到办公室，你计划着下午的日程。你有两项工作要做：第一项是处理一大堆琐碎又重要的事：口述信件、查看日常事务备忘并处理它们，给某人打电话或是查看疑难问题

27、。另外一项是关于一个重要而富有挑战性的技术问题，这个问题需要你和他人一起分析、讨论并解决。对于这个问题你非常有把握，因为它刚好属于你特长的领域。你有两个助手，他们都能做好第二项工作，原则上你可以让他们中的任何一个去完成，而琐事只能你自己处理，并且你只有完成这两项工作中一项的时间。你面临的问题是决定先做哪项工作。请从下列选项做出自己的选择，并依据选择来判断自己是属于哪种类型的权威。A.选择先处理技术问题，希望稍后能挤出时间来处理那堆琐事。B.选择先处理那堆琐事，让自己的一个助手来解决那个重要的、有挑战性的技术问题。实训项目三办公管理七、参考案例这个案例实际上是一个时间管理和利益的博弈过程。我们分

28、别来分析一下这两种选择的优劣。如果选择A，可以得到的好处就是：处理了有挑战性的、重要的有挑战性的技术问题，可以在属下面前显示自己的才能，增加权威感；在后来的升职过程中，这也是一笔笔较大的功劳，可以说服上级让自己升职；可以减少属下的成长机会，降低属下对自己的威胁。可能带来的坏处就是：处理事务效率非常低，让自己生活在疲惫之中，自己永远都是救火队员，如果增加一点任务就力不从心；属下得不到锻炼的机会，优秀的会离开团队，不优秀的会混日子；自己没有了学习提升的时间和精力，无法在专业技能和人脉关系上获得提高。这种领导属于那种不很自信的领导。毫无时间管理可言。续实训项目三办公管理七、参考案例如果选B，可以得到

29、的好处：在较短的时间内把各种事务处理清晰，是自己的工作变得相对轻松；给属下成长的机会，让属下认为自己是个好领导，并且当自己升职的时候有人接替自己此时的岗位；让自己有一定的时间交际和用于自我提升；能够使自己成为上级的左膀右臂。可能的坏处：属下能力成长，并且有了功绩，可能对自己产生威胁。这种领导我的能力等于我部下的能力再加上我对他们的领导力，所以领导者类型的人不会去做那些他下级能胜任的工作，使自己有足够的时间解决自己的事情。有一定的时间管理。当你在一个成熟的企业，企业有了官僚作风，人有些浮于事的企业，请你选择A，至少你可以在这个企业安稳的渡过；当你在一个稳步发展求实的企业，请你选择B，你会在企业的

30、进步中不断进步；如果你在一个快速发展求实的企业，请您选择C，相信你能够在不长的时间升职到高级管理人员或者成为股东。续实训项目三办公管理七、参考案例案例值班不坚守岗位，导致重大事故值班不坚守岗位，导致重大事故案例概述：某公司韦秘书已经在秘书岗位工作五个年头，工作能力特别强。一次，韦秘书培公司张副总经理值班，平常值班，公司没有发生过任何事情，大家已经把值班当成了一种聊天的事情。张总经理提议去外面吃饭后再回来值班，韦秘书陪同张副总经理离开公司，保安见到值班人员都走了，也跟着去了女朋友家。等到韦秘书陪同张副总经理回到公司，发现停在公司院内的两辆越野车不知去向。评析：居安更应思危，重大事故往往开始于疏忽

31、大意。秘书工作成败在于细节。在值班工作中，秘书有义务提醒值班领导、督促其他值班人员到岗，特别是必须保证不能出现所有值班人员全部离岗的情况，这是对公司负责，也是对自己负责。实训项目三办公管理七、参考案例案例秘书粗心，险些遗失公司印章秘书粗心，险些遗失公司印章案例概述：某公司韦秘书负责公司印章管理，一次，公司董事长与另一公司达成一个协议，协议在某酒店签署，韦秘书奉命将公司印章带到酒店。协议签署后，双方在酒店聚餐庆祝，韦秘书不小心多喝了几杯，在回家途中，韦秘书将公司印章遗失在董事长车上。评析：秘书管理公司印章责任重大，在随身携带印章时，更应保持清醒头脑，韦秘书幸亏将印章丢失在董事长车上，如果丢在出租

32、车上，可能就会给公司带来更多麻烦，当然，印章丢失在董事长车上，同时也将秘书的职业形象丢失在了董事长车上。实训项目三办公管理七、参考案例案例车辆管理混乱，影响公司工作车辆管理混乱，影响公司工作案例概述：某公司1名董事长、1名总经理、3名副总经理，公司共有3台公务用车。一天，排名第3的副总经理因为私事分别用车到同一个地方，刚好这天董事长、总经理因为紧急公务需要用车，负责车辆管理的秘书一时间手足无措。评析：公司应当建立严格的车辆管理制度，原则上公车只能公用，必须私用应当经过总经理批准；通往一个地方应当只派一台车；主要领导应当优先用车；应当有备用应急车辆。实训项目三办公管理七、参考案例案例安全保卫处置

