《秘书学概论》第三章 秘书机构.ppt

1、第1页，共45页。p了解秘书机构设置的原则和要求了解秘书机构设置的原则和要求p了解秘书机构的性质和地位了解秘书机构的性质和地位p掌握秘书机构的职能和任务。掌握秘书机构的职能和任务。p了解中国秘书工作的沿革了解中国秘书工作的沿革第2页，共45页。p秘书机构也叫秘书部门、秘书工作机构，是指秘书工作所需要的组织形式。p秘书机构的概念有广义和狭义两种解释：p广义的秘书机构，是指各级负责综合工作的办公厅（室），包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调研等部门的统称。p狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。p目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书机构，而只配备适量的秘书

2、工作人员以外，从中央到省、市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。第3页，共45页。一、秘书机构设置的原则一、秘书机构设置的原则p秘书机构以其特殊的作用，成为领导机关、企事业单位和社会团体中不可缺少的一个重要组织部分。但是，秘书机构并非可以随意设置，其规模的大小、分工的内容以及管理的体制等都必须适应机关或单位秘书工作的实际需要，必须严格遵循一定的原则。（一）精简、合理、高效的原则（二）分工合理、职责分明的原则（三）灵活机动、适应领导原则第4页，共45页。二、秘书工作机构设置的群体要求二、秘书工作机构设置的群体要求p任何组织机构都要靠人来运转，因此秘

3、书工作机构的设置不能不考虑人员配备的问题。在设置秘书工作机构时，对秘书工作人员个人素质提出要求是必要的，但重主要的是要重视对秘书工作人员群体结构的优化。p秘书工作机构设置对秘书群体提出的要求，主要有以下几点：第一，智能结构合理，能发挥互补功能。第二，年龄结构合理，能发挥“传、帮、带”功能。第三，性别结构合理，能提高整体效能。第5页，共45页。三、秘书机构设置的现状三、秘书机构设置的现状（一）各级党政秘书机构的情况p根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。中央机关的秘书机构p中共中央和国务院均设办公厅，但略有区别。中共中央不设正副秘书长，而是在办公厅设正副

4、主任；国务院则设正副秘书长，办公厅不设主任，由秘书长行使直接领导职权。第6页，共45页。p在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制，就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。（见下图示）第7页，共45页。中共中央办公厅秘书局机要局信访局警卫局机关事务管理局第8页，共45页。p所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这

5、种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。第9页，共45页。省、市（地）县级的秘书机构p省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。p省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一般设办公室，下面设科。p市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公室设正副主任，室下设科。第10页，共45页。p县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科、股、组。p省、市、县级的人大、政协常委

6、会，按相应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制的形式，由秘书长或办公室主任统辖下属各处或科，负责日常工作。第11页，共45页。基层单位的秘书机构p基层单位的秘书机构通常只设办公室，下面不再设科或组，由办公室的人员大致分管某方面工作，有的只设专职或兼职秘书或文书人员。城市的街道办事处以及农村乡镇一般设办公室或秘书股，不设科或组，有的只设专职或兼职人员。由于乡镇一级机关的秘书工作不像大机关那样环节多、内容复杂，不需要下设分支机构，所以分工一般都不是很细致，秘书人员一个人往往要负责收发文件、保管印章、起草公文、安排会议、接待来访、处理电话等其中的多项工作，身兼数职，大都是多面手。第12

7、页，共45页。（二）行业秘书机构的情况p根据秘书工作性质以及隶属机关或单位的不同，秘书工作机构可以分为党政机关的秘书工作机构、企业单位的秘书工作机构、教育科技系统的秘书工作机构、群众团体的秘书工作机构、临时性的秘书工作机构等几种类型。关于党政机关秘书工作机构前面已作说明，下面就其他几种来做介绍。第13页，共45页。1企业单位的秘书机构2教育、科技系统的秘书机构3群众团体的秘书机构4临时性的秘书机构第14页，共45页。一、秘书机构的职能一、秘书机构的职能p作为一个单位唯一的综合办事部门，秘书机构的工作与其他职能部门的工作有着明显的不同。（一）中介性的参谋助手职能p秘书机构主要是为领导决策做好相关

8、准备。在我国，秘书人员一般情况下是进入不了决策层的，只有少数秘书人员进入决策层，因此秘书工作机构的参谋助手作用更多的是联系、反馈各部门的意见，向领导提供信息、资料、文件等决策依据，发挥着一种中介性的参谋职能。第15页，共45页。（二）沟通协调的枢纽职能p任何一个单位都设有一定数量的、具有不同职能的机构，它们级别不同，任务不同，既互相联系，又相对独立，形成一个复杂的工作网络。秘书机构在这个网络中处于枢纽的位置，从纵向上看，它发挥承上启下的作用；从横向上看，它发挥着做好各单位协调、平衡的职能。（三）协助领导的“耳目”职能p领导层的决策的实施是借助于秘书机构的上通下达、检查督办来完成的。第16页，共

