《国际商务礼仪》课件-第二章-商务会议礼仪.pptx

1、国际商务礼仪国际商务礼仪International Business Etiquette第二章 商务会议礼仪 目录CONTENTS公司会议礼仪公司会议礼仪01商务谈判礼仪商务谈判礼仪02签字仪式礼仪签字仪式礼仪0301PART ONE公司会议礼仪公司会议礼仪会议要素会议要素会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。良好的会议组织、主持和参会礼仪将促进会议目标的达成。构成会议的基本要素包括：会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议程和日程、会议文书、会议费用、会议结果等。会议名称会议的名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题。会议名称要能概括并显示会议的主办单位、届别（时间）、会

2、议的主题以及会议的类型等信息。由“公司名称+会议内容”构成由“公司名称+时间+内容”构成会议时间会议时间确定会议召开的时间首先要考虑主宾是否能出席，确定会期的长短应与会议内容相关。010203每周一次的工作例会，通常放在周末的下午每日的工作例会，可以定在上班后半小时或下班前半小时一年一度的职工代表会议，宜于年初召开工作例会是一种制度化的会议，开会时间、地点、人员相对固定，以讨论工作、沟通信息为会议内容会议地点会议地点要提前检查好会场的桌椅家具、通风设备、空调设备、照明设备、音像设备、演示板、录音笔、投影仪、远程会议系统等。纸笔、文件夹、座位签、黑白板、万能笔、板擦、签到簿、签字笔以及饮料、水杯

3、等要检查补充齐全。如果是租借场地，要考虑场地租借的费用，应考虑交通便利，同时要考虑有无停车场所和安全设施问题。会场的大小应与会议规模相匹配。一般来说，每人平均应有23平方米的活动空间比较适宜。应根据不同的会议类型来选择会议地点。如小型的、经常性的会议就安排在公司内部的会议室。会议人员会议人员主要包括会议组织者和会议的参与者。会议的规格主要体现在参会代表特别是主宾的职位高低上。会议的规模主要体现在参会人员数量多少。小型会议出席的人数少则几人，多则几十人，但是一般不超过100人；中型会议出席人数在100-1000人之间；大型会议出席人数在1000-10000人之间；特大型会议出席人数在10000人

4、以上，如重大节日庆典等。会议议程会议议程会议议程就是对会议所要研究和解决的问题做出的概略安排，并冠以序号排列出来。会议主持人根据会议议程来主持会议。会议日程会议日程会议议程会议议程就是对会议所要研究和解决的问题做出的概略安排，并冠以序号排列出来。会议主持人根据会议议程来主持会议。会议日程是根据会议议程做出的时间上的具体安排，一般可用简短文字或用表格来编制。以一天为单位，在每一天里把会议时间划分为上午、中午、下午、晚上等单元，按单元列出与会议有关的全部活动内容，包括用餐、茶歇、讨论等活动。一般要把全体会议安排在上午，分组讨论安排在下午或晚上。0102会议文书会议文书 会议费用会议费用 会议结果会

5、议结果包括会议通知在内的一切会议文字材料。会议通知是指由会议的主办者发给所有参会机构或参会人员的书面文件，也包括向机构组织或嘉宾发出的邀请函件。会议文书指用于会议的必要支出。会议费用会议结果是会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤等，一般以会议文件的形式表现。会议结果会议座次安排会议座次安排不设主席台的会议座次安排 面门设座依景设座门 背景画 门会议座次安排会议座次安排设主席台的会议座次安排：主席台和发言席的安排会议座次安排会议座次安排设主席台的会议座次安排：观众席的安排会议主持人礼仪会议主持人礼仪会议主持人要穿商务正式装。会议主持人要说普通话。会议主持人在主持会议

6、时，要注意举止端庄。主持人不可在发言人尚未发言完毕时随便打断或插话，但有权控制发言人的发言时间；请人发言时，态度要诚恳，用语应有礼貌；有人发言时，应仔细聆听。会议发言人礼仪会议发言人礼仪-正式发言正式发言进入会场，有序落座；发言前先向听众行礼致意；演讲完毕，要向听众敬礼，向主持人致意；遵守会议议程要求，对发言时间要有效控制。会议发言人礼仪会议发言人礼仪-研讨发言研讨发言自由发言时要服从会议主持人的安排，发言时讲究顺序和秩序。发言时应言语简洁、清晰易懂、发言中的关键点最好不超过三个。要控制发言时间。在自由发言时，如果与他人有分歧，应以理服人，态度平和。在别人发言时，不要随便插话。自由发言时，既不

