日程安排与管理课件.ppt

1、教学目的 本本章章重点介绍办公室事务中的重点介绍办公室事务中的文员工文员工作顺序作顺序 、日程安排与管理、日程安排与管理、费用费用管理、管理、工作方法工作方法等内容，帮助你尽快熟悉和掌握等内容，帮助你尽快熟悉和掌握办公室的日常工作和各项技能，成为领导办公室的日常工作和各项技能，成为领导得力助手。得力助手。日常安排与管理日程安排日程安排 、日程安排的内容、日程安排的内容（）各种接待、约会。（）各种接待、约会。（）商务旅行活动。（）商务旅行活动。（）参加各类会议。（）参加各类会议。（）到车间进行实地检查或指导。（）到车间进行实地检查或指导。（）组织的各类重大活动的安排。（）组织的各类重大活动的安排

2、。（）领导私人活动的安排。（）领导私人活动的安排。日常安排与管理 、日程安排的基本要求、日程安排的基本要求 （1 1）统筹兼顾）统筹兼顾 （2 2）安排规范）安排规范 （3 3）效率原则）效率原则 （4 4）突出重点）突出重点 （5 5）留有余地）留有余地 （6 6）适当保密）适当保密 （7 7）事先同意）事先同意 日常安排与管理、日程安排的形式、日程安排的形式 年计划表、月计划表、周计划表、日程表年计划表、月计划表、周计划表、日程表 4 4、注意的事项、注意的事项 以记叙、说明为主要表达方式。以记叙、说明为主要表达方式。编写要留有余地。编写要留有余地。所有日程安排都要应按领导的意思去办。所有

3、日程安排都要应按领导的意思去办。活动与活动之间要有一定的间隙时间。活动与活动之间要有一定的间隙时间。要认真核查日程表，以提高工作效率。要认真核查日程表，以提高工作效率。对已处理完的工作，一般应注明结果。对已处理完的工作，一般应注明结果。日常安排与管理、日志系统、日志系统 1 1）日志概述）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。内组织领导活动计划。2 2）日志的方法）日志的方法手工填写的工作日志手工填写的工作日志 电子工作日志电子工作日志 约会安排约会安排 1.1.约会安排的基本原则约会安排的基本原则 （1 1）配合领导的时间表）配合领导的

4、时间表 （2 2）分辨轻重缓急）分辨轻重缓急 （3 3）稍稍留弹性留弹性 （4 4）以需要为准，以适度为宜）以需要为准，以适度为宜 （5 5）适当分担，各就其宜）适当分担，各就其宜 （6 6）内外兼顾）内外兼顾 日常安排与管理 日常安排与管理 2.2.约会安排的方法约会安排的方法 p 预先安排约会活动预先安排约会活动 p 记好日历和备忘录记好日历和备忘录p 提醒领导准时赴约提醒领导准时赴约p 保证领导顺利赴约保证领导顺利赴约p 做好约会前后的服务工作做好约会前后的服务工作 3.3.约会安排的方式约会安排的方式 p 电话约会电话约会 .书面约会书面约会 .p 当面约会当面约会.约会卡片约会卡片

5、4.4.注意事项注意事项o 配合领导的时间表；配合领导的时间表；o 不要让领导在出差回来当天安排约会；不要让领导在出差回来当天安排约会；o 不要在节假日安排约会；不要在节假日安排约会；o 重要约会应在约见前与对方联络一次，确重要约会应在约见前与对方联络一次，确认此事；认此事；o 订好或确定好约会的场所；订好或确定好约会的场所；o 及时通知对方赴会；及时通知对方赴会；o 提醒领导赴会；提醒领导赴会；日常安排与管理o 适当保密；适当保密；o 处理好变更的约会。处理好变更的约会。o 在早上要预留一小时的时间处理日常工作；在早上要预留一小时的时间处理日常工作；o 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；

6、尽量不要在星期一的早上安排上司的约会；o 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上；时左右的时间在路途上；o 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌留弹性。留弹性。日常安排与管理时间管理时间管理 时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划表来进行时间的安排分配。表来进行时间的安排分配。1 1、时间管理的要素、时间管理的要素 （1 1）强烈的时间观念。）强烈的时间观念。（2 2）清晰的时间成本效益观念）清晰的时间成本效益观念 （3 3）时刻牢记时效观念。）时刻牢记时效观念。

7、（4 4）定量控制自己时间的能力。）定量控制自己时间的能力。日常安排与管理 2.2.时间管理的分类时间管理的分类 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要一类是不可控制的时间，即受限于职权的要求而不能自由支配的时间，一般是例行工作求而不能自由支配的时间，一般是例行工作的时间；的时间；一类是可以控制时间，即在自己权限内可以一类是可以控制时间，即在自己权限内可以自由支配的时间。自由支配的时间。对时间管理的成功，不在于其在不可控时间对时间管理的成功，不在于其在不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间变为可控时间。变为可控时间。日常安排与管理 3、时间管理的

