秘书学第1版-第八章-PPT课件.ppt

1、学习目标主要内容本章小结思考练习案例分析第八章 秘书工作方法 掌握秘书的工作方法，了解秘书工 作与组织、领导社会之间的关系；掌握秘书应该掌握的领导方法；灵活运用秘书具体业务工作方法。第一节 秘书 第二节 秘书机构 第三节 秘书工作 第一节 秘书工作方法与管理实践 一、秘书工作方法与组织管理二、秘书工作方法与领导工作 本节点睛 三、秘书工作方法与社 会发展 秘书的工作方法必须与组织管理运行机制协调一致，与领导工作方法相契合，与秘书工作职能相匹配。一、秘书工作方法与组织管理 秘书工作方法，是指秘书发挥职能作用，完成工作任务的途径、程序和手段。秘书工作方法是与秘书为领导工作服务的辅助决策、综合协调、

2、信息沟通及办文、办会、办事等业务活动紧密联系在一起的。（一）组织目标为秘书选用工作方法指明方向 秘书选用的工作方法，必须为实现组织目标服务。秘书选用工作方法要做到：必须坚持组织功利目标；必须与组织发展目标相一致；必须根据组织目标，针对客观实际需要，具体情况具体分析，灵活选用。（二）组织规范为秘书选用工作方法提供依据 组织规范是统一和制约组织成员行为的准则，以此维系组织的有序运转。秘书选用工作方法，必须以组织规范为重要的依据。秘书选用工作方法应注意以下五点：要遵从组织的权责分配规范；要遵从国家法律规范；要遵从组织纪律规范；要遵从组织运行规范；要遵从组织内岗位职能规范。（三）组织需要是秘书选择工作

3、方法的基础 秘书选择工作方法，必须符合组织管理的需要。符合组织管理需要的工作方法，采用后才能取得有价值的成效；不符合组织管理需要的工作方法，很难产生积极的实际价值，甚至可能产生负面影响。（四）组织管理方法适用于秘书工作 组织管理的方法同样要用于对秘书工作的管 理；秘书工作实务中要运用组织管理方法；适应和配合有关组织管理方法的实施，服务 于组织管理。二、秘书工作方法与领导工作 （一）为领导工作做铺垫的方法 秘书做好铺垫性工作，具体要求有以下四个方面：要准确把握领导工作目标；要明确领导工作进程的环节；要明确领导在具体工作中将要采取的具体 措施和方法，以便事先做好准备；要加强与领导的沟通。（二）对领

4、导工作拓展伸延的方法 秘书要做好对领导工作拓展和伸延的事务：要准确把握每项领导工作预期的效果；把握领导工作后续事务的具体要求；要注重工作的整体连续性和承继性。秘书对领导工作拓展伸延的工作方法，可以归纳为：以保证取得领导工作的预期效果为目标，严格按要求办事，在注重整体连续性和承继性的同时，注重适变和应变，使工作落在实处，产生实效。为领导工作代劳，主要指的是领导由于公务繁忙和时间有限，将部分由领导者亲自办理的事务，授权让秘书去办。秘书为领导工作代劳必须注意：要忠实地体现领导意图；要严格按照领导的授权范围办事；要扮演“双重角色”；要加强双向交流；要维护整体的功利观。（三）为领导工作代劳的方法（四）伴

5、随领导公务活动的方法 伴随领导者的公务活动，是秘书发挥近身跟踪参谋辅助作用的重要形式之一。秘书伴随领导者进行公务活动，主辅配合，能够起到不可替代的辅助和服务作用。秘书伴随领导公务活动中的工作，要想达到主辅配合默契的程度，取得良好的成效，必须注意以下六个方面：要以领导公务活动目的为依据；要按领导进展需要作出具体周密的安排；要尽可能为领导提供便利条件；要随时随地保持与领导活动步调的和谐一致 性；要注重拾遗补阙；要主动适应变化，确保领导公务活动的有序 进行。（五）领导与秘书主辅配合的一体化 除了秘书要提高素质，付出努力外，领导者的指导、引导、培养、信任及严格要求也是极为重要而不可缺少的。领导与秘书两

6、方面在实践中加强相互沟通，秘书辅助和服务才充分地发挥作用，才能逐步达到主辅配合一体化的境界。三、秘书工作方法与社会发展 （一）在实践中形成，受实践的检验（二）在运用中学习，在学习中探索（三）在探索中创新，在创新中求效第二节 秘书应掌握的领导方法 一、秘书与基本领导方法 二、秘书与行政方法 本节点睛 三、秘书与法律方法 四、秘书与经济方法 五、秘书与调查研究 方法 在领导者采用不同的领导方法开展工作时，秘书只有准确掌握这些领导方法，才能有效地提供辅助和服务；在领导者授权秘书去独当一面处理事务时，秘书只有灵活地运用领导方法，才能圆满地完成任务。一、秘书与基本领导方法 （一）基本领导方法 基本领导方