7、能当“麦霸”；也不能做“隐身人”。参会人员人礼仪参会人员人礼仪参会人员的着装要与会议主题符合；参会者要遵守会议时间，按时到会；根据位次就座；入座离座时动作要轻，尽量左进左出；会议开始前把手机调成震动状态或者关机；会议中途不要随意进出；当会议演讲人发言时，不要交头接耳讨论，不打瞌睡，不随意翻阅资料发出哗哗声，尽量少喝水以示尊重发言人。控制咳嗽声、哈欠声。主讲人的课件或者电脑未经本人同意不要擅自打开。服从会议组织者的安排，对主持人的提议做出积极的回应。有序退场。会议工作人员礼仪会议工作人员礼仪注意仪表讲普通话提前到岗签到服务茶水服务文字档案服务协助参会人员返程服务02PART TWO商务谈判礼仪商

8、务谈判礼仪商务会见与会谈商务会见与会谈Conveniently iterate top-line alignments for wireless metrics NadorConveniently iterate top-line alignments for wireless metrics 会谈是双方或多方就实质性的问题交换意见、进行讨论、阐述各自的立场，或为求得某些具体问题的解决而进行的商谈。礼节性会见 事务性会见会见是指人们在某些正式场合的见面。身份高的人士会见身份低的，一般称为接见或召见；身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。商务会见与会谈中的尊位确定商务会

9、见与会谈中的尊位确定依景设座涉外商务会见与会谈中的尊位确定要符合国际惯例和国际商务礼仪要求，在确定尊位时依据“面门设座”或“依景设座”原则，遵循“以右为尊”的国际惯例。面门设座商务谈判礼仪：是商务人员在商务谈判过程中所必须遵守的，用来维护组织形象和对谈判对手表示尊重与友好的惯例以及形式。主座谈判，做好接待客座谈判，入乡随俗了解客方的姓名、性别、职务、级别等信息，以确定接待规格、位次排序和食宿安排。了解客方对谈判的目的要求、食宿标准、参观访问的愿望。拟订出接待计划和日程安排表，要译成客方文字，以便于双方沟通。日程安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将其放在客方成员入住酒店客房的书桌上。根

10、据实际情况举办接风、送行、庆祝签约的宴会或招待会。做好客方谈判代表团的安全保卫和文件资料保密的准备工作。安排好新闻报道工作。准备好礼品。确定与客方谈判代表团的身份、职位对等、人数大致相同的谈判成员。应主动到机场、车站、码头迎接。客方离开时，主方应有人员陪同乘车送别，关照好客方人员和行李的安全。主场谈判接待礼仪明确告诉主方自己代表团的来意目的、成员人数、成员组成、抵离的具体时间、航班车次、食宿标准等等，以方便主方的接待安排。其间如有人员变动、时间更改等变动要应及时知会主方。可与主方协商提出自己的参观访问等活动要求，但应尊重主方安排。谈判期间，对主方安排的各项活动要准时参加，通常应在约定时间的五分

11、钟之前到达约定地点到主方公司做公务拜访或私人访问要先预约，不做不速之客。客座谈判有时也可视双方的情况，除谈判的日程安排由主方决定以外，客方自行安排食宿、交通、访问、游览等活动。对主方的接待，客方可以在适当的时间以适当的方式表示感谢。客座谈判礼仪在客座谈判时，需谨记“入乡随俗、客随主便”的原则，主动配合对方接待谈判场所的选择谈判场所的选择0102正式谈判场所可以选在主方会议室，或在客方下榻的酒店租用会议室。当客方来到主方所在城市，则一定要尽量安排在主方单位举行至少一次谈判，对合作伙伴来说，这是对合作方的一次综合性感受。谈判场所的布置整洁卫生、光线明亮、环境安静。除了精心安排的正式谈判外，还有许多

