秘书理论与实务项目五-安排日常会议课件.ppt

1、项目五安排日常会议任务一 准备日常会议1.确定会议的主题和议题。2.确定会议名称。4.确定会议时间、会期。5.确定会议所需的设备和工具，要满足会议的需要。6.确定会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。7.确定与会代表的组成，不要邀请与会议主题无关的人员参加会议。8.确定会议经费预算。9.若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。理 论 知 识项目五安排日常会议任务一 准备日常会议1.会议议程的编制应在前，议程一旦确定，不应轻易变动。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可作相应调整。2.会议议程与日程的安排必须吻合。3.会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。理

2、论 知 识项目五安排日常会议任务一 准备日常会议会议方案获准后，秘书要向有关单位下发会议通知。通知方式有：发文、发电子邮件、打电话等，应视情况选择。有的会议还要向来宾发请柬或邀请书。会议通知的内容包括：会议名称、目的、议题、会期、参加人员范围、报到时间与地点、开会时间与地点、接站及行车路线、需携带的材料、会议主办单位及其他要求。理 论 知 识项目五安排日常会议任务一 准备日常会议会议材料可以大体上分两种，一类是直接反应和表现具体的会议议题的材料，另一类是反应会议议程特征的材料。日常会议地点选择，往往从以下几个方面考虑：远近适当；大小适当；设备齐全；不受干扰；租金合理；停车有场所。理 论 知 识

3、项目五安排日常会议理 论 知 识任务一 准备日常会议必备用品是指各类会议都要的用品和设备，包括桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等等。1.会标会标 2.会徽会徽 3.标语标语 4.旗帜旗帜 5.花饰花饰 6.灯光灯光 7.座位座位 8.会议其他用品会议其他用品项目五安排日常会议相 关 链 接任务一 准备日常会议1.董事会会议董事会会议2.公司股东年会公司股东年会 3.管理层会议管理层会议 4.总结表彰会议总结表彰会议 5.洽谈会洽谈会 6.展览会展览会 项目五安排日常会议相 关 链 接任务一 准备日常会议相对式布置相对式布置全围式布置全围式布置竖式布置竖式布置横排式布置横

4、排式布置左右式布置左右式布置分散式布置分散式布置项目五安排日常会议相 关 链 接任务一 准备日常会议(1)内容上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。(2)在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。(3)重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。(4)为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。(5)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。(6)姓名卡片的大小式样应注意经济适用、美观大方。(7)姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要

5、的地方放置台签式姓名卡片。(8)会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。(9)涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。项目五安排日常会议理 论 知 识任务二 服务日常会议（一）签到和引导（一）签到和引导1.签到签到（1）薄式签到）薄式签到（2）表式签到）表式签到（3）电子签到）电子签到 2.引导引导引导能给与会者提供很多方便，使他们感到亲切，每一位会务工作人员都应该履行引导的义务，大中型会议报到及进入会场还应当派专人负责引导。项目五安排日常会议理 论 知 识任务二 服务日常会议（二）会议记录（二）会议记录1.标题标题由会议名称加由会议名称加“会议记录会议记录”组成，就是组成

6、，就是会议会议记录记录。如果使用的是专用的会议记录本，只写会议名称即。如果使用的是专用的会议记录本，只写会议名称即可。可。项目五安排日常会议理 论 知 识任务二 服务日常会议（二）会议记录（二）会议记录2.首部首部会议时间。会议时间。开会地点。开会地点。主持人的职务和姓名。主持人的职务和姓名。参加人。参加人。记录人。记录人。项目五安排日常会议理 论 知 识任务二 服务日常会议（二）会议记录（二）会议记录3.主体主体会议记录的主体一般包含以下方面：会议的议题、宗旨、目的；会议记录的主体一般包含以下方面：会议的议题、宗旨、目的；会议议程；会议报告和讲话；会议讨论和发言；会议的表决情况；会议议程；会

7、议报告和讲话；会议讨论和发言；会议的表决情况；会议决定和决议；会议的遗留问题。这些是一般会议都有的项目，会议决定和决议；会议的遗留问题。这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。项目五安排日常会议理 论 知 识任务二 服务日常会议（二）会议记录（二）会议记录4.尾部尾部尾部用于各项署名，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，尾部用于各项署名，由主持人和记录人对记录进行认真校核后，分别签上姓名，以示对此负责。分别签上姓名，以示对此负责。项目五安排日常会议理 论 知 识任务二 服务日常会议（三）会中其他服务内容（三）会中其他服务内容1

8、.报到报到2.佩戴胸花佩戴胸花 3.信息沟通信息沟通 4.茶水服务茶水服务 5.值班保卫值班保卫 项目五安排日常会议相 关 链 接任务二 服务日常会议（一）会议记录分类与要求（一）会议记录分类与要求（1）在定稿打字之前，通常要向主席提供一份草稿经他签字批准。（2）如果某一成员指出会议记录中的一处错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。（3）会议记录确保内容真实可信，可将所有要点完整的记录下来，不能遗漏，内容表述要准确无误，不能含糊。（4）会议记录一经会议主席签名，全体成员通过则不能再改动。项目五安排日常会议理 论 知 识任务三 处理日常会议后续工作（一）合理安排与会人员返程（

9、一）合理安排与会人员返程（二）提醒与会人员及时做好各种物品的清退（二）提醒与会人员及时做好各种物品的清退（三）清理会场文件（三）清理会场文件（四）整理会议室（四）整理会议室（五）会议总结（五）会议总结（六）整理会议材料，立卷归档（六）整理会议材料，立卷归档1.整理会议室的要点整理会议室的要点（1）收拾整理放置在会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品。（2）清理并取走所有剩余的与会议有关的文件。（3）检查、归还各种试听设备，将会议室设备整理恢复到备用状态。2.整理会议室注意事项整理会议室注意事项（1）注意检查与会者有无遗失文件（2）临时摆放在会议室的各种视听设备要及时放回原处或办理归还手续。1.会

10、议总结的要点会议总结的要点要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查，要检查会议目标的实现情况，明确会议工作的具体分工，将工作人员的个人总结和整体的总结相结合。2.会议总结的要求会议总结的要求找出规律，揭示本质；有理有据，实事求是；突出重点，有所侧重。项目五安排日常会议相 关 链 接任务三 处理日常会议后续工作（一）会议文件的收集（一）会议文件的收集1.会议文件的收集范围会议文件的收集范围需要收集的会议文件主要有：请求审批举办会议活动的文件；会议筹备工作的文件；会议内容的文件，如议程、讨论提纲、各种报告和发言材料、会议记录、议案、决定决议、参考资料等；会议活动宣传报道的文件，如会议简报、新闻稿等；会议管理与服务方面的文件，如各种名单、票证、表格、簿册、会议总结、承办合同、日程安排等；有关会议活动的照片、录音和录像等；会议文件的定稿，存本，重要文件的草稿、讨论稿等。项目五安排日常会议相 关 链 接任务三 处理日常会议后续工作（一）会议文件的收集（一）会议文件的收集2.会议文件的收集方法会议文件的收集方法（1）（2）（4）（3）确定收集清退的重点对象确定收集清退的重点对象 现场收集清退现场收集清退 印发收集清退目录印发收集清退目录 个别收集清退个别收集清退