费用报销流程及规范PPT幻灯片课件(PPT 54页).pptx

1、 日常费用及差旅费报销流程与注意事项日常费用及差旅费报销流程与注意事项1第1页，共54页。前 言 在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财在日常工作中，部分员工对财务知识比较欠缺，对公司财务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据不规范、报销务报销流程及报销规定不太了解，出现报销单据不规范、报销内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要内容不明确等情况，给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰。困扰。2第2页，共54页。3第3页，共54页。对原始单对原始单据的要求据的要求财务报销财务报销管理规定管理规定不予报销不予报销的单据的单据费用报销费用报销一般规定一般规定费用审批费

2、用审批签字流程签字流程报销时间报销时间的安排的安排原始单据原始单据粘贴规范粘贴规范日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销的销的合法票合法票据据财务财务报销报销管理管理 差差旅旅费费用用报报销销4第4页，共54页。日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销5第5页，共54页。日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销6第6页，共54页。正面例子：要素填写齐全，盖章清晰正面例子：要素填写齐全，盖章清晰日常日常费用费用报销报销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的

3、合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销7第7页，共54页。日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销8第8页，共54页。反面例子：要素填写不全，章不清晰反面例子：要素填写不全，章不清晰要素填写不全章不清晰日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销的销的合法合法票据票据差差旅旅费费用用报报销销9第9页，共54页。反面例子：要素填写不全，品名过于笼统且无清单或小票。反面例子：要素填写不全，品名过于笼统且无清单或小票。日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销10第

4、10页，共54页。反面例子：发票抬头不是公司的全称，而是地名。反面例子：发票抬头不是公司的全称，而是地名。日日常常费费用用报报销销票据票据粘贴粘贴要求要求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销11第11页，共54页。反面例子：章不合规。反面例子：章不合规。发票上必须加盖发票专用章，加盖其他类型章的发票发票上必须加盖发票专用章，加盖其他类型章的发票无效无效,如如“现金收讫现金收讫”章。（行政事业单位收据等除外）章。（行政事业单位收据等除外）日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销12第12页，共54页。反面例子：报销项

5、目与发票内容不一致。反面例子：报销项目与发票内容不一致。左图发票为订票发票，左图发票为订票发票，不能用于报销市内交通费不能用于报销市内交通费左图发票上的发票章为某饭店，左图发票上的发票章为某饭店，不能用于报销市内交通费。不能用于报销市内交通费。后经网上查询此发票，发现此后经网上查询此发票，发现此发票章与网上信息也不符。发票章与网上信息也不符。日常日常费用费用报销报销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销13第13页，共54页。反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。反面例子：印章不清或根本没有印章的发票无效。产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推

6、卸责任产生这样的问题原因之一是有的经营单位为了推卸责任保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印清或拒绝盖章，保护自己，在出具假发票时，故意不将印章印清或拒绝盖章，消费者事后无法再去索要真票。消费者事后无法再去索要真票。日日常常费费用用报报销销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销14第14页，共54页。反面例子：同一次消费的几张发票的发票号码相同，反面例子：同一次消费的几张发票的发票号码相同，相同为虚假发票相同为虚假发票日常日常费用费用报销报销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差差旅旅费费用用报报销销15第15页，共54页。在日常报销

7、工作中，我们经常发现有一些票据粘贴的在日常报销工作中，我们经常发现有一些票据粘贴的不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠不规范，例如一张纸上粘贴的票据太多、太乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作（合计金倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作（合计金额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，额、稽核、装订、会计档案保管等）带来很大的不便，尤其是耽误报账者的时间。鉴于上述情况，现将财务票尤其是耽误报账者的时间。鉴于上述情况，现将财务票据粘贴要求的规范向大家做简要介绍，希望大家在今后据粘贴要求的规范向大家做简要介绍，希望大家在今后碰到类似业务能按规范操作。碰到类似业务

8、能按规范操作。日常日常费用费用报销报销票票据据粘粘贴贴要要求求 报报销销的的合合法法票票据据差旅差旅费用费用报销报销16第16页，共54页。票据整理粘贴要求票据整理粘贴要求1 1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。话费、差旅费、市内交通费等等，按照类别分别粘贴。2 2、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。侧和粘

9、贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。间厚，四周薄。3 3、如果票据大小不一样、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序，可以在同一张粘贴单上按照先大后小的顺序粘贴；粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴单票据比较多时可使用多张粘贴单 4 4、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。部分可以按照粘贴纸大小折

10、叠在粘贴范围之内。17第17页，共54页。1 1、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销。不予报销。2 2、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使用圆珠笔、应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写粘贴单，绝对不允许使用圆珠笔、铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、报账人、单据张数等铅笔或者红色的笔书写，并且绝对不得涂改，经办人、报账人、单据张

