秘书学-第一章绪论课件.ppt

1、电子教案模版配色（1）通过本模块的学习，你应能够：通过本模块的学习，你应能够：1、掌握秘书的含义与分类、掌握秘书的含义与分类2、了解文员、助理和秘书的区别、了解文员、助理和秘书的区别3、掌握秘书实务的概念与内容、掌握秘书实务的概念与内容4、秘书工作的原则、秘书工作的原则学习目标模块模块1 1 绪论绪论 第一节秘书的含义及分类第一节秘书的含义及分类第二节第二节文员、助理和秘书的区别文员、助理和秘书的区别第三节秘书实务的概念与内容第三节秘书实务的概念与内容第四节秘书工作的原则第四节秘书工作的原则主要内容模块模块1 1 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第一节秘书的含义及分类一、秘书的含义 1 1、所

2、谓秘书，乃是组织或主管所谓秘书，乃是组织或主管的助手，其任务是在认可的职权的助手，其任务是在认可的职权范围内，提供辅助工作与综合服范围内，提供辅助工作与综合服务，并能运用办公室的工具设备，务，并能运用办公室的工具设备，从事组织与主管制定的行政性任从事组织与主管制定的行政性任务的人员。务的人员。第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第一节秘书的含义及分类一、秘书的界定 2 2、秘书是为政府机关、企事业单、秘书是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员。综合服务的人员。秘书学秘书学陈合宜著陈合宜著 第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（

3、1）第一节秘书的含义及分类一、秘书的界定 3 3、秘书是专门从事办公室程序工、秘书是专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的务，并为领导决策及实施服务的人员。人员。劳动和社会保障部劳动和社会保障部 秘书职业技能标准秘书职业技能标准 第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第一节秘书的含义及分类一、秘书的界定一、秘书的界定 4 4、所谓秘书专业，乃是办公室内特、所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的助手。其任务，是在认可定主管的助手。其任务，是在认可的职权范围内，不必经过直接的督的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的

4、工具，从事管，就能运用办公室的工具，从事该主管制定的行政性任务。该主管制定的行政性任务。国际职业秘书协会国际职业秘书协会 第一章第一章 绪论绪论 第一节秘书的含义及分类二、我国秘书含义的演变1 1、宫中秘藏之书：古代指皇宫里、宫中秘藏之书：古代指皇宫里秘密珍藏的图书资料。秘密珍藏的图书资料。“秘书秘书监监”“”“秘书令秘书令”“”“秘书丞秘书丞”都都不是秘书，不是秘书，“史官史官”“”“御御史史”“”“尚书尚书”“”“掌书记掌书记”“”“中中书舍人书舍人”等才是现代意义上的等才是现代意义上的秘书。秘书。2 2、铺臣：世界许多国家主管政府、铺臣：世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。事务的

5、部长或常务副部长。第一章第一章 绪论绪论 古代秘书图电子教案模版配色（1）第一节秘书的含义与分类二、我国秘书含义的演变3 3、行政职位：真正使秘书这一职业、行政职位：真正使秘书这一职业在我国具有现代意义的开端，是孙在我国具有现代意义的开端，是孙中山领导的中华民国临时政府。当中山领导的中华民国临时政府。当时实行总统制，下设秘书处，设秘时实行总统制，下设秘书处，设秘书长一人，秘书若干人，政府各局、书长一人，秘书若干人，政府各局、部都设有秘书室、秘书科和秘书官。部都设有秘书室、秘书科和秘书官。4 4、社会职业：以其处理文书、事务、社会职业：以其处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会的知识与能力

6、以及管理能力为社会服务。服务。第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第一节秘书的含义与分类三、秘书的类别和层次1 1、秘书的类别、秘书的类别第一章第一章 绪论绪论 按服务单位性质按服务单位性质 机关秘书机关秘书 企业秘书企业秘书 私人秘书私人秘书 商业秘书商业秘书 涉外秘书涉外秘书第一节秘书的含义与分类第一章第一章 绪论绪论 周总理秘书分类（部分）周总理秘书分类（部分）赵赵 炜炜周恩来的生活秘书周恩来的生活秘书 越茂峰越茂峰周恩来的机要秘书周恩来的机要秘书 张永池张永池周恩来的贴身秘书周恩来的贴身秘书 赵行杰赵行杰周恩来的警卫秘书周恩来的警卫秘书 李越然李越然周恩来的俄文秘书周恩来的俄