8、一般原则、时间管理的一般原则 （1 1）用精力最佳时间干最重要的工作。）用精力最佳时间干最重要的工作。（2 2）消费时间要计划化、标准化、定量化。）消费时间要计划化、标准化、定量化。（3 3）保持时间上的弹性。）保持时间上的弹性。（4 4）反省浪费的时间。）反省浪费的时间。（5 5）保持时间利用的相对连续性。）保持时间利用的相对连续性。（6 6）一般工作）一般工作“案例化案例化”，固定工作，固定工作“标准化标准化”。（7 7）严禁事必亲躬。）严禁事必亲躬。（8 8）坚持从现在做起的信念。）坚持从现在做起的信念。（9 9）保留自我时间管理的最低批量时间。）保留自我时间管理的最低批量时间。日常安排

9、与管理 4 4、秘书时间管理的方法、秘书时间管理的方法 （1 1）、）、ABCABC工作法工作法 现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情的重要和紧急程度，将各种事务划为的重要和紧急程度，将各种事务划为A A、B B、C C、D D四个类别，即四个类别，即ABCDABCD工作法。如下图。工作法。如下图。日常安排与管理 (重要程度重要程度)B A 很重要，但不紧急很重要，但不紧急 很重要，也很紧急很重要，也很紧急 (紧急程度）紧急程度）D C 既不重要，也不紧急既不重要，也不紧急 很紧急，但不重要很紧急，但不重要（）时间表编制法（）时间表编制法 时间表是管理时

10、间的一种手段，它是将某一时时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务的简单方法。的简单方法。日常安排与管理o 时间表大体可以分为五类时间表大体可以分为五类:全年预计时间表全年预计时间表;每月预订时间表每月预订时间表;每周预订时间表每周预订时间表;每日预订时间表每日预订时间表;单项重要工作事项预订表。单项重要工作事项预订表。日常安排与管理o 时间表的

11、编制方法时间表的编制方法 根据需求确定编制时间的周期。根据需求确定编制时间的周期。收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。按照时间顺序将任务排列清晰。按照时间顺序将任务排列清晰。绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地点。点。日常安排与管理 技能训练技能训练 你的上司是某家股份有限公司主管销售业务的经你的上司是某家股份有限公司主管销售

12、业务的经理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将理，而你则是经理秘书。在某一天，经理请你将下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志下星期一的活动安排的有关内容填写在工作日志上：上：n 上午举行董事会议，所有的经理都参加。上午举行董事会议，所有的经理都参加。n 上午给参加员工培训课的新员工讲话。上午给参加员工培训课的新员工讲话。n 中午与中午与A A公司的董事长马公司的董事长马XXXX与夫人共进午餐。与夫人共进午餐。n 下午前往下午前往B B公司拜会市场开发部的经理高公司拜会市场开发部的经理高XXXX。n 下午会见下午会见C C公司的销售部经理张公司的销售部经理张XXXX。o办公室里的节约策

13、略纸类减量1公司同仁请使用玻璃杯、磁杯，纸杯主要供访客使用。2.影印时尽可能双面使用，并适量印刷。3.用过的牛皮纸袋尽量反复使用。4.公文用纸、名片及其它用纸尽量采用双面印刷。5.使用过的计算机报表纸、传真纸裁成便条纸使用。6.尽量避免购买使用一次即丢的物品，如免洗餐具、纸杯、纸巾等物品。7.购物时避免不必要的包装，并自备购物袋。8.多用手帕擦汗、擦手，可减少卫生纸、面纸的浪费及尽量使用抹布。9.尽量使用电子文件，减少纸的用量。10.尽量使用再生纸制品。建议1.尽量使用回纹针、大头针、订书机来取代含苯的胶水。2.尽量使用铅笔写错了，可以用橡皮擦擦掉，如此，可减少挥发性墨水和立可白修正液的使用。

14、3.办公室尽量少用清洁剂、地板亮光剂。4.减少使用含二甲苯、甲醇等有毒溶剂的空气芳香剂或电话筒的芳香片。5.选择并慎用杀虫剂。水电的节用减少不必要的能源浪费，开完会请随手关灯，平时也请节约用水。其它建议1.购置可换笔蕊之原子笔或钢笔作为书写工具。2.购买外食的同仁鼓励自备餐具。3.各种器材使用前请阅读标示，并养成阅读产品标示的习惯。秘书工作的基本方法 1.授意 授意，就是秘书接受和领会领导意图。领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。秘书工作的一个重要特点就是“遵旨行事”，它是对秘书的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证