9、45页。（四）领导授权的“喉舌”职能p秘书机构的工作始终是围绕“三个服务”展开的，它既是领导层决策的执行者，同时也是领导层决策的宣讲者。秘书机构的言行是代表组织、代表单位，不是代表秘书个人的意见。（五）展示形象的服务职能p秘书机构是一个单位的“门脸”、“窗口”，内外联系、来信来访、各方商洽，秘书机构都直接予以办理。由于秘书机构的工作一般都是在领导者授权委派所做，秘书的言谈举止，更多的时候代表着领导者的意图和形象，并不单单是秘书个人形象地展示。第17页，共45页。二、秘书机构的地位二、秘书机构的地位（一）辅佐决策地位（二）具有中介关系的枢纽地位（三）具有组织关系的相对独立地位。第18页，共45页

10、。p一般来说，秘书群体结构的优化包括两个方面的内容：秘书机构的结构设置优化和秘书群体人员素质的优化。一、秘书机构的结构设置优化一、秘书机构的结构设置优化（一）秘书机构的结构设置优化原则 1整体性原则 2动态性原则 3高效性原则第19页，共45页。（二）秘书群体结构设置优化的途径 1面向实际，按需设置。2整合资源，发挥优势。二、秘书群体的人员素质优化二、秘书群体的人员素质优化p秘书群体是一个特殊的职业群体，它更需要不断地对其群体成员的素质进行优化。具体说来，秘书群体人员优化的途径有以下几点：（一）秘书群体人员选拔、任用的优化（二）秘书群体角色意识的优化第20页，共45页。p秘书群体角色意识的优化

11、是指秘书人员个体角色意识和秘书群体角色意识的和谐统一。因为秘书在社会组织中不是领导者、指挥者、决策者，仅仅是领导者、指挥者、决策者的参谋和助手。作为处于从属辅助地位的秘书，必须听命于人，只能在受控的前提下施控。秘书要实现自我，必须冲出自我，在“无我”中实现自我并达到“超我”，融自我角色与群体角色。在角色意识中溶化了强烈的自我个体意识，那么从属性的被动工作就会出现创造性、主动性态势。在规范的角色位置上塑造出了鲜明的个体角色形象，也就融入了秘书群体角色之中，其自我个体角色实现也就达到了新的境界。第21页，共45页。（三）服务意识和综合能力的优化1服务意识的培养。p秘书机构的枢纽地位，决定了秘书人员

12、必须自觉主动地为领导、为各部门服务、为基层群众服务。秘书人员要站在领导者的角度去思考问题，即要有全局思维，局部施行。2综合能力的培养和提高。p打造一支优秀的秘书群体，需要全面地提高秘书人员的综合素质和能力。秘书工作实践性较强，大量的繁杂事务的处理和解决需要的是“多面手”，需要的是“通才”，这是优化秘书群体人员素质的重要条件。第22页，共45页。一、中国秘书工作的起源及特征一、中国秘书工作的起源及特征p在我国，以血缘为纽带的人类共同体氏族这种社会组织一出现，就开始产生了原始的管理工作。而随着部落管理事务的增多，氏族首领就需要一些人直接协助自己的工作，于是就形成了原始的秘书工作。p文字的出现则是秘

13、书工作产生的基本条件。因为秘书工作的构成要素和主要职能之一就是文书工作，而文书是离不开文字的，没有文字就没有文书，也就没有秘书工作 第23页，共45页。p追溯我国秘书工作的源头，大约起源于距今约4500年左右的原始社会末期部落联盟的昌盛时期，即龙山文化晚期。当时，我国北方出现了被称之为“人文初祖”的黄帝，标志着我国社会进入了父系氏族社会并向奴隶社会过渡，由于生产力的发展，当时管理社会的组织已具有相当的发展规模。由此可见，黄帝时期已经出现了稳定的社会组织、书写的文字、固定的秘书人员和简单的文书。第24页，共45页。二、中国秘书工作的发展二、中国秘书工作的发展（一）中国古代秘书工作和机构p我国最早