11、数等信息应如实完整填写；信息应如实完整填写；3 3、不要将票据倒置粘贴；、不要将票据倒置粘贴；不要用订书机订票据；不要用订书机订票据；4 4、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了、发票上未列清详细品名、数量、单价的（比如只写了“办公用品一批办公用品一批XXXXXX元元”）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期票专用章的购货清单或小票。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。等信息，不得空白。填写规范及注意事项填写规范及注意事项

12、工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理 18第18页，共54页。5 5、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：、原始粘贴单上相关数据填写规范要求：1)1)阿拉伯数字要加上人民币符号阿拉伯数字要加上人民币符号，如：报账金额为，如：报账金额为1234512345元，则在阿拉伯元，则在阿拉伯数字填写栏内填写数字填写栏内填写￥12345.0012345.00元。元。2)2)大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，大写，并在大写汉字前的每一空位上画并在大写汉字前的每一空位上

13、画“X X”，在数字是，在数字是0 0的位置填写汉字的位置填写汉字“零零”。例如，报账金额为￥。例如，报账金额为￥2034.502034.50元，则大写数字栏内填写：元，则大写数字栏内填写：X X拾拾X X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分 3)3)汉字的数字大写标准写法为：汉字的数字大写标准写法为：壹壹 贰贰 叁叁 肆肆 伍伍 陆陆 柒柒 捌捌 玖玖 拾拾 佰佰 仟仟 万万 元元 角角 分分工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理 填写规范及注意事项填写规范及注意事项19第19页，共54页。报销票据粘贴基本要求：紧靠粘

14、贴单的左上端，从左横向粘贴相邻票据间须留出间隔距离票据较多时，可分行粘贴不得竖向粘贴报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用途不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。20第20页，共54页。票据粘贴紧靠粘贴单的左上端，从左横向粘贴粘贴方向粘贴方向票据粘贴范围票据粘贴范围21第21页，共54页。票据粘贴票据应当横向粘贴，胶水涂在票据的背面粘贴端22第22页，共54页。23第23页，共54页。24第24页，共54页。25第25页，共54页。26第26页，共54页。图图1火车票的粘贴火车票的粘贴27第27页，共54页。28第28页，共54页。图图2车辆通行费发票的粘贴车辆通行费

15、发票的粘贴29第29页，共54页。图图3出租车票的粘贴出租车票的粘贴 30第30页，共54页。图图4汽车车票的粘贴汽车车票的粘贴31第31页，共54页。图图5汽车客票的粘贴汽车客票的粘贴 32第32页，共54页。33第33页，共54页。示例示例1.票据粘贴：票据粘贴：如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，不得集中在求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款

16、借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理 34第34页，共54页。红线：红色划线部分为必填项日期：费用报销单填写日期CRM号：CRM系统生成号借款项：如未发生，划掉空白用途：按费用性质分类填写签收手续：完成报销领款后签字确认示例示例2.费用报销单填写：费用报销单填写：费用报销审批单费用报销审批单填写可参照下图填写可参照下图工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理 35第35页，共54页。1234 工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理 36第36页，共54页。部门员工部门员工发

17、生费用发生费用本部门主管本部门主管审核审核部门经理审部门经理审核核财务审核票财务审核票据是否有误据是否有误总经理审核总经理审核签字签字到财务部到财务部报销领款报销领款123454审审核核无无误误审核未通过返回报销人审核未通过返回报销人工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理 37第37页，共54页。财务报销时间：公司财务部每周二、周四为财务报销日下班前30分钟为财务结账时间，不对外报销借款支出及对外付款不受以上时间限制，可随时办理当年发票，应在当年办理报销，跨年度的发票，不予报销工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理

18、管理规定规定财务财务报销报销管理管理 38第38页，共54页。一、财务报销管理规定二、借款管理规定三、专项支出管理规定四、工资结算管理规定工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理39第39页，共54页。1、出差借款出差借款出差人员凭审批后的出差人员凭审批后的出差申请表出差申请表按批准额度办按批准额度办理借款，出差返回理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续个工作日内办理报销还款手续 2、临时借款临时借款 如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。转金外其

19、他借款原则上不允许跨月借支。温馨提示：各项借各项借款金额超款金额超过过50005000元元应提前一应提前一天通知财天通知财务部备款务部备款 工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理40第40页，共54页。3、借款销账规定借款销账规定（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；（2）借领支票者原则上应在）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。个工作日内办理销

20、帐手续。（3）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。人借款从工资中扣回。工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理41第41页，共54页。4、借款流程借款流程 财务付款借款人按规定填写借款人按规定填写借款单借款单，注明借，注明借款事由、借款金额款事由、借款金额（大小写须完全一致，（大小写须完全一致，不得涂改）、注明不得涂改）、注明借款形式（支票或借款形式（支票或现金）现金）审批流程借款人借款审批流程：部门主审批流程：部门主管审核签字管审核签字主管主管经理签字