7、法的基本内容是：领导与群众相结合，一般号召和个别指导相结合，从群众中来到群众中去。（二）秘书对基本领导方法的理解 从“领导与群众相结合”，认识到群众是 开展领导工作的基础；从“一般号召与个别指导相结合”，秘书 要正确理解和把握领导活动基本方式；从“从群众中来到群众中去”，秘书要正 确理解和把握领导活动的基本思路和基 本线索。秘书在工作实践中运用基本领导方法指导自己的思想和行为，着重要注意以下三方面：要自觉维护领导核心、领导集体的团结、稳定和权 威，严格要求自己。秘书处于领导核心决策层的辅层次，应注意以下三点：要严守组织原则，服从领导，在领导成员之间不分 亲疏，不传小道消息，维护领导集体团结与稳

8、定；要在参谋辅助和其他工作中，自觉维护领导权威，严守本分，甘居幕后；要严于律己，密切联系群众，注重信息收集处理与 综合分析。领导工作中从群众中来到群众中去的过程，就是及 时、准确、全面、有效地收集处理各方面信息，定 科学的代表人民群众根本利益的决策过程。从群众中来到群众中去，一般号召与个别指导相结 合都是不断往复开拓进取的过程，秘书只有在实践 中不断地开拓进取，才能适应领导工作的需要。二、秘书与行政方法 （一）行政方法 运用行政命令、决定、规定等手段，实现领导目标的方法为行政领导方法。它以权力、权威和服从为前提，对被领导者具有直接性、单一性、强制性等特点。这种方法在领导活动中是必要的，是实现领

9、导目标的重要手段。（二）秘书对行政领导方法的理解 领导者在采用行政方法的领导活动中，同样需要秘书的辅助和服务。为此，秘书应注意：要在协助领导采用行政方法之前，思考采用此法是 否必要，是否符合实际，发现问题，应及时提请领 导者关注，并协助领导者找到调整的办法；要在受命草拟行政命令、决定等文件时，必须遵照 从群众中来到群众中去的基本领导方法，集中群众 的意见、要求和智慧，并将其注入到文件中去；在领导的行政领导方法实施之后，及时收 集反馈，了解实施情况，了解群众反映，并将情况的综合材料及时提供给领导，便 于进行调整；要协助领导者采取宣传引导、思想教育以 及经济、法律等手段加以配合，以求取得 良好工作

10、效果。三、秘书与法律方法 （一）法律方法 法律方法是依照法律规范管理国家、管理各项事业，开展领导活动的方法。法律方法的具体表现形式有两种：一是有法可依，有法必依，执法必严，违法必究；二是有地方立法权的权力机关或行政机关可以制定地方性法规或地方政府规章，以管理该地方各项工作。采用法律方法应注意：要严格体现依法治国、依法管理，依法开展 领导活动的法治精神；要认识到法律方法具有其他方法的不可替代 性，它是使用其他方法的依据和保证；要认识法律方法具有规范性、确定性和稳定 性的特点；要认识到法律方法具有最高效力的特点。（二）秘书的理解与运用 秘书在辅助领导为领导工作服务的过程中应注意以下六点：以相关法律

11、为准则，依法办事；熟悉法律，运用法律，使秘书业务活动体现法治 精神；及时提供有关法律依据；提醒和协助领导用法律方法解决矛盾和冲突；严格遵纪守法，协助领导开展法治教育；自觉接受法律监督。四、秘书与经济方法 （一）经济方法 经济方法在现代化建设中使用范围广泛，种 类很多；在领导者职权范围内都要涉及到经济，都要 管理经济问题，都要采用相应的经济方法；作为领导者，必须要学经济、懂经济、管好 经济，善于理财，严于理财。（二）秘书的理解与运用 秘书要做到：辅助领导者采用经济方法促进经济发展或服务于经 济发展，协助领导加强内部财务管理；及时准确有效地收集处理经济信息，协助领导进行 科学的经济决策，合理有效地

12、使用经济方法开展领 导活动；自觉遵守财务纪律和有关规定，严格按照有关原则 办事，杜绝浪费和腐败现象，维护领导机关和领导 者清正廉洁的良好形象。五、秘书与调查研究方法 （一）调查研究方法 调查研究方法属于基本领导方法的内容，是对客观实际情况的调查了解，和在准确全面了解客观实际情况的基础上对事物本质和规律的进行分析研究，并找出解决问题对策的方法。调查研究的四个阶段和一般程序，见图8-1。准备阶段调查阶段研究阶段解决问题阶段四个阶段确定目的选择对象准备工作制定方案实施调查分析研究解决问题一般程序图8-1 调查研究的四个阶段和一般程序 要想准确地把握调查研究方法，必须遵循以下原则：要一切从实际出发，实

