秘书综合实训项目六课件.ppt

1、实训情景六文书处理目录文书拟制实训项目1发文办理实训项目2收文办理实训项目3案卷级整理实训项目4按“件”整理归档文件实训项目5实训项目一文书拟制一、实训目的掌握拟稿的技巧明确审核内容熟练掌握各类文书签发方法实训项目一文书拟制二、实训内容任务一起草文件1实训情境2实训目的3实训要求5评价办法6实训组织7时间安排4评价标准实训项目一文书拟制二、实训内容任务二审核草稿1实训情境2实训目的3实训要求5评价办法6实训组织7时间安排4评价标准实训项目一文书拟制二、实训内容任务三签发文件1实训情境2实训目的3实训要求5评价办法6实训组织7时间安排4评价标准实训项目一文书拟制三、实训环境教室场地设施设备发文拟

2、稿纸实训项目一文书拟制四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目一文书拟制五、工作流程任务工序1工序2工序3工序4起草交拟起草填写部分发文信息发文信息附在审核后的稿件首页审核审核是否需要行文审核行文方式审核是否符合公文拟制要求审核内容格式签发注明签发意见交签发领导审阅会签领导审阅(涉及两个以上部门)领导人签署意见实训项目一文书拟制六、信息链接（一）基础知识1.公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。其中文书拟制包括文书的起草、审核、签发等程序。（2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例（以下简称条例），同时废止了1996

3、年中办印发的中国共产党机关公文处理条例和2000年国务院印发的国家行政机关公文处理办法）。2.经审核不宜发文的文书草稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。实训项目一文书拟制六、信息链接（二）基本技能1.领会领导意图，遵守行文规则，起草文件。2.审核把好“行文关”、“政策关”、“文字关”。3.文件签发不得越权签发，必须签署批准意见、签署人姓名和时间。实训项目一文书拟制七、参考案例案例某县政府办公室在印发十一放假通知时，文件中多次出现五一劳动节字样，原来是办公室负责起草通知的小马秘书采用复制、粘贴的方式，将五一节放假通知套到十一国庆节时

4、，没有将时间修改过来，领导审核、签发时觉得是常规文件，把关不严，导致极坏的社会影响，相关人员受到纪律处分。实训项目一文书拟制八、小贴士（一）发文稿纸参考格式人口厅发20051号缓急密级签发会签（会办）办公厅意见拟稿单位拟稿人及电话拟稿时间 处 核 稿司核稿司长核签 印刷份数是否网上发布局域网专网人口网 收文编号及时间文档处核稿办公厅审核 主送：抄送 附件：主题词 标题 备注 实训项目一文书拟制八、小贴士（二）公文签发权限及签署规范1.重要的或涉及面广的，由职务最高或主持日常工作的领导签发；一般事务性的公文，经授权可由分管该项工作的领导签发；秘书部门根据授权发布文件，可由被授权的秘书部门负责人签

5、发；联合发文，须经所有联署单位或部门的负责人在发文稿纸的“会签”栏分别签署批准发文的意见，并签署姓名和批准时间。2.签发人签发文件，要在发文稿纸的签发栏内明确签署“发”或“准发”、“同意发”、“印发”等；如果需要核签、加签或经过会议讨论通过的文件，要明确写出“请同志审阅后发出”、“已经过会议讨论通过，同意印发”等；经授权或委托代签的，要明确写上“代签”字样。签署意见的同时，务必写上签发人姓名和审批时间。熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握起草审核签发实训项目一文书拟制九、实训绩效记录任务掌握程度实训项目二发文办理一、实训目的熟 知 复 核 主 要 内 容掌 握 登 记 的 基 本 内 容保 质

6、保 量 完 成 公 文 印 制掌握核发公文的注意事项实训项目二发文办理二、实训内容任务一对已经签发的文件进行复核1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二发文办理二、实训内容任务二登记发文1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二发文办理二、实训内容任务三印制文件1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二发文办理二、实训内容任务四核发文件1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目二发文办理三、实训环境实训室场地设施设备A4型纸、发文稿纸、发文登记簿、信封、胶棒、计算机、打印机、文件夹实训项目二发文办理四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训