15、。（1）从把握领导工作的热点上领会领导意图 领导工作的热点是领导者在一定时期内工作意图最为集中的表现。抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。（2）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图 一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。但对某项新的工作或在临时处理某个问题的时候，常常是有感而发，提出的意见往往是零散的、片断的。秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，对其认真领会并加以深化，以进一步完善领导意图。（3）从不同角度捕捉和领会领导意图 秘书要做到以下两点:一是要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上

16、级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据。二是要善于以主要领导者的思想为主线，多方面吸收其他领导者的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图.（4）从把握领导个性特点中领会领导意图 由于领导者各自的气质、性格、能力和工作方式的不同，其授意的方法也不尽相同。从授意程度上看，有简洁式和详细式的;从授意内容上看，有观点式和素材式的;从授意方式上看，有直接式和间接式的;从授意频率上看，有一次性和多次性的。（5）从把握领导意图的实质上领会领导意图 领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体性意图和具体性意图之分。无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质

17、，认真贯彻落实。秘书应注意:对明示性意图，要坚决照办;对暗示性意图，要心领神会;对确定性意图，要如实贯彻;对非确定性意图，要补充完善;对总体性意图，要始终遵循;对具体性意图，要灵活执行。2.请示 请示:就是秘书在工作中有疑难而无法处置时，向领导者请求指示;或无权处理时，向领导者请求批准。对此，领导者应该做出答复或批复。秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅作主张，更无决策之权，多请示，既是对秘书工作纪律的要求,又是防止秘书工做出现差错和失误的重要保证。请示时需注意:（1）请示的对象要选准 秘书请示工作，要遵守按领导分工、对口请示的原则。一般只向分管领导者请示有关工作，以避免多头请示

18、和越级请示。对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。（2）请示的内容要单一 秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情，必须由领导者给予指示或授权办理。秘书请示要尽量做到内容单一，尤其在对重要事项需以书面形式请示时，一定要遵守一文一事的规则，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。(3）请示的形式要灵活 秘书请示，可以是口头形式，也可以是书面形式。一般情况下，重大的事、涉及政策方面的事、需要授权批准的事，秘书要作书面请示，领导者则应作书面批复，以示慎重，并便于日后查证;一般事情、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可用口头请示，领导者只

19、作口头答复或指示;紧急的事，秘书可先口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，以便存档备查。（4）请示的时机要适当 一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后奏”的方法。所谓“事前请示，事后报告”，就说明了请示和报告在时机选择上的不同特点，对此，秘书应牢记在心。（5）请示的态度要谦恭 凡是请示，都是下级向上级提出请求。秘书向领导者请示，实际上也反映了上下级之间的工作关系。因此，无论是口头请示，还是书面请示，秘书都必须摆正自己的角色位置，在请示的态度上要表示出对领导者的尊敬，态度一定要谦和，言语一定要得体，做到彬彬礼。3.报告

20、报告:就是秘书向上级领导者反映情况，提出建议,或应领导者要求做出汇报。其目的是便于领导者了解情况，掌握进程。对于秘书的报告，领导者不一定做出答复或批示。报告时应注意:（1）报告的内容要客观真实 秘书向领导者报告的内容:一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及时了解下情并做出指导;二是报告工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处理;三是提出合理化意见和建议，供领导者改进工作时参考;四是应领导者的要求汇报有关情况。（2）报告的方式要灵活 秘书向领导者报告的方式主要有以下几种:一是口头报告。优点是可以和领导者直接进行多方面的双向交流，有利于克服文牍主义，适用于向喜欢务实作风的领导者做报告;缺点是可重

21、复性差，受口语表达能力的限制较多。二是书面报告。优点是比较正规，便于领导者过目和思考,也便于保存备查;缺点是不能与领导者当面进行双向交流。此外，还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种方式。每种方式各有所长，秘书应根据实际情况，灵活运用。（3）报告要区分不同对象 由于领导者的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。同时还应处理好几个关系:一是主要领导者和分管领导者的关系。重大事情，要向正、副职领导者都报告;日常事务，只报告分管领导者即可。二是在家领导者和外出领导者的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导者就一些重大问题的处理意见，适时报告给在外工作

22、的主要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持信息的畅通。（4）报告的时机要恰到好处 这里所说的时机，是指要适时报告，以获得较好的时效价值.秘书是领导者的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者报告，但需要恰到好处地掌握时机，应选择领导者乐意听取报告的时机进行报告。秘书是领导者的近身人员，报告工作十分方便，但是，不能事无巨细都去请示报告，过于频繁的报告势必会干扰领导者的精力。即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行报告，这样，才能取得良好的效果。（5）报告的语言要简明扼要 报告，无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，文字简