13、事求是；要深入实际、深入群众、甘当小学生；要坚持辩证唯物主义认识论，务实求真。调查常用的具体方法有：普遍调查、抽样调查、典型调查、重点调查、专题调查、综合调查、统计调查、追踪调查、对比调查、分层调查等。调查一般方式：开调查会、个别访问、问卷调查、实地考察、专家论证、特尔斐法、网络调查、电话调查、微服私访、蹲点调查等。将调查得来的材料进行分析研究，一般可选用定性研究、定量研究、度量研究、系统研究、动态研究、概率研究、综合比较研究、对比研究、统计分析、文件分析、历史分析、情境探讨等。（二）秘书的理解与运用 调查研究对秘书工作来说，其作用有以下五个方面：能提高秘书辅助决策的科学性、客观性、针对性和有

14、效性；能优化秘书各项业务工作的效果；更好地充当领导与群众之间的桥梁纽带；调查研究能促进秘书提高素质，增长才 干；调查研究能激发秘书的创新精神。秘书进行调查研究的范围，一般有以下五个方面：政策性调查研究；为开展中心工作调查研究；为解决专门问题的调查研究；为全面把握基本情况的调查研究；为总结经验教训的调查研究。第三节 秘书具体业务工作方法一、秘书协调方法 二、秘书督促检查方法 本节点睛 三、秘书信息沟通方法 四、秘书公文撰拟方法 五、秘书工作进程调度方法 六、秘书工作时间 调度方法 秘书除了要理解和把握有关管理方法、领导方法及跟踪为领导工作服务、代劳的工作等方法外，还必须准确把握和运用参谋活动、综

15、合协调、督促调查、信息沟通等发挥综合性职能作用的方法，以及办文、办事、办会等专项具体业务方法。一、秘书协调方法 秘书协调工作必须从实际出发，立足于自身的职能地位和职能特征，灵活选用适当的协调方法（见表8-1）。协调的方法适用情况（一）沟通协调方法信息沟通不畅或受阻，或信息传递中出现某种干扰，出现的矛盾或失调（二）变通协调方法在一些非原则问题上，有关各方各执一词互不相让，引起的失调（三）融合协调方法权力冲突和利益冲突引起各方在整体配合上的失调（四）政策法规协调方法理解或执行有关政策、法规出现偏差造成失调现象的（五）计划协调方法在计划执行中，措施不当或客观环境条件发生变化出现的失调现象（六）节奏程

16、序协调方法出现各局部、各子系统步调节奏不一，进展程序混乱，全局的整体运转出现的失调（七）会稿协调方法相关部门有关文件内容发生矛盾出现失调和混乱现象（八）会商协调方法当某个矛盾或问题涉及到几个管理部门的职权范围时表8-1 秘书主要协调方法的适用 除此，还有协调的冷处理和热处理方法，正向协调、反向协调和折中协调方法，求同存异、化异求同，治标、治本和标本兼治方法等等。结合实际需要，可以综合选用。二、秘书督促检查方法 督促检查是保证决策顺利实施的重要管理措施，是发挥指挥、监督、控制等职能的重要领导活动，也是秘书辅助领导工作的重要内容。秘书在督促检查工作的具体任务范围，一般有以下五个方面：上级组织交办的

17、要求汇报的事项；本组织的领导批示及会议决定的事项；本组织制发的文件贯彻落实情况、下级 请示的办理情况以及下级要求帮助解决 的有关事项；新闻单位披露的，或人民群众反映的有 关本组织工作上存在的问题或要求核查 的问题；各信息渠道反映的有关本组织中出现的 重要问题等等。秘书进行督促检查应注意：要准确把握依据；要全面掌握有关实际情况；要把握目标要求；要掌握工作的进度要求；要把握执行的行为准则；要准确把握效果要求；要敢于务实求是。秘书在运用督促检查方法的实践过程中，要注重以下问题：要注重程序性；要注重层次性；要注重政策性；要注重权威性。三、秘书信息沟通方法 （一）秘书与领导沟通方法 秘书与领导信息沟通，

18、根据不同的情况，可灵活选用许多具体的方法。其一般普遍适用性的方法，可以概括为：根据实际需要，确定沟通内容，根据领导工作节奏确定沟通时机、沟通形式、沟通对象，以求有效地为领导工作服务。秘书与职能部门信息沟通方法，一般以正式组织信息沟通渠道为依托，采用定期沟通与不定期沟通相结合，并在工作交往中加强人际间的思想交流，促进相互配合，共同为组织整体管理服务。秘书部门与职能部门的信息沟通，一般都在正式组织渠道内进行，按月、季或年度，进行正式文件沟通。（二）秘书与职能部门沟通方法 四、秘书公文撰拟方法 公文是传达命令、指示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，是由法定作者按照确定的程序和