7、项目二发文办理五、工作流程任务工序1工序2工序3工序4复核复核审批手续复核签发手续检查文件格式登记填写文号、印制份数等在发文稿纸上逐项登记发文登记表内容缮印校对排版完善打印核发核对文字、格式、印制质量数量选择分发方式分发实训项目二发文办理六、信息链接（一）基础知识1.发文处理包括复核、登记、印制、核发等阶段。2.发文处理的特点：处理程序的确定性；工作环节的连续性；工作环节的规范性。3.文书收文处理工作原则：准确、及时、安全、保密。根据文件密级、缓急及发放范围选择适当的方式发送给收文单位。分发方式:邮寄、机要投递、专人送或取。实训项目二发文办理六、信息链接（二）基本技能1.对发文的处理程序、附件

8、材料、文件格式等方面进行复查审核。2.填写发文稿纸、发文登记表3.印制文件要忠于原稿，校对后排版印制4.检查无误后分发。实训项目二发文办理七、参考案例案例四川巴中掀问责风暴两月内免职停职四川巴中掀问责风暴两月内免职停职7575名干部名干部乔梁的办公室工作经验不可谓不多，在四川省巴中市交通局，他担任了7年办公室副主任，接着做了4年办公室主任，然而当问责之风刮起时，由于在文件收发上出现疏漏，他担任的办公室主任的职位被免掉了。2008年6月，在巴中市委的一次会议上，市委领导询问几名局长，你们是否理解了市委前不久发的两个文件的精神。几个局长纷纷表示不知道有这样两个文件。因公文运转失职，巴中市交通局办公

9、室主任乔梁、市公安局办公室主任吴和平、市委办公室秘书科副科长蒲娟等6名干部，按照组织程序先后被免职或停职检查。实训项目二发文办理八、小贴士（一）文件复核1.如果内容有问题复核人不可自行修改，须报原审批领导，按公文处理程序退回复审。2.计算文件印制份数的方法一般为：主送单位、抄送单位各一份；归档一份；备用至少2份。实训项目二发文办理八、小贴士（二）发文登记簿参考格式顺序号发文字号文件标题签发人拟稿部门发文日期密级缓急份数主送单位抄送单位签收人归档号备注熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握复核文件登记文件缮印文件核发文件实训项目二发文办理九、实训绩效记录任务掌握程度实训项目三收文办理一、实训目的明

10、确 签 收 前 的 清 点、核 查 内 容熟练逐项登记收文内容熟练掌握承办要求掌握传阅的方法及催办、答复方式实训项目三收文办理二、实训内容任务一1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排签收文件实训项目三收文办理二、实训内容任务二登记收文1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目三收文办理二、实训内容任务三初审收文1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目三收文办理二、实训内容任务四承办文件1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目三收文办理二、实训内容任务五传阅文件1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目三收文办理二、实训内容任务六完成催

11、办工作1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目三收文办理二、实训内容任务七答复来文单位1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目三收文办理三、实训环境实训室场地设施设备特快专递封套、文件若干、收文登记簿、文件处理单、计算机、打印机、电话机、各种颜色的文件夹实训项目三收文办理四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目三收文办理五、工作流程任务工序1工序2工序3工序4签收文件检查封套内容清对文件签字收文登记文件查看来文单位或内容分类在收文登记簿上登记填写文件处理单审核文件审核办理权限审核行文规则审核是否会签(两个以上单位发文)审核公文格式批办文件按照拟办意见传文批办领导