12、很容易让人忽略的非正式谈判机会，例如，在接机后前往宾馆的途中，可以借机向客人介绍当地的基本情况；在展览会上，可以适时地和客人探讨有关技术和市场方面的问题；在考察项目时，可以“现场办公”、召开现场会议，尽量让客方多看一些对主方有利的东西。谈判座位的安排谈判座位的安排以右为尊面门为尊我国的习惯是翻译坐在主人右手边，而客方的翻译和主方翻译相对而坐和日本商人谈判的礼仪和日本商人谈判的礼仪初次与日本公司打交道，最好找一位双方都熟悉并尊重的第三者来引见更为有效日本商人重视交换名片一般问候形式是鞠躬而不是握手注重镇静、自信、优雅和耐心，在介绍情况时作“低调”处理。要注意语言的客观、含蓄和低调，尽量不要当面反

13、驳和争执。在日本，一般政府机关和企业办公时间为星期一至星期五的上午9点至下午5点或6点。到日本进行商务活动，要避开12月中旬到次年1月中旬、黄金周（4月29日至5月5日）和7月、8月。和美国商人谈判的礼仪和美国商人谈判的礼仪在美国开展商务活动要避开6月至8月，因为这期间多数商人去度假。圣诞节和复活节前后两周也不宜前往。可以和美国商人直接接触，不必通过中间人居间介绍。必须遵守时间，办事必须高效进行商务活动一定要预约，而且赴约要准时。重视律师的作用和签订合同。非正式礼仪显示友好和热情，而并不是不尊重。不要指名批评某人，指责客户公司中某人的缺点，或把以前与某人有过摩擦的事作为话题，或把处于竞争关系的

14、公司的缺点拿出来贬抑。和英国商人谈判的礼仪和英国商人谈判的礼仪在英国进行商务活动最好选择2月至6月和9月中旬至11月；要避开圣诞节及复活节前后两周时间；英国银行每年6月的第一个周末为春假节，8月最后一个周末为暑假节。事先预约，赴约要准时。沉默、平静、自信、谨慎，而不是激动、冒险和夸夸其谈。重视合同的签订，喜欢仔细推敲合同的所有细节比较守信用，履约率比较高，注意维护合同的严肃性。除了握手以外，大多数英国人都避免在公共场合与别人进行身体上的接触，非常直接的眼神注视也可能会被认为是鲁莽和冒昧的。最好是讲英语或带英语翻译。在洽谈过程中避免谈论到英国皇室及其成员。03PART THREE签字仪式礼仪签字

15、仪式礼仪签字仪式的意义签字仪式的意义签字仪式通常是指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所举行的仪式。通过签字仪式确认会谈文件的效力。通过签字仪式体现各方对会谈成果的重视。通过签字仪式见证和扩大影响。签字文本的准备签字文本的准备签字文本是记载各方达成共识和协议的文本，是签字仪式的主要对象。待签文本应该装订成册，其规格一般是大八开，以示郑重。涉外双方缔约，签字文本应当用双方的文字写成，这两种文字的文本具有同等效力。必要时还可以使用第三方文字。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的印章，这样，文本一经签字便具有法定效力。签字场地的布置室内铺地毯正规的签字

16、桌应为长桌，桌上最好铺设深绿色的台呢。签字桌面向媒体或观众摆放。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就坐；签署多边性合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就坐；也可为每位签字人都各自提供一张座椅。在签字桌上，应事先安放好待签文本，以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。签字桌上可放置各方签字人的席卡，写明签约的国家或组织的名称、签字人的职务及姓名。涉外签字仪式应当用中英文两种文字标示。与外商签署涉外商务合同时，要在签字桌上摆放签字方的国旗。签字仪式的会标悬挂在签字桌背后的墙上，面向观众席。有时在签字仪式结束后要举行小型酒会，举杯共庆会谈成功。工作人员应事先准备好香槟酒、酒杯等。签

17、字场地的三种布置形式出席签字仪式的人员出席签字仪式的人员 签字人员要具有法定资格。各方签字人员的职务和身份应当一致或大致相等。签字仪式中一般要安排各方领导致词。主持人一般由主办单位人员担任。签字见证人主要是身份较高的领导和参加会谈的人员，各方 人数应大致相等。助签人在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明需要签字之处。签字仪式的流程签字仪式的流程010203出席签字仪式的人员入席双方签字人交换已经由各方签署的文本，交换后，各方签字人应握手，互致祝贺。交换合同文本两国间举行签字仪式时，先在本国保管文本上签字。由本国代表在本国保管的文本最上方签字的形式叫做“优先签字”。签字人签署文本交换文本是签字仪式中的重要环节，通过交换文本，双方一方面交替在文件签署中的位置，另一方面也体现了友好尊重、互相合作的态度和利益共享、公正公平的交往原则。