7、文秘书 雷英夫雷英夫周恩来的军事秘书周恩来的军事秘书 马马 列列周恩来的外事秘书周恩来的外事秘书 钱嘉东钱嘉东周恩来的外事秘书周恩来的外事秘书 韦韦 明明周恩来的文教秘书周恩来的文教秘书 李李 岩岩周恩来的经济秘书周恩来的经济秘书 顾顾 明明周恩来的工业秘书周恩来的工业秘书 杨杨 纯纯周恩来的农业秘书周恩来的农业秘书 周研森周研森周恩来的行政秘书周恩来的行政秘书 王伏林王伏林周恩来的秘书周恩来的秘书 电子教案模版配色（1）第一节秘书的含义与分类三、秘书的类别和层次1 1、秘书的类别、秘书的类别第一章第一章 绪论绪论 美国按工作职责划分美国按工作职责划分 行政秘书行政秘书 公司秘书公司秘书 通讯

8、秘书通讯秘书 技术秘书技术秘书 医学秘书医学秘书 法律秘书法律秘书第一节秘书的含义与分类第一章第一章 绪论绪论 比尔比尔盖茨的第一任秘书是个年轻漂亮的女盖茨的第一任秘书是个年轻漂亮的女大学生，但是，这位秘书小姐除了完成自己大学生，但是，这位秘书小姐除了完成自己本职的工作，就是忙着充电学习，为跳槽做本职的工作，就是忙着充电学习，为跳槽做准备，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠准备，对任何事情都是一副不闻不问的冷漠劲儿。没过多久，比尔劲儿。没过多久，比尔盖茨就要求给他换盖茨就要求给他换个秘书。就这样，盖茨的第二任女秘书、个秘书。就这样，盖茨的第二任女秘书、4242岁的露宝上任了。她已经是岁的露宝上任

9、了。她已经是4 4个孩子的母亲，个孩子的母亲，而比尔而比尔盖茨当时的年龄是盖茨当时的年龄是2121岁。事实证明，岁。事实证明，他的选择是正确的。露宝以一个成熟女性特他的选择是正确的。露宝以一个成熟女性特有的缜密与周到，把微软看成一个大家庭，有的缜密与周到，把微软看成一个大家庭，里里外外打理得井井有条。露宝赢得了比里里外外打理得井井有条。露宝赢得了比尔尔盖茨的器重和微软员工的尊重。盖茨的器重和微软员工的尊重。第一节秘书的含义与分类三、秘书的类别和层次2 2、秘书的层次、秘书的层次第一章第一章 绪论绪论 高级秘书：深入到决策过程，是领导的高级参高级秘书：深入到决策过程，是领导的高级参谋和助手。谋和

10、助手。中级秘书：协助领导实施管理、开展各项组织中级秘书：协助领导实施管理、开展各项组织活动的基础性工作。活动的基础性工作。初级秘书：从事操作性、服务性工作的秘书。初级秘书：从事操作性、服务性工作的秘书。电子教案模版配色（1）第二节文员、助理和秘书的区别 一、文员一、文员 文员是文书人员的简称，其职责范文员是文书人员的简称，其职责范围与文书类似。广义的文员主要是围与文书类似。广义的文员主要是指在企业从事服务性工作的人员，指在企业从事服务性工作的人员，如负责整理办公室、制作打印文稿、如负责整理办公室、制作打印文稿、收发信件、接待来访以及出差报销收发信件、接待来访以及出差报销等工作，属于比较单纯的技