12、阅文口头提示领导领导批办承办文件按照拟办、批办意见送文至承办部门或承办人承办部门按收文要求办事或办文在文件处理单上填写处理结果归还文件催办文件阅文查看收文办理时限检查催促答复来文单位回复发文单位告知相关部门实训项目三收文办理六、信息链接（一）基础知识1.收文办理是指对收到的公文的办理过程，收文办理程序一般是签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。各个环节前后衔接，环环相扣。2.收文处理的特点：处理程序的确定性；工作环节的连续性；工作环节的规范性。3.文书收文处理工作原则：准确、及时、安全、保密。4.阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负

13、责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。实训项目三收文办理六、信息链接（二）基本技能1.签收文件无误。有些法律文书是送达生效，收发人员无权拒绝签收，收发人员及时签收后应迅速交给企业法务部门或者相应部门办理。2.收文一定要有登记，具备条件的可以出具收文回执。3.根据收文内容，提出合理拟办意见，充分发挥参谋助手作用。4.批办意见准确、简明，并签署姓名和日期。承办要分轻重缓急。急件、重要件优先办理。5.根据收文的紧急程度和承办时限要求对拟办人、批办人或承办人采用合适

14、方式进行催促，做好催办登记。实训项目三收文办理七、参考案例市旅游局外收发人员对收文签收、启封后，将市林业局关于申报市级旅游风景区的函径送局办公室王主任。王主任在公函空白处写到：“建议处与处共同办理复文，报请刘局长阅批。”刘局长阅毕拟办意见，用铅笔圈阅，以示同意。承办单位遂开始办理复文。王主任对拟好的文稿进行审核。刘局长随即在“发文稿纸”的签发栏内签批：“拟同意发出。刘，年月日”。文稿交付文印室打印。校对文稿时，王主任突然发现遗漏了重要事项，于是又对文稿作了相应补充。随后，缮印、校对、盖印，然后按规定程序正式向外发出文件。请根据上述公函的实际办理过程，指出办文环节的错漏之处，并说明理由或提出改进

15、意见。在本案例中，外收发人员违反公务处理程序，不应当将文件启封，并直接交给局办公室王主任。该局应当分清内外收发程序，应由外收发人员将文件交给内收发人员，由内收发人员将文件交给拟办人员处理；王主任作拟办工作，建议由两个处办理复文不妥，谁是主办？谁是辅助办理，责任不明确；刘局长不应用铅笔“画圈”的方式表示意见，应在批办单上用钢笔书写明确的办理意见。铅笔书写不符合存档要求；承办单位应当进行核稿，而不应该由王主任审核，刘局长作为签发人应当对文件进行终审，刘局长作签发工作时没有履行终审的责任，没有遵守“先核后签”的原则；王主任将文稿交付打印时，发现遗漏问题，不能直接补充后即付印文件，应当请示签发人进行核

16、签后，再行办理；该办事过程，没有使用专用的登记单、拟办处理单和批办、承办、注发等表格，不规范。实训项目三收文办理八、小贴士（一）登记工作注意事项1.登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能看懂，便于查找。2.登记项目要逐格填写，不随意取舍。3.登记标题要完整，不能随意简化。如来文没有标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。4.对于专门性质或绝密文件，要专门登记，以利于做好保密和督查。5.登记后的文件，应在首页右上角写好收文备注(包括收文人、收文编号和收文日期等)，防止丢失。实训项目三收文办理八、小贴士（二）发文登记簿参考格式顺序号收文日期来文单位来文字号文件标题密级缓急份数承办单位签收人

17、处理结果存档号备注实训项目三收文办理八、小贴士（三）文件处理单参考格式来文机关收文时间密级来文字号份数缓急文件标题拟办意见批办（示）意见注办（处理结果）实训项目三收文办理八、小贴士（四）催办记录单参考格式来文单位文件字号收文日期密级文件标题（内容）交办日期承办期限主办单位领导批示催办记录熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握签收文件登记文件审核文件批办文件承办文件催办文件答复来文单位实训项目三收文办理九、实训绩效记录任务掌握程度实训项目四案卷级整理一、实训目的掌握“三合一”制度编制方法准确判断文件类别及保管期限掌握组卷方法掌 握 卷 内 文 件 排 列 方 法掌 握 拟 写 案 卷 标 题 要 领