14、的秘书官职是史官。p传说黄帝之始，已有主管秘书工作的“史”辅助政务，而在黄帝诸多的史官中，以仓颉的传说最多，作为汉字的发明者，传说史官仓颉，为黄帝记载国事。p公元前21世纪，我国从原始社会进入了奴隶社会，建立了历史上第一个奴隶制国家政权夏。我国国家秘书工作也由此产生。在夏朝的诸多官职中，太史令是重要的秘书官职。第25页，共45页。p到了商代，由于政事日繁，出现了我国历史上最早的中央秘书机构太史寮，这一机构到西周时日臻成熟。p春秋战国时期是我国由奴隶社会向封建社会过渡的变革时期，七雄争霸，各自为政，秘书官职的名称也不统一。p秦始皇统一中国后，建立了封建中央集权国家，也开始确立比较完整的秘书工作体

15、制。中央政府主要的秘书机构是御史府，其长官为御史大夫。第26页，共45页。p汉初仿秦制，御史府为西汉前期中央政府主要秘书机构。东汉末年，曹操称魏王时，曾设“秘书令”一职，既掌管文书，又参与机要政务，这是中国秘书史上首次出现的与当代秘书之实际内涵相接近的秘书官员。p南北朝时，为了制约中书、门下二省，统治者又将尚书台升格为尚书省，作为朝廷执行政务的总机构。p隋文帝代周称帝，国家再度统一，其中央秘书机构主要承袭了魏晋以来逐渐形成的三省制度，并在此基础上作了一些改革。第27页，共45页。p唐代继承并发展了隋制，并把内史省改回中书省，各省承担的秘书工作职能可归纳为“中书出令，门下审议，尚书执行”。p宋代

16、虽有三省之设，但秘书工作的职能主要由中书省和新设立的“枢密院”分掌。p辽、金、元是我国少数民族建立起来的政权，在秘书工作方面有相似之处，辽代的“大林牙院”、金代的翰林学士院、元代的蒙古翰林院、均负责为皇帝起草、颁布重要文书，是皇帝的机要秘书机构。第28页，共45页。p明初承元制，设有中书省，不久废除，由六部尚书分理朝政，直接听命于皇帝。明洪武十五年（公元1382年），朱元璋仿宋制，设内阁于殿内，以殿阁大学士担任顾问兼秘书的职务，负责收阅奏章，批发文稿，协助皇帝处理政务，这就是内阁的开始。p清代是我国历史上最后一个封建王朝，“康乾之治”时期，封建专制的中央集权发展到了顶点，中央秘书机构经历了内三

17、院、内阁、南书房、军机处的演进过程。第29页，共45页。（二）中国近代秘书工作和机构p为了适应外事工作的需要，晚清政府于1861年1月20日成立了“总理各国事务衙门”，下设“司务厅”和“清档房”，掌管文书和档案工作。1901年，“总理各国事务衙门”改为“外务部”，除司务厅外，又增设了“文报局、翻译处、电报处、机要股、清档房”等秘书部门，秘书工作量大大增加，分工也更细，各司其职。1906年，清政府宣布“预备立宪”，模仿日本中央及地方政府的组织制度进行了改革。1907年，各省设“咨议局”，专事收受处 第30页，共45页。理民众建议陈请文书等事宜，以供朝廷咨政院咨询参考，相当于政府秘书工作系统中的信

18、访与调研机构。1911年又仿照日本，恢复内阁，设总理大臣，并制定颁布了内阁属官官制十五条，确定了责任制内阁的组织机构及职责，秘书工作由六部分工的旧方式变为分科治事的新体制。第31页，共45页。p1911年10月，辛亥革命爆发。1912年1月1日，南京临时政府成立，孙中山就任中华民国临时大总统，政权性质的改变也引起了秘书工作多方面的改革。南京临时政府实行总统制，总统府设立秘书处，作为中央政府的总秘书机构。第32页，共45页。p1912年3月，北洋军阀头目袁世凯篡取胜利果实，就任中华民国临时大总统，从此开始了长达15年之久的北洋军阀政府统治时期。袁世凯当政期间，为适应其独裁统治和恢复帝制的需要，多

19、次调整秘书机构。1915年底，他接受了所谓“劝进”，正式称“中华帝国皇帝”，并将他的秘书和秘书厅改名为带有封建皇权色彩的内史和内史厅。第33页，共45页。p1916年，袁世凯称帝失败死去，北京政府仍由北洋军阀把持。期间，中央机关除总统府外，还有内阁，即国务院。p1927年，蒋介石发动了“四一二”反革命政变，于4月15日组成了国民党中央党部和中央政府。为强化其统治，国民党在各级政府机关建立了一整套秘书机构，增加了秘书人员，扩大了秘书的职权，并且对文书工作进行了改革。第34页，共45页。（三）中国现当代秘书工作和机构p1921年7月23日，中国共产党第一次全国代表大会在上海召开，宣告了中国共产党的