23、短，以节省领导者的时间，减轻领导者的负担。这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝烦琐冗长。o外企招人的性格测试外企招人的性格测试o这个测试是菲尔博士在著名女黑人欧普拉的节目里做的，满准确的。答覆是依现在的您，不要依过去的您。这是一个目前很多大公司人事部门实际采用的测试。o1.你何时感觉最好？a)早晨b)下午及傍晚c)夜里o2.你走路时是a)大步的快走b)小步的快走c)不快，仰著头面对著世界d)不快，低著头e)很慢q3.和人说话时，你a)手臂交叠的站著b)双手紧握著c)一只手或两手放在臀部d)碰著或推著与你说话的人e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用手整理头发o4.坐著休息时，你

24、的a)两膝盖并拢b)两腿交叉c)两腿伸直d)一腿卷在身下o5.碰到你感到发笑的事时，你的反应是a)一个欣赏的大笑b)笑著，但不大声c)轻声的咯咯地笑d)羞怯的微笑o6.当你去一个派对或社交场合时，你a)很大声地入场以引起注意b)安静地入场，找你认识的人c)非常安静地入场，尽量保持不被注意o7.当你非常专心工作时，有人打断你，你会a)欢迎他b)感到非常恼怒c)在上两极端之间o8.下列颜色中，你最喜欢哪一颜色？a)红或橘色b)黑色c)黄或浅蓝色d)绿色e)深蓝或紫色f)白色g)棕或灰色o9.临入睡的前几分钟，你在床上的姿势是a)仰躺，伸直b)俯躺，伸直c)侧躺，微卷d)头睡在一手臂上e)被盖过头o

25、10.你经常梦到你在a)落下b)打架或挣扎c)找东西或人d)飞或漂浮e)你平常不做梦f)你的梦都是愉快的o现在将所有分数相加，再对照后面的分析分 数1.(a)2(b)4(c)62.(a)6(b)4(c)7(d)2(e)13.(a)4(b)2(c)5(d)7(e)64.(a)4(b)6(c)2(d)15.(a)6(b)4(c)3(d)5o 6.(a)6(b)4(c)27.(a)6(b)2(c)48.(a)6(b)7(c)5(d)4(e)3(f)2(g)19.(a)7(b)6(c)4(d)2(e)110.(a)4(b)2(c)3(d)5(e)6(f)1o【低於21分：内向的悲观者】人们认为你是一个

26、害羞的、神经质的、优柔寡断的，是须人照顾、永远要别人为你做决、不想与任何事或任何人有关。他们认为你是一个杞人忧天者，一个永远看到不存在的问题人。有些人认为你令人乏味，只有那些深知你的人知道你不是这样的人。o【21分到30分：缺乏信心的挑剔者】你的朋友认为你勤勉刻苦、很挑剔。他们认为你是一个谨慎的、十分小心的人，一个缓慢而稳定辛勤工作的人。如果你做任何冲动的事或无准备的事，你会令他们大吃一惊。他们认为你会从各个角度仔细地检查一切之后仍经常决定不做。他们认为对你的这种反应一部分是因为你的小心的天性所引起的。o【31分到40分：以牙还牙的自我保护者】别人认为你是一个明智、谨慎、注重实效的人。也认为你

27、是一个伶俐、有天赋有才干且谦的人。你不会很快、很容易和人成为朋友，但是是一个对朋友非常忠诚的人，同时要求朋友对你也有忠诚的回报。那些真正有机会了解你的人会知道要动摇你对朋友的信任是很难的，但相等的，一旦这信任被破坏，会使你很难熬过。o【41分到50分：平衡的中道】别人认为你是一个新鲜的、有活力的、有魅力的、好玩的、讲究实际的、而永远有趣的人；一个经常是群众注意力的焦点，但是你是一个足够平衡的人，不至於因此而昏了头。他们也认为你亲切、和蔼、体贴、能谅解人；一个永远会使人高兴起来并会帮助别人的人。o【51分到60分：吸引人的冒险家】别人认为你是一个令人兴奋的、高度活泼的、相当易冲动的个性；你是一个天生的领袖、一个做决定会很快的人，虽然你的决定不总是对的。他们认为你是大胆的和冒险的，会愿意试做任何事至少一次；是一个愿意尝试机会而欣赏冒险的人。因为你散发的刺激，他们喜欢跟你在一起。o【60分以上：傲慢的孤独者】别人认为对你必须小心处理。在别人的眼中，你是自负的、自我中心的、是个极端有支配欲、统治欲的。别人可能钦佩你，希望能多像你一点，但不会永远相信你，会对与你更深入的来往有所踌躇及犹豫 祝学习进步！祝学习进步！