11、术性、等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员，也被称为辅助类事务性操作人员，也被称为辅助类工作人员。工作人员。第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第二节文员、助理和秘书的区别 二、秘书二、秘书 秘书除了处理文书和事务性工作以外，秘书除了处理文书和事务性工作以外，还担负着辅助领导实施管理任务，如还担负着辅助领导实施管理任务，如组织会议、参与计划、沟通协调、撰组织会议、参与计划、沟通协调、撰写报告、调查研究等，即所谓写报告、调查研究等，即所谓“既要既要参与政务，又要管理事务参与政务，又要管理事务”。秘书的地位、级别、待遇，一般要高秘书的地位、级别、待遇，一般要高于文员。于文员。第一

12、章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第二节文员、助理和秘书的区别 三、助理三、助理 在既有助理又有秘书的情况下，秘书在既有助理又有秘书的情况下，秘书做得更多的是服务性工作，不参与做得更多的是服务性工作，不参与决策；而助理则与领导的工作内容决策；而助理则与领导的工作内容直接相关。助理可以参与领导的一直接相关。助理可以参与领导的一些决策，给领导提供建议。在没有些决策，给领导提供建议。在没有秘书这一岗位的情况下，助理即秘秘书这一岗位的情况下，助理即秘书。书。第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）案例分析案例分析 领导不在领导不在 某局长正忙于工作，一位以爱上访告状闻名的退休职工李某来访

13、。某局长正忙于工作，一位以爱上访告状闻名的退休职工李某来访。尹秘书先热情招呼，然后说去看看局长在不在。局长正忙，说了一句：尹秘书先热情招呼，然后说去看看局长在不在。局长正忙，说了一句：“告诉他我不在告诉他我不在”，又低头忙他的去了。尹秘书出来说：，又低头忙他的去了。尹秘书出来说：“局长不在局长不在办公室，您先回去，有什么事情我可以代为转告。办公室，您先回去，有什么事情我可以代为转告。”既然如此，李某既然如此，李某就走了。就走了。约一个小时后，局长外出，遇到了正在走廊来回走动的李某，李约一个小时后，局长外出，遇到了正在走廊来回走动的李某，李某说：某说：“刚才尹秘书说您不在啊！刚才尹秘书说您不在啊

14、！”“”“哪里哪里，我一直在啊！哪里哪里，我一直在啊！”局局长毫不迟疑地回答。事后，李某逢人便说尹秘书欺上瞒下，品质差。长毫不迟疑地回答。事后，李某逢人便说尹秘书欺上瞒下，品质差。问题：问题：面对着种情况，如果你是尹秘书该如何处理？面对着种情况，如果你是尹秘书该如何处理？电子教案模版配色（1）第三节秘书实务的概念与内容 一、秘书实务的概念一、秘书实务的概念 1、秘书学、秘书实务的概念、秘书学、秘书实务的概念 秘书学是研究和学习秘书、秘书工作和秘书部门的发生秘书学是研究和学习秘书、秘书工作和秘书部门的发生和发展，揭示其基本特点和规律，用以指导秘书工作实和发展，揭示其基本特点和规律，用以指导秘书工

15、作实践，提高秘书工作者的素养的学科。践，提高秘书工作者的素养的学科。秘书实务是重点研究和学习秘书工作的范畴及学习如何秘书实务是重点研究和学习秘书工作的范畴及学习如何做好秘书工作的课程。秘书活动的职能最终必须通过具做好秘书工作的课程。秘书活动的职能最终必须通过具体的秘书实务来实现。体的秘书实务来实现。第一章第一章 绪论绪论 电子教案模版配色（1）第三节秘书实务的概念与内容 二、秘书实务的内容二、秘书实务的内容 1 1、办公室事务管理、办公室事务管理 2 2、文书处理工作、文书处理工作 3 3、公关事务管理、公关事务管理 4 4、沟通与协调、沟通与协调 5 5、会议管理、会议管理 6 6、信息管理