20、成立，与此同时，党的秘书工作也随之开始了。1923年6月，党的第三次全国代表大会在广州召开，大会通过的中国共产党中央执行委员会组织法，决定建立党的秘书工作体制，要求党中央设立秘书一职。1926年7月，党的四届三中全会决定设立中央秘书处，各省委也分别设立秘书科或秘书处，选拔精干人员负责文书处理与会议工作等。第35页，共45页。p1927年汉口“八七”会议后，党中央迁至上海坚持地下斗争。当时中央秘书长由邓小平担任，主持秘书处工作，负责中央机关的文书、机要、通讯交通和财务等工作。p1931年11月7日，在江西瑞金举行了第一次全国苏维埃代表大会，中华苏维埃共和国临时中央政府成立，毛泽东当选为中央政府主

21、席，各苏区地方政权也相继成立。各级执行委员会仿照苏俄由总务处负责秘书工作。第36页，共45页。p红军长征胜利后，中央机关到达陕北，于1937年恢复了中共中央秘书处，秘书处受中央秘书长直接领导，从此，抗战时期的中央秘书工作逐步走上了正轨。1938年后，边区政府均设秘书处或秘书室。1942年，陕甘宁边区实行精兵简政，边区政府成立了“合署办公厅”，下设秘书处统一掌管各厅、处的秘书工作，职权高度集中。第37页，共45页。p解放战争时期，革命根据地日益扩大和巩固，政务和事务也日渐增多，因此，党的秘书工作也有了新的发展。1945年抗战胜利后，中央设置了书记处“办公处”，协助书记处处理文书、电报、会务以及其

22、他日常事务。1948年，晋察冀边区政府与晋冀鲁豫边区政府合并，组建了华北人民政府，下设秘书厅，由秘书长掌管。北平市人民政府成立后，同样设置秘书长领导下的秘书厅，下设“秘书处”、“行政处”、“人事处”、“新闻处”、“交际处”和“调查研究室”，秘书厅职责扩大，统管政策研究工作、秘书与行政工作和机关事务工作。第38页，共45页。p新中国成立后，伴随着社会主义革命和建设的发展，我国的秘书工作也进入了一个全新的发展时期。这一时期的秘书工作经历了三个阶段：（1）建国十七年的秘书工作p1949年9月中国人民政治协商会议通过的中央人民政府组织法规定：中央人民政府设秘书长一人。1949年12月发布的政务院及其所

23、属各机关组织通则规定：“各机关得设办公厅；为分掌业务，得设司或处”，从而确定了掌管机关综合性事务的秘书机构与分 第39页，共45页。掌专门业务的职能部门平列的机关格局。1951年4月，中央人民政府政务院在北京召开了第一次全国秘书长会议，会上通过了7个关于秘书工作的文件。1955年以后，中央办公厅先后颁布了中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例、中国共产党县级机关文书处理工作和档案管理工作暂行条例等文件，有力地推进了秘书工作的规范化建设。第40页，共45页。（2）“文革”时期的秘书工作p十年动乱时期，中国的政治、经济、文化和社会生活等各个方面都遭受了严重的破坏，秘书部门作为

24、直接为领导服务的机构，同样受到严重的冲击。第41页，共45页。（3）三中全会以来的秘书工作p1978年12月，中国共产党召开了十一届三中全会，完成了党的思想路线的历史性转折和全党工作重心的战略性转移，随着改革开放和经济建设的发展，我国的秘书工作也呈现出了崭新的局面。1981年5月中共中央办公厅召开了第二次全国秘书长、办公厅主任会议，会上总结了几十年的工作经验，重申并完善了行之有效的工作制度，使秘书工作重新步入了正轨。第42页，共45页。p1985年1月中共中央办公厅召开了第三次全国秘书长、办公厅主任会议，这次会议在秘书工作发展史上具有着特别重要的意义。至此，“秘书是领导的助手，也应该是领导的参谋”成为秘书工作者的共识。此次会议还明确了“三服务”、“四个转变”的工作要求。p我国实行市场经济体制后，秘书则迅速成为一种社会化职业。第43页，共45页。1秘书机构的设置原则有哪些？2试论述秘书机构的性质和地位。3秘书机构的职能具体表现在哪几方面？4如何进行秘书群体结构的优化？5由我国古代秘书机构的演变，你从中得到哪些鉴戒？复习思考题第44页，共45页。演讲完毕，谢谢观看！第45页，共45页。