19、体式撰制的具有法定效用的公务文书。撰拟公文文稿是秘书经常性的重要任务。秘书撰拟公文的方法是：严格遵循政策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志；以准确鲜明的语言，系统完整地表达领导意图；以严密的逻辑结构层次，清晰地传达决策和管理内容，使公文有效地发挥管理的工具性作用。秘书掌握和运用这一公文撰拟方法应注重四个方面：规范性；严肃性；准确性；严密性。五、秘书工作进程调度方法 （一）ABC分类处理方法 秘书对繁杂的工作任务，按重要程度和急缓程度分类排列办理顺序。要事急事为A类，优先办理；重要但不紧迫的事为B类，次优办理；一般性事务和可暂缓的事项为C类，可放在时间比较充裕时办理。这样，就可

20、主动安排办理顺序，在被动接受任务后，仍具有完成任务的主动性，避免贻误要事急事，确保各项工作按质按量在规定的时限内有序地完成。这种方法，就是ABC分类处理方法。（二）一气呵成与分段进行相结合的方法 这种方法，是在工作中，尽可能将手头的工作任务在保证质量的前提下一鼓作气，一气呵成地集中精力迅速办理完毕，避免中途间断或搁置。（三）统筹计划方法 采用这种方法，可用统筹计划安排表格或网络图的形式，将任务的各项事务、项目、进程的时间要求、质量要求、操办人、督导人等依照工作进展的先后顺序进行统筹计划，全面安排，以便协调控制，跟踪监督检查，确保工作有序进行，圆满完成任务。运用统筹计划方法的注重事项有以下三个方

21、面：要注重任务控制；要注重质量控制；要注重时间控制。采用统筹计划方法的步骤有：确定任务目标，做好编制计划的准备；确定完成各项事务的时间和顺序；确定完成各项任务的责任人和督导人；确定各项事务的质量要求；制成统筹计划安排表或绘出网络图；进行审定，检查有无疏漏，补充完善后，报领导审批。六、秘书工作时间调度方法 （一）计划使用时间方法 所谓计划使用时间，就是要在时间资源的使用上，做到有计划、定标准、定量使用。秘书计划使用时间方法，就是根据领导工作的需要，在保证工作质量和完成任务的前提下，对工作时间有计划地使用，定出完成各项任务的使用时间标准，并按照时限完成任务，克服时间使用上的盲目性和随意性。（二）弹

22、性管理工作时间方法 弹性管理工作时间就是在时间管理上要注重留有余地，保持一定的弹性，要注意不要安排得太满，要留有机动时间。采用这种弹性管理工作时间的方法，有利于秘书在时间运用上更具有机动性和灵活性，以主动应对随机出现的工作任务。（三）反馈控制工作时间方法 秘书在工作时间管理中，根据工作目标制定使用时间的计划和措施，实施后及时对结果反馈情况进行分析，根据客观情况对原定的使用时间的计划措施修改、调整，达到控制时间，有效使用时间的目的。（四）合理使用零碎时间方法 零碎时间是指不构成连续时段的某项工作与另一项工作衔接之间的空余时间。这种空余时间，一种是不可预计的零碎时间，事前没有思想准备；另一种是可以

23、预计的零碎时间。充分利用零碎时间去处理那些琐碎事务，让整块的工作时间集中精力去处理工作较重的事务的方法，就是合理使用零碎时间的方法。从秘书工作的时间安排上，要注意以下三个方面：时间安排的从属性；时间安排上的机动性；时间安排上的主动性。秘书工作方法是其发挥职能作用完成工作任务的途径、方法和手段。选择科学、合理、适当的工作方法有利于提高秘书工作效率、优化工作效果，并对领导工作起到积极促进作用；若工作方法选用失当，对秘书工作的效率和效果都会带来消极影响，并会妨碍领导工作顺利进展。领导工作方法与秘书工作方法的关系？基本的领导方法包括哪些内容？秘书工作中应用基本领导方法应注重哪些方面？何为行政方法？秘书协调方法包括哪些主要内容？秘书工作时间调度方法包括哪些内容？若两个下属部门在业务上出现关系失调，你作为上级单位代表，可选用哪些方法进行协调？1 12 23 34 45 56 6 在此案例中，老周肯定了双方的共同之处，采用了变通和融合的协调办法，使双方都能接受，老周协调为什么能成功？他采用了哪些协调方法？