33、不当，险些酿成重大事故安全保卫处置不当，险些酿成重大事故案例概述：某公司办公室负责办公大楼的安全保卫工作，一天公司召开董事会，会议中途，一名债权人带领三名家属冲击会场，安保人员闻讯，强行将债权人拽下，一名家属在拉扯中倒地，众家属一起围攻安保部长。评析：安全保卫应当未雨绸缪，债权人能够冲击会场说明安保工作本身就存在重大瑕疵；缺乏执法权的安保人员对抗式的处置无疑又加剧了矛盾。实训项目三办公管理八、小贴士时间工作内容7:45 整理接待室8:20 提醒系主任提前到1会议室8:05 系简介、系主任名片分送来宾10:20 提醒系主任与某公司许总见面10:30 预定午餐17:00 陪同系主任检查学生宿舍大学

34、系办秘书的工作日志大学系办秘书的工作日志2009年3月9日 星期一实训项目三办公管理八、小贴士秘书值班的注意事项秘书值班的注意事项公司值班记录值班日期星期天气值班人员签到到岗时间离岗时间公司大事电话记录交接说明记录人签名实训项目三办公管理八、小贴士接待审批单接待审批单来访单位来访事由来访领队来访人数接待项目费用额度接待部门接待领导接待酒店费用额度陪同人员执行情况实训项目三办公管理八、小贴士用车申请单用车申请单事由：起止地点：用车时间：用车人：部门负责人主要高管：综合部主要高管：申请部门：年月日实训项目三办公管理九、实训绩效记录熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握安排工作顺序制定工作日程表管理工作

35、日志拟定值班制度编制值班表值班督办值班记录值班交接突发事件处理印章刻制任务掌握程度实训项目三办公管理九、实训绩效记录熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握印章颁领印章使用印章保管印章销毁车辆服务接待管理办公用品管理库存控制备用金管理安全保卫任务掌握程度实训项目四随从事务一、实训目的会在思想上、组织上、资料上、物质上做好随从准备会在随从领导过程中妥善安排好相关事务会在结束随从后落实领导承诺事务，做好随从事务总结实训项目四随从事务二、实训内容任务一制定出差日程表1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四随从事务二、实训内容任务二准备好随从前期工作1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间

36、安排实训项目四随从事务二、实训内容任务三实施随从1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四随从事务二、实训内容任务四做好随从善后工作1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四随从事务三、实训环境普通场地场地设施设备工作台、电话机、传真机。实训项目四随从事务四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目四随从事务五、工作流程工序1工序2工序3工序4随从准备思想准备组织准备资料准备物质准备实施随从充分协调精心安排及时联络合理休闲随从善后安排返程整理资料落实承诺报销费用任务工序实训项目四随从事务六、信息链接（一）基础知识(1)随从事务的类型很多，包括随领导出席会议、随领导进

37、行商务调研、商务谈判、商务出访等。其工作程序大致相同。(2)在做好各种业务服务的同时，秘书还应当妥善处理好后勤服务工作。(3)实现商务目的是秘书随从事务的终极目的。实训项目四随从事务六、信息链接（二）基本技能(1)在随从准备阶段应当尽可能地收集各种信息，充分了解目的地、对方企业等各方面情况。(2)在陪同领导外出的过程中，应当注意保持与我方企业信息的通畅，重大信息及时报告领导决定。(3)随从过程中应当在坚持公司利益底线的基础上把握灵活原则，适度妥协，尊重合作方的惯例。(4)对于领导承诺的事项，秘书应当及时提醒领导落实。实训项目四随从事务七、参考案例案例资料准备不充分，影响商务谈判结果资料准备不充

38、分，影响商务谈判结果案例概述：受金融危机影响，某公司产品出口量被大幅度削减，总裁秘书小陈，陪同总裁到外省与公司的下游合作企业就适当削减产量、降低产品加工费用进行协商。小陈秘书事先没有与某企业进行沟通，对企业的情况掌握不够，到达某企业后，总裁一行受到企业所在地市委书记的亲自接待，第一餐宴会总裁就因为不胜酒力而住院，匆忙中，随行的副总裁代表公司与企业进行商务谈判，结果无法说服某企业，因为有约在先，某公司只能无功而返。评析：秘书随从准备必须充分，否则必然影响商务活动的最终效果，从而损害公司利益；在陪同领导赴宴时，应当保护领导，避免过度饮酒上海领导身体，影响公司工作。实训项目四随从事务七、参考案例案例

39、返程安排没考虑特殊情况，误火车误航班返程安排没考虑特殊情况，误火车误航班案例概述：武汉某公司艾秘书陪同领导到北京出差，计划乘火车返回武汉，结果，乘计程车时领导告诉司机到北京站，结果到达北京站后才发现应当是北京西站，马上转车北京西站，刚刚赶到北京西站，火车已经开动。一个月后，艾秘书陪同领导在深圳出差，办理完公务后，计划乘飞机飞回武汉，于是，提前两小时乘计程车到机场，正常车程是一个半小时，但是当天刚好遇上机场高速公路临时关闭一小时，结果误机。评析：很多大城市有多个火车站，秘书安排返程时，一定要核准始发车站的准确名称；机场一般在城郊，乘坐航班一定要留有足够的余地，至少提前一个小时抵达机场，途中时间也必须留有余地，否则，很容易误机。实训项目四随从事务八、小贴士(一)秘书如何做好随从准备工作1思想准备2组织准备3资料准备4物质准备实训项目四随从事务八、小贴士(二)秘书如何实施随从1充分协调2精心安排3及时联络4合理休闲实训项目四随从事务八、小贴士(三)秘书如何做好随从善后1安排返程2整理资料3落实承诺4报销费用实训项目四随从事务九、实训绩效记录熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握随从准备实施随从随从善后任务掌握程度谢谢观看