办公电子邮件礼仪PPT培训课件教材.ppt

1、办公电子邮件礼仪办公电子邮件礼仪主主 题题主题主题 是收件方了解邮件的第一信息，简单明了是收件方了解邮件的第一信息，简单明了的主题，可以让收件人迅速了解邮件内容并判的主题，可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。断其重要性。主题主题o1 1一定不要空白标题，这是最失礼的一定不要空白标题，这是最失礼的o2 2标题要简短，不宜冗长，不要让标题要简短，不宜冗长，不要让才能显示完你的标题才能显示完你的标题o3.3.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如如 “某某收某某收”o4 4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封

2、信内谈及多件事情，以便一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理于日后整理o5 5可适当用使用大写字母或特殊字符（如可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急紧急”之类的字眼。之类的字眼。o6 6回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE：RERE：一大串。一大串。称呼与问候称呼与问候 恰当地称呼收件者恰当地称呼收件者o邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，邮

3、件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位。况下可以称呼大家、各位。o如果对方有职务，应按职务尊称对方，如如果对方有职务，应按职务尊称对方，如”X X总总”“x x经理经理”；Email开头结尾最好要有问候语开头结尾最好要有问候语o开头：开头：“你好你好”“您好您好”“大家好大家好”“各位好各位好”o结尾：结尾：“祝您工作顺利祝您工作顺利”正正 文文oEmailEmail正文要简明扼要正文要简明扼要 行文通顺行文通顺 o注意注意EmailEmail

4、的论述语气的论述语气oEmailEmail正文多用正文多用12341234分类叙述分类叙述 以清晰明确。以清晰明确。o一次邮件交待完整信息一次邮件交待完整信息 o尽可能避免拼写错误和错别字尽可能避免拼写错误和错别字o合理提示重要信息合理提示重要信息 o合理利用图片，表格等形式来辅助阐述合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 o尽量少用或不用尽量少用或不用 :):)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻得比较轻佻 附附 件件o如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件;o附件文件应按有意义的名字命名，不

5、可用外星人才看懂的文件名附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;o正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时;o附件数目不宜超过附件数目不宜超过4 4个，数目较多时应打包压缩成一个文件个，数目较多时应打包压缩成一个文件;o如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用使用;o如果附件过大（不宜超过如果附件过大（不宜超过2MB2MB），应分割成几个小文件分别发送），应分割成几个小文件分别发送;结尾签名结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可每封邮件

6、在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。计这样的工作。个性签名档的使用 签名档签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过不宜行数过多，一般不超过4 4行。只需将一些必要信息放在上面，对方如行。只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右

7、铭，或引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。回复技巧回复技巧及时回复及时回复EmailEmail o收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的不可少的,

8、这是对他这是对他 人的尊重，理想的回复时间是人的尊重，理想的回复时间是2 2小时小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。内，特别是对一些紧急重要的邮件。o对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过2424小时。小时。o如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云云”。不要让对方苦苦

9、等待，记住：及时作出响应，哪怕只是。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。确认一下收到了。o如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。以免影响工作。回复技巧回复技巧进行针对性回复进行针对性回复 o当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。方一次性理解，避免再反

10、复交流，浪费资源。回复不得少于回复不得少于1010个字个字o对方给你发来一大段邮件，你确只回复对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的是的”、“对对”、“谢谢谢谢”、“已知道已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得等字眼，这是非常不礼貌的。最少也得1010个字，显示出个字，显示出你的你的尊重。尊重。回复技巧回复技巧不要就同一问题多次回复讨论不要就同一问题多次回复讨论o如果收发双方就同一问题的交流回复超过如果收发双方就同一问题的交流回复超过3 3次，这只能说明交流不次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再

11、做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。o对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越越RERE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。主动控制邮件的来往主动控制邮件的来往o为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：复，或在文末

12、添上以下语句：“全部办妥全部办妥”、“无需执行无需执行”、“仅供仅供参考，参考，无需回复无需回复”。回复技巧回复技巧要区分要区分RERE和和RE:AllRE:All（区分单独回复和回复全体）（区分单独回复和回复全体）o如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了了 o如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该RE AllRE All，让，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。o如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应如果你对发件人的提出

13、的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RERE来来RERE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。频繁发送没有确定结果的邮件。发送发送-抄送抄送-密送密送TO:收件人CC：抄送人BCC：密送人发送发送-抄送抄送-密送密送oToTo的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。以回复响应。o而而CCCC的人则只是需要知道这回事，的人则只是需要知道这回事

14、，CCCC的人没有义务对邮件予以的人没有义务对邮件予以响应，当然如果响应，当然如果CCCC的人有建议，当然可以回的人有建议，当然可以回EmailEmail。o而而BCCBCC是秘送，即收信人是不知道你发给了是秘送，即收信人是不知道你发给了BCCBCC的人了的。这个的人了的。这个可能用在非常规场合。可能用在非常规场合。oTOTO，CCCC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象于提升你的形象!o只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源正确正确 素养素养 礼貌礼貌 尊重尊重谢谢 谢谢