18、完 整 填 写 档 案 盒 封 面 及 脊 背正确装订案卷掌 握 案 卷 目 录 编 制 方 法实训项目四案卷级整理二、实训内容任务一编制单位“三合一制度”1实训情境2要求3评价标准4评价办法5实训组织6时间安排实训项目四案卷级整理二、实训内容任务二把提供的归档材料进行分类1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷级整理二、实训内容任务三将任务二已经分类的文件组卷1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷级整理二、实训内容任务四把任务三完成的，准备组成一卷的文件进行排列，依次编页号，填写卷内文件目录1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷

19、级整理二、实训内容任务五给任务四完成的案卷，拟写案卷标题1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷级整理二、实训内容任务六填写封面及脊背1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷级整理二、实训内容任务七装订1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷级整理二、实训内容任务八把上述任务完成的案卷进行排列，编制案卷目录1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目四案卷级整理三、实训环境教室、实训室、档案室（馆）场地设施设备三合一制度、若干文件材料、卷皮、卷内文件目录、备考表、案卷目录、锥子、棉绳、铁夹若干实训项目四案卷级整理四、模式描述

20、实训模式：过程/流程实训实训项目四案卷级整理五、工作流程任务工序1工序2工序3工序4制定 三合一 制度选择分类方法确定类别确定归档范围确定保密期限分类将文件材料按年度分开将文件材料按类别分开将文件材料按问题分开将文件材料按保管期限分开组卷平时组卷年终调整排列卷内文件、编号、编目排列卷类文件编页号填写卷内文件目录填写备考表拟写案卷标题分析卷内文件拟写案卷标题填写封面及脊背设计封面填写封面设计脊背填写脊背装订修整文件检查卷内文件排列情况沿装订线钻孔用棉绳装订排卷编目排列案卷编制案卷目录实训项目四案卷级整理六、信息链接（一）基础知识1.1951年我国政务院颁布公文处理暂行办法规定，归档文件以一案一卷

21、为原则。此方法目前主要用于档案现代化管理水平低，档案数量不大，机构变动平凡的中小企业、事业单位和其他社会组织。2.文书整理归档的基本原则：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值、便于保管和查找利用。3.“三合一”制度是把一个单位的档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三个文件统一起来形成一个文件。4.文书立卷方法为“六个特征立卷”方法，文书六大特征即作者特征、问题特征、名称特征、地区特征、时间特征、通讯者特征。实训项目四案卷级整理六、信息链接（二）基本技能1.根据一个单位文件材料形成情况及相关规定，制定分类方案、归档范围及保管期限表。2.以单位“三合一”制度为依据，划

22、分文件材料类别并确定保管期限。3.运用“六个特征立卷方法”组卷。4.结合时间、主题、地区、作者、名称、重要程度等排列卷内文件；依次编号，填写卷内文件目录、备考表。5.用简明的语言概述卷内文件内容。6.确保装订位置正确，利于档案保护。7.排列案卷顺序，编制案卷目录。实训项目四案卷级整理七、参考案例八万多人的小城镇保险材料完成立卷归档工作八万多人的小城镇保险材料完成立卷归档工作上海市青浦区2004年有83000多名失地农民办理了小城镇社会保险，为了完整地保存好这些档案，区征地养老事务所专门安装了计算机档案软件，聘请了专人开展档案的核对整理工作。经过了整整八个月的努力，立卷装订后的全部档案共888卷