16、、信息管理 7 7、档案管理、档案管理第一章第一章 绪论绪论 案例分析案例分析 秘书与泡茶秘书与泡茶 上午十一点，总经理对办公室主任说，下午两点有一个重要客户要来，让其上午十一点，总经理对办公室主任说，下午两点有一个重要客户要来，让其通知行政部做好准备，特别强调要沏龙井茶。办公室主任当时正忙，就让秘通知行政部做好准备，特别强调要沏龙井茶。办公室主任当时正忙，就让秘书小娜去办。小娜用电话联系，行政部一直无人接听，于是小娜亲自跑去行书小娜去办。小娜用电话联系，行政部一直无人接听，于是小娜亲自跑去行政部通知。政部通知。下午四点半，总裁将办公室主任叫去，责问为什么给客人喝的是普通的袋泡下午四点半，总裁

17、将办公室主任叫去，责问为什么给客人喝的是普通的袋泡茶。办公室主任挨了训，就找小娜了解是怎么回事。小娜说，她先是打电话，茶。办公室主任挨了训，就找小娜了解是怎么回事。小娜说，她先是打电话，接着亲自去，但行政部一直没人，于是在那留了张纸条。主任追问：接着亲自去，但行政部一直没人，于是在那留了张纸条。主任追问：“既然既然行政部没人，你为什么不亲自准备龙井茶呢？行政部没人，你为什么不亲自准备龙井茶呢？”小娜当即脱口而出：小娜当即脱口而出：“我是我是秘书，不是泡茶的！秘书，不是泡茶的！”这话很快传到了总裁耳朵里。几天后，小娜被炒了鱿鱼。这话很快传到了总裁耳朵里。几天后，小娜被炒了鱿鱼。小娜是北京一所著名

18、高校英语专业的毕业生，后又去英国留学两年，半年前小娜是北京一所著名高校英语专业的毕业生，后又去英国留学两年，半年前回国来到这家公司。小娜的英语讲得很棒，工作能力也强，就为了一句赌气回国来到这家公司。小娜的英语讲得很棒，工作能力也强，就为了一句赌气的话而被解雇，大家都觉得很可惜。的话而被解雇，大家都觉得很可惜。问题：名校出身且有留学经历的小娜，为什么会因为一件问题：名校出身且有留学经历的小娜，为什么会因为一件“小事小事”被认为不被认为不称职而被解雇？称职而被解雇？一、秘书工作的基本特征1、辅助性、辅助性2、事务性、事务性3、协调性、协调性第一章第一章 绪论绪论 第四节秘书工作的原则案例分析案例分

19、析 “聪明聪明”的黄科长的黄科长 某地委办公室信息科黄科长采写了一篇较有价值的信息稿，经过一番某地委办公室信息科黄科长采写了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发。此稿目前不宜发。”看到自己的工作成果看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙枪毙”，

20、黄科长心里有说不出的滋味。，黄科长心里有说不出的滋味。“这么好的题材，可惜了！不行，得想个办法。这么好的题材，可惜了！不行，得想个办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委袁副主任签发，居然顺利通标题，内容的文字也略作改动，然后拿给地委袁副主任签发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。发而高兴时，被通知

21、到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。案例分析案例分析 如实汇报如实汇报总经理把销售部秘书小张叫到办公室，问道：总经理把销售部秘书小张叫到办公室，问道：“你们销售部是怎么回事？你们销售部是怎么回事？听办公室的同志说，就差你们的年度计划没有报上来了。刚才打电话找你听办公室的同志说，就差你们的年度计划没有报上来了。刚才打电话找你们经理也找不到，上次计划讨论会也没有出席，你们这种拖拖拉拉的作风们经理也找不到，上次计划讨论会也没有出席，你们这种拖拖拉拉的作风要改一改了！要改一改了！”小张心里明白，销售部经理最近因为爱人出差，小孩生病小张心里明白，销售部经理最近因为爱人出差，小孩生病住院，没有参加讨

22、论，也耽误了报计划。在总经理面前没有机会解释，只住院，没有参加讨论，也耽误了报计划。在总经理面前没有机会解释，只好回去汇报：好回去汇报：“总经理批评我们作风拖拉，说您上次没有参加会议，计划总经理批评我们作风拖拉，说您上次没有参加会议，计划也没有交。也没有交。”“”“我儿子住院一个多星期了，哪有时间讨论计划？上次会议我儿子住院一个多星期了，哪有时间讨论计划？上次会议我不是请了假吗？总经理也太不体恤下属了！我不是请了假吗？总经理也太不体恤下属了！”问题：问题：小张的做法对不对？如果你是秘书小张，你该怎样转达总经理的意思。小张的做法对不对？如果你是秘书小张，你该怎样转达总经理的意思。二、秘书工作的基

