《文书与档案管理基础知识》PPT-第十一章-档案登记与统计课件.ppt

1、第十一章第十一章 档案登记与统计档案登记与统计n 学习目标学习目标n 了解档案登记的基本概念、内容和重点n 掌握档案登记工作的工作形式n 了解档案统计的基本概念n 掌握档案统计工作的基本要求和步骤第十一章第十一章 档案登记与统计档案登记与统计n 第一节档案登记工作第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n教学目标n 1.了解档案登记的基本概念、内容和重点n 2.掌握档案登记工作的主要形式第一节第一节 档案登记工作档案登记工作教学重点教学重点n 1.档案状况登记的主要形式n 2.档案工作登记的主要内容教学难点：教学难点：档案状况登记与档案工作登记的联系和区别第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n

2、 档案登记n 是指利用簿、册、表、单等形式，对档案的接收、移交、鉴定、保管、利用、销毁等情况进行随时随地记载的工作。档案登记是档案统计的基础，档案登记成果是档案统计的重要素材，两者之间的关系极为紧密。第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 档案登记工作可分为档案状况登记和档案工作登记两大部份。n 一、档案状况登记一、档案状况登记n 档案状况登记是对档案的数量、存在与保管的状态、档案变化情况进行的登记。进行登记的具体形式包括以下几种。第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 1.案卷目录与卷内文件目录案卷目录与卷内文件目录n 案卷目录与卷内文件目录在档案管理中具有多重性质和作用。它们是两种最基

3、本的登记记录，反映着档案的数量与存在状态。案卷目录记录每一个案卷的基本情况，卷内文件目录记录每一份档案文件的基本情况，这两种目录的总体又记录着所有案卷及文件的总数量与总体秩序和状态。案卷目录和卷内文件目录的登记格式分别见表11-1、表11-2。第一节第一节 档案登记工作档案登记工作序号档号案卷题名案卷起止日期件数页数保管期限备注序号文 号责任者题 名日期页次备注表表11-1 案卷目录表案卷目录表11-2 卷内文件目录卷内文件目录第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 2.档案接收登记簿档案接收登记簿n 专门记录档案进入规模较大的档案馆（库、室）的簿册式登记形式。它以档案进入的次数为单位进行登

4、记，即每接收一次，都要登记一个条目。登记格式见表11-3。n 表11-3 档案接收登簿顺序号收进日期移交单位文据（名称日期、号数）全宗（或一部份名称）所属年度数量档案状况简要说明全宗号备注案卷米第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 3.档案成份和数量变化情况报告表档案成份和数量变化情况报告表n 这是档案馆（室）向档案行政管理机关报送的一种登记表，旨在报告所管现档案（以全宗为单位）的变化情况。登记格式见表11-4。n 表11-4 档案成份和数量变化情况表全宗号全宗名称新收进移出年12月31日全宗内档案总数备注组织机构（类别名称）年度组织机构（类别名称）年度已整理编目未整理编目（米）卷米第一节

5、第一节 档案登记工作档案登记工作n 4.全宗名册n 档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记时需要使用全宗名册。登记格式见表11-5。n 表11-5 全宗名册全宗号初次入馆日期全宗名称移出说明备注第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 5、全宗单n 详细登记每一个全宗的登记形式。主要用于档案馆和保存较多全宗的档案室，其形式为单页。每一张全宗单登记一个全宗的详细情况，且登记内容比全宗名册要详细得多。其格式见表11-6。n 表11-6 全宗单全总名称的起止日期全总名称全宗初次入馆日期全宗卡片包送情况档案检索工具及其编制说明旧全宗号备注第一节第一节 档案登记工作档案登记工

6、作n 6.案卷目录登记簿n 是档案馆（室）以案卷目录的本、册为单位，对所有全宗案卷目录进行的登记，每一本、册案卷登记为一个条目。登记格式见表11-7。n 表11-7 案卷目录登簿顺序号全宗号目录号目录名称所属年度案卷数量目录页数目录份数移出说明备注第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 7.档案总登记簿n 全面系统地记录反映档案的收进、移出及数量变化情况。登记格式见表11-8。n 表11-8 档案总登记簿顺序号全宗号目录号目录名称所属年度案卷数量目录页数目录份数移出说明备注第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n二、档案工作登记二、档案工作登记n档案工作登记则是对档案工作过程中的重要情况和工

7、作行为、事实、数据进行的登记。档案资源开发、提供利用情况，是档案登记工作的重点内容。第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 1.档案出入库登记档案出入库登记n 这是档案借阅登记的辅助手段，也是档案库房管理的具体手段。登记簿放置在库房入口或库房中的固定位置，只要发生档案调出或归入，均应进行登记。登记格式见表11-9。n 表11-9 档案出库登记表出库日期出库时间（时刻）档号数量原因（用途）经手人备注第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 2.档案清点、检查登记n 档案清点、检查登记是指在对档案进行定期或不定期的清点、检查过程中，及清点、检查完毕之后所进行的档案登记。登记格式见表11-10。n

8、 表11-10 档案清点、检查登记簿日期清点检查的原因过程所发现的问题结论经手人备注第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 3.档案借出登记n 档案被借出档案机构之外时需填写档案借出登记簿，此登记簿档案馆和档案室均可使用。登记格式见表11-11。n 表11-11 档案借出登记簿序号日期单位案卷或文件题名利用目的数量借出人 签字档案馆 经手人归 还日期归还人 签字档案馆 经手人累 计借出档案数量借阅人次第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 4.档案利用效果登记n 档案利用登记簿是一种全面、系统地记录档案提供利用情况的综合性登记。它既是档案机构记录、掌握提供利用情况的一种登记形式，同时又是档