23、，这些档案全部以文件级的形式输入了软件，可以通过文件题名、有关人名等途径进行快速检索，为日后的利用打好了基础。同时，这些档案对于维护和保障广大参保农民的利益具有重要的意义。案例实训项目四案卷级整理八、小贴士组 卷 特 征备 考 表 参 考 格 式卷内文件目录参考格式案 卷 标 题 三 要 素案 卷 标 题 拟 写 要 求封 面 与 脊 背 的 填 写案卷装订步骤案 卷 目 录 参 考 格 式熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握制定“三合一”制度分类组卷排列卷内文件、编号、编目拟写案卷标题填写封面及脊背装订排卷编目实训项目四案卷级整理九、实训绩效记录任务掌握程度实训项目五按“件”整理归档文件一、实

24、训目的理解“件”的概念，正确装订准确判断文件类别及保管期限掌 握 归 档 文 件 排 列 方 法掌 握 归 档 文 件 编 号 方 法掌握归档文件目录的编制方法掌 握 归 档 文 件 装 盒 的 方 法实训项目五按“件”整理归档文件二、实训内容任务一把提供的文件材料以“件”为单位装订1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目五按“件”整理归档文件二、实训内容任务二把每“件”文件材料依据提供的“三合一制度”进行分类、确定保管期限1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目五按“件”整理归档文件二、实训内容任务三对已经分类的归档文件进行排列1要求2评价标准3评价办法4实训组织

25、5时间安排实训项目五按“件”整理归档文件二、实训内容任务四对已经排列好的归档文件进行编号1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目五按“件”整理归档文件二、实训内容任务五编制归档文件目录1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目五按“件”整理归档文件二、实训内容任务六把要归档的文件装盒1要求2评价标准3评价办法4实训组织5时间安排实训项目五按“件”整理归档文件三、实训环境教室、实训室、档案室（馆）场地设施设备三合一制度、若干文件材料、斜角袋、归档文件目录、备考表、归档文件目录封面、档案盒实训项目五按“件”整理归档文件四、模式描述实训模式：过程/流程实训实训项目五按“件”

26、整理归档文件五、工作流程任务工序1工序2工序3工序4装订确定文件整理单位修整文件装订文件分类、确定保管期限将文件材料按年度分开将文件材料按类别分开将文件材料按问题分开将文件材料按保管期限分开排列排列事由相同的文件事由不同文件之间的排列编号加盖归档章填写归档章各项内容编目确认分类方案确认室编件号顺序编制归档文件目录装盒装盒填写备考表填写档案盒封面填写档案盒盒脊实训项目五按“件”整理归档文件六、信息链接（一）基础知识2000年12月国家档案局颁布归档文件整理规则，对文书立卷整理进行了一次大的改革，主要表现在减少了整理环节，实现了文件级管理管理，以“件”取代了“案卷”，作为档案保管单位。这种方法适用

27、于机关、团体和现代化管理水平较高的大中型企事业单位和其他社会组织。实训项目五按“件”整理归档文件六、信息链接（二）基本技能1.正确确定文件整理单位，以件为单位装订档案。2.以单位“三合一”制度为依据，划分归档文件材料类别并确定保管期限。3.结合时间、主题、地区、作者、名称、重要程度等排列归档文件。4.正确填写归档章各项内容。5.逐项填写归档文件目录、备考表。6.按一定顺序将归档文件依次装入案盒内。实训项目五按“件”整理归档文件七、参考案例文书档案立卷改革带来的效果文书档案立卷改革带来的效果山东黄河河务局，推行以“件”为单位进行文件整理，经过一年多的实践和摸索，认为文书档案立卷改革带来了比较好的效果：1.简化整理程序，提高工作效率；2.节省了机关的财力、物力；3.理顺了机关档案工作职能；4.文书立卷改革有利于进馆。案例实训项目五按“件”整理归档文件八、小贴士文 件 整 理 归 档 后 零 散 文 件 排 列归档章参考式样归档章的填写加盖归档章注意事项归 档 文 件 目 录 参 考 格 式 及 填 写装盒技术熟练掌握基本掌握不熟练完全没有掌握装订分类确定保管期限排列编号编目装盒实训项目五按“件”整理归档文件九、实训绩效记录任务掌握程度谢谢观看