23、本原则1 1、遵纪守法原则、遵纪守法原则2 2、服务第一原则、服务第一原则3 3、优质高效原则、优质高效原则4 4、经济性原则、经济性原则5 5、被动性与主动性相统一原则、被动性与主动性相统一原则第一章第一章 绪论绪论 第四节秘书工作的原则案例分析案例分析 秘书工作的基本原则秘书工作的基本原则 琳达是腾飞仪器（北京）公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业，人琳达是腾飞仪器（北京）公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业，人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有些基本原则。下面有5 5个选项

24、：个选项：a a、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主张，而、在处理上司交办的工作时，如果遇到不明白的地方，不要自作主张，而是在请上司确认之后再处理。是在请上司确认之后再处理。b b、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司机密，所以，即使、在上司身边工作，肯定会比一般员工多知道一些公司机密，所以，即使知道了也要装作不知道。知道了也要装作不知道。c c、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。、秘书不能只等上司给自己交办工作，应该学会自己找事做。d d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同样要处理好。这事到底与、即使上司指示你帮他处理一些个人私事，你同

25、样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。上司的工作有没有关系，可以在处理完之后再去确认。e e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务，所以，秘书应仔细观察上司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。司，了解他现在想做什么，从而提前主动为他提供帮助。请从上面请从上面5 5个选项中挑选出个选项中挑选出1 1个你认为不合适的，并说明理由。个你认为不合适的，并说明理由。案例分析案例分析 秘书的主动性秘书的主动性 秘书工作历来是秘书工作历来是“被动的被动的”，所谓，所谓“领导叫干啥就干啥，不叫干啥领导

26、叫干啥就干啥，不叫干啥别干啥别干啥”。很多老秘书的经验教训就是。很多老秘书的经验教训就是“谨慎小心，别捅娄子谨慎小心，别捅娄子”，“不求有功，但求无过不求有功，但求无过”。但是，几乎所有发达国家的领导人、成。但是，几乎所有发达国家的领导人、成功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力。功的企业家都要求自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力。新民晚报新民晚报载：松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分载：松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准：类标准：最好的员工是任何事情首先自己积极去做，又能把事情做最好的员工是任何事情首先自己积极去做，又能把事情做成功的人；其次是积极去

27、做，但失败的人；第三是消极等待上级指成功的人；其次是积极去做，但失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者；最差的是消极等待命令却又不能完成任务的令，但能完成任务者；最差的是消极等待命令却又不能完成任务的人。人。这位总经理感叹，在中国有时往往是第三种人被认为是最好的。这位总经理感叹，在中国有时往往是第三种人被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示。为适应竞争，公司总许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示。为适应竞争，公司总是把创造性的强弱列为员工、特别是管理人员的重要素质之一。是把创造性的强弱列为员工、特别是管理人员的重要素质之一。1、秘书是你的职业理想吗？、秘书是你的职业理想吗？2、请描述你心目中的秘书形象。、请描述你心目中的秘书形象。3、在你的印象中秘书的工作都有哪些？、在你的印象中秘书的工作都有哪些？4、你认为秘书工作需要哪些知识技能？、你认为秘书工作需要哪些知识技能？5、你认为做一名秘书需要怎样的性格与素质？、你认为做一名秘书需要怎样的性格与素质？6、你的同学中谁比较适合做秘书？为什么？、你的同学中谁比较适合做秘书？为什么？7、请列举一名你比较熟悉的秘书，并描述其工、请列举一名你比较熟悉的秘书，并描述其工作状况（包括她所从事的行业、作状况（包括她所从事的行业、工作部门、工作职能内容等）。工作部门、工作职能内容等）。问题思考第一章第一章 绪论绪论