21、经理签字财务部财务部复核复核总经理或董总经理或董事长审批。事长审批。财务付款：借款凭财务付款：借款凭审批后的借款单到审批后的借款单到财务部办理领款手财务部办理领款手续。续。工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理借款借款管理管理规定规定财务财务报销报销管理管理42第42页，共54页。案例案例1.2009年12月5日，王欢（销售部业务员）预借差旅费3000元。2.2009年12月15日，王欢（销售部业务员）出差回来报销差旅费2500元，余款500元退回。43第43页，共54页。44第44页，共54页。借支单的填写借支单的填写45第45页，共54页。差旅费报销单的填写差旅费报销单的填写46

22、第46页，共54页。差旅费报销单的填写差旅费报销单的填写王欢王欢与客户谈业务与客户谈业务1211河源河源天津天津火车火车30034100120012127001213天津天津1214河源河源火车火车300伙食伙食20091215人民币贰仟伍佰元整人民币贰仟伍佰元整2,500.003,000.00500.0047第47页，共54页。收据的填写收据的填写 20091215王欢王欢现金现金伍佰元整伍佰元整500.00元元预借差旅费余款预借差旅费余款王露王露王欢王欢李梅李梅48第48页，共54页。一、财务报销管理规定二、借款管理规定三、专项支出管理规定四、工资结算管理规定工资工资结算结算管理管理专项专

23、项支出支出管理管理财务财务报销报销管理管理借款借款管理管理规定规定49第49页，共54页。三、专项支出管理规定专项支出定义专项支出定义u专项支出（付款）主要包括专项支出（付款）主要包括软件及固定资产购置、软件及固定资产购置、咨询咨询顾顾问费、广告宣传费、货款、装问费、广告宣传费、货款、装修款以及其他专项费用等。修款以及其他专项费用等。专项支出费用标准专项支出费用标准u此类费用一般金额较大，由主此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总管部门经理根据实际需要向总经理或董事长提交请示报告经理或董事长提交请示报告（含项目可行性分析、费用预（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经

24、算及相关收益预测表等），经总经理或董事长签署审核意见总经理或董事长签署审核意见或审批后履行相关手续。或审批后履行相关手续。工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理财务财务报销报销管理管理借款借款管理管理规定规定50第50页，共54页。p1、审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。p2、签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问审核，合同应注明付款方式、发票的开具日期及条件等）。p3、付款流程：p（1）有预付款的，填写江苏太能实业有限公司付款申请单，审批流程同费用报销流程.p（2）合同终结，需要再次付款的，在明确收到对方提供的发票后，由经办人员整理发

25、票等资料并填写付款申请单或费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定和流程，发票上必须有经办人和证明人的签名，在备注内详细注明前期付款合计，本次再需付款金额）；p（3）按审批程序审批：部门主管审核签字财务部复核主管副总签字常务副总签字总经理或董事长审批。p（4）财务部根据审批后的付款申请单或报销单金额付款；p（5）付款方式:：一般不用现金现款，通常采取转账支票或网银付款的方式。p（6）付款抬头：合同单位和付款申请单的收款单位必须一致，否则不予付款；转账支票付款的，必须填写抬头和金额，抬头及金额必须和付款申请单一致，否则不予付款。财务报销流程工资工资结算结算管理管理专项专项支出支出管理管理财务

26、财务报销报销管理管理借款借款管理管理规定规定51第51页，共54页。一、财务报销管理规定二、借款管理规定三、专项支出管理规定四、工资结算管理规定工资工资结算结算管理管理财务财务报销报销管理管理借款借款管理管理规定规定专项专项支出支出管理管理52第52页，共54页。l公司财务部每月10日结算上月员工工资，节假日顺延；l董事长特批、员工合同期满等特殊情况除外l但员工必须凭人力资源部经理、董理长签字批准的离职手续到财务部办理工资结算手续 结算日期结算日期工资结算管理规定l每月工资结算前，人事部必须将上月人事工资变动情况说明表及考勤记录提交到财务部l以便财务部及时准确计算员工薪资、所得税和社保个人及公司各自缴纳部分；l人事部对提交资料的真实性负责，人事工资变动情况人事工资变动情况l工资发放以现金或银行转账方式发放，一旦确定，不再变更；l以现金发放方式有员工签名，不再提供工资条；以银行转账方式，员工如有需要，可于每月15日至财务部领取个人工资条；l以现金发放的员工福利，将在每月发放工资时计入员工薪资，计算个人所得税发放方式发放方式工资工资结算结算管理管理财务财务报销报销管理管理借款借款管理管理规定规定专项专项支出支出管理管理53第53页，共54页。谢谢观赏THANKS54第54页，共54页。