9、案机构向利用者具体提供档案时履行交接手续的一种交接凭据。格式见表11-12。n 表11-12 档案利用效果登记表。单位姓名案卷及文件题名利用目的利用效果第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 5.档案销毁登记n 对经过鉴定，被批准同意销毁的档案及其销毁过程进行的登记。登记格式见表11-13。n 表11-13 档案销毁清册n 顺序号案卷或文件题名起止日期案卷号或文件字号数量规定保管年限已保管年限备考n 6.档案利用效果登记n 利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成果所进行的跟踪调查。这种登记是对档案利用效果的一种信息反馈，对于档案机构调整、改进自己的工作具有重要意义。格式见表11-14。

10、n 表11-14 档案利用效果登记n 日期：年 月 日单位姓名案卷及文件题名利用目的利用效果第十一章第十一章 档案登记与统计档案登记与统计n第二节 档案统计工作第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 教学目标n 1.了解档案统计的基本概念n 2.掌握档案统计工作的基本要求和步骤第二节第二节 档案统计工作档案统计工作教学重点n 1.档案统计工作的要求n 2.档案统计工作步骤教学难点：1.档案统计工作的专业要求2.确定档案统计指标第一节第一节 档案登记工作档案登记工作n 档案统计n 就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况，主要包括档案及其管理状况统计和档案事业的组织与管理状况统计等

11、内容。它是档案管理工作的重要组成部分，它的基本任务，就是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。第二节第二节 档案统计工作档案统计工作第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 1.档案统计的类别档案统计的类别n 从统计的对象来看，包括堆档案实体及其管理状况的统计，以及对档案事业的组织与管理状况的统计两大类型。n 从统计范围看，包括：一，全国档案工作基本情况统计；二，专业系统档案工作情况统计；三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；四，档案馆、档案室档案工作情况统计。n 一、档案统计的类别和形式一、档案统计的类别和形式第二节第二节 档案统计工

12、作档案统计工作n 2.档案统计的形式档案统计的形式n 档案统计主要有两种形式：一种是专门调查统计，另一种是采用基本情况统计报表。n 所谓专门调查统计，就是根据特殊需要，制发专门表格，单独对某一方面的工作和情况进行调查统计。专门调查统计的选题和调查项目应根据工作的需要具体确定。n 基本统计统计报表则是随着档案馆统计工作的发展所建立起来的档案馆工作制度，制定了一整套统一的档案馆基本情况统计报表。第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 二、档案统计工作的要求n 档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的专业要求两个层次。第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 1.一般统计工作的

13、基本要求一般统计工作的基本要求n 一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行统计的必要性。n 二是坚持可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可进行量的描述与量化研究的。第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、反映客观实际。n 四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。n 五是坚持规范化、体系化、制度化原则。第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 2.档案统计工作的专业要求n

14、首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和关键性因素。如档案、档案工作人员、档案工作机构的数量、质量、状态、发展变化趋势；档案工作设备、经费、工作水平与状况、社会效益；档案被利用的情况，在社会中发挥作用的情况等，应成为实施统计的对象。第二节第二节 档案统计工作档案统计工作n 其次，具体统计项目（指标）的设置、统计方法上的使用应力求对上述各方面情况有精确具体的描述。例如，档案数量的计量单位，在使用传统的“卷”的同时，又使用“米”（指排架长度），就可以较具体精确的反映其空间占有状态，为解决库房、装具的配备提供具体的数量概念。n 最后，根据档案工作量大、工作周期长，各档案机构情况复

15、杂、差别较大且互相独立性较强等特点，适当控制统计工作规模、类型及其频率 三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤n 第一步，要明确统计工作的目的、任务。这是为了发现本档案室管理工作中存在的问题，得出既定性又定量的正确认识，以便为采取措施解决问题改进工作的决策提供科学依据。n 第二步，要确定统计指标。应当根据统计的目的、任务来确定统计指标。档案统计指标就是反映档案工作领域中总体现象的数量概念和数值。它是由指标名称和指标数值两部分组成。统计指标数值一般使用绝对数、相对数、平均数三种。n 三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤n 确定档案统计指标时要坚持以下原则：确定档案统计指

16、标时要坚持以下原则：n 第一，统计指标的选定必须与档案工作中一定数量表现联系在一起；n 第二，选定时要注意统一性和稳定性；n 第三，统计指标要具有可比性；n 第四，统计指标运用平均数必须遵循总体同质性的原则，既必须是同类现象才能用平均数。三、档案统计工作步骤三、档案统计工作步骤n 第三步，要调查获得统计指标数据。这是根据已经确定的统计指标，从有关的簿册、表格中获取统计指标数值。n 第四步，分析、整理统计指标。分析统计指标，是对统计指标数值进行分析、研究，从中发现趋向性和规律性的认识，进而形成明确的统计结论。n 第五步，撰写统计分析报告。将统计分析结果撰写成统计分析报告。报告中应当说明报告的目的、统计数据的来源、统计分析的要点，列出统计表，然后指明统计结论。统计分析报告应等呈送领导人，为其决策提供信息支持。